檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

霍亞梅

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)的普及和通信技術(shù)的使用，許多行業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是檔案管理工作現(xiàn)在還處在一個(gè)停滯不前的階段，信息化程度相對(duì)較低，更別說(shuō)經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后的地區(qū)。這就給當(dāng)?shù)貦n案部門的工作帶來(lái)了一些意想不到的問(wèn)題，同時(shí)也不利于信息的整合利用，檔案管理工作也就處于停滯狀態(tài)。所以現(xiàn)在相關(guān)部門的當(dāng)務(wù)之急就是提高檔案管理水平。為了提高其管理水平，應(yīng)積極采取先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，整合檔案信息資源，使之與其他行業(yè)和領(lǐng)域的發(fā)展同步，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

由于檔案管理工作是一項(xiàng)具有高政策性、高機(jī)密性的工作，所以做好檔案管理工作尤為重要。又因?yàn)闄n案管理工作水平比較低，所以一定要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，如果在管理過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)研究解決。再加上當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，檔案里面記錄著許多有用的資料，所以保管好檔案資料對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展有很重大的意義。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）大部分人對(duì)檔案管理工作存在偏見(jiàn)。從以前到現(xiàn)在，許多人對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。其實(shí)檔案管理工作是一個(gè)十分重要的工作，在企業(yè)的發(fā)展中占有重要地位。檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理，使信息更加表面化，企業(yè)工作也可以直接去利用這些資料。所以要想做好這一步是非常不容易的。

（二）檔案管理方式落后，效率低下。在許多行業(yè)快速發(fā)展的時(shí)候，檔案管理發(fā)展處于一個(gè)停滯不前的階段，再加上檔案管理人員自身素質(zhì)不高，知識(shí)儲(chǔ)備量較少，對(duì)于一些業(yè)務(wù)還是不太了解，并且大部分檔案管理工作人員都同時(shí)擔(dān)任許多職務(wù)，對(duì)管理工作會(huì)有忽視，還會(huì)影響到檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）存放檔案的房間即檔案室硬件設(shè)施不完備。雖然很多人都知道檔案存放在專門的房間，但是個(gè)別單位還是沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案文件多而雜，檔案文件沒(méi)有按照條件擺放，一般的單位也會(huì)選擇較潮濕的房間存放，檔案會(huì)發(fā)霉，影響美觀。有的檔案室連最基本的用具都沒(méi)有購(gòu)買，這會(huì)對(duì)接下來(lái)的管理工作產(chǎn)生消極的影響。

二、檔案管理工作的對(duì)策

（一）加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高人員的文化素養(yǎng)。由于人們對(duì)檔案管理工作的不重視，所以很多管理人員素質(zhì)不高，所以要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，制定專門的培養(yǎng)方案，使他們個(gè)人的文化素養(yǎng)有所提高。在生活上，也要多加關(guān)心，給予他們歸屬感，幫助他們樹立信心，激發(fā)他們工作的熱情。在工作過(guò)程中，檔案管理人員發(fā)揮個(gè)人的主觀創(chuàng)造力，去用一個(gè)適合自己的管理方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣就能夠大大地提高管理效率。檔案管理人員也要抓緊每一次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不斷地提高自己的素養(yǎng)，努力掌握科學(xué)的管理方式，提高自己的工作效率，使檔案的質(zhì)量有所提高，為社會(huì)提供更有價(jià)值的資源。

（二）以法律為基礎(chǔ)，將制度與法律融合到一起，建立合理公正的檔案管理制度。法律規(guī)范一切事物的標(biāo)準(zhǔn)，要做好檔案管理工作就要堅(jiān)持依法治檔，實(shí)現(xiàn)管理制度法制化。只有實(shí)現(xiàn)管理制度法制化，才能更好地證明檔案管理工作在企業(yè)中所占的重要地位。國(guó)家在發(fā)展，在許多行業(yè)和領(lǐng)域中都頒布了相關(guān)法律，檔案管理也不例外。同時(shí)正因?yàn)榉傻膶?shí)施，檔案管理工作又上升了一個(gè)新的高度。這就要求各地要建立起一套系統(tǒng)的、科學(xué)的、具有地方特色的法律法規(guī)。真正做到有法可依，使得管理工作能夠跟上其他行業(yè)的發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)。當(dāng)然，制度在制定了之后，各地執(zhí)行部門一定謹(jǐn)遵制度，不違反規(guī)章制度，做到賞罰分明，公平公正。

（三）改進(jìn)和完善檔案功能，充分發(fā)揮檔案在工作中的作用。這就要求要對(duì)檔案工作的一個(gè)重新定位：一是要保留檔案中有用的信息，以供后面的工作研究和使用。二是將檔案工作與其他工作相結(jié)合，對(duì)檔案的內(nèi)涵進(jìn)行豐富，創(chuàng)新。同時(shí)也需要檔案記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性、客觀性、全面性、動(dòng)態(tài)性。順著這個(gè)方向，也就能充分發(fā)揮檔案的作用，不斷提高管理水平。

（四）不斷提高檔案管理的信息化水平。信息化是當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的一大方向，信息化水平越高，管理工作越能夠順利地進(jìn)行。正因?yàn)樾畔⒒降奶岣?，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，那就是積極運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù)和管理方式，提高管理水平。隨著計(jì)算機(jī)的普及，我們的檔案管理工作也要跟上時(shí)代的潮流，采用計(jì)算機(jī)去管理。所以電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案勢(shì)在必行，這樣做既減少了對(duì)紙質(zhì)用品的使用，更有利于資料的整合，提高了信息化水平。除了這些優(yōu)點(diǎn)外還能減少一些工作人員的工作量，降低在工作上的一些錯(cuò)誤率。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，真正做到為人民服務(wù)。檔案管理也是服務(wù)人民的一個(gè)工作，所以檔案管理人員在服務(wù)的過(guò)程中要提高自身的服務(wù)水平，也要主動(dòng)去服務(wù)。在要求管理人員服務(wù)質(zhì)量提高的同時(shí)，也要關(guān)注人員的生活，在生活上給予一定的幫助。激勵(lì)人員的工作積極性。前提是管理人員要端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)。服務(wù)質(zhì)量的高低是衡量人員的標(biāo)準(zhǔn)，為了能夠更好地建設(shè)社會(huì)主義，充分發(fā)揮檔案信息資源的效用，是檔案管理人員必須要做好的工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)主義的不斷發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)緊密聯(lián)系時(shí)代，充分利用現(xiàn)代技術(shù)。從根本上更新創(chuàng)新管理方式，提高管理水平。使檔案管理工作能夠朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)水平的提高，加快建設(shè)社會(huì)主義社會(huì)的速度。

【參考文獻(xiàn)】

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