企業(yè)基建工程檔案的收集與管理方法分析

李文波

【摘要】在社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)基建工程的數(shù)量不斷增加，使得基建工程中各種檔案資料的管理工作成為重點(diǎn)環(huán)節(jié)。基建檔案是對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目工程立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工等眾多工作的關(guān)鍵歷史記錄，其中在基建檔案中也存在一些關(guān)于工程項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)等檔案資料，是合法進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)的原始憑證，還有一些項(xiàng)目竣工圖和相關(guān)文字資料，也是項(xiàng)目使用后做好后期設(shè)備保護(hù)和維修的根本依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)基建；工程檔案；收集；管理

基建檔案是企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、勘察到竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)工作的歷史記錄。基建檔案中有關(guān)工程項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、批復(fù)等資料內(nèi)容，是確定建設(shè)項(xiàng)目合法、合理性的重要依據(jù)和憑證，其中有關(guān)項(xiàng)目竣工圖和相關(guān)文字記載內(nèi)容，是進(jìn)行后期項(xiàng)目使用和維護(hù)工作的依據(jù)。所以，基建項(xiàng)目工程檔案是非常重要的內(nèi)容，要保證其具備充分的完整性和真實(shí)性。

一、提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，不斷完善檔案管理制度

思想意識(shí)能夠指導(dǎo)人的行為方式，也在一定程度上保證了行為的實(shí)施效果，因此企業(yè)基建檔案的收集和管理工作也要重視觀念教育，及時(shí)進(jìn)行觀念的教育和革新，正確認(rèn)識(shí)工程檔案管理工作的重點(diǎn)，認(rèn)真配合相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作，經(jīng)常宣傳和介紹一些有效利用檔案的優(yōu)秀事件，激發(fā)企業(yè)檔案管理人員對(duì)自身工作的積極性和工作熱情，能夠認(rèn)真、仔細(xì)對(duì)待檔案管理的每個(gè)細(xì)節(jié)。同時(shí)企業(yè)也要對(duì)當(dāng)前的基建工程檔案管理制度進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，并且要同當(dāng)前基建工程項(xiàng)目實(shí)際情況相聯(lián)系，認(rèn)識(shí)到基建工程檔案管理的特殊性和管理要求，要求每個(gè)參與部門(mén)都要建立一套嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，在開(kāi)始施工后將檔案管理機(jī)制同實(shí)際實(shí)施步驟相聯(lián)系；安排專門(mén)的檔案管理人員，不斷完善當(dāng)前的基建工程檔案管理系統(tǒng)，增加每個(gè)子工程項(xiàng)目管理人員同檔案管理人員之間的溝通和聯(lián)絡(luò)；將基建工程項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)章制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)，并且符合基建工程檔案管理的各項(xiàng)要求，完全適應(yīng)部門(mén)當(dāng)前的實(shí)際情況。同時(shí)可以組織對(duì)基建工程檔案管理工作的評(píng)價(jià)，激勵(lì)人們不斷努力，對(duì)施工環(huán)節(jié)、竣工驗(yàn)收等各項(xiàng)工作流程更加規(guī)范地執(zhí)行，也是不斷進(jìn)步的過(guò)程，細(xì)化對(duì)基建工程檔案的管理工作，將檔案保管、整理等每個(gè)細(xì)節(jié)都落實(shí)到具體人員身上，保證基建工程檔案能夠完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。

二、科學(xué)規(guī)范基建工程檔案管理業(yè)務(wù)流程

（一）要把對(duì)工程檔案的資料收集、管理、保管等多項(xiàng)工作的具體要求歸納到合同管理中，最大程度發(fā)揮合同的法律效應(yīng)。要從基建工程的建設(shè)初期抓起，將相關(guān)的各類(lèi)文件資料管理工作加入到合同管理的范圍內(nèi)，比如在招標(biāo)文件和合同中，要完整地說(shuō)明進(jìn)行文件收集、歸檔等的要求和規(guī)定，將這些歸檔的要求作為合同的附件，并且合同中對(duì)檔案的各項(xiàng)歸檔要求、時(shí)間等詳細(xì)寫(xiě)出；建設(shè)單位在同其他管理公司簽訂設(shè)計(jì)、施工等各種不同內(nèi)容的合同時(shí)，要在其中明確說(shuō)明檔案管理工作要嚴(yán)格遵守四個(gè)“明確要求”，從而使得文件資料的管理工作更加準(zhǔn)確、清晰。

（二）建設(shè)單位完成項(xiàng)目立項(xiàng)后，要對(duì)所有的參與單位進(jìn)行一定的檔案交底工作，確定項(xiàng)目中涉及的各種文件現(xiàn)場(chǎng)的保管方式和重點(diǎn)，比如進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，要安排專用的文件收集設(shè)備，保證文件能夠長(zhǎng)期完好無(wú)損，防止由于環(huán)境條件原因造成文件出現(xiàn)蟲(chóng)咬、受潮等現(xiàn)象，同時(shí)要做好各項(xiàng)文件的備份工作，當(dāng)前主要是電子備份，確保文件足夠的安全、完整、有效。

（三）要同時(shí)進(jìn)行各項(xiàng)基建檔案管理和工程建設(shè)工作。就是要在工作過(guò)程中，不斷進(jìn)行機(jī)制的改進(jìn)和完善，明確每個(gè)員工的工作責(zé)任，建設(shè)單位還要要求監(jiān)理方、施工方必須安排專門(mén)的檔案管理人員，將資料的收集管理加入到工程質(zhì)量管理環(huán)節(jié)，人員要認(rèn)真完成自身任務(wù)，并且進(jìn)行適當(dāng)?shù)目?jī)效考核工作，保證檔案管理工作能夠有效、科學(xué)地進(jìn)行。

（四）要認(rèn)真、仔細(xì)完成竣工驗(yàn)收時(shí)期的各項(xiàng)資料整理、收集工作。在進(jìn)行工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，一個(gè)非常重要的要求就是這些竣工材料必須是達(dá)到項(xiàng)目各項(xiàng)要求，所以，這些對(duì)于工程項(xiàng)目的一些管理部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)和資料員等，必須認(rèn)真做好驗(yàn)收材料的各項(xiàng)審查工作，對(duì)每個(gè)單位上交的各項(xiàng)資料要認(rèn)真檢查、仔細(xì)核對(duì)，并重點(diǎn)關(guān)注對(duì)一些隱蔽工程項(xiàng)目記錄材料是否準(zhǔn)確、有效，保證做出的相關(guān)項(xiàng)目變更都能有效實(shí)施，是否有完整的資料記錄，確保真實(shí)、準(zhǔn)確，符合國(guó)家的各項(xiàng)規(guī)范要求，在保證工程資料的全面、合理、詳細(xì)記錄的基礎(chǔ)上，確保工程質(zhì)量符合規(guī)定。

三、對(duì)基建工程檔案整理分類(lèi)立卷方法進(jìn)行改進(jìn)

（一）根據(jù)不同工程建設(shè)期間進(jìn)行檔案的整理分類(lèi)和歸檔工作。通常一些非常大型的工程項(xiàng)目建設(shè)會(huì)表現(xiàn)出很明顯的階段性，根據(jù)這個(gè)特點(diǎn)就能對(duì)不同時(shí)期各子工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理。所以檔案管理人員要確保自身的工作內(nèi)容是和工程建設(shè)同步進(jìn)行的，隨時(shí)了解和查找所需各項(xiàng)檔案材料，當(dāng)該項(xiàng)工程完成后，能夠立馬進(jìn)行分類(lèi)立卷編號(hào)工作。其中進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，可以利用四級(jí)類(lèi)目分類(lèi)，也就是根據(jù)不同專業(yè)進(jìn)行單項(xiàng)目的分類(lèi)立卷工作。

（二）根據(jù)不同的生產(chǎn)車(chē)間或單項(xiàng)工程進(jìn)行檔案的分類(lèi)整理、歸檔工作。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，為不斷地進(jìn)行產(chǎn)品的創(chuàng)新和改進(jìn)，擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行一些相對(duì)小規(guī)模的改建和擴(kuò)建工作。這種情況下檔案管理人員要充分考慮不同工程或車(chē)間的實(shí)際生產(chǎn)情況，并根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的建設(shè)程度和專業(yè)隊(duì)伍使用來(lái)搜集各種檔案資料，其中的檔案號(hào)可以是利用三級(jí)類(lèi)目編制完成的。也就是按照基本建設(shè)類(lèi)、生產(chǎn)性建筑、生產(chǎn)車(chē)間到案卷順序號(hào)，這樣整理檔案的方法大多使用在工礦企業(yè)工程檔案管理工作中。

（三）要根據(jù)工程項(xiàng)目中合同的要求做好檔案的分類(lèi)歸檔工作。就是要依據(jù)工程項(xiàng)目簽訂合同中的規(guī)定，做好檔案的整理、歸類(lèi)工作，保證工程檔案資料足夠的準(zhǔn)確性、完整性。這種情況一般是使用三級(jí)類(lèi)目。在了解了使用怎樣的工程檔案分類(lèi)立卷方法后，檔案管理人員要認(rèn)真履行檔案立卷的相關(guān)要求。同時(shí)要結(jié)合國(guó)家的相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)于案卷中檔案的存放順序應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)提前的批復(fù)然后作出相關(guān)請(qǐng)示，證件在附件前面，印件在定稿前面，轉(zhuǎn)發(fā)件在被轉(zhuǎn)發(fā)件前面，文字資料在圖樣資料前面的順序，如果圖樣尺寸出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)，可以根據(jù)297mmX210mm進(jìn)行折疊，在每頁(yè)書(shū)序內(nèi)容頁(yè)面用數(shù)字寫(xiě)出每張的頁(yè)碼，如果正反面都有內(nèi)容時(shí)，正面的頁(yè)碼要寫(xiě)在右下角，反面的頁(yè)碼要寫(xiě)在左下角，然后再認(rèn)真、詳細(xì)地手寫(xiě)其中的目錄內(nèi)容，其中的備考表、案卷、封面等各種資料是否要進(jìn)行裝訂，要根據(jù)不同單位的實(shí)際情況進(jìn)行確定，從而能夠完美地進(jìn)行工程檔案的歸檔和管理工作。

四、加強(qiáng)基建工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)

工程建設(shè)的不斷進(jìn)行，也就意味著不斷形成各種工程檔案，也可發(fā)現(xiàn)工程檔案的形成是伴隨整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，是一個(gè)非常漫長(zhǎng)的過(guò)程。所以在進(jìn)行基建檔案管理過(guò)程中，可以不斷提高其信息化程度，簡(jiǎn)化檔案管理的煩瑣、復(fù)雜過(guò)程，節(jié)約大量時(shí)間、提高完整性和準(zhǔn)確性。所以在基建檔案管理過(guò)程中，進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)是非常重要和意義重大的，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求，可以引入一些能夠進(jìn)行企業(yè)檔案管理的軟件，建立相關(guān)企業(yè)檔案管理信息化后的規(guī)章制度，不斷適應(yīng)和提高信息化檔案管理水平，不再受到地域和部門(mén)之間的限制作用，給不同單位和部門(mén)之間的信息交流和共享提供良好的條件。也能夠激勵(lì)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息管理的相關(guān)內(nèi)容，熟練掌握軟件的操作流程，能夠通過(guò)軟件大大提高工作效率，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化和信息化程度。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，基建檔案管理能夠真實(shí)地反映出項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況，是具有重要價(jià)值的內(nèi)容，對(duì)基建檔案管理的不斷提高就是對(duì)基建工程管理水平的提高。所以，實(shí)際的工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理人員必須要有認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛(ài)崗敬業(yè)的工作態(tài)度，努力提高自身的計(jì)算機(jī)水平，提高自身綜合能力，提高工作效率，掌握信息化辦公方式，做好檔案在收集、整理、歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，為企業(yè)提供良好的服務(wù)。

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