淺談農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)思路

馮愛(ài)民

【摘要】隨著農(nóng)業(yè)信息及科技的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平與新時(shí)期的農(nóng)業(yè)科研工作尚存在著一定的差距，為了充分發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科研檔案在科研工作中的前瞻性與指導(dǎo)作用，本文淺要分析了農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步探索農(nóng)業(yè)科研檔案管理發(fā)展的新思路。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)；信息；檔案管理；科研

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)信息資源及農(nóng)業(yè)科研的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)科研工作過(guò)程中積累的材料，檔案以文字、聲音、圖片等形式保存下來(lái)，是具有參考意義及指導(dǎo)作用的信息材料，是農(nóng)業(yè)科研單位進(jìn)行課題申請(qǐng)、立項(xiàng)、研究、結(jié)題、成果鑒定等過(guò)程中形成的研究資料。農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作重點(diǎn)，是在管理好這些研究資料的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)與推廣，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目工作中的作用。

一、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的問(wèn)題

農(nóng)業(yè)科研單位檔案具有多種類(lèi)別，檔案材料又是整個(gè)農(nóng)業(yè)科研工作的重要依據(jù)，是研究成果推廣與宣傳的主要材料，對(duì)推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作起著重要的作用。在農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作中，職工醫(yī)保檔案與固定資產(chǎn)管理檔案，是檔案管理的重中之重，是職工進(jìn)行合法醫(yī)療的保障，但是鑒于多種原因，醫(yī)保檔案與固定資產(chǎn)檔案在管理方面還存在著諸多不足。

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。隨著檔案管理工作的不斷展開(kāi)，信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的重要手段，尤其是隨著我國(guó)醫(yī)保政策的不斷完善，對(duì)職工醫(yī)保檔案的管理要求越來(lái)越高。要求醫(yī)保檔案在使用過(guò)程中更方便職工查找和使用。職工醫(yī)保檔案不僅涉及人員詳細(xì)資料的存檔與使用，還涉及電子檔案的管理方式，在無(wú)歷史經(jīng)驗(yàn)可參考的前提下，檔案管理方面，單位領(lǐng)導(dǎo)或者是科技人員對(duì)電子檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，無(wú)法發(fā)揮醫(yī)保檔案對(duì)農(nóng)業(yè)科技工作人員的保障作用，從而影響農(nóng)業(yè)科研人員工作的積極性與穩(wěn)定性，影響了農(nóng)業(yè)科研工作的發(fā)展。

（二）檔案歸檔范圍不明確。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案在管理方面，還存在檔案材料歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，對(duì)檔案的歸檔要求不清楚，檔案材料范圍劃分不清，檔案材料遺失、損壞等，極大地影響了檔案材料的精確程度。

（三）檔案遺失。一部分檔案材料因涉及人事變動(dòng)，所以具有一定的保密性，但是由于科技人員的變動(dòng)，一些人事或科研檔案材料被個(gè)人帶走或保存起來(lái)，導(dǎo)致了檔案材料的遺失或不全的現(xiàn)象。而農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)技術(shù)與信息推廣的主要依據(jù)，包括專(zhuān)業(yè)人員信息等材料，這些具有重要科研價(jià)值的檔案材料的丟失或轉(zhuǎn)移，嚴(yán)重影響了農(nóng)業(yè)科研推廣工作的延續(xù)性。

（四）系統(tǒng)性檔案材料少，完整性差。 完整的檔案材料，包括立項(xiàng)、建檔、研究、總結(jié)及成果等，每一環(huán)節(jié)均有不同的材料作為支撐，方能組成一套完整的系統(tǒng)性的檔案材料。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案材料，例如固定資產(chǎn)管理類(lèi)檔案材料，在其形成過(guò)程中，大多屬于固定資產(chǎn)建檔材料，在固定資產(chǎn)使用和消耗過(guò)程中，檔案記錄材料未能及時(shí)歸檔，一些調(diào)研報(bào)告、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)數(shù)據(jù)分析等系統(tǒng)性材料不能及時(shí)建檔歸類(lèi)，使檔案材料的系統(tǒng)性及完整性差。

（五）醫(yī)保檔案“雙?！爆F(xiàn)象多。醫(yī)保檔案作為農(nóng)業(yè)科研單位職工醫(yī)療合法權(quán)益的有效保障，職工從入職開(kāi)始，直至退休或死亡，醫(yī)保檔案始終伴隨職工。而職工在此期間需要繳納相應(yīng)的參保費(fèi)用，并享受醫(yī)保待遇，每一位職工均有一套完整的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案。而在實(shí)際工作中，一些參保人員還繳納了社會(huì)商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)，有部分商業(yè)保險(xiǎn)與職工醫(yī)保不兼容，在醫(yī)保檔案查閱上出現(xiàn)“雙保”（社保、商保）現(xiàn)象，在報(bào)銷(xiāo)上也出現(xiàn)這樣的“雙報(bào)”（職工醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷(xiāo)、商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷(xiāo)）現(xiàn)象。商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)遇此情形會(huì)到職工所在單位查閱醫(yī)保檔案，這樣會(huì)直接影響參保人員的切身利益，也會(huì)引起社會(huì)不良反響。

二、農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理改進(jìn)思路

（一）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。在實(shí)際工作中，應(yīng)切實(shí)提高農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)力度，改變“口頭督促”現(xiàn)象。尤其對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位醫(yī)保檔案的管理，由于檔案材料涉及人事詳細(xì)信息，如何保障職工個(gè)人信息安全，是加強(qiáng)檔案材料管理的重要內(nèi)容之一，為切實(shí)加強(qiáng)人事檔案材料的保密程度，檔案管理人員可對(duì)系統(tǒng)設(shè)置管理員登錄等界面，以避免黑客或其他不相干人員對(duì)人事檔案材料的竊取。從而保證職工檔案的安全性，確保人員信息的保密性，在保障農(nóng)業(yè)科研單位職工工作穩(wěn)定性的前提下，使職工安心工作，提高工作積極性。

（二）明確歸檔要求。按照檔案材料的規(guī)章制度與要求，建立檔案材料，日常需要?dú)w檔的材料，要及時(shí)進(jìn)行歸檔，要明確檔案材料內(nèi)容的性質(zhì)與所屬，根據(jù)檔案材料的歸檔要求進(jìn)行分類(lèi)，避免檔案材料項(xiàng)目的空缺與遺落。區(qū)分檔案材料的大項(xiàng)，對(duì)于細(xì)致劃分的檔案材料的小項(xiàng)，要明確歸屬，并且根據(jù)檔案材料要求的各個(gè)項(xiàng)目，建立建全檔案材料，避免落項(xiàng)或缺項(xiàng)，以確保檔案材料的完整性與準(zhǔn)確性。同時(shí)檔案材料內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)要充分，以利于檔案材料的使用。

（三）保證檔案材料的完整性。對(duì)于調(diào)轉(zhuǎn)或退休人員的檔案材料，包括農(nóng)業(yè)科研類(lèi)及醫(yī)保類(lèi)等等檔案材料，要及時(shí)跟蹤查找，避免遺失或丟棄損壞，保證檔案材料的完整性，以利于科研成果的推廣與宣傳。

（四）建立健全系統(tǒng)性檔案材料。農(nóng)業(yè)科研檔案材料是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)，創(chuàng)建完善的農(nóng)業(yè)科研檔案材料，是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在農(nóng)業(yè)科研單位，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理，制定完善檔案各項(xiàng)管理制度，完善每一階段的檔案材料，要側(cè)重系統(tǒng)性檔案材料的整理與歸檔，這是為領(lǐng)導(dǎo)和職工提供充分、完整與高質(zhì)量檔案材料的重要途徑。農(nóng)業(yè)科研單位的第一手檔案材料可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，也能夠提高決策效率。農(nóng)業(yè)科研檔案中醫(yī)保檔案管理人員應(yīng)建立健全系統(tǒng)性檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供更有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)圖片等資料，也為農(nóng)業(yè)科研單位醫(yī)保事業(yè)的健康有序發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（五）加強(qiáng)醫(yī)保檔案“雙?！钡墓芾?。根據(jù)我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)政策，及時(shí)對(duì)職工進(jìn)行醫(yī)保規(guī)章制度的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使職工熟知醫(yī)療保險(xiǎn)法規(guī)與政策制度，使職工真正享受到醫(yī)保利益。并且根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，通過(guò)制定相應(yīng)的制度來(lái)約束職工在醫(yī)保上的投機(jī)取巧行為，使醫(yī)保檔案管理向正規(guī)化、常態(tài)化發(fā)展。伴隨我國(guó)醫(yī)保政策的持續(xù)改革，使部分“雙?！爆F(xiàn)象合法化，職工在享受單位醫(yī)療保險(xiǎn)政策以外，對(duì)能夠享受的商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)，例如各大保險(xiǎn)公司銷(xiāo)售的醫(yī)療保險(xiǎn)，在職工購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中普及職工醫(yī)療保險(xiǎn)要求，并規(guī)避醫(yī)保風(fēng)險(xiǎn)，使職工購(gòu)買(mǎi)到合理的商業(yè)醫(yī)療保險(xiǎn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案以及農(nóng)業(yè)科研醫(yī)保檔案管理，是農(nóng)業(yè)研究課題的載體，是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)展的基礎(chǔ)，是農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策的重要依據(jù)，是保障職工工作穩(wěn)定性的重要條件，是農(nóng)業(yè)科研課題推廣與宣傳的重要材料，未來(lái)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重視程度，改進(jìn)管理辦法，跟進(jìn)時(shí)代的發(fā)展，在新時(shí)期用新思路新方法推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

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