新形勢(shì)下檔案管理的規(guī)范化分析

張娟

【摘要】本文所研究的重點(diǎn)就是規(guī)范檔案管理所具備的重要性以及必要性，既分析了其中存在的不足之處，同時(shí)也對(duì)新形勢(shì)下的檔案管理展開了全面探究，希望可以為日后檔案管理工作的規(guī)范化提供一些具有參考價(jià)值的意見。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化

一、在當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)下，規(guī)范檔案管理具有不可忽視的重要性和必要性

（一）在新形勢(shì)的發(fā)展推動(dòng)之下，規(guī)范檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的基本要求。伴隨著社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)環(huán)境也發(fā)生了徹底的變革，如果不能及時(shí)適應(yīng)，必然會(huì)對(duì)其正常發(fā)展產(chǎn)生極大的負(fù)面影響。對(duì)于檔案管理而言，其中主要記錄著企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的相關(guān)資料，同時(shí)還包括在發(fā)展過(guò)程中相關(guān)抉擇的制定，甚至還包括為了發(fā)展所作出的努力，具有非常重要的參考價(jià)值。完善科學(xué)的檔案管理，必然可以使企業(yè)準(zhǔn)確判定未來(lái)的發(fā)展方向，有效地解決當(dāng)前存在的問(wèn)題，確保企業(yè)始終維持健康的發(fā)展。

（二）規(guī)范的檔案管理實(shí)際上是企事業(yè)強(qiáng)化自身管理的集中體現(xiàn)。在企業(yè)單位的日常管理中，檔案管理既是基本日常，同時(shí)也是重要構(gòu)成；如果以企業(yè)的角度分析，就是針對(duì)未來(lái)發(fā)展所作出的抉擇或者針對(duì)當(dāng)前存在問(wèn)題實(shí)現(xiàn)的有效應(yīng)對(duì)等方面的整理及歸檔，以避免企業(yè)在日后的發(fā)展進(jìn)程中和預(yù)期目標(biāo)發(fā)生偏離。檔案管理同時(shí)也是企業(yè)化創(chuàng)建中的重要內(nèi)容，能夠幫助企業(yè)有效維護(hù)其良好形象。如果是學(xué)校這種形式的單位，檔案既是對(duì)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及績(jī)效考核的關(guān)鍵依據(jù)，同時(shí)也是單位日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中必要的工作流程，因此科學(xué)地規(guī)范檔案管理，能夠有助于強(qiáng)化學(xué)校自身的管理，同時(shí)還可以幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)更高效的教學(xué)成果。

（三）檔案管理能夠有效促進(jìn)企事業(yè)單位的健康長(zhǎng)足發(fā)展。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，最基本的日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)就是企業(yè)管理，而就當(dāng)前的現(xiàn)代企業(yè)管理而言，檔案管理則是其中的重要構(gòu)成，其中既包含企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時(shí)也包含的重要的應(yīng)對(duì)舉措等等，能夠通過(guò)其中總結(jié)出豐富的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)。在企事業(yè)單位中，檔案被認(rèn)為是發(fā)展的核心所在，是企事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中凝結(jié)的經(jīng)驗(yàn)以及智慧，任何企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展都不可能一帆風(fēng)順，通過(guò)對(duì)檔案中相關(guān)資料的總結(jié)，可以有效歸納出成功經(jīng)驗(yàn)，并以此為基礎(chǔ)確定未來(lái)的發(fā)展預(yù)測(cè)和規(guī)劃，確保企業(yè)可以維持健康的長(zhǎng)足發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案規(guī)范管理中存在的主要問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員缺少對(duì)檔案管理規(guī)范化的重視。長(zhǎng)久以來(lái)，雖然我國(guó)各行各業(yè)都在不斷地發(fā)展以及持續(xù)地改革，但是人員更多關(guān)注于專業(yè)的檔案管理人才以及設(shè)備，針對(duì)工作的規(guī)范化的認(rèn)知程度不足，由此也未能給予充分的重視，這是一種典型的存在缺陷的管理意識(shí)，致使當(dāng)前很多行業(yè)在檔案管理規(guī)范化方面都未能充分落實(shí)，由此也導(dǎo)致了管理效能的低下，更阻礙了當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理工作的正常發(fā)展。

（二）檔案管理體系暫不夠完善。就我國(guó)當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)行業(yè)的運(yùn)管以及管理發(fā)展來(lái)看，雖然自身經(jīng)營(yíng)已經(jīng)取得顯著成果，管理機(jī)制也在持續(xù)的完善過(guò)程中，但是就檔案管理工作方面卻未能出現(xiàn)明顯的進(jìn)步，集中體現(xiàn)于體系的不完善、制度的不健全，特別是缺少了科學(xué)的檔案管理制度，很多檔案管理工作不能獲得有效落實(shí)，即使落實(shí)也不存在科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，由此根本不可能實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。就當(dāng)前來(lái)看，很多企業(yè)在檔案管理工作中大都沿襲傳統(tǒng)的工作要求，導(dǎo)致體系以及制度的嚴(yán)重落后，和當(dāng)前的新形勢(shì)之間不能形成完美的匹配，既阻礙了管理效能的提升，同時(shí)也極大地限制著新形勢(shì)下企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化管理技術(shù)未能獲得高效應(yīng)用。自從進(jìn)入21世紀(jì)之后，網(wǎng)絡(luò)以及信息化逐漸滲透進(jìn)人類社會(huì)，計(jì)算機(jī)以及各種高新信息技術(shù)當(dāng)前已經(jīng)備受各行各業(yè)的推崇，獲得廣泛的應(yīng)用同時(shí)效果顯著。然而就當(dāng)前的檔案管理工作來(lái)看，雖然也已經(jīng)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化管理，但是其使用效能卻非常有限，很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)在創(chuàng)建時(shí)并未能充分結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際以及未來(lái)發(fā)展，由此極大地阻礙了工作效能的提升，這也就意味著難以有效確保檔案管理工作的高效性以及嚴(yán)謹(jǐn)性，更不能滿足當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展需求。

三、新形勢(shì)下促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的應(yīng)對(duì)舉措

（一）全面提高對(duì)檔案管理工作規(guī)范化的重視。在當(dāng)前的新形勢(shì)下，各行各業(yè)都處于持續(xù)發(fā)展進(jìn)程中，為了確保檔案管理工作規(guī)范化的順利實(shí)施，首先就是要使領(lǐng)導(dǎo)突破傳統(tǒng)觀念的束縛，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，充分了解其對(duì)企業(yè)發(fā)展的主要作用。伴隨著全球經(jīng)濟(jì)的逐漸一體化，我國(guó)的開放力度也逐漸加大，行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，作為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要認(rèn)識(shí)到，規(guī)范的檔案管理一方面有助于提升的企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，另一方面還可以顯著提升有限資源的配置率，以此有效提升檔案管理工作效能，使其逐步步入規(guī)范化管理進(jìn)程。

（二）系統(tǒng)全面地完善檔案管理體系。為了使檔案管理工作能夠適合當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展，應(yīng)創(chuàng)設(shè)具有科學(xué)性的檔案管理體系，不健全的管理機(jī)制必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作效能。與此同時(shí)，制度以及體系的完善過(guò)程同樣不可過(guò)于隨意，針對(duì)檔案管理工作而言，首先應(yīng)確保相關(guān)資料的搜集、整理、記錄以及存檔，還要確保這一過(guò)程的詳細(xì)記錄，以備日后查證。在企業(yè)檔案中，可能會(huì)包含人力資源檔案，也存在設(shè)備儀器檔案，甚至還可能包括物資乃至其他類型的檔案，為實(shí)現(xiàn)對(duì)這部分檔案的有效區(qū)分以及有序管理，必須要按照具體的分類對(duì)各種檔案進(jìn)行集中處理，這樣才能夠從根本上確保工作的有序化、管理的規(guī)范化以及科學(xué)化，才能夠有效確保高效的工作管理效能，才能夠真正適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的發(fā)展。

（三）提升計(jì)算機(jī)以及高新信息科技的應(yīng)用效能。在逐步步入檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程中，關(guān)鍵應(yīng)有效提升高新信息科技的實(shí)際應(yīng)用效能，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。由此，各個(gè)行業(yè)以及企業(yè)應(yīng)創(chuàng)設(shè)高效能的檔案信息管理機(jī)制，實(shí)際創(chuàng)設(shè)的過(guò)程中，既要結(jié)合自身實(shí)際，同時(shí)也應(yīng)滿足發(fā)展特點(diǎn)，關(guān)鍵是要能夠適應(yīng)檔案信息管理需求；可以合理參考并借鑒國(guó)外或者其他企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)自身的不斷摸索以及不斷實(shí)踐，確保其在經(jīng)過(guò)不斷調(diào)試之后能夠充分滿足企業(yè)需求，切不可隨意敷衍，更不能流于形式，這樣既不能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需求，同時(shí)也極大地阻礙著檔案管理的規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程。

四、結(jié)語(yǔ)

在步入全新的發(fā)展階段之后，各行各企業(yè)也面臨著全新的發(fā)展需求，然而在其發(fā)展進(jìn)程中，卻忽視了檔案管理工作在其中不可替代的管理地位。為了確保檔案管理工作的實(shí)際效能，為了能夠使其更充分地推動(dòng)企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，必須要?jiǎng)?chuàng)設(shè)完善的檔案管理體系，全面提升信息科技水平，由此確保檔案管理工作的規(guī)范化以及高效的工作質(zhì)量。

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