高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)的相關(guān)思考

溫靜

【摘要】校園文化是學(xué)校教育的重要構(gòu)成內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)育人目標(biāo)的重要支撐。而高校檔案管理屬于社會公共服務(wù)體系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在校園文化建設(shè)中占據(jù)著極其重要的地位，已經(jīng)成為校園文化建設(shè)中重要的教育資源之一。通過高校檔案管理的服務(wù)，可以有效促進(jìn)校園文化建設(shè)，為校園文化建設(shè)注入了強(qiáng)大的生命力。本文主要針對高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)展開深入研究，并提出幾點(diǎn)切實(shí)可行的對策，以供相關(guān)人士借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理；服務(wù)；校園文化建設(shè)；具體對策

目前，信息技術(shù)的不斷推進(jìn)與進(jìn)步，迎來了檔案管理現(xiàn)代化的嶄新局面，可以更好地為校園文化建設(shè)提供服務(wù)，創(chuàng)建良好的校園文化氛圍。高校檔案管理與校園文化建設(shè)之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，將二者有機(jī)結(jié)合在一起，給予了校園文化建設(shè)強(qiáng)大的資源扶持，進(jìn)一步豐富校園文化建設(shè)的精神內(nèi)涵，具有實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)意義。要想促進(jìn)高等教育工作的健康發(fā)展，就必須要做好高校檔案管理工作，更好地服務(wù)于校園文化建設(shè)，進(jìn)而為高校檔案管理提供更為廣闊的發(fā)展空間。

一、高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)的相關(guān)論述

（一）高校檔案管理與校園文化建設(shè)關(guān)系分析。高校檔案管理與校園文化建設(shè)，既有共同點(diǎn)、也有不同點(diǎn)。其中，在共同點(diǎn)上，兩者之間均包含著相同的教育目標(biāo)和教育對象，旨在全面提升學(xué)生的綜合素養(yǎng)，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展與進(jìn)步。其區(qū)別就在于高校檔案通過靜態(tài)形式服務(wù)于校園文化建設(shè)，而校園文化建設(shè)具有較強(qiáng)的動態(tài)性特征，運(yùn)用檔案資料于各種類型的課堂活動，促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。高校檔案管理與校園文化建設(shè)是相輔相成、協(xié)調(diào)促進(jìn)的關(guān)系：其一，兩者育人功能比較強(qiáng)，通過知識的不斷學(xué)習(xí)，開展多種多樣的校園文化活動，在真情實(shí)感的帶動下，實(shí)現(xiàn)情感的共鳴。其二，高校檔案是高校文化活動的衍生物，屬于學(xué)校一項(xiàng)不可或缺的智力成果。開展多種形式的高校文化活動，為高校檔案提供了豐富、多樣的文化資源，提供了雙重性的指導(dǎo)意義，豐富了高校校園文化建設(shè)的文化底蘊(yùn)和內(nèi)涵。

（二）高校檔案管理在校園文化建設(shè)中的作用。1.為校園文化建設(shè)提高了有效素材。高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)再現(xiàn)，高校檔案中有著大量的文化歷史記載和優(yōu)秀師生的實(shí)物檔案，是校園文化建設(shè)中不可或缺的部分之一，進(jìn)而為校園文化建設(shè)提供了價(jià)值性較高的素材。2.高校檔案的研究成果有效指導(dǎo)了校園學(xué)術(shù)文化。教育和科研在高校檔案中的地位不可估量，教學(xué)檔案是實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)目標(biāo)的重要體現(xiàn)，可以有效提升教育教學(xué)質(zhì)量?？蒲袡n案記載了師生在科研活動中取得的成果，具有良好的借鑒性作用，一定程度促進(jìn)了科研人員進(jìn)行科學(xué)研究。同時(shí)，在校園學(xué)術(shù)文化活動中，創(chuàng)建良好的校園學(xué)術(shù)氛圍，重點(diǎn)得益于檔案中的參考成果，充分調(diào)動了學(xué)生在科學(xué)研究領(lǐng)域中的參與熱情，為后續(xù)科學(xué)研究的進(jìn)行奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、案例分析

1.北京大學(xué)檔案館，有效對“愛國、民主”等校園精神進(jìn)行了推廣與宣傳，廣泛應(yīng)用多媒體技術(shù)和3D技術(shù)，構(gòu)建了WEB的虛擬數(shù)字化檔案館。網(wǎng)站的設(shè)置非常豐富，設(shè)置了“名人檔案”“校園文化特色”“學(xué)校發(fā)展歷程”“優(yōu)秀科研成果”等，并設(shè)置了宣傳、檢索查詢、交流互動等網(wǎng)頁功能，可以使教師和學(xué)生充分了解到北京大學(xué)優(yōu)秀的光榮歷史和特色學(xué)風(fēng)。用戶可以在該網(wǎng)站上進(jìn)行查閱和瀏覽，便利性比較強(qiáng)，操作起來方便、快捷。同時(shí)，為了避免一些不法分子乘虛而入，設(shè)置了一定的權(quán)限，有效維護(hù)了該網(wǎng)站資源的安全性，傳承了校園的精神文化。

2.廣東省某大學(xué)的檔案館，保存了將近4萬余卷的兩個(gè)檔案卷宗，不同類型的檔案約有20多種。2015年該學(xué)校積極舉辦檔案管理清查工作，對相關(guān)檔案進(jìn)行了適度保留與處理，充分借助了現(xiàn)代檔案管理方法，構(gòu)建了數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，自主研發(fā)出了相應(yīng)的檔案管理和信息發(fā)布軟件，按照特定程序來進(jìn)行編錄歸檔，學(xué)校師生可以通過展覽陳列和網(wǎng)絡(luò)共享方式來了解學(xué)校優(yōu)秀的歷史發(fā)展進(jìn)程。定期舉辦多種類型的史料征集活動，比如“粵之記憶”“檔案與校園文化并進(jìn)”等，有效促進(jìn)了該學(xué)校的校園文化建設(shè)。

三、高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)中存在的不足

（一）檔案管理工作的服務(wù)方式比較片面?，F(xiàn)階段，一些高校在開展檔案管理工作中，服務(wù)方式仍然以傳統(tǒng)的人工服務(wù)為主，沒有對計(jì)算機(jī)信息查詢服務(wù)方式進(jìn)行廣泛應(yīng)用。還有一些高校沒有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作，而檔案管理人員的服務(wù)能力比較有限，檔案信息量非常龐大，檔案管理人員只能為信息需求者確定出較為籠統(tǒng)的查詢范圍，需求者需要自行查找。而且一些檔案信息輸入到電腦以后，信息的輸入量也不是無限的，只能簡單地進(jìn)行信息輸入、目錄編制等，很難滿足信息需求者的實(shí)際需求。

（二）缺少較為完善的檔案管理制度。高校在進(jìn)行檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，為檔案管理工作的有序進(jìn)行提供強(qiáng)有力的制度保障，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。然而在實(shí)際管理工作進(jìn)行時(shí)，一些高校的檔案管理制度有待提升，仍然存在著一定的薄弱點(diǎn)和空白點(diǎn)，沒有明確規(guī)定檔案管理各項(xiàng)工作流程的具體要求，對檔案管理環(huán)境也沒有提出具體可行的規(guī)定，一定程度上使學(xué)校檔案管理制度呈現(xiàn)出明顯的“流水化”趨勢。一些高校管理者缺少對檔案管理工作的高度重視，沒有從自身學(xué)校的整體實(shí)際情況出發(fā)，很難嚴(yán)格規(guī)范工作人員的工作行為，難以將檔案資料的保護(hù)工作落到實(shí)處。

四、高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)的具體對策

（一）豐富高校檔案資源。高校檔案在行政管理工作、人事檔案以及科研研究等各項(xiàng)工作中均得到了良好的體現(xiàn)，有效豐富了檔案館的館藏資料，發(fā)揮出了檔案館對于校園文化建設(shè)的積極作用?；谛@文化建設(shè)，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代優(yōu)化檔案管理工作出現(xiàn)了較大的差距。所以必須要充分結(jié)合檔案質(zhì)量和數(shù)量這兩個(gè)方面，做好現(xiàn)有的檔案資料的收集與整理工作。首先，高校檔案管理部門要始終堅(jiān)持“應(yīng)收盡收”原則，將其應(yīng)用在保存價(jià)值性較高的檔案資料中，并不斷完善和優(yōu)化紙質(zhì)、照片、錄音等形式的檔案資料。其次，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的征集建設(shè)，高校檔案管理部門可以通過知名校友日記和收集照片的形式，來豐富館藏資源。

（二）對檔案管理服務(wù)方式加以創(chuàng)新，深化檢索。1.在高校檔案管理工作中，要注入創(chuàng)新因素，檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理對校園文化建設(shè)的重要性。對先進(jìn)科學(xué)的服務(wù)形式加以廣泛的應(yīng)用，改變以往較為單一、片面的查找服務(wù)形式，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺，做好檔案資料共享與宣傳教育等工作，確保檔案管理與校園文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合在一起。2.高校在檔案管理工作中，要深化檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)，確保較高的開發(fā)利用效率。所以高校要制定完善的檔案檢索體系，在檔案信息存儲和檢索中，要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，進(jìn)一步強(qiáng)化硬件配套設(shè)施建設(shè)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)中積極構(gòu)建檔案資源信息庫，向高校師生傳遞時(shí)效性較強(qiáng)的相關(guān)政策信息和文件精神，打破時(shí)間和地域的限制，提高傳遞效率。

（三）做好檔案編研工作，強(qiáng)化學(xué)術(shù)檔案。1.高校要想充分發(fā)揮出檔案文化功能，必須要做好檔案編研工作，對檔案資源進(jìn)行再度開發(fā)，推動高校檔案管理積極“走出去”，更好地為高校師生而服務(wù)。高校檔案具有高度的人文關(guān)懷，高校檔案的文化教育功能，可以更好地塑造學(xué)生的道德修養(yǎng)，提高學(xué)生的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。高校要利用檔案進(jìn)行二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的加工和再造，可以通過撰寫校園光榮事件、校園文化歷史、師生榮譽(yù)錄以及考研等事例，創(chuàng)建良好的檔案管理文化環(huán)境，將檔案文化功能充分發(fā)揮出來，開闊師生的眼界。2.一般來說，學(xué)術(shù)在高校檔案中占據(jù)著較高的比重，要加強(qiáng)學(xué)術(shù)檔案的應(yīng)用，推動高?？蒲泄ぷ鞯拈_展。通過利用學(xué)術(shù)檔案，師生可以對已經(jīng)產(chǎn)生的學(xué)習(xí)成果有相應(yīng)的了解，比如重大論文或者著作等。研究者通過對檔案資源的有效利用，可以有效提升高校學(xué)術(shù)活動開展的清晰度與透明度，以防重復(fù)研究現(xiàn)象的發(fā)生，還要提供具備高價(jià)值的基礎(chǔ)資料。

（四）開展校史展覽，彰顯校園文化魅力。在高校檔案中，存在著較多實(shí)物、照片以及影像等資料，將高校發(fā)展歷程真實(shí)再現(xiàn)出來。高校要定期開展校史展覽，使全校師生能夠了解高校發(fā)展過程中的光輝成績。除此之外，通過校史展覽的開展，培養(yǎng)學(xué)生的愛國、愛校等思想情操，提升學(xué)生的集體榮譽(yù)感和自豪感，為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份綿薄之力。例如：2016年，某一師范學(xué)院在“建校三十五周年慶”時(shí)，對學(xué)校三十五年的發(fā)展歷程進(jìn)行追溯，彰顯出了學(xué)校發(fā)展的強(qiáng)大魅力，校慶氛圍非常濃厚。并且構(gòu)建了校史館，通過特有的藝術(shù)表現(xiàn)形式，展示出了學(xué)院獨(dú)特的風(fēng)采。

（五）建立健全檔案管理制度。檔案管理對校園文化建設(shè)產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，已經(jīng)成為校園文化建設(shè)普遍關(guān)注的焦點(diǎn)性話題。高校檔案管理的服務(wù)水平對校園文化體系的構(gòu)建起著決定性作用。高校要想將檔案管理工作有效落實(shí)下去，必須要加強(qiáng)檔案管理機(jī)制建設(shè)，從檔案管理實(shí)際需求出發(fā)，構(gòu)建全方位、多角度領(lǐng)域的監(jiān)督評估體系，實(shí)現(xiàn)制度內(nèi)容與檔案管理的高效融合與對接，成為協(xié)調(diào)統(tǒng)一的有機(jī)整體。同時(shí)，在管理制度的構(gòu)建中，學(xué)校要充分考慮檔案日常管理制度、檔案監(jiān)督制度、檔案評價(jià)制度等相關(guān)內(nèi)容，并將檔案管理工作注意事項(xiàng)納入制度體系的構(gòu)建中，使制度內(nèi)容能夠貫穿日常工作的全過程，進(jìn)而做好高校檔案管理工作。

（六）加大資金投入力度。要想全面提升高校檔案管理工作的服務(wù)水平，推動校園文化建設(shè)，既要充分掌握理論性知識，也要做好相應(yīng)的實(shí)踐工作。高校要結(jié)合自身實(shí)際情況，加大資金投入力度，為高校檔案管理工作硬件水平的提升給予一定的資金扶持。比如：加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)、定期對檔案室和計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行消毒等，最大限度地滿足硬件條件，將理論化的服務(wù)思想通過實(shí)踐表現(xiàn)出來，提高高校檔案管理工作的服務(wù)水平。

（七）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。在信息時(shí)代的推動下，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化是大勢所趨。而高校檔案管理人員是檔案管理的關(guān)鍵所在，人員綜合素養(yǎng)的高低對檔案管理水平起著決定性作用。高校檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的思想觀念，樹立高度的競爭觀念，推動高?！敖逃恕蹦繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)，彰顯自身的價(jià)值。

五、結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理服務(wù)校園文化建設(shè)勢在必行，可以保證高校各種文化建設(shè)活動的開展，并進(jìn)一步鞏固高校檔案部門的地位，提高校園文化建設(shè)的知名度和美譽(yù)度。因此，高校要提高對檔案管理工作的重視程度，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過各種途徑來全面提升高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，將校園文傳承下去，增強(qiáng)高校師生的歸屬感，培養(yǎng)出大量的有用型人才，實(shí)現(xiàn)校園文化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)目標(biāo)。

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