淺談企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題和解決方法

王濤

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的信息技術(shù)水平也在不斷提高。近年來(lái)，信息技術(shù)在我國(guó)各企業(yè)中的應(yīng)用更加廣泛，為促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了重要的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案管理是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案電子化管理能夠有效提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率。但是，目前我國(guó)企業(yè)在電子化檔案管理中還存在不少問(wèn)題，需要引起相關(guān)人員的注意。本文就當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題和解決方法進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

【關(guān)鍵詞】電子化檔案管理；企業(yè)；問(wèn)題；解決方法

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被大量應(yīng)用于企業(yè)的生產(chǎn)和管理中。檔案管理是企業(yè)管理中的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率較低，工作質(zhì)量也較差。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案輸入和管理，其對(duì)于減少工作時(shí)間和人力的投入、提高檔案管理工作的效率有著重要的作用。但是，從當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案電子化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)企業(yè)電子化檔案管理還存在不少問(wèn)題，需要引起企業(yè)相關(guān)管理人員的注意。

一、當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案電子化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）電子化管理影響檔案的保密性。檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)在于，它可以減少檔案管理人員的數(shù)量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。電子化檔案管理中，工作人員只需要利用計(jì)算機(jī)，將所要保存的資料輸入電腦即可，文件一旦輸入電腦即可獲得永久保存，不會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，安全性較強(qiáng)。電子化檔案管理中，工作人員若想搜索相關(guān)的文件或者資料只需要通過(guò)搜索工具欄即可立即找到相關(guān)資料，工作效率明顯提高。但是，企業(yè)檔案在電子化管理中同樣存在不少的安全隱患。其中，電子化管理造成的企業(yè)檔案保密性不足是重要的問(wèn)題之一。電子化檔案管理依靠的是電子信息技術(shù)的支撐，而隨著信息技術(shù)的不斷普及，越來(lái)越多的人掌握了這一門(mén)技術(shù)，這就給投機(jī)分子和不法分子以可乘之機(jī)。信息技術(shù)的共享性以及技術(shù)性容易讓網(wǎng)絡(luò)犯罪分子侵入企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)，從而竊取重要的檔案資料和文件，這對(duì)于保證企業(yè)檔案的隱私性和保密性十分不利。就這部分而言，傳統(tǒng)的檔案采用的是人工管理模式，紙質(zhì)文件和資料的檔案管理由人員專(zhuān)門(mén)看管，并不容易被外人所截獲。這一點(diǎn)看來(lái)，企業(yè)檔案電子化管理的保密性并不如傳統(tǒng)的檔案管理。

（二）電子化管理影響檔案的真實(shí)性。電子化檔案管理的操作模式是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和資料以電子文件、電子圖文等形式進(jìn)行上傳，然后保存于電腦硬盤(pán)之中。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案必須是原檔案或者備份的檔案，人們可以明顯發(fā)現(xiàn)檔案的來(lái)源真實(shí)與否，真實(shí)性較強(qiáng)。但是，電子文件本身就是利用電子信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子格式，人們?cè)跊](méi)有對(duì)比紙質(zhì)檔案文件和電子文件內(nèi)容的前提下，根本無(wú)法保證其真實(shí)性和有效性。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的不斷變化，越來(lái)越多的人想要利用網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)吸引消費(fèi)者和網(wǎng)民的需求。而消費(fèi)者和網(wǎng)民對(duì)企業(yè)的了解和支持均以企業(yè)網(wǎng)站發(fā)布的各類(lèi)信息為基礎(chǔ)，這就容易造成企業(yè)為了迎合網(wǎng)民和消費(fèi)者的需求虛假制造檔案，給人們提供虛假信息。除此之外，企業(yè)將紙質(zhì)檔案文件上傳電腦之后，部分不法分子很有可能將電子文件下載之后進(jìn)行任意編輯和修改，以贏得更多的利益。這樣不僅有可能造成企業(yè)的名譽(yù)受損，還會(huì)直接威脅到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，要求企業(yè)在電子化檔案管理過(guò)程中必須要密切關(guān)注本企業(yè)的檔案信息流動(dòng)情況，防止出現(xiàn)信息被篡改或者受損的情況。

（三）電子化檔案管理有待完善。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用可以提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，但是在提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，企業(yè)也必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。然而，我國(guó)企業(yè)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式的影響下，已經(jīng)形成了較為固定的檔案管理思想，要讓企業(yè)檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)變管理理念、改變管理形式必然是不現(xiàn)實(shí)的。因此，這就導(dǎo)致了當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理人員仍然在摸索如何轉(zhuǎn)變檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。由于部分企業(yè)檔案管理人員對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠了解，導(dǎo)致企業(yè)檔案電子化管理技術(shù)還存在不少問(wèn)題。因此可以看出，要完善電子化檔案管理還需要一定的時(shí)間。

（四）電子化檔案管理難度較大。企業(yè)檔案電子化管理的難度較大，主要是由于電子化檔案管理是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的，以計(jì)算機(jī)為信息載體。工作人員無(wú)法直接讀取檔案文件，而要通過(guò)將檔案信息提取出來(lái)后才能夠獲得檔案信息。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，更新?lián)Q代的速度越來(lái)越快，技術(shù)含量也越來(lái)越高。一方面這可以更好地促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理的發(fā)展，但是另一方面卻加大了電子化管理的難度。管理人員必須要適時(shí)更新計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)備，以跟上科技和時(shí)代的步伐，防止出現(xiàn)電子信息流失或者損毀的情況。此外，文件保存的格式越來(lái)越多樣化，這就導(dǎo)致工作人員在對(duì)電子信息和文件進(jìn)行提取的過(guò)程中可能需要經(jīng)過(guò)多道轉(zhuǎn)換手續(xù)，否則將有可能導(dǎo)致文件亂碼，無(wú)法有效讀取信息。

二、企業(yè)檔案電子化管理的解決策略

（一）提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的目的是采用高科技手段來(lái)提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的便利。但是企業(yè)檔案電子化管理必須要建立在保證企業(yè)檔案真實(shí)性和有效性的前提下。目前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的人能夠熟練掌握甚至精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，給企業(yè)檔案電子化管理帶來(lái)了一定的安全隱患。不法分子可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性。如何保證企業(yè)電子檔案的真實(shí)性和有效性是企業(yè)檔案電子化管理中的重要問(wèn)題，也是企業(yè)檔案電子化管理中的難點(diǎn)問(wèn)題，要做好這方面工作，首先需要企業(yè)能夠加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案電子化管理的信息技術(shù)支持，以技術(shù)性策略來(lái)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建構(gòu)完善的電子化檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府能夠出臺(tái)相關(guān)的政策，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的保護(hù)，約束網(wǎng)絡(luò)不法分子的行為。最后，還要求企業(yè)能夠?qū)嵭须p軌制檔案管理，即企業(yè)在實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的同時(shí)，也不能放松對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。這樣可以保證企業(yè)電子檔案被篡改或者流失后能夠及時(shí)采取有效措施來(lái)進(jìn)行彌補(bǔ)，保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性。

（二）加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入。要做好企業(yè)檔案電子化管理工作需要企業(yè)根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，加大相關(guān)投入。企業(yè)檔案電子化管理需要加大的投入包括以下幾個(gè)方面：1.加大技術(shù)投入。企業(yè)檔案電子化管理是以信息技術(shù)為支撐的，要保證企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效率，防止企業(yè)電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)不法分子的侵襲，企業(yè)必須要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的科技投入，通過(guò)不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)保證檔案管理的工作質(zhì)量。例如，企業(yè)需要引進(jìn)國(guó)際上先進(jìn)的防火墻技術(shù)和保密技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的安全保護(hù)。企業(yè)還需要適時(shí)更新檔案管理的硬件和軟件，防止因?yàn)榧夹g(shù)設(shè)備過(guò)于落后而給不法分子以可乘之機(jī)。2.加大人才投入。企業(yè)檔案電子化管理必須要求企業(yè)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。此外，企業(yè)檔案電子化管理工作還要求管理部門(mén)能夠根據(jù)電子檔案管理工作的特征，為檔案管理部門(mén)合理設(shè)置崗位和人員，如崗位應(yīng)該包括辦公室文員、檔案接收員、檔案輸入員等。每個(gè)崗位安排一至兩個(gè)員工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理的有序發(fā)展。

（三）做好電子檔案文件保管工作。電子檔案管理工作的另一個(gè)重點(diǎn)還在于加強(qiáng)對(duì)檔案文件的管理。從理論上來(lái)說(shuō)，電子檔案文件一旦歸檔，就可以永久性地保存，其具有保質(zhì)、保量的作用，在文件保管方面具有一定的優(yōu)勢(shì)。但是，由于電子信息系統(tǒng)受外界因素如空氣濕度、氣溫、熱度等影響較大，因此，在對(duì)電子檔案文件進(jìn)行保管時(shí)，管理人員一定要采取有效的措施，隔絕外界因素對(duì)電子檔案和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害。物理隔離的方法是企業(yè)檔案電子化管理過(guò)程中經(jīng)常使用的方法之一，其可以有效地將電子檔案管理的外界因素進(jìn)行隔離，防止網(wǎng)絡(luò)不法分子的入侵。此外，企業(yè)還需要做好管理工作。電子化檔案管理工作容易受到多種因素的影響，包括自然環(huán)境、人為因素等，這些危險(xiǎn)因素防不勝防，很有可能發(fā)生意外情況導(dǎo)致企業(yè)電子檔案流失或者受到損毀。因此，企業(yè)檔案管理人員在輸入電子文件的同時(shí)就要對(duì)文件進(jìn)行備份，做好安全防范工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下企業(yè)在電子化檔案管理過(guò)程中還存在不少問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題，提高企業(yè)檔案電子化管理的工作質(zhì)量和效益必須要求企業(yè)能夠提高電子化檔案管理的真實(shí)性和有效性，加大對(duì)企業(yè)電子化檔案管理的投入，并做好電子檔案文件保管工作。

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