淺談信息化條件下文書檔案的價值及保護

宋夏南

【摘要】在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，文書檔案管理工作變得越來越重要。因此做好辦公室文書檔案管理，保護文檔的價值，使其為其他各項工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了檔案價值和文書檔案的重要性，也提出了如何重視文書檔案管理的方法措施。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；文檔價值；管理

檔案是在人類的社會活動中形成的信息記錄，其能夠直接反映人類的生產(chǎn)活動，表現(xiàn)出人類的思維方式，將結(jié)果以文字、圖標(biāo)和聲像等形式表現(xiàn)出來。其中，文書檔案管理是歷史長河中非常重要的檔案管理方式之一，也是當(dāng)今機關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容。做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關(guān)單位持續(xù)發(fā)展，更會喪失檔案的價值。由此可見，信息化背景下更應(yīng)該重視文書檔案的管理，以此來保護檔案的價值，促進各方面工作的持續(xù)發(fā)展。

一、檔案價值

（一）檔案的憑證價值。檔案的憑證價值是檔案中最重要的價值，它是結(jié)合歷史的依據(jù)所形成的，所具有的價值更高。檔案的憑證價值記錄著歷史實物的特性，給現(xiàn)代社會提供著更加寶貴的價值，但是，隨著社會的不斷發(fā)展，許多的檔案管理者感受到檔案的憑證價值不利于現(xiàn)在社會的利用，難以給社會經(jīng)濟提供較好的支持。檔案憑證價值不利于利用主要有以下幾個方面：1.時效性。檔案的憑證價值就是將過去的歷史信息進行匯總、歸類，隨著時間的推移，檔案所具有的憑證價值也在不斷減少。比如在房屋權(quán)、土地權(quán)的使用上，隨著使用者的過世，這些使用權(quán)所呈現(xiàn)出來的檔案憑證價值就沒有了效益，所具有的價值也不多，因此，這些檔案的憑證價值也隨之消失。所以，檔案的憑證價值在某一段時間內(nèi)有著一定的利用效果，它所具有的時效性導(dǎo)致了檔案的憑證價值變小。2.專一性。檔案的憑證價值所體現(xiàn)出來的專一性主要是指檔案的使用者和有關(guān)價值的檔案是一對一的，即檔案的憑證價值只對和它有關(guān)的人或者事起著價值作用，對于不相干的人不起憑證價值作用。檔案的憑證價值所具有的專一性導(dǎo)致了檔案數(shù)量的增多，這樣只會增加檔案管理者的工作量，同時又不能較好地發(fā)揮檔案的憑證價值。3.區(qū)域性。檔案的憑證價值是針對某一個區(qū)域的，即A地的檔案就不對B地產(chǎn)生憑證價值，所以檔案的憑證價值所具有的區(qū)域性極強，對于一些異地的人來說就非常不方便。因此，在現(xiàn)在這個信息發(fā)達的社會，這樣的檔案利用方式難以得到保留。4.一次性。檔案是方便權(quán)益受到侵犯時所查看的，因此檔案的憑證價值一般是具有一次性的?？傊瑱n案的憑證價值所具有的這些不利因素，都會制約檔案憑證價值的發(fā)揮，限制了檔案的利用。

（二）檔案的情報價值。檔案的情報價值又稱為檔案的參考價值以及作用。檔案之所以具有較強的作用，就是因為它具有較強的情報價值，使用者可以參考檔案上所給出的作用和價值充分地做好工作，因此檔案對于使用者來說是一種重要的信息資源。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案的情報價值逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)移，將其轉(zhuǎn)移到了報刊上、書籍中、網(wǎng)頁信息中等，這樣的轉(zhuǎn)移只會導(dǎo)致檔案的情報價值利用率下降。無論是過去還是現(xiàn)在，檔案的存在方式都是紙質(zhì)的形式，過于的信息化只會將檔案的情報價值降低，最終影響檔案價值的利用。隨著網(wǎng)絡(luò)化不斷推進，政府也在不斷推動檔案向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，許多的檔案逐漸轉(zhuǎn)移到了網(wǎng)站上，檔案情報價值轉(zhuǎn)移速度在不斷加快，其本身的價值卻在不斷降低。

二、重視文書檔案管理

檔案的憑證價值和情報價值隨著時間的推進所體現(xiàn)出來的價值也不斷在降低，這就需要檔案管理人員進一步進行保護，提升檔案價值。在現(xiàn)代社會中，如何讓這些檔案價值更好地發(fā)揮在于檔案的管理，所以我們要更加重視，才能更好地利用和發(fā)揮其價值。

（一）明確文書檔案管理的意義。文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。檔案來源于對工作文件的有效提取和整理，而工作文件是在機關(guān)文書工作過程中形成和處理的，因此工作文件的質(zhì)量將會直接對檔案資料的質(zhì)量和管理產(chǎn)生一定的影響，也就是說，檔案管理工作的前提是機關(guān)文書的管理，所以，抓好機關(guān)文書工作就是搞好機關(guān)文檔文件的關(guān)鍵。

（二）開展文書檔案管理的措施。1.完善管理制度。一套科學(xué)、合理的文書檔案管理制度是保障檔案管理工作高效開展的關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位要針對當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的主要問題進行探究，針對其中不合理之處出臺合理的整改措施，逐步彌補文書檔案管理制度中的漏洞，還要針對單位實際情況進一步對文書檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責(zé)分工制度，從而在制度上規(guī)范文書檔案管理工作的高效運行。另一方面，也要定期對檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)表現(xiàn)進行測評，并逐步完善獎罰機制，促使文檔管理走向制度化和規(guī)范化，保證檔案的憑證價值。2.及時接收處理。一份文書文件收集和處理的質(zhì)量可以直接反映出領(lǐng)導(dǎo)人擬辦工作是否正確及時，承辦人承辦得是否準(zhǔn)確無誤，這同樣也是提高基層單位文書資料工作的重要表現(xiàn)。然后收到的文書資料能夠有效地在機關(guān)內(nèi)部進行運轉(zhuǎn)，還在于基層單位的文書管理人員能否及時準(zhǔn)確地對文書資料進行重要內(nèi)容的提取和傳閱以及催辦。一般按照規(guī)定，當(dāng)天接到的文件，當(dāng)天就要及時地進行批辦和審閱，文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意和批辦后，文書管理工作人員就要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的批示，進行不同部門之間的傳閱?？偠灾挥羞@樣，才能有效地保證在當(dāng)前的基層單位文書接受和處理工作中避免出現(xiàn)文件延遲處理、文件積累、互相推諉、辦事效率低的不良現(xiàn)象。3.集中統(tǒng)一管理。文書文件集中統(tǒng)一管理是保證文件的安全性和及時性以及準(zhǔn)確性的關(guān)鍵，也是保證歸檔文件齊全、完整的前提，在一個單位當(dāng)中，以單位的名義進行收錄的文件，必須要由相應(yīng)的文書管理負責(zé)人員進行統(tǒng)一的收拆、登記、分送并記錄在冊，收錄文件不多的單位，可以采取按照每周、每月根據(jù)文件收錄的密度來進行時間上的劃分，可以一年使用一個流水編號，進行登記和處理，等待資料全部處理完畢后，及時地對其進行回收和整理。這也是保障檔案的憑證價值的重要方法之一。4.提高人員素質(zhì)。做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要構(gòu)建完善的管理體制，運用好方法，更需要努力提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。通過定期培訓(xùn)和繼續(xù)教育，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平和管理能力，全面提升文書檔案管理人員的自身素質(zhì)，增強檔案管理人員的責(zé)任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好基層文書檔案管理工作，努力提高文書檔案管理水平，為文書檔案工作的順利開展起到積極的促進作用。這一點也能夠進一步提高檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的實用價值。

三、結(jié)束語

文書檔案管理工作的實施質(zhì)量在很大程度上決定了機關(guān)單位的實際運行效率以及服務(wù)質(zhì)量，重視提升文書檔案管理質(zhì)量在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的大背景下具有重要的現(xiàn)實意義。在文書檔案的管理工作中，由于受到傳統(tǒng)文書檔案管理工作的制約，當(dāng)前工作還存在很多不足，如管理人員自身素質(zhì)不高、檔案管理意識和材料管理意識不強，這些問題的存在都在一定程度上影響著檔案管理工作利用效率。因此，我們一定要重視文書檔案管理，提升人員素質(zhì)，通過多種手段促進檔案管理工作的發(fā)展，保證檔案的實際價值。

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