對(duì)人事檔案社會(huì)化管理模式的探討

劉皓

【摘要】人事檔案是職工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，是人事部門為職工提供人事服務(wù)的基礎(chǔ)性資料。承受著人事制度改革的不斷深入，干部公開(kāi)選拔、實(shí)績(jī)考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制已逐步形成。原有人事檔案包含的信息量、管理手段及附加功能等，已經(jīng)不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。為適應(yīng)這一發(fā)展，人事檔案工作必須形成與之配套的管理模式。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；社會(huì)化；管理模式

一、人事檔案社會(huì)化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求

人事檔案的社會(huì)化管理是承載著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與現(xiàn)代化的進(jìn)程和發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，社會(huì)差異成分越來(lái)越多的情況下，建立的一種新的管理模式。它符合人事檔案制度的公共政策創(chuàng)新：必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展。所謂“契約化”就是明確事業(yè)單位人員的公共雇員地位，強(qiáng)調(diào)其權(quán)利和義務(wù)的對(duì)稱；所謂“社會(huì)化”，就是契約型的人事檔案可以交給社會(huì)中介如人才市場(chǎng)去管理，公共權(quán)力部門、公共事業(yè)單位和公共雇員只能“袖手旁觀”，既做到公正又節(jié)約成本；所謂“電子化”，就是通過(guò)電子手段建立個(gè)人征信體系和社會(huì)信用制度；所謂“法制化”，就是必須按照憲法及

《公務(wù)員法》《勞動(dòng)法》《保密法》等法律進(jìn)行人事制度改革和人事管理。因此，這種管理模式具有：機(jī)構(gòu)和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性，人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性，目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理，這預(yù)示著更大范圍人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢(shì)，更有利于人才流動(dòng)、人盡其才，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理，是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的必然產(chǎn)物。

（一）管理機(jī)構(gòu)和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人事檔案一直作為組織人事部門的內(nèi)部檔案管理體系在運(yùn)行，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位組織人事等部門，按照黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和使用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)的重要依據(jù)。出于維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等因素的綜合考慮，我國(guó)在干部人事檔案的管理和利用方面，在保密和開(kāi)放關(guān)系的處理上，一直存在著過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密的神秘主義的傾向，奉行的是內(nèi)向型、封閉式的管理模式。在經(jīng)濟(jì)日益市場(chǎng)化和政治日益民主化的今天，人事檔案制度強(qiáng)調(diào)檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性也屢受挑戰(zhàn)，這種傳統(tǒng)的人事檔案制度的政策性缺陷已經(jīng)顯露無(wú)疑，它的負(fù)功能愈加明顯。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與傳統(tǒng)的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)動(dòng)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然要具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，而適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件建立的社會(huì)化人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省、地市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是僅僅管理本單位人事檔案。而是面向社會(huì)，管理對(duì)象包括該地區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。

（二）檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供，往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，檔案來(lái)源單一，管理對(duì)象僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單，而社會(huì)化的人事檔案管理，管理對(duì)象來(lái)自該地范圍內(nèi)各類人員，而每位人員身份不同，集中起來(lái)顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也更顯豐富多樣。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，無(wú)論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員以及畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不容忽略人事檔案的利用。在人才流動(dòng)日趨頻繁的當(dāng)今社會(huì)，人們的知識(shí)在更新、觀念在更新。承受著單位人變成社會(huì)人，職工本人有時(shí)需要通過(guò)其人事檔案了解自身情況，從不敢過(guò)問(wèn)自己的檔案內(nèi)容到要求適當(dāng)向社會(huì)開(kāi)放人事檔案的內(nèi)容，人事檔案信息服務(wù)的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。相對(duì)而言，人事檔案寄存在原工作單位的檔案部門，在辦理出具各類證明材料時(shí)有諸多不便，而人事檔案社會(huì)化管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性，已得到越來(lái)越多業(yè)內(nèi)人士的肯定和認(rèn)可。

（三）管理方式和服務(wù)方式的開(kāi)放性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理方式和服務(wù)方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界人才信息交流，由單一途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。從信息管理的角度考慮，人事檔案在本質(zhì)上代表社會(huì)對(duì)某個(gè)個(gè)體的一種文字記錄，是各級(jí)組織人事部門考查、培養(yǎng)、使用和向外提供相關(guān)數(shù)據(jù)的原始依據(jù)。就當(dāng)前人事檔案收集的材料來(lái)說(shuō)，主要分為：（1）履歷材料；（2）自傳材料；（3）鑒定、考核、考察材料；（4）學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績(jī)、培訓(xùn)成績(jī)表和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料）；（5）參加中國(guó)共產(chǎn)黨、青年團(tuán)及民主黨派的材料；（6）獎(jiǎng)勵(lì)材料；（7）處分材料；（8）錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休退職材料；（9）各種代表會(huì)登記表；（10）其他可供組織上參考的材料等。其內(nèi)容基本都是當(dāng)事者自己書(shū)寫(xiě)和組織人事部門在考查干部、入黨、入團(tuán)、增加工資和錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、出國(guó)、退（離）休退職辦理手續(xù)中形成的原始材料，這些材料都很珍貴，但大多都不需要保密。如果將這些人事檔案全部納入到社會(huì)化管理，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)手段，使人事檔案利用電子化，配備檔案專業(yè)管理人員對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，從而代替?zhèn)鹘y(tǒng)手段，將減少人為因素，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的共享性、互換性、傳遞性，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。

二、人事檔案社會(huì)化管理，對(duì)現(xiàn)代管理模式的補(bǔ)充

人事檔案社會(huì)化開(kāi)放管理模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理處于并存發(fā)展階段。1.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)管理，比較封閉和內(nèi)向，在過(guò)去人事檔案管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中的唯一模式，而應(yīng)更新、改革，建立新的模式。新的社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式，是對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。2.兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用，具有優(yōu)勢(shì)。但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大。新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。因此，在充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。3.社會(huì)化開(kāi)放式管理模式主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理。由于流動(dòng)人員大多是辭職、辭退、脫離原單位和沒(méi)有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案而言，具有一定特點(diǎn)，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。流動(dòng)人員一般沒(méi)有固定的單位，工作變動(dòng)較大，與原單位沒(méi)什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級(jí)以上政府所屬的人才交流中心管理。這種機(jī)構(gòu)具有社會(huì)性、開(kāi)放性與市場(chǎng)性的特點(diǎn)，適用于社會(huì)化開(kāi)放式檔案管理模式。但有的人才市場(chǎng)不規(guī)范，在流動(dòng)人事檔案管理中存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步改進(jìn)。

三、對(duì)人事檔案社會(huì)化管理新模式的展望

21世紀(jì)是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將成為可能。今后我國(guó)政府機(jī)構(gòu)改革的幅度和力度將進(jìn)一步加大，機(jī)構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、合署辦公、聯(lián)合辦學(xué)的大口徑管理方式將被采用，小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時(shí)，政治體制改革的深化，會(huì)使政府對(duì)人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒(méi)有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)。人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式可能成為一種通用的管理模在，同時(shí)這些人員“干部本位”逐漸淡化并趨于消失，政治身份級(jí)別看得并不重要，因此不可能也不必要嚴(yán)格按照干部、職工等級(jí)，由組織人事部門分管管理，完全可以實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理模式。另外，傳統(tǒng)的人事檔案與戶籍管理，對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長(zhǎng)特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走。如果建立人事檔案社會(huì)化開(kāi)放式管理模式，每個(gè)人是社會(huì)人而不只是單位人，每個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問(wèn)題都可以解決?？梢?jiàn)，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式是非常必要的。

總之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和發(fā)展，必將對(duì)人事檔案管理的特色提出更高的要求，也只有不斷加強(qiáng)人事檔案的特色建設(shè)，才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。目前，我國(guó)人事檔案部門實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式管理，盡管在現(xiàn)階段主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理，但今后在更大范圍內(nèi)、更多類別的人事檔案管理中也是適用的。這種管理模式的拓展，會(huì)更好地服務(wù)于社會(huì)。

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