處理好辦公室工作和檔案管理工作的幾個(gè)關(guān)系

王運(yùn)德

【摘要】基層很多企事業(yè)單位的檔案管理工作由兼職檔案管理人員承擔(dān)，其中，又有很大一部分兼職檔案管理人員同時(shí)從事辦公室工作。如何處理辦公室工作和檔案管理工作的關(guān)系，就成了這部分人員面臨的一個(gè)問題。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；檔案管理工作；關(guān)系

實(shí)際工作中，除了專門的檔案機(jī)構(gòu)和一些大的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位配備專職檔案管理人員之外，很大一部分單位的檔案管理工作由兼職檔案管理人員承擔(dān)，這其中，又有很大一部分兼職檔案管理人員同時(shí)從事辦公室工作。如何處理辦公室工作和檔案管理工作的關(guān)系，就成了這部分人員面臨的一個(gè)問題。下面，筆者結(jié)合工作體會(huì)談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、辦公室人員從事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

辦公室工作職責(zé)和辦公室人員工作的具體內(nèi)容，從一定意義上說都有利于兼職從事檔案管理工作。

（一）辦公室部門職責(zé)，有利于做好檔案工作。辦公室作為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞和核心機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)可以分為三個(gè)方面：管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)。管理，包括對(duì)辦公室自身的管理和對(duì)整個(gè)單位的管理；協(xié)調(diào)，主要協(xié)調(diào)各個(gè)部門（處室），形成工作合力，更好地完成整個(gè)單位的工作任務(wù)；服務(wù)，就是做好后勤服務(wù)工作，為整個(gè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。在履行這些職責(zé)的過程中，與各個(gè)部門形成了很好的合作和配合關(guān)系，特別是在協(xié)調(diào)工作過程中，對(duì)整個(gè)單位和各個(gè)部門的工作都有所了解，對(duì)各個(gè)部門在什么時(shí)間節(jié)點(diǎn)一般能夠產(chǎn)生哪些材料，這些材料中哪些需要?dú)w檔等情況比較熟悉，可以在協(xié)調(diào)工作的過程中，及時(shí)督促各個(gè)部門做好檔案收集工作。同時(shí)，檔案工作本身受辦公室的領(lǐng)導(dǎo)， 督促和指導(dǎo)做好檔案工作，也是名正言順的，更容易指導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案工作。

（二）工作內(nèi)容交叉，有利于檔案收集。檔案收集工作是檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實(shí)際的物質(zhì)對(duì)象，是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)。檔案收集工作質(zhì)量的高低，會(huì)直接影響到檔案業(yè)務(wù)工作的其它環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。在一般的機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，檔案工作的主要內(nèi)容是整理和保存上級(jí)來文和本單位的文件、資料。對(duì)于上級(jí)來文，收文、傳閱、催辦都由辦公室文書負(fù)責(zé)，在文件辦理完畢后，對(duì)需要存檔的文件資料就可以及時(shí)收集，以備歸檔。本級(jí)單位產(chǎn)生的檔案，主要以黨群工作類、行政管理工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類四大類文書檔案為主。其中的黨群和行政管理工作，比如，黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利等，大多由辦公室負(fù)責(zé)。工作中所形成的各種方案、記錄、總結(jié)、各種報(bào)表等，大多出自辦公室人員之手，在日常工作中，及時(shí)對(duì)工作中形成的各類資料、材料進(jìn)行收集、整理，等文件、材料辦理完畢，就可以在辦公室對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類整理，以備歸檔，可以保證檔案收集的及時(shí)性和完整性。同時(shí)，大多數(shù)單位由辦公室文書從事檔案管理工作，更為檔案收集工作提供了便利。

二、從事辦公室工作和檔案工作需處理好的關(guān)系

辦公室工作頭緒繁多、事務(wù)繁雜，需要理得清、理得順、做得勤、做得整。而檔案管理工作需要掌握一定的檔案知識(shí)，工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)，這兩項(xiàng)工作有互相促進(jìn)也有矛盾之處，就需要在工作中處理好下面幾個(gè)關(guān)系。

（一）處理好學(xué)習(xí)的關(guān)系。學(xué)無止境，信息時(shí)代的到來，知識(shí)更迭的速度也越來越快，每個(gè)人除了具有豐富的綜合性知識(shí)外，還要具備豐富的專業(yè)知識(shí)，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗。這就要求每個(gè)人要不斷學(xué)習(xí)，作為從事辦公室工作又從事檔案管理的人員，除了參加政治理論和與單位有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)之外，還要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)。初任檔案管理工作，可能覺得沒有頭緒，覺得要學(xué)習(xí)的東西很多，然而，檔案管理也是一門學(xué)問，內(nèi)容豐富，不可能一下子全掌握。這就要“實(shí)用主義”，即先學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，然后根據(jù)單位特點(diǎn)和工作需要，學(xué)習(xí)文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案管理的要求和規(guī)范，先使自己能夠開展檔案管理工作。最后，全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使自己成為一名兼職且專業(yè)的檔案管理人員。

（二）處理好工作的關(guān)系。檔案集中整理工作一般在年底或年初進(jìn)行，而這時(shí)候，正是辦公室進(jìn)行各種工作總結(jié)、迎接各種檢查、考核，或是制定工作計(jì)劃、對(duì)全年工作進(jìn)行安排部署最繁忙的階段，往往需要準(zhǔn)備各種材料、會(huì)議等。這就需要統(tǒng)籌處理好辦公室工作和檔案管理工作的關(guān)系，對(duì)這段時(shí)間的工作進(jìn)行梳理，安排出時(shí)間表，分清主次、明確時(shí)限，避免因?yàn)楣ぷ鞫喽a(chǎn)生遺漏或者工作紕漏，影響工作進(jìn)展。同時(shí)，要抓住年底工作總結(jié)的時(shí)機(jī)，對(duì)各種資料進(jìn)行整理、歸檔，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)將該歸檔的歸檔，能歸檔的歸檔。從這個(gè)意義上說，處理好這兩項(xiàng)工作的關(guān)系，有相互促進(jìn)的作用。

（三）處理好人際關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)各項(xiàng)工作的有效途徑之一，檔案管理工作也不例外。實(shí)際工作中，不同程度存在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠和重辦公室工作輕檔案管理工作的現(xiàn)象。作為從事兩項(xiàng)工作的人員，要多向主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，爭(zhēng)取他們?cè)谟布?、工作分工、人員調(diào)配等方面的支持，為順利開展檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。還要處理好與辦公室主任的關(guān)系，辦公室主任作為辦公室工作和檔案管理工作的直接指揮者，一是要爭(zhēng)取他對(duì)檔案管理工作的重視和支持，還要通過他積極協(xié)調(diào)、安排有關(guān)部門和科室重視檔案管理工作，及時(shí)將有關(guān)材料進(jìn)行整理、歸檔。最后，要處理好與同事的關(guān)系，對(duì)辦公室內(nèi)部工作人員，要做到分工不分家，團(tuán)結(jié)協(xié)作，積極贏得同事的幫助和支持。對(duì)其他部門的同事，要經(jīng)常交流，在職責(zé)和制度允許的范圍內(nèi)，積極為他們提供便利，取得他們對(duì)檔案工作的理解，能夠按時(shí)完成檔案收集、整理等工作任務(wù)。