檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究

楊海燕

【摘要】在檔案管理中逐漸出現(xiàn)了信息化的管理方式，依托于計算機的大容量儲存和快速的信息處理手段，使檔案管理工作更加科學規(guī)范。文章首先簡要介紹了檔案信息化管理存在的天然優(yōu)勢。其次，分析了目前檔案信息化管理存在的安全問題。最后，針對安全問題提出了行之有效的管理措施，促進信息化的進一步深入。

【關鍵詞】檔案；信息化管理；優(yōu)勢；安全問題；對策

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在數(shù)據(jù)的保存和記錄上由于人工的參與難免會出現(xiàn)偏差。信息技術的應用，給檔案管理提供了新的思路，同時也給管理人員帶來了極大的便利。21世紀是信息時代，檔案作為信息數(shù)據(jù)的集合規(guī)模也較以往更大，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不再適用。在企業(yè)中，為了適應日益增長的檔案管理需求，進行信息化模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)迫在眉睫。

一、檔案信息化管理影響因素分析

（一）網(wǎng)絡安全因素。網(wǎng)絡安全問題一直是信息技術業(yè)內(nèi)老生常談的問題，這是由于信息技術本身開放性造成的先天缺陷。隨著信息技術的不斷普及，互聯(lián)網(wǎng)用戶的規(guī)模水漲船高。部分別有用心的人利用互聯(lián)網(wǎng)存在的漏洞大肆牟利，制作出木馬和病毒來控制和監(jiān)視其它的電腦設備。鉆完井參數(shù)涉及到鉆井工程施工的具體方案，對鉆完井技術以及管道尺寸的選用都有著直接的關聯(lián)。若是受到病毒的影響而造成了數(shù)據(jù)的遺失，那就必須重新進行勘探測量。這樣一來，不僅造成了大量的返工給工作人員造成負擔，同時也會耽誤工程進度，給項目的總體計劃造成干擾。

（二）不當操作的影響。檔案的信息化管理雖然更多的借助于計算機和專業(yè)的軟件，但是在具體操作中仍離不開管理人員的錄入。因此，管理人員的操作直接影響到數(shù)據(jù)的真實性和準確性，部分管理人員由于個人疏忽而造成的數(shù)據(jù)失真問題也不少見。在具體的應用過程中，部分檔案管理人員過分信賴信息化管理模式。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）充分挖掘數(shù)據(jù)價值。信息化管理方法，這是在信息化平臺的基礎上，依托于專門的數(shù)據(jù)庫以及軟件對數(shù)據(jù)進行保存。這種方式，有效簡化了檔案管理的工序，通過軟件用戶端的截面引導，可以輕松完成工作。在使用和查詢的過程中，也能通過關鍵字的檢索，迅速查找出某一年限或者某一油田的具體情況，極大便利了鉆完井技術的實施。由此可見，檔案信息化管理能夠改善數(shù)據(jù)信息的利用情況，對數(shù)據(jù)發(fā)揮作用有著十分重要的意義。

（二）符合環(huán)保的理念。在傳統(tǒng)的檔案管理中必須依賴于紙張的利用，造成了不必要的資源浪費。眾所周知，紙通常是由樹木來制造的，因此在這個過程中就意味著對生態(tài)造成了極大的破壞。為了適應當下可持續(xù)發(fā)展理念的要求，轉(zhuǎn)變發(fā)展模式減少對紙張的應用甚至是發(fā)展無紙化辦公已經(jīng)成為了社會發(fā)展的趨勢。近些年，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，對于能源的需求量更是與日俱增。在市場導向的刺激下，鉆井工程也在全國各地得到了開展；在如此規(guī)模下，鉆完井數(shù)據(jù)的檔案就呈現(xiàn)出不斷增大的趨勢，再使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不合時宜。信息化管理模式下，虛擬數(shù)據(jù)庫與實體紙質(zhì)檔案靈活使用，減少了對紙張的消耗，積極承擔了石油企業(yè)的社會責任。

（三）傳輸共享更方便。檔案信息化管理還能促進數(shù)據(jù)的傳輸和共享，給鉆完井施工提供極大的便利。在過去，施工人員在調(diào)用單井參數(shù)檔案時，需要經(jīng)過報備，然后是層層領導的審批，最終得到檔案時已經(jīng)造成了大量工期的延誤。鉆井工程建設涉及到石油企業(yè)的發(fā)展，同時對于我國的能源供應也有著十分重要的影響。滯后的檔案管理方式，給行業(yè)的發(fā)展造成了很大的制約，同時紙張的數(shù)據(jù)幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)到施工方可能已經(jīng)不完善，甚至會出現(xiàn)一定的偏差。

三、促進檔案信息化管理的主要辦法

（一）完善管理制度。針對前文提到的諸多安全問題，為了促進檔案信息化的進一步發(fā)展，就必須建立完善的管理制度。正所謂無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)將檔案管理中的具體責權進行細分，并明確在管理中的具體操作準則。依托于制度化的建設，提高管理人員對工作的重視，有效確保檔案管理工作安全可靠進行。首先，根據(jù)崗位和分工對管理人員提出具體的工作要求。將檔案管理的操作落實到個人，這樣才能保證數(shù)據(jù)的真實可靠。其次，對于重要的數(shù)據(jù)要進行及時的備份。在信息化管理中，數(shù)據(jù)的遺失意味著必須要重新進行數(shù)據(jù)采集，這將給企業(yè)工作帶來很大的負擔。通過備份的方式，有效解決了這個問題，而且在具體操作上也非常簡單。最后，對檔案進行監(jiān)督管理。鉆完井參數(shù)涉及到油井工程的施工，是石油企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，進行有效的監(jiān)督管理能夠避免數(shù)據(jù)的遺失和外泄。

（二）強化管理技術。信息化管理方式離不開技術的支持，管理人員應該具備相應的基礎知識。筆者建議，石油企業(yè)可以聘請專門的技術人員來搭建數(shù)據(jù)庫平臺。同時對具體的管理人員也應該進行定期的培訓，在培訓的過程中讓他們對于信息化管理有一個全面的認識。由于我國檔案信息化管理起步較晚，相關工作人員的專業(yè)技能還不夠扎實。因此，在未來很長一段時間里都需要不停地創(chuàng)新和學習，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理的目標。

四、結論

綜上所述，檔案信息化管理能夠充分挖掘數(shù)據(jù)價值，給鉆井工程提供相應的指導。同時也極大地提高了檔案管理工作效率，幫助石油企業(yè)控制成本。因此，石油企業(yè)應該不斷完善檔案管理制度，以更成熟的技術保障我國的能源供應。

【參考文獻】

[1]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及其相關安全問題分析[J].黑龍江科技信息，2016（12）.