檔案管理的安全保密及信息化檔案管理分析

毛英女

摘 要：檔案是日前人們生活之中必不可少的一種傳統(tǒng)媒介資料，由于近年來我國經(jīng)濟在不斷的快速發(fā)展，因此檔案的數(shù)量也在逐漸增多，在這種情況之下，對檔案進行合理化的管理以及進行信息化的嘗試能夠避免一些不必要的問題出現(xiàn)，本文將從三個方面對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化檔案管理

在現(xiàn)有的檔案行業(yè)之中，檔案的管理還或多或少的存在一些問題，有許多檔案管理人員對信息的輸入掌握的不夠，還有一些是問題由于職業(yè)素質(zhì)缺失而導(dǎo)致的檔案丟失、泄露等問題，檔案從某種程度上來說關(guān)乎到一些重要的決策，檔案的存在是必不可少的，因此本文將對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行分析。

一、檔案管理安全保密及信息化檔案管理的重要意義和必要性

檔案的存在主要是為了記錄一些重要的事情，比如說：個人經(jīng)歷、某件事情的前因后果等，這種記錄能夠幫助人們在一些事情出現(xiàn)時做出必要的判斷，檔案的存在是不可避免，我國自新中國成立以來就保存了許多檔案，這些檔案記錄的事情也都各有特點，通過查閱這些檔案能夠為我國的繼續(xù)發(fā)展、社會主義建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展有一定的借鑒作用，因此對檔案進行合理化的管理是十分有必要的。檔案一直是國家重點關(guān)注的一個項目，檔案記錄是時間就是在記錄歷史，記錄一些重要事件、重要人物。學(xué)生有學(xué)生檔案，成人有工作檔案，人生經(jīng)歷都在檔案中記錄，檔案是重要的記錄辦法，最開始的檔案都利用紙質(zhì)媒介，隨著時代和科技的進步，大部分領(lǐng)域都已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化辦公，檔案在管理起來十分困難，檔案的種類比較繁雜，信息量較大，因此我們需要對檔案進行信息化管理，使得檔案管理變得更加簡單、快捷，讓檔案的安全保密工作變得更加能夠?qū)崿F(xiàn)，總而言之，檔案管理安全保密以及信息化檔案管理具有十分重要的意義。

二、目前在檔案管理安全保密及信息化檔案管理之中出現(xiàn)的一些問題

（一）檔案管理人才、信息缺乏

我國的信息化管理雖然目前被大多數(shù)行業(yè)所重視，但是由于信息化管理的發(fā)展時間并不是很長，互聯(lián)網(wǎng)的普及時間也并不是很長，因此在檔案管理這個領(lǐng)域之中，大部分有關(guān)檔案安全保密及信息化管理的資料信息都是比較缺乏的，缺乏基本的管理技術(shù)、管理信息，在進行檔案的安全保密及信息化管理時，就很容易走彎路，降低工作效率，除此之外，目前大部分的檔案管理人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，這些人員之中大部分是由其他部門借調(diào)過來的，這種情況就會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)一定的問題，檔案管理行業(yè)本身就是一個較為傳統(tǒng)的行業(yè)，最開始進行檔案管理時，大部分的管理工作都借助人力來完成，如果檔案管理的工作人員缺乏管理的邏輯性及相關(guān)意識，那么在進行管理時，就很有可能會造成檔案的混亂。

（二）相關(guān)人員缺乏保密意識及信息化檔案管理觀念

檔案的安全保密并不是近年來才出現(xiàn)的概念，在某些領(lǐng)域之中，相關(guān)的檔案可能因為涉及到國家決策、科技機密，因此在進行管理時就必須嚴(yán)防死守，保證檔案不被泄露。目前的互聯(lián)網(wǎng)、信息化已經(jīng)開始逐漸普及，檔案作為一個記錄重要文件的媒介來說，加快信息化進程的腳步也是十分重要的。但是就目前而言，檔案管理行業(yè)之中缺乏專業(yè)的人才，這主要是因為我國的早些年并沒有設(shè)立專門培養(yǎng)檔案管理專業(yè)培養(yǎng)相應(yīng)的人才，大多檔案管理的從業(yè)人員都缺乏基本的檔案管理知識，對于安全保密以及信息化技術(shù)的專業(yè)知識都比較缺乏，在目前這個快速發(fā)展的時代之中，缺乏信息化的觀念就意味著行業(yè)正在落后，因此我們需要培養(yǎng)相關(guān)人員的信息化和保密意識。

（三）管理制度缺失

檔案管理一直是一個較為冷門的行業(yè)，目前我國的信息化、互聯(lián)網(wǎng)化已經(jīng)逐漸變得完善，但是檔案的管理制度、信息化管理方案仍舊不夠全面，在目前這個快速發(fā)展的社會之中，如果一個行業(yè)仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，那么在不久的將來，檔案管理行業(yè)可能就會出現(xiàn)問題。檔案管理并不是一項簡單的工作，檔案的管理是進行重大決策的參考依據(jù)、進行科學(xué)研究時能夠快速查閱到的基本資料，由于檔案的類型較為復(fù)雜，數(shù)量還十分龐大，因此進行檔案的管理其實并不容易，由于我國的檔案管理制度一直不受重視，在目前高速發(fā)展的社會之中，檔案的管理制度缺失很有可能會造成十分嚴(yán)重的后果。因此在這種情況之下，對信息化管理檔案的管理制度進行一定的制定就顯得十分有必要。

三、檔案管理安全保密及信息化檔案管理出現(xiàn)問題的解決對策

（一）培養(yǎng)新型檔案管理人才，提高相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)，加強信息咨詢

檔案人才的缺失是目前檔案管理行業(yè)面對的較為嚴(yán)重的問題之一，如果我們想要快速改進檔案管理行業(yè)，促進其進行快速發(fā)展，讓檔案管理的安全保密及信息化檔案管理成為現(xiàn)實，我們就需要引進大量的檔案管理人才。目前人才輸出最多的地方是高校，因此檔案管理部門可以與高校簽訂協(xié)議，引進大量的專業(yè)人才來充實檔案管理領(lǐng)域，專業(yè)人才的引進能夠凈化檔案管理行業(yè)，提高管理人員的整體素質(zhì)，當(dāng)專業(yè)人才進行檔案管理領(lǐng)域之后，他們能夠帶來一些新的信息咨詢，充實檔案管理基本信息，檔案的信息化管理需要由專業(yè)的人才來完成，除此之外，對已有的檔案人員進行專業(yè)知識的普及和培訓(xùn)，熟悉相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)的操作和運作原理，能夠促進檔案信息化管理，從而實現(xiàn)安全保密。

（二）培養(yǎng)保密意識及信息化檔案管理觀念、加強安全管理

檔案的安全保密需要借助信息化來完成，而信息化是近年來才出現(xiàn)的一種新技術(shù)，如果我們想要進行檔案的安全保密，首先需要對檔案管理的工作人員的相關(guān)技術(shù)及觀念進行培訓(xùn)，保證相關(guān)的工作人員都了解檔案的信息化及安全保密的基本信息，某些檔案由于其特殊性，里面所包含的信息可能十分重要以及機密，因此保證每個檔案管理的工作人員都能夠知道檔案安全保密的重要性，對相關(guān)的工作人員進行定期的培訓(xùn)，保證工作人員的知識是及時的、有用的。除此之外，檔案的管理還需要多個部門同時配合來完成，加強安全管理，制定一系列的內(nèi)部措施。

（三）改進管理制度

檔案管理制度的空缺是由于目前信息時代的快速發(fā)展所造成的，因此在這種情況之下，改進管理制度是十分必要的，它能夠減輕檔案管理人員的工作量，提高相關(guān)人員查閱檔案的效率，使檔案保密變得更加方便、快捷。目前大多數(shù)的檔案管理仍舊沿用傳統(tǒng)檔案管理的步驟，由于時代的不斷變化，這些檔案管理步驟會顯得十分老舊，某些條例可能會顯得不合時宜，首先我們可以建立檔案管理的基本團隊，由不同的職位和角色構(gòu)成，形成基本的監(jiān)督體系，這樣一來能夠提高檔案管理信息化的進程，使檔案的安全保密成為可能，之后有關(guān)部門加強安全管理，促進檔案管理的進一步發(fā)展，最后參考多種文獻，根據(jù)目前的國情來制定檔案管理的基本制度，將檔案管理的信息化、安全保密作為第一位，依據(jù)此來進行參考，改進現(xiàn)有的管理制度，促進檔案管理信息化的進步和發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案的管理比較復(fù)雜繁瑣，相關(guān)人員在真正開展工作時，往往需要投入很多的時間和很大的精力，信息化的利用能夠減少工作人員的工作時間，檔案的安全保密是整體檔案管理之中的重中之重，利用信息化完成檔案管理，能夠快速有效的幫助檔案管理進一步成熟，本文從三個方面簡單敘述了目前在檔案安全保密和信息化管理之中存在的問題，并且就相應(yīng)的問題提出了解決對策。

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