芻議事業(yè)單位檔案工作的目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)

程彩娥　宋尚成

摘 要：目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)是衡量檔案管理工作內(nèi)容的重要指標(biāo)，也是幫助檔案管理工作提升工作質(zhì)量、增強(qiáng)服務(wù)水平的有效方法。文章從檔案管理與考評(píng)定級(jí)的實(shí)際意義出發(fā)，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行分析，并就事業(yè)單位檔案管理考評(píng)定級(jí)的工作方法展開(kāi)的全面論述，在強(qiáng)化意識(shí)、建立制度、完善方法、搭建平臺(tái)、補(bǔ)充硬件、開(kāi)發(fā)館藏六個(gè)方面進(jìn)行深入的探討，為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；目標(biāo)管理；考級(jí)評(píng)定

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位隨著時(shí)代的推進(jìn)不斷向前發(fā)展，檔案工作作為記錄事業(yè)單位發(fā)展點(diǎn)滴的重要工作內(nèi)容，在事業(yè)單位進(jìn)行重大決策的制定中發(fā)揮著積極作用。為了使事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮出更具時(shí)效性的功能，必須通過(guò)具體的考評(píng)定級(jí)與目標(biāo)管理的方法，實(shí)現(xiàn)其職能作用的升級(jí)。因此，就應(yīng)當(dāng)率先目標(biāo)管理與考評(píng)的具體意義進(jìn)行探討，以期對(duì)其進(jìn)行更為全面的理解和應(yīng)用。

一、檔案工作目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)的意義

首先，對(duì)檔案工作進(jìn)行考評(píng)定級(jí)與目標(biāo)管理，是推動(dòng)檔案管理水平向著科學(xué)化發(fā)展的基礎(chǔ)動(dòng)力。以往，檔案管理部門(mén)由于受到工作性質(zhì)與傳統(tǒng)方法的制約，不愿與其他部門(mén)或是直屬管理層進(jìn)行溝通，這一點(diǎn)阻礙了其功能性水平的發(fā)揮。而在執(zhí)行考評(píng)定級(jí)與目標(biāo)管理之后，對(duì)于檔案工作的具體內(nèi)容有了明確的規(guī)定，這一點(diǎn)，無(wú)論是在工作方法還是硬件設(shè)施上都有了較高的要求，甚至對(duì)于工作人員自身，也必須順應(yīng)工作內(nèi)容的升級(jí)而不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)和深造。

其次，檔案工作的目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)工作，是促進(jìn)管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的重要途徑。在國(guó)家出臺(tái)的“檔案工作目標(biāo)管理方案”中，對(duì)于每一項(xiàng)工作細(xì)則都有著明確且具體的要求，并通過(guò)嚴(yán)格的考評(píng)定級(jí)對(duì)其進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)，這也使得整個(gè)檔案管理崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)得到了統(tǒng)一，將規(guī)范化有效的落實(shí)到實(shí)際工作中。并且，在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下，激勵(lì)著檔案管理工作者，不斷完善自身的工作方法，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作經(jīng)驗(yàn)的全面提升。

二、開(kāi)展事業(yè)單位檔案考評(píng)定級(jí)工作的有效方法

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位管理層對(duì)檔案考評(píng)的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位檔案的內(nèi)容主要包含內(nèi)部員工的基本信息以及事業(yè)單位發(fā)展中積累的資源信息，這些內(nèi)容在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中起到基礎(chǔ)的指導(dǎo)作用。為了更有效的發(fā)揮出考評(píng)定級(jí)與目標(biāo)管理工作的積極作用，必須從領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)上進(jìn)行強(qiáng)化，使其重視檔案考評(píng)工作的重要性水平，協(xié)調(diào)各個(gè)相關(guān)部門(mén)，配合檔案管理部門(mén)展開(kāi)工作[1]。

同時(shí)，管理層可以依據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際發(fā)展情況，組織建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并針對(duì)檔案工作的考評(píng)定級(jí)負(fù)起主體責(zé)任，使相應(yīng)的工作內(nèi)容得到全面且有效的落實(shí)。對(duì)于考評(píng)定級(jí)工作中可能發(fā)生的具體問(wèn)題，影響最大的因素就是相關(guān)的管理領(lǐng)導(dǎo)，其決策與意見(jiàn)是控制檔案管理工作落實(shí)的重要依據(jù)。所以，必須要從管理者的角度出發(fā)，首先強(qiáng)化自身對(duì)于檔案工作考評(píng)定級(jí)的理解和認(rèn)識(shí)，通過(guò)一系列的組織活動(dòng)，提升事業(yè)單位內(nèi)部整體以及相關(guān)工作人員與責(zé)任人的重視程度，將考評(píng)定級(jí)的具體工作內(nèi)容在事業(yè)單位中順利展開(kāi)，使檔案管理工作的科學(xué)性水平得到保證，成為助力事業(yè)單位發(fā)展的重要方法。

（二）建立完善檔案管理考評(píng)定級(jí)制度

制度是保證所有工作順利展開(kāi)的基本條件，在事業(yè)單位的檔案工作中也不例外。同時(shí)，檔案的考評(píng)制度，不僅僅是單純的流程環(huán)節(jié)，由于檔案工作貫穿事業(yè)單位整體經(jīng)營(yíng)運(yùn)行的性質(zhì)特點(diǎn)，而體現(xiàn)出整體、綜合性的特質(zhì)。為了更好的貫徹這項(xiàng)工作，不能僅依靠于檔案管理的工作人員，必須在事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)的全力配合下實(shí)現(xiàn)制度的完善。

建立健全檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)當(dāng)率先強(qiáng)調(diào)“三個(gè)納入”、“四個(gè)參與”和“四個(gè)同步”，將崗位的責(zé)任制與考核制度全面落實(shí)。根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的實(shí)際情況，制定出符合事業(yè)單位具體情況的檔案管理辦法，以及與之相配套的考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。在出臺(tái)相應(yīng)檔案管理考核評(píng)定策略的同時(shí)，要充分聽(tīng)取一線檔案工作員工的意見(jiàn)和建議，使出臺(tái)的制度在內(nèi)容上體現(xiàn)出合理性特點(diǎn)[2]。

（三）將事業(yè)單位檔案管理考評(píng)管理方法日?；?/p>

檔案工作的目標(biāo)管理和考評(píng)定級(jí)工作的執(zhí)行，必須要對(duì)日常的管理內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格升級(jí)，使其成為檔案工作的常態(tài)化標(biāo)準(zhǔn)，為了有效的實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，應(yīng)從以下五點(diǎn)內(nèi)容入手，實(shí)現(xiàn)工作方法的升級(jí)。

第一，檔案的及時(shí)歸檔。檔案的主要功能，是記錄事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中的重要事項(xiàng)和關(guān)鍵性資料，為了防止信息丟失和外泄，必須要在完成借閱之后，進(jìn)行及時(shí)的整理并在第一時(shí)間進(jìn)行歸檔，以便以后開(kāi)展工作時(shí)能更好的展開(kāi)查閱。

第二，對(duì)到期檔案的及時(shí)鑒定和處理。在檔案的庫(kù)藏中，會(huì)有檔案由于年限原因，超出了保存期限，這時(shí)就需要專業(yè)的鑒定小組對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的鑒定。如仍需進(jìn)行保存的檔案，應(yīng)當(dāng)對(duì)其保存期限進(jìn)行重新劃定，而失去保存價(jià)值，又超過(guò)保存期限的檔案，需進(jìn)行登記存檔，然后按照流程填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)。

第三，檔案借閱手續(xù)的完整性。在對(duì)檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中，應(yīng)由專門(mén)的工作人員對(duì)其進(jìn)行等級(jí)管理，對(duì)于禁止外借的檔案內(nèi)容，只能在當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行查閱，如有特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)，以供發(fā)生檔案遺失事件時(shí)進(jìn)行查詢。

第四，完善工作內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)內(nèi)容更新。從事檔案工作的管理人員，要注意檔案內(nèi)容的有效更新，定期的對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案進(jìn)行查閱，使存檔內(nèi)容的時(shí)效性水平得到保障，提升檔案對(duì)于事業(yè)單位管理的指導(dǎo)作用。

第五，檔案內(nèi)容的全面性，以及數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。在檔案管理工作建立臺(tái)賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化檔案工作的連續(xù)性水平，每隔一個(gè)生產(chǎn)周期，都要定期的對(duì)自身的工作內(nèi)容作出考評(píng)定級(jí)，并在不間斷的基礎(chǔ)上，鞏固存儲(chǔ)信息的準(zhǔn)確性水平。通過(guò)嚴(yán)格的管理內(nèi)容、常態(tài)化的考評(píng)定級(jí)，可以有效地提升事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行的連續(xù)性和可靠性，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理[3]。

（四）搭建數(shù)字化檔案管理考評(píng)定級(jí)平臺(tái)

對(duì)于檔案工作的目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)，必須借助當(dāng)前先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)，迎合時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程，使具體的檔案工作也享受到到信息化帶來(lái)的先進(jìn)性和開(kāi)放性。切實(shí)以超前介入、全程追蹤、集中儲(chǔ)存、分類管理、信息檔案化、檔案儲(chǔ)存數(shù)字化為工作指導(dǎo)和前進(jìn)方向。

首先，事業(yè)單位要對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行系統(tǒng)化的整合，在完成檔案的分類歸檔工作之后，上傳到相應(yīng)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)當(dāng)中，在先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，將公司各個(gè)功能部門(mén)的信息資源有效的串聯(lián)在一起。

其次，在進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)中，要有專門(mén)的技術(shù)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行維護(hù)管理，保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中信息的時(shí)效性水平，并定期對(duì)內(nèi)容盡行更新。

由此不難看出，建立數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)，不僅可以發(fā)揮出檔案管理工作自身的服務(wù)功能，也可以使具體的目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)工作的作用得到有效的發(fā)揮。在促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部信息交流的同時(shí)，有效的節(jié)省了檔案工作在人力、財(cái)力、物力上的消耗，提高了檔案管理資源利用效果。

（五）完善檔案管理硬件設(shè)施，強(qiáng)調(diào)管理科學(xué)化

為了實(shí)現(xiàn)檔案工作目標(biāo)管理以及考評(píng)定級(jí)，必須加強(qiáng)檔案工作的配套硬件設(shè)施建設(shè)水平，用更加科學(xué)的方法對(duì)檔案室進(jìn)行管理，而這一點(diǎn)也是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)性條件。

首先，事業(yè)單位要安排專人，定期對(duì)檔案室進(jìn)行清掃，保證檔案存儲(chǔ)空間的整潔。其次，事業(yè)單位在設(shè)定檔案室規(guī)模時(shí)，要以自身的實(shí)際情況確定其面積水平，如條件水平允許，必須對(duì)檔案存儲(chǔ)室的各功能區(qū)域進(jìn)行區(qū)分，將存儲(chǔ)、閱覽、辦公空間分開(kāi)。第三，在檔案存儲(chǔ)空間內(nèi)，必須配備必要的防火、調(diào)溫、干燥設(shè)備，利用滅火器、空調(diào)、干燥劑等材料對(duì)溫度、濕度進(jìn)行調(diào)節(jié)，并對(duì)可能發(fā)生的災(zāi)害進(jìn)行全面的預(yù)防。同時(shí)在完善設(shè)施建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化防盜設(shè)施的安裝，不僅對(duì)檔案室進(jìn)行管理，也要對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，使公司的信息安全得到保證。

（六）拓寬檔案館藏內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)綜合利用

事業(yè)單位的檔案信息資源中，蘊(yùn)含著豐富的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，是事業(yè)單位在歷史發(fā)展進(jìn)程中積累得來(lái)的巨大財(cái)富[4]。因此，事業(yè)單位要增加對(duì)于檔案館藏的開(kāi)發(fā)力度，通過(guò)建立檔案電子名錄，使管理工作更加便捷。

同時(shí)，為了更有效的開(kāi)發(fā)出積累檔案館藏的功能性作用，可以在事業(yè)單位的內(nèi)部推廣并使用網(wǎng)上調(diào)閱的方法，進(jìn)行檔案查詢，并根據(jù)實(shí)際情況，開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)程電話調(diào)閱的功能，使對(duì)于檔案資源的利用，不再受到來(lái)自時(shí)間與空間條件的限制，讓檔案管理發(fā)揮出更顯著的作用，在完成目標(biāo)管理與考評(píng)定級(jí)任務(wù)的同時(shí)，體現(xiàn)出對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的指導(dǎo)作用。另外，還要在事業(yè)單位的各個(gè)不同部門(mén)之間形成檔案信息資源的互通，搭建信息快速交互的多種平臺(tái)與途徑，保證同一資料在相同時(shí)間能被重復(fù)查閱。

三、總結(jié)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日趨激烈的今天，同行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)為事業(yè)單位的內(nèi)部管理提出了更高的要求。在檔案工作中執(zhí)行考評(píng)定級(jí)與目標(biāo)管理的方法，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展有著十分重要的積極作用，通過(guò)意識(shí)、制度、方法、平臺(tái)、設(shè)備、館藏等多方面的升級(jí)，使檔案管理工作向著現(xiàn)代化、科學(xué)化又邁進(jìn)了一大步，在常態(tài)化的執(zhí)行中成為了事業(yè)單位發(fā)展的重要推動(dòng)力量。

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