檔案管理價(jià)值分析以及策略思考

郭海偉

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的重要價(jià)值不斷凸顯，如何在對于檔案管理價(jià)值進(jìn)行全面把握的基礎(chǔ)之上，采取切實(shí)有效的措施，提升檔案管理水平，從而最大限度的發(fā)揮當(dāng)那管理工作價(jià)值，這成為了檔案管理領(lǐng)域廣受關(guān)注的課題。目前我國檔案管理水平偏低，檔案管理領(lǐng)域存在各種各樣的問題，這導(dǎo)致檔案管理價(jià)值得不到有效開發(fā)利用。本文對于檔案管理價(jià)值分別從宏觀以及微觀兩個(gè)維度進(jìn)行了探討，圍繞當(dāng)前檔案管理方面的存在的具體問題，提出了相應(yīng)的解決策略，希望能夠給檔案管理工作的更好開展提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用價(jià)值；問題；策略

檔案管理簡單的來說就是對于各類檔案材料進(jìn)行有效管理，并提供相關(guān)服務(wù)的各項(xiàng)工作總和。檔案管理從對象來看是各種檔案材料，從服務(wù)對象來看是檔案利用者，這一工作的核心任務(wù)就是解決檔案資料的分散、無序與社會對檔案利用要求的集中、系統(tǒng)之間矛盾。檔案管理是從宏觀層面來看是國家檔案事業(yè)的基本組成部分，從微觀層面來看，則是一個(gè)單位經(jīng)營管理的重要內(nèi)容。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代以后，各種知識呈現(xiàn)出來了爆炸式的增長態(tài)勢，同時(shí)知識折舊的速度也在加快。這種情況下，檔案資料作為知識的重要載體，其本身的價(jià)值越來越大，加強(qiáng)檔案管理的重要性不斷凸顯。當(dāng)前檔案管理水平不能夠適應(yīng)社會對于檔案需求的不斷提升，隨著社會對于檔案需求內(nèi)容的越來越豐富，需要對于現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行一個(gè)重新梳理，基于檔案管理中存在的問題，執(zhí)行有效的應(yīng)對措施，從而盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理從簡單管理向復(fù)雜管理，從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的順利轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理價(jià)值

做好檔案管理工作具有重要的意義，這是由檔案本身的價(jià)值所決定的，本文試圖從宏觀層面以及微觀層面來進(jìn)行檔案管理價(jià)值的具體探討。

（一）宏觀價(jià)值

從經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展宏觀層面來看，檔案管理的重要價(jià)值主要體現(xiàn)在記錄歷史、豐富國家文獻(xiàn)信息等方面，檔案是歷史發(fā)展的見證，反映的是歷史事實(shí)，大量的檔案資料構(gòu)成了社會信息系統(tǒng)的基石。可以說檔案是現(xiàn)代社會發(fā)展中最重要的文獻(xiàn)資料，這些資料是的連接過往以及未來的重要紐帶，一方面通過檔案管理，可以對過往有一個(gè)更好的認(rèn)識，另一方面通過檔案管理，可以做到以史為鑒，明確未來的發(fā)展方向，從而做到少走彎路。同時(shí)檔案管理也是人類發(fā)展中形成的精神財(cái)富進(jìn)行管理的一項(xiàng)重要工作，有助于優(yōu)秀文化的更好傳承。

（二）微觀價(jià)值

從微觀層面來看，對于一個(gè)組織來說，經(jīng)營管理過程中會產(chǎn)生大量的檔案，可以說檔案無處不在，例如科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等等，對于這些檔案資料進(jìn)行有效管理，這是一個(gè)組織檔案管理的重要任務(wù)。從組織層面來看，檔案管理本身具有情報(bào)價(jià)值、評審價(jià)值、維權(quán)價(jià)值等，以情報(bào)價(jià)值來說，當(dāng)前企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境更加復(fù)雜，企業(yè)經(jīng)營決策需要考慮的因素更多，通過做好檔案管理工作，可以給企業(yè)經(jīng)營決策提供各種情報(bào)，確保企業(yè)決策水平的有效提升，幫助企業(yè)減少決策風(fēng)險(xiǎn)，從而推動(dòng)企業(yè)更好地發(fā)展。

二、檔案管理存在的問題

目前檔案管理沒有受到應(yīng)有的重視，同時(shí)檔案管理存在的問題很多，這導(dǎo)致了檔案管理水平偏低，檔案管理價(jià)值得不到充分發(fā)揮。

（一）檔案管理重視不足

檔案管理目前并沒有得到充分的重視，很多人對于檔案管理的具體價(jià)值沒有一個(gè)充分的了解，觀念層面的重視不足，自然容易導(dǎo)致檔案管理工作被邊緣化，無論是人力資源的配備也好，還是財(cái)力的支持也好都會不足，從而使得檔案管理工作開展受到不良影響。目前我國檔案事業(yè)發(fā)展落后，檔案管理水平提升任重而道遠(yuǎn)，很多單位都沒有做到高度重視檔案管理，從而導(dǎo)致了檔案檔案管理工作的開展遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有辦法滿足社會日益提升的檔案服務(wù)需求，檔案管理的價(jià)值發(fā)揮不夠充分。

（二）檔案管理信息化落后

目前我國檔案管理信息化非常落后，從檔案管理發(fā)展趨勢來看，信息化是一個(gè)非常重要的發(fā)展方向，借助于信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的更加高效，更好地區(qū)提供檔案管理服務(wù)，滿足社會對于檔案管理要求的提升?？上У氖悄壳昂芏鄦挝粚τ跈n案管理信息化建設(shè)并沒有一個(gè)深刻的認(rèn)知，沒有在此方面投入必要的資源，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理依然手工為主，檔案管理工作因此比較低效。舉例而言，在檔案資料的檢索方面，在沒有信息化系統(tǒng)的情況下，從大量的檔案資料中獲得需要的資料，難度是非常發(fā)大的，檔案管理人員可能需要耗費(fèi)更多的時(shí)間去找資料，影響到了檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案管理人才短缺

目前檔案管理工作的專業(yè)性越來越強(qiáng)，對于檔案管理人員的要求越來越高，但是目前很多單位檔案管理方面的人才奇缺，這導(dǎo)致了檔案管理工作的有效開展受到很大負(fù)面影響。目前檔案管理這一專業(yè)比較小眾化，加上就業(yè)前景不是太好，很少有學(xué)生愿意選擇檔案管理專業(yè)，也很少有學(xué)校開設(shè)檔案管理專業(yè)，由此導(dǎo)致了檔案管理人才很少。還有就是很多單位檔案管理人員都沒有專業(yè)背景，做不到根據(jù)檔案管理工作開展的需要，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員。同時(shí)也沒有做到對于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，這使得檔案管理人員的工作能力容易出現(xiàn)欠缺，從而導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)一系列的問題。

（四）檔案開發(fā)利用不足

檔案本身具有重要的價(jià)值，檔案管理的最終目的就是要充分開發(fā)利用檔案的價(jià)值，不過目前檔案的開發(fā)利用嚴(yán)重不足。很多單位忽視檔案本身具有的價(jià)值，檔案管理工作重心放在了檔案的收集以及日常保管層面，沒有做到對于檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理分析，不注重檔案的深度分析，檔案的寶貴價(jià)值自然無法得到利用，無法給單位的發(fā)展提供幫助。當(dāng)前社會對于檔案服務(wù)要求越來越高，檔案開發(fā)利用的不足使得社會對于檔案需求的滿足程度會大打折扣，影響發(fā)得檔案管理本身的價(jià)值。當(dāng)然檔案開發(fā)利用不足，既與檔案開發(fā)利用能力不足有關(guān)，同時(shí)也與意識欠缺有關(guān)。

三、檔案管理策略探討

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理地位更加重要，任務(wù)也更加艱巨，要能夠順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的需要，不斷提升檔案管理水平，關(guān)鍵是要做好以下幾個(gè)工作：

（一）注重檔案管理工作

無論是國家也好，還是一個(gè)單位也好，都需要高度重視檔案管理工作，對于檔案管理的價(jià)值所在有一個(gè)更加全面的了解把握，給予檔案管理工作更多的支持。國家要給檔案事業(yè)的更好發(fā)展提供更多撥款，并通過各種渠道強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，讓社會關(guān)注檔案管理工作，了解檔案管理的重要意義。對于單位來說，則是要根據(jù)檔案管理工作開展的需要，投入資金、投入人力，提供各方面的支持，切實(shí)提升檔案管理工作的地位，確保檔案管理各項(xiàng)工作的有序開展。舉例而言，單位檔案管理工作需要有專門的場所，每年給予一定的經(jīng)費(fèi)，采購各種設(shè)備等等。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的重要性毋庸置疑，針對當(dāng)前檔案管理信息化水平偏低這一現(xiàn)實(shí)情況，一定要在此方面迎頭趕上。檔案管理信息化建設(shè)方面重點(diǎn)就是要利用好大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及各種信息化技術(shù)，借助于掃描、拍照等設(shè)備，將實(shí)體檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，并利用檔案管理信息系統(tǒng)，來對于這些資料進(jìn)行有效的管理，從而切實(shí)提升檔案管理水平。檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理從手工管理、經(jīng)驗(yàn)管理向數(shù)字管理、自動(dòng)管理的轉(zhuǎn)變，借助于信息化技術(shù)、信息化設(shè)備來實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。這樣才能夠更好地進(jìn)行檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的更好發(fā)揮，例如基于檔案管理信息化系統(tǒng)，對于檔案資源進(jìn)行快速檢索，進(jìn)行檔案資源的系統(tǒng)分析等。

（三）培養(yǎng)檔案管理人才

針對目前我國檔案管理人才不足這一現(xiàn)實(shí)情況，當(dāng)務(wù)之急就是要加強(qiáng)這一方面人才的培養(yǎng)，國家要給予檔案管理事業(yè)發(fā)展更多的重視，讓整個(gè)社會更好地去認(rèn)識檔案管理這一專業(yè)。引導(dǎo)鼓勵(lì)高校開設(shè)檔案管理專業(yè)、學(xué)生報(bào)考這一專業(yè)，從而增加高素質(zhì)檔案管理人才的供給，解決檔案管理人才不足的情況。同時(shí)對于各個(gè)單位來說，一方面要注重從外部引進(jìn)檔案管理人才，另一方面則是要加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)，借助于培訓(xùn)工作的開展，讓檔案管理人員能夠具有更好的知識以及技能，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。確保每一個(gè)檔案管理人員都能夠具有較好的勝任力，能夠做好相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化。

（四）注重檔案資源開發(fā)利用

檔案管理的重心應(yīng)該放在檔案的開發(fā)利用層面，而不能僅僅局限于檔案資料的收集，檔案資源的充分開發(fā)利用為導(dǎo)向進(jìn)行檔案管理工作。檔案資源的開發(fā)利用方面，一是要注意有著相應(yīng)的意識，即給予檔案資源的開發(fā)利用更多關(guān)注，強(qiáng)調(diào)對于檔案進(jìn)行充分開發(fā)利用；另一方面則是要具有良好的檔案資源開發(fā)利用能力，即通過提升檔案管理人員的能力，配備相應(yīng)的檔案資源開發(fā)利用設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案資源的更好利用。

四、結(jié)束語

總而言之，檔案管理具有非常重要的價(jià)值，這意味著要高度重視檔案管理工作，并以檔案管理信息化建設(shè)以及人才培養(yǎng)為重要著力點(diǎn)，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值得到充分發(fā)揮，給經(jīng)濟(jì)社會的更好發(fā)展，給單位經(jīng)營管理的改進(jìn)提供更好的支持。從目前檔案管理發(fā)展趨勢來看，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化等將會成為主要方向，我國檔案管理工作需要順應(yīng)這些發(fā)展趨勢，一方面加強(qiáng)檔案管理的深度研究，另一方面則是要在檔案管理實(shí)踐方面不斷進(jìn)行探索創(chuàng)新，力爭實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的不斷提升。

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