城市建設與管理中的檔案工作

趙平

城市作為社會、經濟發(fā)展中心，是各類信息交換、中轉和輻射的樞紐。隨著信息社會的到來，城市的建設與管理也逐漸呈現(xiàn)出新的態(tài)勢，如何利用海量信息推動城市的建設和管理，是城市建設規(guī)劃和社會信息化的研究熱點之一。

城市建設檔案能夠系統(tǒng)地記載城市的建設和發(fā)展歷程，是城市管理的重要依據，因此無論是在城市建設的初期還是城市發(fā)展的穩(wěn)定期，城市建設與管理檔案資料的作用都是至關重要的。

一、城建檔案的意義

城建檔案管理工作是城市信息化的重要部分，管理與利用好城市建設和發(fā)展檔案，是城市建設機制良好運行的基石。

1.城建檔案為城市規(guī)劃提供依據

城市規(guī)劃是研究城市未來發(fā)展、城市合理布局和管理各項資源、安排各項工程建設的綜合部署 。城市規(guī)劃是對城市各要素、現(xiàn)狀和基本特點等方面進行評估后，對城市的發(fā)展作動態(tài)預測，進而提出設想并制定實施方案加以論證。城市檔案記錄著城市建設和發(fā)展的詳細資料，對城市的規(guī)劃和再建設有重要的依據作用。

城市建設檔案是城市基礎設施建設和城市管理活動全過程所形成的有效資料，城市布局、市容管理、城區(qū)改造中都要以城市建設檔案為基礎，具體分析城市工程設計、產權產籍等相關問題，以避免在城市建設和管理過程中出現(xiàn)資源浪費和不必要的糾紛。

2.城建檔案是城市建設工作的基礎

現(xiàn)代化的城市建設每天都在進行，城市建成及某項工程完成后都會形成第一手資料，對此資料進行分類整理后即形成檔案。城市的日常管理和維護都要以城市建設檔案為基礎來開展工作。如要了解城市地下管道網的鋪設走向和埋藏深度，就要獲得城市管道竣工圖紙，而這類圖紙就是城市建設檔案。管道鋪設圖紙是管道改造及新型管道鋪建的基礎。

從城市建設檔案的編制形式、體系結構、保存載體和信息內容來看，城建檔案不同于一般的文書類檔案，它的體系結構多變，內容形式多樣，信息內容復雜，是城市建設活動中的專業(yè)技術和行業(yè)管理信息的積淀。城市建設工作要重視城建檔案的基礎作用。

3.城建檔案是城市管理工作的憑證

城建檔案是實施城市管理的憑證。城市建設檔案主要是城市規(guī)劃區(qū)內所有單位土地征用、租用、劃撥、對換等相關檔案，城市管理部門依據以上檔案內容對已審批的項目進行清理和鑒別。項目審批檔案主要包括計劃、用地坐標、定點文件、上級審批文件、圖紙，調閱項目規(guī)劃審批檔案是對項目的建設和使用情況作基本了解的必要環(huán)節(jié)。

實踐證明城建檔案是城市管理工作的重要憑證。福建省泉州市作為“海上絲綢之路”的重要城市，其城市建設檔案資料全面，內容系統(tǒng)。2003年，泉州市抗震研究小組到泉州市檔案館進行了建筑結構設計資料和工程勘查資料的收集與整理 ，把握了泉州市各種類型建筑的抗震性能水平，為泉州市抗震防震工作提供了原始憑證。

4.城市建設檔案具有一定的法律效用

檔案不僅有憑證作用，在一定條件下也具有法律效用。同樣，城市建設檔案可以在法律上作為證據，發(fā)揮檔案的作用。

城建檔案的法律效用在房產糾紛中使用較為廣泛。由于對相關工程報建批文保管不善或遺失等，單位和個人在辦理房地產權證時不能出具有效的法律證明，這時，只有城建檔案的規(guī)劃管理檔案能夠提供當時建房的法律依據，來證明房產的歸屬權。

二、國內城市建設檔案管理現(xiàn)狀

城市發(fā)展極大地促進了城建檔案與市場間的供需關系，社會對城建檔案的利用呈現(xiàn)多元化趨勢。本節(jié)從政策、城建檔案的內容和城建檔案的使用情況幾方面來論述國內城建檔案工作的現(xiàn)狀。

1.《中華人民共和國政府信息公開條例》為城市建設檔案的管理提供政策支持

2008年5月1日，《中華人民共和國政府信息公開條例》正式實施，《條例》第二章的第十一條第（一）款規(guī)定“城鄉(xiāng)建設和管理的重大事項是重點公開的政府信息” 。這一條款包含兩層含義，一是城鄉(xiāng)建設的檔案工作是必要的，各城鄉(xiāng)建設部門要配合城建檔案的工作；另外，城建檔案要積極為公眾提供使用。這一政策規(guī)定了城建檔案管理的必要性和城建檔案的利用價值。

2.城市建設檔案服務以城市規(guī)劃、城市建設和城市管理為主要內容

城市建設檔案工作涵蓋城市所有地上、地下的建筑物以及城市人口、資源、社會、環(huán)境、地質信息等。而城建檔案的利用群體則比較集中，主要為建設單位、管理單位和業(yè)主，建設單位和規(guī)劃單位使用城市建設檔案的目的主要以城市建設和規(guī)劃為主。國內城市規(guī)劃業(yè)務檔案的調閱率較高，建設用地、城市、建設工程、勘測信息、建設工程規(guī)劃驗收資料等都是城市建設檔案工作的重點。

依據城建檔案而進行的城市管理主要是解決城市能源缺乏、用地緊張、交通堵塞和環(huán)境污染等城市問題。同時，依據城市檔案為個人解決房產登記與利益糾紛也是城市管理的重要內容。

三、城市建設檔案管理工作中存在的問題

城市建設檔案對城市的發(fā)展意義重大，但城市建設檔案工作中還存在一些問題，亟待解決。

1.對城市建設檔案管理工作認識存在誤區(qū)

對城市建設檔案管理工作的認識誤區(qū)主要來自三方面，一是有關領導對檔案的作用缺乏重視，從而忽視了對檔案工作的監(jiān)督和指導。其次是檔案工作者自身對檔案工作的重要性認識不足，導致工作積極性不高。最后是社會利用城市建設檔案的意識薄弱，無論是個人還是團體，在遇到有關城市用地、房產糾紛、城市環(huán)境污染、改造等一系列問題時，很少會調用城建檔案來幫助解決問題。

2.城市建設檔案管理工作不規(guī)范

目前，國內城市基本都設有城市建設檔案管理部門，但由于經濟實力、社會條件及人力資源的限制，城市建設檔案的管理工作還不盡如人意，存在很多不規(guī)范的工作程序。

城市建設檔案內容收集不全面，沒有相應的城市資料移交制度，對檔案內容的編研力度小，信息化技術在檔案工作中的應用較少。另外，城建檔案工作與城建檔案的利用銜接不當，影響了城建檔案的使用價值。

3.城市建設各部門間溝通不暢給檔案管理工作造成不便

城市建設檔案的原始資料來源廣泛，涉及眾多部門。部分利用者不具備城建方面的知識或無法準確表達自己的要求，信息的不對稱造成了相關（下轉16頁）（上接45頁）部門對檔案信息利用不充分。

由于專業(yè)所限，相關部門對城建檔案的建設工作并不了解，對城建檔案工作配合不夠。城建檔案部門對自身的工作宣傳不足，忽視與檔案資料形成者的合作，這些也是不能得到檔案資料形成部門工作支持的原因。

4.城市建設檔案的利用較為單一

城市建設檔案的利用價值豐富，但就目前而言，它的利用目的還較為單一，主要是城市改造、城市管理和房屋產權辦理。城市建設檔案的價值有待開發(fā)，如在城市歷史的編撰過程中，城建檔案是有效的資料來源；司法取證是城建檔案的另一利用方面，近年來，城建市場的貪污腐敗、經濟糾紛逐年增多，公檢法以及律師都需要城市檔案作為辦案依據。

城市建設檔案的使用價值并沒有得到充分開放，城市建設檔案部門要積極開發(fā)此類檔案的價值，并開展主動服務。

四、加強城市建設檔案管理工作

城市現(xiàn)代化進程越來越快，城市建設檔案的作用不可忽視，城市檔案管理工作亟需加強。城建檔案工作不是獨立的工作，要注重與城市建設、城市管理部門相協(xié)調，把為城市建設和管理提供服務作為出發(fā)點和歸宿，化被動服務為主動服務。

城建檔案管理工作要重視對現(xiàn)代化科技的利用，計算機、聲像技術的應用能極大地改善城建檔案工作的效率和服務效果。而科技的應用離不開專業(yè)的檔案人才，城建檔案部門在引進專業(yè)人才的同時，也要對現(xiàn)有工作人員進行技能培訓，使檔案工作者的專業(yè)知識和技能得到不斷提高。

在無限量的信息中，檔案信息作為一種特殊的信息形式具有歷史性、系統(tǒng)性和實用性，是社會實踐活動的原始記錄，系統(tǒng)地反映出事物發(fā)展軌跡，對社會發(fā)展有不可替代的推動作用。

城建檔案管理工作要嚴格依照《城市建設檔案管理規(guī)定》開展工作，做到“依法治檔”，明確城建檔案工作對象，形成統(tǒng)一的檔案管理辦法，使城建檔案工作逐步系統(tǒng)化、標準化、法制化。

（作者單位：辛集市城市管理綜合執(zhí)法局）