事業(yè)單位檔案管理工作的作用及對策

李王斌

（孝義市城市管理綜合執(zhí)法大隊，山西 呂粱 032300）

科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理是新時代和新形勢發(fā)展的必然要求。這是提高部門和單位工作質(zhì)量和效率的重要組成部分。保持單位歷史的身份是一項重要任務(wù)。部門整體管理水平和關(guān)鍵職能的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)之一。充分理解檔案管理的重要現(xiàn)實和廣泛的歷史重要性，堅持以問題為導(dǎo)向的原則，進一步加強參與歸檔的各方的領(lǐng)導(dǎo)地位，加強歸檔指導(dǎo)，但尚未歸檔。困難和問題需要研究。文件管理。我們提供軟硬件建設(shè)，政策性資金等支持和保障，以確保事業(yè)單位檔案事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的作用

1）促進事業(yè)單位文化建設(shè)。公共機構(gòu)的文化建設(shè)是體現(xiàn)公共機構(gòu)凝聚力和核心力量的重要手段。公共機構(gòu)檔案管理與公共機構(gòu)的文化建設(shè)息息相關(guān)。該檔案館確實展示了公共機構(gòu)在培養(yǎng)文化和組織員工過程中的各種豐富多彩的活動。它的杰出表現(xiàn)是公共機構(gòu)所有工作人員共同努力的歷史性成果。它不僅是有價值的文學(xué)作品和視頻片段，而且還是該設(shè)施的精神和文化建設(shè)的來源。它對促進公共機構(gòu)的文化建設(shè)和振興公共機構(gòu)的文化遺產(chǎn)具有積極作用。

2）完善事業(yè)單位服務(wù)功能。該機構(gòu)是政府服務(wù)，特別是與社會和人民生活有關(guān)的服務(wù)的主要聯(lián)絡(luò)點之一，并且與人民的重要利益息息相關(guān)。因此，提供高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容是公共機構(gòu)管理的重要評價指標(biāo)之一。文檔管理不僅涵蓋單位中的文件，還涵蓋與組織業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù)功能。

3）提升事業(yè)單位工作效率。一些公共機構(gòu)效率低下，部門之間的溝通很少，缺乏團隊合作意識，并且難以合作。部門之間無法協(xié)調(diào)或合作，處于獨立的控制狀態(tài)，對公共機構(gòu)的健康發(fā)展構(gòu)成隱患。公共機構(gòu)文件管理也是如此，長期以來它一直被忽略，并且文件使用停滯不前。公共機構(gòu)檔案管理與各部門緊密合作，打破工作壁壘，加強相互支持與合作，在檔案信息資源，公共機構(gòu)管理整體效率中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。需要有效改善。

2 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1）管理制度存在漏洞。當(dāng)前，許多公共機構(gòu)專注于社交功能，因此它們經(jīng)常忽略文件管理系統(tǒng)，而沒有建立完整的文件管理系統(tǒng)或沒有相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)。但是，有許多公共機構(gòu)并未嚴格執(zhí)行它。結(jié)果，系統(tǒng)的基本作用受到限制，文件管理效率降低。由于缺乏系統(tǒng)管理，在文件管理工作的初期可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不完整，管理法規(guī)不完整，信息記錄不完整等問題，這些漏洞對于文件管理是有效的。在文件管理過程中影響性別并提高管理效率和效率。使用效率差。在缺乏明確的系統(tǒng)保證環(huán)境的情況下，文件管理容易出現(xiàn)諸如人員職責(zé)分配不明確，工作方向不佳以及過時的想法，基本問題和資源信息之類的問題。易受傳輸延遲，篡改和丟失風(fēng)險的影響大，很大影響歸檔資源的價值。

2）技術(shù)水平普遍較低。在過去計算機化水平普遍較低的環(huán)境中，公共機構(gòu)的文件管理工作主要是紙質(zhì)材料。紙質(zhì)文件的特點是不易保存、搜索、損壞、蠕蟲等，并且占用大量空間。隨著多種技術(shù)的計算機化水平的不斷提高，有必要在公共機構(gòu)中同時提高檔案管理的技術(shù)水平，它正朝著計算機化和數(shù)字化的方向發(fā)展。近年來，大多數(shù)公共文件管理部門還使用計算機進行業(yè)務(wù)。所需的硬件極大地提高了文件管理的效率。但是，與當(dāng)今社會信息技術(shù)的整體應(yīng)用相比，許多組織中文件管理的應(yīng)用水平還不夠。幾乎沒有資源可以探索信息共享和大數(shù)據(jù)分析。為了在單元管理中提供更有效的信息，技術(shù)水平需要進一步提高。

3）人員工作能力偏弱。從傳統(tǒng)意義上講，公共機構(gòu)檔案管理主要涉及收集、分類、記錄和存儲。工作方法比較容易，文件管理器的技術(shù)水平較低。因此，公共機構(gòu)文件管理員通常是兼職的。正式員工年齡很大。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，事業(yè)單位檔案管理的管理方法和技術(shù)方法發(fā)生了巨大的變化。如果檔案管理員不是全職的，或者沒有及時跟進調(diào)查，他們將無法跟進檔案管理改革的過程，很可能會推遲單位檔案管理的開發(fā)過程。另一方面，如果公共機構(gòu)的文件管理器缺少必要的計算機技能和文件管理知識，則可以顯著降低組織，顯示和搜索信息的效率，并且可能無法滿足要求。文件管理，增加的時間和人工成本無助于單元開發(fā)。公共檔案館的工作能力較弱，而工作能力的高低決定了員工對歸檔工作的理解，這可能導(dǎo)致文件混亂和丟失。如果理解有偏見或分類不正確，則分析不正確。如有必要，這通常會導(dǎo)致文件混亂。

4）檔案資源安全性不高。公共機構(gòu)中文件管理的最重要內(nèi)容是文件資源。公共機構(gòu)中文件管理的職責(zé)之一是確保文件資源的安全性，即文件資源的安全性。具體而言，電子文件資源的安全性可以分為兩個方面。首先是節(jié)省文件資源，即沒有文件資源丟失。第二個是文件資源的機密性。這意味著文件資源不會泄漏或被盜。保留和機密性是歸檔資源的安全性，在信息化條件下對歸檔管理提出了更高的要求。紙質(zhì)檔案資源面臨的主要問題是它們?nèi)菀讚p壞且難以存儲。

5）檔案信息共享度不高。信息的價值在于其使用。檔案管理的核心是在需要時更好地呈現(xiàn)檔案中的信息。當(dāng)前，由于技術(shù)手段的限制和管理思想的延遲，效率低下文件信息共享的發(fā)展相對較慢。在使用紙質(zhì)文件的過程中，信息的傳輸速度非常慢，丟失率很高。電子文件可以以低丟失率快速重復(fù)地搜索。信息管理水平低是文件信息共享水平低的主要原因。文件信息的使用需要從查詢演變?yōu)榉治?。換句話說，文件管理不僅應(yīng)提供文件查詢功能，而且還應(yīng)提供文件數(shù)據(jù)分析功能。最終決定是提供相應(yīng)的意見和建議。關(guān)于首席分析師的詳細信息要查看其他翻譯信息，您需要輸入相應(yīng)的分析師。

3 加強事業(yè)單位檔案管理工作的對策

1）健全管理機制。公司需要建立一套適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展和變化的管理機制，以便公共機構(gòu)檔案管理可以適應(yīng)公共機構(gòu)的發(fā)展并在一定程度上加快公共機構(gòu)的發(fā)展。公共機構(gòu)檔案需要在公共機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行管理?；诖?，可以執(zhí)行分級管理，并可以在所有級別建立主管以確?？刂乒矙C構(gòu)文件管理。在信息時代，公共機構(gòu)的文件管理也需要與時俱進，利用信息技術(shù)進行管理既方便又高效[1]。

2）培養(yǎng)專業(yè)人才。為了在公共機構(gòu)中建立一支優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍，有必要定期對專業(yè)人員進行培訓(xùn)，對各類人才隊伍進行培訓(xùn)。我們邀請來自不同學(xué)科的專家來解釋和指導(dǎo)相關(guān)知識，并不斷更新和優(yōu)化我們的知識結(jié)構(gòu)。需要建立評估機制，以針對和改善管理員的能力和管理水平。評估還可以提高人才學(xué)習(xí)的積極性，并提高團隊建設(shè)的效率[2]。一支優(yōu)秀的人才隊伍的培訓(xùn)效果可以反饋到公共機構(gòu)的建設(shè)上，有效地避免了工作人員的落后思維或技術(shù)能力會導(dǎo)致檔案管理錯誤的情況。

4 結(jié)語

檔案管理是公共機構(gòu)工作的重要組成部分。面對各種各樣的問題，每個部門都需要相應(yīng)地調(diào)整其文檔管理系統(tǒng)。考慮到現(xiàn)有問題，我們將充分利用當(dāng)前的技術(shù)優(yōu)勢，向國內(nèi)外先進的管理系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并提出優(yōu)化和完善整體的合理計劃。