試議高校檔案管理信息化建設(shè)

賀秀麗

【摘 要】信息化時(shí)代的到來，給高校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作信息化已成大勢所趨。高校檔案管理信息化不僅能夠大大提升檔案管理效率和質(zhì)量，還能節(jié)省大量人力、物力，對于高校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。下文從我國高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性入手，圍繞高校檔案管理信息化建設(shè)路徑進(jìn)行了深入探討，以期對各高校的檔案管理信息化建設(shè)有所裨益。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化建設(shè)；路徑

高校檔案管理對于高校發(fā)展至關(guān)重要，做好檔案管理工作，才能促進(jìn)高校各項(xiàng)工作能夠順利開展。隨著時(shí)代的進(jìn)步，如何搞好高校檔案管理是值得我們深入研究的問題，并且信息技術(shù)目前在高校信息化管理中的地位越來越重要，高校檔案管理也要逐步向信息化方向發(fā)展才能滿足高校未來發(fā)展需求，因此，完善高校檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。

一、高校建設(shè)檔案管理信息化的必要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，生活水平的提高，人們對知識(shí)的學(xué)習(xí)看重，推動(dòng)各大高校的發(fā)展。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，高校的檔案管理工作也應(yīng)由傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?。隨著學(xué)校的大力發(fā)展，高校的檔案量也越來越大，當(dāng)中有包括校領(lǐng)導(dǎo)、各院系、各部門還包括校債權(quán)人、投資者等。由于這些檔案的增加和改進(jìn)。以前高校中的人工管理方式顯得太繁瑣、速度太慢、準(zhǔn)確率也不高等一系列的不足。為了能使高校管理的效率更高，檔案管理能在高校得到一定的發(fā)展，因此引進(jìn)科學(xué)的信息化管理對高校來說十分有必要的。

二、高校檔案信息化管理建設(shè)路徑

（一）形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理依據(jù)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要為檔案的管理制定明確、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提。高校這一特殊主體的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理與建設(shè)是指借助各種規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)性與統(tǒng)一性。這是保證高校檔案管理其他工作正常開展的基礎(chǔ)性工作。但目前全省高校的檔案管理中各自為政，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，在進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要盡快打破高校檔案管理上混亂、分散的狀態(tài)，整合成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范性的檔案管理模式，為檔案管理提供管理的科學(xué)性依據(jù)。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)，要專門召開檔案管理全體會(huì)議，統(tǒng)一高校檔案管理人員的思想與行動(dòng)，分析檔案管理的發(fā)展趨勢，借鑒先進(jìn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)要兼顧各方面的利益，綜合考慮制定出各方都比較認(rèn)同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，比較認(rèn)同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)等等，只有形成統(tǒng)一的高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能加快高校檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

近幾年來，很多高校開始走上信息化檔案管理的建設(shè)中，為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化，首先要加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對已有的信息化檔案室應(yīng)著重其改造。對于信息化的檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)對信息化設(shè)備運(yùn)營要求的環(huán)境建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施；其次是優(yōu)化高校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，如改善凌亂的網(wǎng)絡(luò)布線、提高設(shè)備共享度、提升網(wǎng)絡(luò)安全、加大對硬件配置的投入、完善相關(guān)庫房的消防安全措施，對于配電系統(tǒng)也要進(jìn)行安全可靠、維護(hù)方便的改造等。一方面，對于設(shè)備的選擇更是要保證其先進(jìn)性和穩(wěn)定性。另一方面既要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息安全的綜合防護(hù)，又要保證網(wǎng)絡(luò)布線的規(guī)范有序。除此之外，因檔案管理工作的特殊性，其辦公環(huán)境更不同于普通辦公的要求。信息化檔案管理方式主要以網(wǎng)絡(luò)辦公為主，對信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施要求相對較高，因此，高校在優(yōu)化檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)還要重視辦公環(huán)境的優(yōu)化，這樣才能給管理者提供一個(gè)良好、舒適的辦公環(huán)境，促進(jìn)信息化檔案管理更好地進(jìn)行。

（三）打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

在高校檔案管理工作中，占據(jù)主體地位的是檔案管理人員，檔案管理人員的管理水平與綜合管理素質(zhì)直接影響著檔案的管理效果，也決定著檔案管理信息化程度的高低。因此，要想實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，就要做好高校檔案管理人員的培養(yǎng)，從檔案管理人員的專業(yè)管理技能、職業(yè)道德素養(yǎng)、個(gè)人品格魅力等方面進(jìn)行全面的培訓(xùn)與指導(dǎo)。根據(jù)管理人員的不足之處，制定不同的培訓(xùn)方案，有針對性的培養(yǎng)。除了管理方面的問題還應(yīng)該加強(qiáng)管理服務(wù)方面的問題。使工作人員全方面的提升自己的工作能力。其中主要的培養(yǎng)方向有：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、檔案法、檔案管理等。最為關(guān)鍵的就是對計(jì)算機(jī)操作方面的陪樣，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)一些計(jì)算機(jī)方面的人才，對管理人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，讓管理人員以更快地效率建設(shè)信息化管理。確保信息化檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)問題時(shí)，專業(yè)的檔案管理人員能夠及時(shí)解決，維護(hù)信息化檔案數(shù)據(jù)庫，避免資料信息丟失，充分發(fā)揮高素質(zhì)信息化檔案管理隊(duì)伍的作用，提升高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)束語

總而言之，對于高校的檔案信息化建設(shè)來說，高校檔案管理人員一定要充分結(jié)合本校的實(shí)際情況，通過制定相關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度規(guī)范信息化檔案建設(shè)，加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)，提高相關(guān)人員的意識(shí)和檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，促進(jìn)高校檔案信息化管理水平的提升，加快高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐，跟上高校信息化背景下的發(fā)展步伐。

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