項目范圍管理在信息管理系統(tǒng)開發(fā)中的應用研究

彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書館信息管理系統(tǒng)集成項目開發(fā)為例，闡述信息系統(tǒng)項目范圍的定義、工作的分解、項目范圍的核實與控制往往是項目范圍管理的重要內(nèi)容。

【關鍵詞】范圍管理；工作分解結(jié)構(gòu)；WBS；信息化建設；圖書館；數(shù)字化；

【中圖分類號】TP311 【文獻標識碼】A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結(jié)合，有幸作為某公司項目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書館項目建設為例，探討了項目范圍管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了項目范圍管理計劃編制、項目范圍核實，項目在實施過程中的項目范圍綜合變更控制等項目范圍管理過程，在整個項目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實施經(jīng)驗。

二、項目背景、范圍概況

2013年6月，我作為某公司的項目經(jīng)理助理參與某高校數(shù)字圖書館的項目建設。該項目投資約500萬元，采用招標的方式進行。我公司為最終中標單位，該項目建設周期為3個月。該項目涉及到網(wǎng)絡建設、服務器集群、SAN存儲、應用軟件二次開發(fā)等方面，該項目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項目。

我作為項目經(jīng)理助理面對這樣一個項目，我首先想到的是應該將主要精力放在項目的范圍管理上，科學地運用相關理論知識及其指導方法，做好項目的全局性統(tǒng)領工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領整個項目團隊實現(xiàn)項目的順利成功。項目是為完成產(chǎn)品或服務所做的一次性努力，該項目范圍的概念包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務所包含的特征或功能，另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務所必須完成的工作中，產(chǎn)品范圍決定項目范圍。范圍管理的基本內(nèi)容大體上包括：編制范圍管理計劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認、范圍控制、范圍變更控制等等。

三、結(jié)合明確的項目目標，以專家判斷為依據(jù)，制定項目范圍管理計劃

定義和管理項目范圍對整個項目的成功影響極大，建設項目過程中需要在工具、數(shù)據(jù)來源、方法論、過程和流程以及其他因素間進行平衡，以確保在項目范圍管理活動上所做的努力與項目的規(guī)模、復雜性和重要性相吻合，因此制定一個合理、科學的項目范圍管理計劃尤其重要。該項目中要整合的子系統(tǒng)較多，涉及的項目干系人多，使得項目能否正確、合理制定范圍管理計劃增加了難度。為解決這個問題，我通過采取專家判斷方法，向具有專業(yè)性知識的專家咨詢，獲得制定該項目的范圍管理計劃的分析方法和依據(jù)，再通過向公司內(nèi)部具有類似項目經(jīng)驗的員工詢問細節(jié)性的技術(shù)幫助，對所獲得的方法和建議，進行篩選分類整理，根據(jù)本項目復雜性特點，制定出了符合項目特點的項目范圍管理計劃。為項目后序工作如范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、及范圍確認和范圍控制明確了目標和標準。

四、合理使用專家判斷法和項目干系人分析法明確項目范圍定義

項目范圍管理計劃是在項目干系人之間確認或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準。該項目中涉及到的干系人多、需求多樣，甚至互相矛盾。我對該項目干系人的要求和期望進行了篩選、排序、量化整理，結(jié)合對該項目的最終目標進行分解，融合、統(tǒng)一考慮，使用專家判斷方法定義出詳細的項目范圍說明書，并在所有項目干系人之間建立了一個對項目范圍的共識，明確了項目的目標，使項目團隊成員在項目實施期間的工作有章可循。詳細的項目范圍定義對項目成功是至關重要的，在編制項目詳細范圍說明書中至少要說明項目可交付物和項目目標，針對該項目，在范圍說明書中詳細闡述該項目的應用背景、功能要求、性能要求、操作界面要求、接口要求和預留，項目評估標準等相關信息。

五、使用WBS技術(shù)創(chuàng)建項目工作分解結(jié)構(gòu)，形成明確的項目范圍基準

范圍管理計劃明確了，接下來把主要的可交付成果分成更容易管理的單元，最終得出項目的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。

1、網(wǎng)絡建設：該工作子模塊涉及到網(wǎng)絡規(guī)劃，路由技術(shù)，網(wǎng)絡安全規(guī)劃等幾種技術(shù)。按照業(yè)內(nèi)通用模型將網(wǎng)絡劃分為核心層，匯聚層，接入層。各層自下向上所實現(xiàn)的任務分別為：

1）接入層主要工作有：VLAN的劃分；IP地址的分配；各接口定義等工作；預計需要3個工程師，預計歷時3天，最快需要2天，最慢需要5天，完成單元測試。

2）匯聚層主要工作有：VLAN間的路由，冗余鏈路管理，定義連接核心層的路由協(xié)議，定義三層接口等工作；預計需要2個工程師，預計歷時2天，最快需要1天，最慢需要3天，完成集成測試。

3）核心層主要任務有：快速轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)，雙核心的管理，定義連接匯聚層的路由協(xié)議，定義三層接口，定義雙核心的路由協(xié)議；定義校園網(wǎng)接入的路由協(xié)議等工作；采用多區(qū)OSPF進行，預計需要2個工程師，預計歷時2天，最快需要1天，最慢需要3天，完成集成測試。

4）校園網(wǎng)接入主要工作：NAT的定義，定義至核心層的路由協(xié)議；定義校園網(wǎng)接入的路由協(xié)議等工作，并且嚴格定義校園網(wǎng)接入?yún)^(qū)域為骨干區(qū)域，預計需要2個工程師，歷時1天，完成集成測試。

5）系統(tǒng)試運行：需要工程師3人，預計歷時5天。最快需要3天，最慢需要8天，完成集成測試。

2、服務器集群、SAN建設：我們團隊成員基本上都是網(wǎng)絡工程師出身，在網(wǎng)絡設備調(diào)試中不會存在太多障礙。而服務器集群技術(shù)，SAN存儲技術(shù)均為技術(shù)領先的產(chǎn)品，所以采用廠家售后技術(shù)工程師進行現(xiàn)場安裝調(diào)試，并且建議甲方購買過保現(xiàn)場服務的方式進行售后質(zhì)保。這樣既可以避免由于我方工程師技術(shù)限制，又可以保證質(zhì)量，節(jié)約工期。通過與廠家協(xié)商確定，安裝調(diào)試歷時5天，最快需要3天，最慢需要8天，系統(tǒng)試運行3天。

3、應用軟件的二次開發(fā)：在軟件二次開發(fā)中采用外包的方式進行，將采購的軟件與校園信息平臺進行整合，二次開發(fā)。我方負責準備工作說明書等相關資料，甲方負責提供用戶需求，軟件開發(fā)商負責軟件的二次開發(fā)，這樣可以在項目初期與硬件實施同時進行，進度上可以保證，將這種開發(fā)風險轉(zhuǎn)移至軟件開發(fā)商。通過與軟件開發(fā)商協(xié)商確定，二次開發(fā)歷時50天，最快需要40天，最慢需要60天，完善性改進歷時10天，系統(tǒng)試運行3天。這樣可以在項目初期與硬件實施同時進行，節(jié)約成本、管理時間、有效的資源，把我公司有限的資源用于提高企業(yè)的核心競爭力。

六、利用偏差分析等技術(shù)實施范圍控制

在項目實施過程中，通過采取一系列的措施保障項目章程、項目范圍說明書、項目工作分解結(jié)構(gòu)等文件在項目干系人中取得一致簽字認可，但在項目工程具體實施過程中仍難以避免因各種原因提出的變更，因此，為了在項目工程具體實施中對各種變更進行有效控制，我首先成立了變更控制委員會，讓項目干系人在思想上形成一個統(tǒng)一認識。對項目組全體成員進行了變更控制流程及相關知識的培訓；對建設方介紹和解釋項目變更可能引起的影響等，對干系人提出的變更首先進行評估，保證變更嚴格按變更流程執(zhí)行。而具體工作中，我采用項目績效測量系統(tǒng)對團隊成員績效進行偏差分析，以度量是否有偏差產(chǎn)生，如有，則分析產(chǎn)生偏差原因，采取相應糾正措施。并對項目管理計劃、WBS、WBS字典、范圍說明書進行重新規(guī)劃，以保證后序團隊的工作是在明確的目標指導下進行。

【參考文獻】

[1] 項目管理協(xié)會.項目管理知識體系指南（PMBOK 指南）（第4 版）[M].王勇，譯.北京：電子工業(yè)出版社，2009.

[2] 楊侃.項目設計與范圍管理（第2 版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2013.

[3] 柳純錄.信息系統(tǒng)項目管理師教程（第2 版）[M].北京：清華大學出版社，2011.

[4] 郭云濤.項目范圍管理[M].北京： 中國電力出版社，2014.