新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探究

劉哲

摘要：創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式是新形勢(shì)下行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容之一。檔案不僅具有保存價(jià)值，而且還具有潛在的利用和借鑒價(jià)值，為當(dāng)前行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展起到了一定的幫助作用。因此檔案管理人員要結(jié)合行政事業(yè)單位工作需要和發(fā)展計(jì)劃，與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，發(fā)揮檔案應(yīng)有作用。本文首先指出了現(xiàn)階段行政事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的不足，隨后從加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、建立健全規(guī)章制度等方面，就新形勢(shì)下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

引言：檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性工作，在確保檔案完整與安全的同時(shí)，還要滿(mǎn)足行政事業(yè)單位其他工作人員的檔案查找、借閱需求。但我們也應(yīng)當(dāng)看到在行政事業(yè)單位改革過(guò)程中，仍然有一些檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到自身職責(zé)的重要性，沿用以往的檔案管理模式，一方面是工作效率低下，另一方面則是檔案的價(jià)值沒(méi)有得到體現(xiàn)。在這種情況下，探究行政事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新策略具有重要的應(yīng)用價(jià)值。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1、檔案管理的方法單一落后

在信息技術(shù)不斷發(fā)展、信息傳播渠道日趨多樣化的新條件下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)之上的檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始在行政事業(yè)單位內(nèi)部得到比較廣泛地應(yīng)用。但是各個(gè)行政事業(yè)單位在加快利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，并沒(méi)有讓電子檔案管理得到同步發(fā)展，缺乏與檔案管理工作相匹配的電子檔案管理專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)和軟硬件設(shè)施等；即便建立了電子檔案管理系統(tǒng)，在崗的檔案管理人員也沒(méi)有掌握運(yùn)用的方法，致使實(shí)際的檔案管理工作缺乏科學(xué)性，很多先進(jìn)的系統(tǒng)沒(méi)有得到充分、有效地利用。

2、檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊

很多人都認(rèn)為檔案管理的工作任務(wù)無(wú)非就是做好檔案的收集、保存和管理。而在實(shí)際工作中除了這些基本工作外，檔案管理人員還要利用專(zhuān)業(yè)手段，挖掘檔案的利用價(jià)值，為行政事業(yè)單位工作開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)借鑒，所以說(shuō)檔案管理對(duì)專(zhuān)業(yè)性有著較高的要求。此外在信息時(shí)代，信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案管理中，對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平也有更加嚴(yán)格的要求。目前來(lái)看，行政事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)偏大，許多檔案管理人員對(duì)信息化設(shè)備的操作不熟練，加上行政事業(yè)單位沒(méi)有提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊，也就不能勝任新形勢(shì)下的檔案管理創(chuàng)新要求。

3、缺乏完善的檔案管理機(jī)制

一套完善的檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展以及管理與服務(wù)的創(chuàng)新提供必要的指導(dǎo)。隨著行政事業(yè)單位改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，對(duì)檔案管理制度的內(nèi)容也有了新的要求。新形勢(shì)下行政事業(yè)單位在檔案管理機(jī)制創(chuàng)新方面還存在兩方面的問(wèn)題：其一是檔案管理制度的創(chuàng)新能力不足，不能與現(xiàn)階段檔案管理工作需要相配套；其二是即便有完善的檔案管理機(jī)制，能不能在工作中加以落實(shí)仍然是一個(gè)問(wèn)題，這也是下一步行政事業(yè)單位檔案管理部門(mén)需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

二、新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

1、建立信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率

在行政事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)不言而喻，將信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合也成為新形勢(shì)下提高檔案管理效率、挖掘檔案利用價(jià)值的必然選擇。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視，并為檔案管理信息化建設(shè)提供多方面的支持。例如，拿出專(zhuān)項(xiàng)資金用于信息設(shè)備的采購(gòu)和安裝，后期還要定期做好信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)。通過(guò)加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ)，減輕管理人員的工作壓力。

2、定期開(kāi)展技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

雖然信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)一定的便利，但是歸根到底還是由人來(lái)操作。針對(duì)現(xiàn)階段行政事業(yè)單位部分檔案管理人員信息素養(yǎng)不高的情況，要及時(shí)開(kāi)展技能培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案管理人員的工作水平。例如，行政事業(yè)單位可以每個(gè)季度或每年開(kāi)展一次培訓(xùn)工作，利用五一、十一小長(zhǎng)假提供免費(fèi)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。讓檔案管理人員能夠了解信息設(shè)備的操作技巧，在提高檔案管理效率的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了個(gè)人的發(fā)展。除了技能教育外還可以開(kāi)展一定的職業(yè)道德教育，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，確保做到“干一行，愛(ài)一行”，兢兢業(yè)業(yè)的完成檔案管理工作。

3、補(bǔ)充完善管理制度，為檔案管理提供保障

在檔案管理工作中制度建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，只有建立起一套完善的管理制度，才能確保檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。行政事業(yè)單位要將檔案管理制度建設(shè)作為現(xiàn)階段檔案管理創(chuàng)新的重要任務(wù)。在制定的過(guò)程中還要注意應(yīng)具備靈活機(jī)動(dòng)的特征，方便根據(jù)工作中的發(fā)展方向進(jìn)行調(diào)整與創(chuàng)新，進(jìn)一步對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行完善，在對(duì)檔案管理制度完善的過(guò)程中，要提高檔案管理人員的積極性，對(duì)每一個(gè)地方以及每一個(gè)環(huán)節(jié)都要精準(zhǔn)的覆蓋到。特別要注意的一點(diǎn)就是檔案管理的安全問(wèn)題，其中包括物理、系統(tǒng)、信息等安全問(wèn)題，因此在此過(guò)程中要做好行政事業(yè)單位安全管理措施，并將此措施納入到行政事業(yè)單位安全體系中，以保障電子檔案以及其他相關(guān)資料的安全。

4、不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，挖掘檔案潛在利用價(jià)值

檔案管理的服務(wù)性，決定了檔案管理人員在做好本職工作外，還要為其他檔案使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。例如，行政事業(yè)單位的人事檔案，因?yàn)槿耸抡{(diào)動(dòng)等原因需要定期進(jìn)行檔案內(nèi)容的更新。檔案管理人員就要借助于信息管理系統(tǒng)，及時(shí)做好內(nèi)容變更。而一些技術(shù)性的檔案則具有較高的利用價(jià)值，檔案管理人員需要挖掘潛在價(jià)值，為行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供一定的參考。新形勢(shì)下，檔案價(jià)值的重要性得到了凸顯，只有不斷創(chuàng)新服務(wù)模式才能更好的發(fā)揮檔案價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)：檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，不僅對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)提出了嚴(yán)格要求，而且還要根據(jù)行政事業(yè)單位工作需要不斷進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新。作為一名檔案管理人員要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展眼光，密切關(guān)注行政事業(yè)單位改革進(jìn)程以及當(dāng)前檔案管理工作需要，通過(guò)提高個(gè)人的專(zhuān)業(yè)水平更好的服務(wù)于檔案管理，支持行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

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