淺析文秘與檔案管理的有效銜接

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【摘 要】 此片文章針對(duì)文秘工作如何能夠與檔案管理有效結(jié)合進(jìn)行分析研究。

【關(guān)鍵詞】 文秘 檔案管理 存在問(wèn)題 解決對(duì)策

在現(xiàn)在的辦公環(huán)境當(dāng)中，文秘和辦公檔案的管理的關(guān)系是緊密的。文秘工作與檔案管理有著相輔相成的關(guān)系，高品質(zhì)的文秘工作可以為檔案工作打好基礎(chǔ)，而高品質(zhì)的檔案管理又可以帶動(dòng)文秘工作快速規(guī)范的進(jìn)行。目前最需要解決的問(wèn)題就是怎么樣可以使文秘工作與檔案管理更合理規(guī)范的銜接與管理。

1 加強(qiáng)文秘工作與檔案管理兩者的關(guān)聯(lián)

想要將文秘工作與檔案管理二者的關(guān)系更加的緊密，需要稍微調(diào)整下目前的文件管理制度。辦公文件作為辦公的紐帶，不僅在文秘工作中有著非常重要的作用，更是檔案管理工作的核心資料。所有的檔案都是辦公文件組成的，可以說(shuō)沒(méi)有辦公文件就沒(méi)有檔案，高品質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)包含的辦公文件也是應(yīng)該有高品質(zhì)的水準(zhǔn)，它們的關(guān)系一定是成正比的。當(dāng)前的辦公環(huán)境中文秘工作與檔案管理二者主要體現(xiàn)出了相互聯(lián)系、相互支援、相互滲透的關(guān)系，無(wú)形中二者形成了一個(gè)不可分割的體現(xiàn)。

1.1公文用紙選取及裝訂不規(guī)范。我們國(guó)家相關(guān)的法律部門(mén)對(duì)國(guó)家辦公機(jī)關(guān)的公文用紙有著明確的規(guī)定，通常選取的標(biāo)準(zhǔn)紙型為A4紙。在對(duì)其裝訂時(shí)需要訂書(shū)釘在左側(cè)一排整齊釘三枚。裝訂前檢查訂書(shū)釘?shù)馁|(zhì)量完好，不能用破損及生銹的訂書(shū)釘。如果文件的頁(yè)數(shù)比較多，需要注意文件是否漏頁(yè)缺頁(yè)，文件的后背同樣要保證平整，方便檔案管理人員的存放取用?？墒窃谥暗霓k公環(huán)境中發(fā)現(xiàn)，辦公人員沒(méi)有對(duì)辦公文件用紙起到重視，經(jīng)常用到質(zhì)量不合格的紙張，這些不合格的紙張文件使用一段時(shí)間會(huì)出現(xiàn)不同程度的變色、生蟲(chóng)子、破損的情況，保存時(shí)間達(dá)不到需求，不能夠達(dá)到工作的強(qiáng)度要求，更難以保存較長(zhǎng)時(shí)間。所以一定要對(duì)辦公文件用紙起到足夠的重視。

1.2沒(méi)有做好版記工作。版記工作是文件工作中一個(gè)重要的組成部分，它的品質(zhì)決定了文件的品質(zhì)，可是往往它有事實(shí)際工作中經(jīng)常被忽略的一個(gè)，目前的辦公文件的版記經(jīng)常缺失，不沒(méi)有完整將信息抄送就是沒(méi)有準(zhǔn)備標(biāo)記發(fā)送的部門(mén)，導(dǎo)致文件管理工作人員很難對(duì)文件進(jìn)行明確的歸類(lèi)，變相的增加了文檔管理部門(mén)的工作強(qiáng)度和難度。

1.3對(duì)文種及辦理程序要建立合理完善的制度。我們國(guó)家相關(guān)的管理部門(mén)正式出臺(tái)的辦公規(guī)范中明確指出了，目前一共有13種最主流的辦公種類(lèi)。可是很多的國(guó)家公務(wù)機(jī)關(guān)的管理人員沒(méi)有完全按照這13個(gè)類(lèi)別進(jìn)行歸納分類(lèi)。例如經(jīng)常將通知和通告混淆，弄不清意見(jiàn)與決定的區(qū)別，把報(bào)告和請(qǐng)示歸成一類(lèi)等等，這樣混亂的檔案分類(lèi)，給文件管理的工作帶來(lái)了很大的難度，工作開(kāi)展受到了很大影響。

1.4原稿的編號(hào)混亂與管理不當(dāng)。公文處理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是文件原稿的收集及歸納整理。通常來(lái)說(shuō)，辦公的過(guò)程中有著很多的復(fù)雜的不同的規(guī)定，可是在現(xiàn)實(shí)歸類(lèi)時(shí)經(jīng)常發(fā)生原稿和修改稿丟失了。不少的辦公人員在文件存檔時(shí)直接將原件傳真，不在做復(fù)印等程序直接就歸檔保存，之后有需要復(fù)制留檔的時(shí)候很難快速找出將需要的資料進(jìn)行復(fù)印。另外，我們國(guó)家相關(guān)的法律管理部門(mén)對(duì)公務(wù)機(jī)關(guān)抄寫(xiě)公務(wù)材料用筆也做了要求，一定要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水筆進(jìn)行簽寫(xiě)，公文的編寫(xiě)和領(lǐng)導(dǎo)簽字絕對(duì)不能用圓珠筆和鉛筆，時(shí)刻做到保證公務(wù)處理的規(guī)范性。

2 增強(qiáng)當(dāng)代文秘工作及檔案管理工作科學(xué)銜接的手段

2.1“文檔一體化”。通常來(lái)說(shuō)文檔一體化，就是將文檔作為基礎(chǔ)在有機(jī)的結(jié)合上當(dāng)代辦公中的檔案管理和文秘工作，這樣不單可以保證檔案管理部門(mén)順利進(jìn)行檔案管理工作，還可以監(jiān)督他們更深入的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，同樣也有效的保障了公務(wù)機(jī)關(guān)檔案。在開(kāi)展了文檔一體化辦公的形勢(shì)下，公務(wù)機(jī)關(guān)文檔管理的壓力得到了減輕，相關(guān)管理人員的工作積極性更高，工作效率提升，促進(jìn)了文檔管理力度的提升?？茖W(xué)合理的文檔管理模式是提高文秘工作品質(zhì)的關(guān)鍵點(diǎn)。文檔一體化的工作模式對(duì)文秘工作人員也提出來(lái)新的高要求，除了要有良好的綜合素質(zhì)水平，還有需要有強(qiáng)烈的檔案管理認(rèn)識(shí)，能夠自覺(jué)的在平時(shí)的工作中執(zhí)行辦公室的檔案管理規(guī)定，對(duì)任何文件中的任意一個(gè)小失誤都不能放過(guò)，保證高質(zhì)量的工作效率。

2.2整個(gè)流程管理體系要完善。任何一個(gè)單位想要全過(guò)程管理體現(xiàn)建立起質(zhì)量管理意識(shí)都需在所有的工作人員中進(jìn)行，不論工作人員擔(dān)任的是哪個(gè)職位，在哪個(gè)類(lèi)型工作，都需要對(duì)秘書(shū)工作中質(zhì)量的重要性起到足夠的重視。這樣的認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理最基礎(chǔ)的根本。國(guó)家法律機(jī)關(guān)還需要給基層人員工作制定嚴(yán)格的質(zhì)量管理規(guī)范。相關(guān)部門(mén)特意為公文處理出臺(tái)了相關(guān)的法律條文，在國(guó)家公務(wù)部門(mén)對(duì)基本公務(wù)進(jìn)行處理時(shí)要嚴(yán)格參考這些法律法規(guī)，在全過(guò)程管理中時(shí)刻對(duì)比規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)操作。所有的工作人員需要對(duì)這些法律法規(guī)熟悉后才能開(kāi)展工作，一旦有問(wèn)題出現(xiàn)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)自行處理。另外，還需要配備一個(gè)業(yè)務(wù)能力和執(zhí)行都能都比較強(qiáng)的員工隊(duì)伍。一個(gè)單位的員工需要有相應(yīng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力，在遇到不同情況的問(wèn)題時(shí)可以根據(jù)自己的掌握的技能、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)來(lái)靈活的處理問(wèn)題，能夠保證文秘工作的有效開(kāi)展。

2.3立卷工作要及時(shí)規(guī)范。我們國(guó)家2017年新出版的《檔案法》對(duì)公文的辦理做了明確，辦理完成的公文要交給相關(guān)的管理部門(mén)在進(jìn)行整理和分類(lèi)的工作，整個(gè)步驟將是保障文件管理工作合理規(guī)范的重要過(guò)程。在文秘工作和文件分類(lèi)歸檔完成后就是開(kāi)始檔案管理工作的時(shí)候。這個(gè)點(diǎn)就是文秘工作與文檔管理的環(huán)節(jié)，是影響文檔管理品質(zhì)的重要因素。所有單位會(huì)有有一定數(shù)量的文件產(chǎn)生，工作完成后文秘工作應(yīng)該對(duì)這些材料進(jìn)行統(tǒng)一手機(jī)，對(duì)不同的文件進(jìn)行整理分類(lèi)保存，將所有的材料對(duì)號(hào)入座的放置到對(duì)應(yīng)的位置。這些工作是公務(wù)機(jī)關(guān)每天需要做的一部分，處理要及時(shí)不堆積，保證高效嚴(yán)格的執(zhí)行。

結(jié)束語(yǔ)

秘書(shū)要不斷的提高自己的能力，提高處理事情的效率，積累大量的經(jīng)驗(yàn)，有效的與檔案管理的實(shí)際工作結(jié)合。隨著自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，文檔一體化的要求越來(lái)越高，給目前文秘工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

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