淺談工程管理的過程及其重要性

劉虹

摘 要 工程管理是管理實(shí)踐在工程實(shí)踐中的應(yīng)用。只有不斷加強(qiáng)對工程管理工作的重視，明確工程管理過程以及重要性，進(jìn)行規(guī)范化、制度化管理，才能保障工程建設(shè)的順利進(jìn)行，確保目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性。本文從傳統(tǒng)的工程項目管理過程分析入手，并緊緊圍繞計劃、流程、人力、資源等核心因素論述工程管理的重要性。

關(guān)鍵詞 工程管理 重要性 啟動 計劃 執(zhí)行 監(jiān)控

工程管理是一種特殊的管理形式，需要成功地領(lǐng)導(dǎo)工程或技術(shù)人員和項目。工程管理人員通常需要掌握一般的管理經(jīng)驗(yàn)，且在參加特定工程學(xué)科的適當(dāng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)后，樹立一系列規(guī)則意識，強(qiáng)化個人及企業(yè)所需。這些知識技能來源于工程團(tuán)隊，同時也終將服務(wù)于工程團(tuán)隊。

以管理一個擁有技術(shù)導(dǎo)向的企業(yè)為對象舉例，在整個工程管理發(fā)展實(shí)施階段，強(qiáng)調(diào)的是可雇傭性技能。這些理想性技能將在紛繁復(fù)雜的工作環(huán)境中得以適用，同時在普通的生活情境中也可彰顯其魅力，基于團(tuán)隊的方法、書面和口頭交流技能、技術(shù)管理、領(lǐng)導(dǎo)和分析以及設(shè)計技能。

著眼當(dāng)下，工程管理的主要挑戰(zhàn)一是在給定的約束下實(shí)現(xiàn)所有的項目目標(biāo)。主要的約束是范圍、時間、質(zhì)量和預(yù)算。二是勇于迎接挑戰(zhàn)是優(yōu)化必要投入的分配，并將其應(yīng)用于滿足預(yù)先確定的目標(biāo)。項目管理的目標(biāo)是產(chǎn)生一個符合客戶目標(biāo)的完整項目。在許多情況下，項目管理的目標(biāo)也就是為實(shí)現(xiàn)客戶的目標(biāo)而制定或改革的。一旦客戶的目標(biāo)明確地建立起來，他們就會影響到項目經(jīng)理、設(shè)計師、承包商、分包商等其他參與項目的人作出的所有決定。如果項目管理目標(biāo)的定義不明確或過于嚴(yán)格，會對決策產(chǎn)生不利影響。

面對前所未有的挑戰(zhàn)，各方賢人志士順應(yīng)創(chuàng)新潮流，匯聚萬千力量，提出新時代的見解，提出不少組織和完成完善工程項目的新方案。這些方案包括劃分階段法、精益求精法、迭代更新法、循序漸進(jìn)法等。盡管對于大多數(shù)項目而言，項目計劃存在一定的普遍性和規(guī)律性，但其內(nèi)涵也在不斷變化，故存在延伸狀態(tài)。若是以塑造產(chǎn)品為核心，則毋庸置疑地強(qiáng)調(diào)結(jié)果的重要性；若以把控流程為參考依據(jù)，則整個發(fā)展運(yùn)行過程便處于不可或缺的地位，一舉一動都會影響全局。

誠然，不同的解決方法達(dá)到的效果與眾不同。然而，2017年的一項研究表明，任何一個項目的成功與否，更為關(guān)鍵的取決于四個方面（計劃、流程、人力、資源）如何協(xié)同作用于整個項目，并影響該項目的契合相關(guān)度。以下論述將從傳統(tǒng)的工程項目管理過程分析入手，并緊緊圍繞這四個核心因素展開。

一、項目啟動階段

啟動過程決定項目的性質(zhì)和范圍，為其生命力所在。如果這個階段執(zhí)行得不好，那么項目不太可能成功地滿足業(yè)務(wù)需求，迎合市場標(biāo)準(zhǔn)。在此階段，項目控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于對業(yè)務(wù)環(huán)境的熟悉理解，并確保將所有必要的控制措施納入項目。一旦發(fā)現(xiàn)任何不足之處都應(yīng)及時報告，并提出建議予以糾正。

啟動階段的計劃應(yīng)覆蓋以下幾個領(lǐng)域，將涉及的這些領(lǐng)域記錄在項目啟動文檔中，以便未來查詢分析。項目啟動文檔發(fā)揮著不可小覷的作用，如適用于在項目執(zhí)行期間創(chuàng)建訂單。

這些文檔通常包括：

項目提案（項目背景、總體目標(biāo)、持續(xù)時間）

項目范圍（項目方向及跟蹤）

產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)（可交付成果/成果及其組件的層次結(jié)構(gòu)）

工作分解結(jié)構(gòu)（工作的層次結(jié)構(gòu)）

責(zé)任分配矩陣（與可交付成果/結(jié)果一致的角色和責(zé)任）

暫定項目進(jìn)度（重要日期、最后期限）

根據(jù)可度量的目標(biāo)分析業(yè)務(wù)需求

審查當(dāng)前的操作

預(yù)算及財務(wù)分析（成本、收益）

項目章程（成本、任務(wù)、交付物、時間表）

SWOT分析（優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、威脅）

二、項目計劃階段

在啟動階段之后，項目計劃應(yīng)當(dāng)開始籌備，并進(jìn)入細(xì)節(jié)層次。計劃階段的主要目的是充分規(guī)劃時間、成本和資源，估計所需的工作量，制定相應(yīng)的工作安排，并在項目執(zhí)行過程中有效地管理風(fēng)險。與啟動過程一樣，若沒有充分計劃，會極大地降低項目成功實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的機(jī)會與概率。

項目規(guī)劃通常包括：

確定項目管理方法

開發(fā)范圍聲明

選擇計劃團(tuán)隊

確定完成可交付成果所需的活動，并按其邏輯順序?qū)⒒顒勇?lián)網(wǎng)

開發(fā)進(jìn)度

開發(fā)預(yù)算

風(fēng)險規(guī)劃

制定質(zhì)量保證措施

獲得正式批準(zhǔn)開始工作

計劃是工程管理的首要核心因素。在管理實(shí)踐中，計劃也是其他管理職能的前提和基礎(chǔ)，并且還滲透到其他管理職能之中，列寧指出“任何計劃都是尺度、準(zhǔn)則、燈塔、路標(biāo)”。它是管理過程的中心環(huán)節(jié)，因此計劃在管理活動中具有特殊重要的地位和作用。

三、項目執(zhí)行階段

處于執(zhí)行階段時，我們必須明確需要執(zhí)行的計劃條款是什么。執(zhí)行階段，換種說法也就是實(shí)現(xiàn)成果的過程，因此必須確保項目管理計劃的可交付內(nèi)容有條不紊地執(zhí)行。這一階段包括適當(dāng)分配、協(xié)調(diào)和管理人力資源以及任何其他資源，如材料、預(yù)算等。這個階段的輸出是項目可交付成果。

項目記錄中的所有內(nèi)容是成功的關(guān)鍵。為了保持預(yù)算、范圍、有效性和進(jìn)度，項目必須給每個特定任務(wù)建立相關(guān)的文檔，通過文檔很容易看出項目的需求是否得到了滿足。與此同時，文檔提供了關(guān)于項目已經(jīng)完成內(nèi)容的信息。整個項目的文檔為任何需要回顧并參考過去工作的人提供了書面線索。在大多數(shù)情況下，文檔是監(jiān)視和控制項目特定階段的最成功的方法。使用正確的文檔，可以跟蹤和觀察項目的成功與否。如果按文檔正確執(zhí)行項目，則必將為未來項目的成功鑄造堅不可摧的支柱。

四、項目監(jiān)控階段

監(jiān)督和控制是在觀察項目執(zhí)行過程中展開的，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題，并在必要時采取糾正措施，以控制項目的執(zhí)行。監(jiān)測是一種持續(xù)的評估，目的是向所有的利益相關(guān)者提供關(guān)于正在進(jìn)行的評估活動進(jìn)展或延遲的早期詳細(xì)信息。它是對活動執(zhí)行階段的監(jiān)督。它的目的是確定是否已達(dá)到所計劃的產(chǎn)出、交付和進(jìn)度表，以便采取行動盡快糾正不足之處。

監(jiān)測和控制包括：

測量正在進(jìn)行的項目活動

根據(jù)項目管理計劃監(jiān)控項目變量（成本、工作量、范圍）

確定糾正措施以正確地解決問題和風(fēng)險

提供反饋

良好的規(guī)劃再結(jié)合有效的監(jiān)測和評價，可以在提高項目效率方面發(fā)揮重要作用。良好的規(guī)劃有助于關(guān)注重要的結(jié)果，而對項目的監(jiān)控有助于為決策提供信息。關(guān)鍵的好處在于，項目績效被定期觀察和測量，以確定項目管理執(zhí)行與計劃的差異所在，使當(dāng)前和未來的舉措能夠更好地改善人們的生活并擴(kuò)大他們的選擇范圍。

五、項目收尾階段

盡管整個項目已然到達(dá)最后階段，但也馬虎不得。合同收尾和管理收尾是這一階段的兩大組成部分，其中合同收尾也是最容易產(chǎn)生問題的時候。管理學(xué)上經(jīng)常提到的二八定律便是經(jīng)典案例，某項目花了計劃的80%的時間以為完成了項目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的工作又要花80%的計劃時間來完成。這樣錯誤的判斷著實(shí)得不償失。管理活動包括歸檔文件和學(xué)習(xí)分享經(jīng)驗(yàn)等。另外，這一階段還包括執(zhí)行后審查。這是項目團(tuán)隊從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)并應(yīng)用于未來項目的關(guān)鍵階段。通常，實(shí)施后評估包括查看進(jìn)展順利的事情和分析項目中出現(xiàn)的問題，以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時，與客戶進(jìn)行良好的溝通交流，調(diào)查群眾意見及滿意度也是項目管理的一部分。

綜上，無論采用何種方式方法，都必須仔細(xì)考慮項目的總體目標(biāo)、時間表和成本，以及所有參與者和涉及的角色、責(zé)任。即特別強(qiáng)調(diào)計劃、流程、人力、資源四大因素對整體觀的影響，其重要性顯而易見。計劃，預(yù)測項目的前景、發(fā)展趨勢等；流程，對所有活動和項目治理規(guī)劃了一套總體方案；人力和資源，二者密不可分，一方面作為社會人，自身協(xié)作溝通能力得到不斷培養(yǎng)，又因人力資源的載體性，為人才的交流提供了前提條件，親密融洽的人際關(guān)系也隨之建立并發(fā)展，而另一方面，資源更為聯(lián)系所有的權(quán)威部門、決策者、實(shí)施政策等讓天塹變通途，終能抵達(dá)理想的臻美之境。

工程管理，從宏觀分析，是保障整個工程順利完成的重要舉措，為維護(hù)全局發(fā)展的穩(wěn)定提供切實(shí)可行的依據(jù)；著眼于微觀細(xì)節(jié)能看出其背后為各項具體任務(wù)出謀劃策，提供了清晰的書面線索。因此，無論從何種角度出發(fā)，工程管理在工程實(shí)踐中的應(yīng)用至關(guān)重要。

（作者單位為重慶交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 吉慶田.談工程管理的范疇及工程管理的重要性[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2017，000（036）：1990.