事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策

耿慶云

摘要：加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，解決當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，必須形成完善的檔案管理作體制，注重激發(fā)檔案管理人員的積極性，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)化的方法全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；策略提升

本文從事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題談起，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)狀況，找出有效的檔案管理工作方式，全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平。著力運(yùn)用信息化、系統(tǒng)化和科學(xué)化的方式加強(qiáng)檔案管理工作。

1.事業(yè)單位檔案管理工作主要問(wèn)題

1.1檔案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

當(dāng)前事業(yè)單位正處在機(jī)構(gòu)改革的關(guān)鍵時(shí)期，不僅要求專業(yè)技術(shù)人員有較高的職業(yè)素養(yǎng)，熟悉事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作流程，具有創(chuàng)新開(kāi)拓的工作精神，而且要求事業(yè)單位檔案管理人員同樣具有圍繞著事業(yè)單位核心工作開(kāi)展檔案管理的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面：首先，事業(yè)單位檔案管理人員不具備在信息化條件下進(jìn)行專職檔案管理能力，不能依靠現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展具體的檔案管理工作，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息化。其次，檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，事業(yè)單位從事檔案管理工作專業(yè)人員與醫(yī)療、教育、科學(xué)、文化等事業(yè)單位職能聯(lián)系不緊密，不能緊緊圍繞核心業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案管理。第三，還有的事業(yè)單位檔案管理人員的學(xué)習(xí)不足，不能與時(shí)俱進(jìn)，不能積極的學(xué)習(xí)新知識(shí)與應(yīng)對(duì)新情況，沒(méi)能有效落實(shí)上級(jí)的檔案管理要求。

1.2檔案管理工作制度問(wèn)題

檔案工作還停留在檔案的存儲(chǔ)上，還沒(méi)能發(fā)揮出檔案的實(shí)用價(jià)值。導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，檔案管理制度化與標(biāo)準(zhǔn)化程度不足，不能有效的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案資料的實(shí)際價(jià)值。例如，有些事業(yè)單位沒(méi)能形成網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理機(jī)制，無(wú)論是檔案數(shù)據(jù)的收集，還是檔案數(shù)據(jù)的整理開(kāi)發(fā)，都缺乏必要的制度措施進(jìn)行保證，導(dǎo)致檔案管理工作相對(duì)滯后，檔案質(zhì)量較差，沒(méi)能開(kāi)發(fā)出檔案的實(shí)際價(jià)值。還有的事業(yè)單位檔案管理工作制度落實(shí)不足，事業(yè)單位沒(méi)能激發(fā)各業(yè)務(wù)部門(mén)的積極性，檔案管理績(jī)效較低，不能有效挖掘檔案管理工作問(wèn)題，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。因此嚴(yán)重的影響檔案管理工作效率，不利于發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值。

1.3檔案管理信息化水平足

檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，但是事業(yè)單位檔案管理的信息化水平較低，由于缺乏必要的指導(dǎo)，加上各級(jí)各類事業(yè)單位信息化檔案使用率不同，因此嚴(yán)重的制約了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。首先，基層事業(yè)單位的信息化檔案設(shè)施設(shè)備質(zhì)量參差不齊，硬件設(shè)施設(shè)備配備不足，有限的設(shè)備制約了高質(zhì)量檔案信息化工作開(kāi)展。其次，事業(yè)單位要檔案信息化建設(shè)的軟件開(kāi)發(fā)不足，當(dāng)前存在著事業(yè)單位檔案管理軟件多頭開(kāi)發(fā)，檔案管理工作軟件功能不足，檔案管理軟件缺乏針對(duì)性的問(wèn)題。第三，隨著網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用率的不斷提高，突顯出事業(yè)單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)共享性不足問(wèn)題，事業(yè)單位還不能滿足社會(huì)對(duì)公共事業(yè)檔案資源的需求。

2.事業(yè)單位檔案管理工作原則

2.1堅(jiān)持靈活統(tǒng)一原則

事業(yè)單位檔案管理工作要從國(guó)家的相關(guān)要求出發(fā)，注重嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)和國(guó)家檔案事業(yè)的基本要求，嚴(yán)格的落實(shí)檔案管理法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，注重在統(tǒng)一性原則的基礎(chǔ)上遵循靈活性原則，著力從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行有效的檔案管理。

2.2全面執(zhí)行檔案管理制度

首先，提高檔案管理工作人員的規(guī)范化水平，加強(qiáng)對(duì)具體工作人員的指導(dǎo)，要求檔案管理工作人員嚴(yán)格的落實(shí)相關(guān)的規(guī)章制度。其次，注重要加對(duì)檔案管理人員的績(jī)效考核，保證監(jiān)督落實(shí)好具體的檔案管理工作制度。第三，注重檔案管理工作制度與時(shí)俱進(jìn)的快速發(fā)展，在檔案管理工作制度實(shí)踐中更加合理規(guī)范性，通過(guò)制度手段解決檔案管理工作的實(shí)際問(wèn)題。

3.事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

3.1完善檔案管理工作體系

首先，完善檔案管理工作機(jī)構(gòu)，發(fā)揮出事業(yè)單位上下共同參與的作用，著力形成以檔案管理部門(mén)為核心，各部門(mén)協(xié)同運(yùn)行的檔案管理工作體系。其次，充分的發(fā)揮專職與兼職檔案管理人員的作用。形成專兼職共同工作的體系，依靠專職人員開(kāi)發(fā)完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，同時(shí)發(fā)揮各部門(mén)兼職人員配合作用，形成完善的檔案管理工作體系。第三，還要完善檔案管理工作相關(guān)的制度措施，注重形成網(wǎng)絡(luò)化管理的體系，不僅要發(fā)揮具體人員對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的負(fù)責(zé)作用，同時(shí)分配具體的檔案管理任務(wù)，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。

3.2全面提高軟硬件設(shè)施水平

為了促進(jìn)檔案管理工作再上新臺(tái)階，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的軟硬件措施水平。首先，提高事業(yè)單位檔案管理工作的基本設(shè)施設(shè)備的水平，加強(qiáng)相關(guān)的硬件設(shè)施的配置，滿足檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需求。其次，開(kāi)發(fā)檔案管理工作軟件系統(tǒng)，注重以數(shù)據(jù)庫(kù)、智能化使用系統(tǒng)和安全防護(hù)系統(tǒng)為核心，全面提高檔案管理工作信息化水平。第三，加強(qiáng)檔案管理工作的共享性，開(kāi)發(fā)出滿足用戶自主使用的事業(yè)單位檔案資源的共享平臺(tái)，從而滿足不同人群的使用需求，切實(shí)發(fā)揮出檔案的實(shí)際價(jià)值。

3.3充分挖掘紙制檔案價(jià)值

在信息化的大背景下應(yīng)當(dāng)注重做好基礎(chǔ)的紙制檔案管理工作，要按照統(tǒng)籌兼顧的原則，在過(guò)渡時(shí)期做好傳統(tǒng)檔案管理工作。傳統(tǒng)的紙制檔案管理工作方式較為成熟，事業(yè)單位檔案管理還不能完全脫離紙制檔案管理工作方式，應(yīng)當(dāng)在開(kāi)發(fā)信息化的檔案管理體制基礎(chǔ)上，把現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)紙制檔案管理結(jié)合起來(lái)。首先，加強(qiáng)原始紙制檔案的信息化水平，注重提供紙制檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平，著力完善原始紙制檔案的數(shù)字化，從而發(fā)揮出紙制檔案的作用。其次，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)紙制檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘，能夠以大數(shù)據(jù)的方式對(duì)紙制檔案的信息進(jìn)行有效挖掘，從而發(fā)揮出我國(guó)大量有著悠久歷史的事業(yè)單位檔案資源的價(jià)值。第三，還要以積極的態(tài)度應(yīng)對(duì)未來(lái)紙制檔案的管理工作，注重信息化電子檔案與紙制檔案的并重，能夠以積極的態(tài)度響應(yīng)紙制檔案管理工作的需求，解決紙制檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。

結(jié)論：

加強(qiáng)檔案管理工作必須從事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)事業(yè)單位檔案事業(yè)的現(xiàn)狀，完成檔案管理工作機(jī)制，促進(jìn)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)，全面提高檔案管理工作有效，解決檔案管理工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。

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