創(chuàng)建山東省檔案科學(xué)化管理示范單位過(guò)程中的幾點(diǎn)思考

趙寶山

摘要：實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化管理是提升單位規(guī)范化管理水平的必然要求，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)?！渡綎|省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》和《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測(cè)評(píng)辦法》的出臺(tái)為各單位在新形勢(shì)下規(guī)范檔案工作、強(qiáng)化檔案管理指明了方向、明確了創(chuàng)建條件。筆者所在單位淄博市太河水庫(kù)管理局申報(bào)了2018年山東省科學(xué)化管理示范單位側(cè)評(píng)，在創(chuàng)建過(guò)程中產(chǎn)生了諸多迷茫，遇到了很多苦難，希望通過(guò)下文分析困難產(chǎn)生的原因，探索問(wèn)題解決辦法，以此為基層差額事業(yè)單位創(chuàng)建工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案工作；科學(xué)化管理

一、基層企事業(yè)單位在創(chuàng)建工作中遇到的共性問(wèn)題

檔案工作是一個(gè)單位各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展、創(chuàng)新進(jìn)步的重要保障，對(duì)干行政機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，有充足的財(cái)政保障和人力支撐，在創(chuàng)建示范單位方面有著先天優(yōu)勢(shì)。然而對(duì)于像淄博市太河水庫(kù)管理局這樣的差額事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在創(chuàng)建過(guò)程中面臨的困難是不可預(yù)估的，筆者認(rèn)為這些困難也是大部分基層企事業(yè)單位在檔案工作科學(xué)化管理示范單位測(cè)評(píng)面前望而卻步的。

（一）資金投入不足。巧婦也難為無(wú)米之炊，大部分差額事業(yè)單位運(yùn)行期管理經(jīng)費(fèi)面臨較大差口，職工工資尚且很難保證足額發(fā)放，在檔案管理上投入的資金嚴(yán)重不足，在檔案管理設(shè)備等軟、硬件設(shè)施上方面多年沒(méi)有投入資金，導(dǎo)致檔案作用弱化、檔案管理邊緣化。

（二）重視程度不夠。基層企事業(yè)單位往往從事一線生產(chǎn)科研和基層建設(shè)工作，所生成的檔案對(duì)于信息查詢、工程檢修、科學(xué)管理、創(chuàng)建測(cè)評(píng)、文化建設(shè)等工作具有不可替代的憑證和參考作用。但部分單位明顯對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)知，認(rèn)為檔案就是收集資料而已，導(dǎo)致檔案工作停滯不前，甚至明顯退步。

（三）專職人員欠缺。專業(yè)且專職的檔案管理人員是檔案管理工作不可或缺的重要一環(huán)，僅憑一個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)硬、素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理員往往會(huì)將一個(gè)單位的檔案管理工作提升一個(gè)檔次，但在企事業(yè)單位不要說(shuō)專業(yè)的檔案管理員，專職檔案管理員都沒(méi)有設(shè)置，這樣直接影響了檔案工作的連貫性和專業(yè)性。

（四）單位特色缺乏。檔案工作追求嚴(yán)謹(jǐn)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，但他同樣能體現(xiàn)一個(gè)單位的文化特色和工作特點(diǎn)，對(duì)于成立時(shí)間較早的單位，檔案能直接體現(xiàn)其歷史沿革和文化底蘊(yùn)。但目前，大部門(mén)基層單位盲目學(xué)習(xí)上級(jí)主管部門(mén)的檔案工作，拋棄了自己的特點(diǎn)，千篇一律，差異性小，不能顯示自己的時(shí)空特點(diǎn)和單位文化。

二、基層企事業(yè)單位在創(chuàng)建工作中存在的個(gè)性問(wèn)題（以淄博市太河水庫(kù)管理局為例）

除以上間題外，通過(guò)對(duì)水利系統(tǒng)其他基層事業(yè)單位的調(diào)研，筆者認(rèn)為還存在很多的個(gè)性問(wèn)題，以淄博市太河水庫(kù)管理局為例，在創(chuàng)建工作中需要著重解決以下問(wèn)題。

（一）檔案分散管理、多科室存儲(chǔ)、檔案室設(shè)在頂樓等不符合測(cè)評(píng)細(xì)則要求的問(wèn)題。該局綜合檔案室建于2008年，擁有檔案庫(kù)房88平方米，現(xiàn)以保存文書(shū)檔案為主，共1634卷/件（1964年起2017年），包括會(huì)計(jì)檔案（20112013三個(gè)年度）：80件；實(shí)物：63件（獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等）；工程檔案（1998年大壩除險(xiǎn)加固混凝土防滲墻工程、2008年太河水庫(kù)除險(xiǎn)加固剩余工程兩個(gè)項(xiàng)目）：809件。其余會(huì)計(jì)檔案存放于財(cái)務(wù)資產(chǎn)科，工程檔案存放于建設(shè)科，供水檔案存放于供水管理科。

（二）檔案存儲(chǔ)設(shè)施、設(shè)備嚴(yán)重不足，現(xiàn)有設(shè)備老舊過(guò)時(shí)的問(wèn)題。綜合檔案室現(xiàn)在僅配置了鐵皮文件柜、加濕器、碎紙機(jī)、空調(diào)、消磁柜、溫度計(jì)、濕度計(jì)，組織人事科、財(cái)務(wù)資產(chǎn)科、建設(shè)科、水政科、供水管理科等科室的檔案存儲(chǔ)設(shè)施及設(shè)備相對(duì)單一，只配備了檔案櫥、柜。以上檔案管理設(shè)備已經(jīng)老舊，并且達(dá)不到檔案室“九防，（防火、防盜、防潮、放光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染、防高溫）要求，檔案櫥、柜也應(yīng)按要求更換為密集架。

（三）檔案管理信息化程度不高的問(wèn)題。缺乏正規(guī)、專業(yè)的檔案管理軟件，1964年至2007年紙質(zhì)檔案未掃描成電子檔案，與測(cè)評(píng)細(xì)則中要求配備基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和建立各種門(mén)類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等要求還有很大差距。

三、在創(chuàng)建中針對(duì)問(wèn)題采取的主要對(duì)策

在得知要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)化管理示范單位的通知時(shí)，筆者及其他檔案工作人員心情是很沉重的，困難重重，問(wèn)題多多，但在分管領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)力推動(dòng)和各科室的幫助下，多措并舉，多點(diǎn)發(fā)力，創(chuàng)建工作由繁人簡(jiǎn)，逐步步入正軌。

（一）專家解惑。怎樣創(chuàng)、如何建？標(biāo)準(zhǔn)是什么？這些問(wèn)題成了創(chuàng)建過(guò)程中首先要解決，也是必須要解決的問(wèn)題。筆者單位主動(dòng)與市檔案局進(jìn)行了聯(lián)系，由他們協(xié)調(diào)我們參觀了近幾年創(chuàng)建成功的優(yōu)秀單位檔案室，并邀請(qǐng)檔案專家實(shí)地查看了單位檔案工作情況，解疑答惑，為創(chuàng)建工作提出了具體指導(dǎo)意見(jiàn)。通過(guò)這我們才算做到了心中有數(shù)，創(chuàng)建工作拉開(kāi)序幕。

（二）領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)。領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基本保障，在得知參加示范單位測(cè)評(píng)后，筆者與同事一起對(duì)檔案室進(jìn)行了徹底的清查，將結(jié)果匯總并形成報(bào)告遞交給了領(lǐng)導(dǎo)班子，讓他們知道“家底”、看到差距，最終通過(guò)班子會(huì)議決定自行籌集60萬(wàn)投入檔案室升級(jí)改造，創(chuàng)建工作才算正式開(kāi)展。

（三）軟硬兼修。創(chuàng)建成功與否最終要落實(shí)到軟硬件上，我們確定了“高標(biāo)定位、夯實(shí)基礎(chǔ)、精細(xì)提升、軟硬兼修”的原則，力爭(zhēng)高標(biāo)準(zhǔn)起步、高水平推進(jìn)、高效率落實(shí)、高質(zhì)量達(dá)標(biāo)。制定時(shí)間節(jié)點(diǎn)、分配工作任務(wù)，有序開(kāi)展了庫(kù)房重建、檔案遷移、設(shè)備升級(jí)、數(shù)字化建設(shè)、人員培訓(xùn)等一系列創(chuàng)建工作，并以此為契機(jī)推進(jìn)了檔案工作科學(xué)管理與創(chuàng)建國(guó)家級(jí)水利工程管理單位和國(guó)家級(jí)文明單位相融合，基本建成與水庫(kù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，以服務(wù)組織管理、文化建設(shè)，保障工程建設(shè)、單位運(yùn)行為基礎(chǔ)的檔案資源利用和安全保障體系，為順利通過(guò)2018年度檔案工作科學(xué)化管理示范單位測(cè)評(píng)做好了充分準(zhǔn)備。

在創(chuàng)建過(guò)程中，筆者深刻感受到了繼承企事業(yè)單位在檔案管理工作上存在的困難和面臨的困境，協(xié)調(diào)上的困難、專業(yè)上的疑惑都會(huì)導(dǎo)致創(chuàng)建工作步履惟艱，只有迎難而上、靈活應(yīng)對(duì)、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、高標(biāo)起步，突出規(guī)范化歸檔整理，做好數(shù)字化建設(shè)和安全保障，方能使檔案工作水平有效提升，盡快達(dá)到創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)。