高校學(xué)生公寓工作體制優(yōu)化的研究

尹宗平 王宏衛(wèi)

（1 合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 巢湖 238000）（2 巢湖學(xué)院，安徽 巢湖 238000）

教育部《關(guān)于進一步加強高等學(xué)校學(xué)生公寓管理的若干意見》中指出：“學(xué)生公寓是學(xué)生日常生活與學(xué)習(xí)的重要場所，是課堂之外對學(xué)生進行思想政治工作和素質(zhì)教育的重要陣地。”為抓好學(xué)生公寓工作，近年來各高校推行了各具特色的工作體制，發(fā)揮了積極作用，但同時也暴露出一些矛盾。

1 優(yōu)化高校學(xué)生公寓工作體制的必要性

1.1 學(xué)生公寓在學(xué)校工作中具有重要地位

首先，學(xué)生公寓區(qū)域易發(fā)安全事件，各所高校始終緊繃著公寓安全的弦。學(xué)生公寓人員聚集，學(xué)生活動時間長，物品、設(shè)施多，發(fā)生安全事件的可能性相對較大；公寓工作涉及學(xué)生處、保衛(wèi)處、總務(wù)處、團委和二級學(xué)院等多個部門，事務(wù)繁雜，常需要跨部門協(xié)調(diào)，交叉管理時容易形成薄弱地帶，導(dǎo)致隱患滋生、矛盾累積而引發(fā)安全事件。美國等西方國家高校大部分學(xué)生需要在校外住宿[1]，存在安全風(fēng)險，近幾年發(fā)生了多起中國留學(xué)生在校外期間遇害的案件；國內(nèi)高校對公寓安全高度關(guān)注，但仍時有安全事件發(fā)生，例如當(dāng)年的馬加爵案件，同宿舍的幾名同學(xué)遇害，這一不幸事件警醒人們要始終警惕學(xué)生公寓的安全風(fēng)險。公寓安全事件不但影響學(xué)校的正常秩序，還容易引發(fā)社會的廣泛關(guān)注，甚至發(fā)酵引發(fā)群體性事件。

其次，學(xué)生公寓環(huán)境是立德樹人不可或缺的部分。十九大報告指出：“立德樹人是教育的根本任務(wù)?！睂W(xué)生公寓的文化、安全、衛(wèi)生環(huán)境不但對學(xué)生成長起著保障與保護作用，而且對學(xué)生文明意識的培養(yǎng)、良好行為習(xí)慣的養(yǎng)成、道德情操的培育都起著重要作用，顯然有利于立德樹人。具體而言，學(xué)校通過開展教育活動，使學(xué)生認識到公寓文明的重要性，掌握必要的常識，增強自覺遵守、主動參與的意識；通過落實學(xué)生公寓的各項文明、安全、衛(wèi)生制度，促使學(xué)生在待人接物時遵規(guī)守矩，逐步養(yǎng)成良好行為習(xí)慣；文明素質(zhì)、安全素質(zhì)是學(xué)生道德情操的體現(xiàn)，在優(yōu)良的公寓氛圍中才可能培育學(xué)生高尚的道德情操。

1.2 當(dāng)前高校學(xué)生公寓工作體制及其矛盾

各高校學(xué)生公寓工作體制具有一些共性。公寓工作由公寓中心或同類機構(gòu)統(tǒng)管，公寓中心有獨立建制的，也有隸屬于學(xué)生處或總務(wù)處的；物業(yè)公司承擔(dān)公寓服務(wù)，并接受公寓中心、總務(wù)處、學(xué)生處的管理監(jiān)督，服務(wù)的內(nèi)容包括保安、保潔、公物維修等，有的物業(yè)公司是學(xué)校成立的，有的是通過招標(biāo)面向社會購買服務(wù)的；公寓區(qū)域?qū)W生的教育管理由二級學(xué)院或系部主導(dǎo)，學(xué)生處統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，公寓中心參與管理，學(xué)生公寓自我管理委員會、學(xué)生會等學(xué)生組織協(xié)助管理。

關(guān)于公寓工作體制存在的突出矛盾有研究指出：典型的由公寓中心、學(xué)生公寓自我管理委員會、物業(yè)公司組成的“三位一體”公寓管理模式的優(yōu)點是管理力度較強，但配合和協(xié)調(diào)容易成為薄弱環(huán)節(jié)[2]。例如，當(dāng)公寓中心隸屬學(xué)生處時對公物維修的管理容易脫節(jié)，隸屬總務(wù)處時對學(xué)生的教育力度較弱；公寓自管委受公寓中心指導(dǎo)，與學(xué)生會的功能存在重疊。

2 優(yōu)化高校學(xué)生公寓工作體制的策略

2.1 構(gòu)建和諧團隊

高校學(xué)生公寓工作涉及多個部門，需要在體制上保證公寓工作團隊的和諧有力。用有向圖來表示公寓工作團隊：學(xué)生處、總務(wù)處、保衛(wèi)處、二級學(xué)院、團委、公寓中心、學(xué)生自管委、物業(yè)公司、學(xué)生各為一個節(jié)點，節(jié)點之間的有向線段表示教育、管理、服務(wù)功能，兩個節(jié)點之間經(jīng)過的全部有向線段的序列稱為路徑，則傳統(tǒng)的公寓工作團隊關(guān)系如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)的公寓工作團隊關(guān)系

據(jù)圖1分析可知存在以下矛盾：學(xué)生處、總務(wù)處、保衛(wèi)處、團委與學(xué)生之間的路徑長度為2，顯示他們與學(xué)生溝通的時間成本較高，聯(lián)系的力度較弱；這些職能部門落實與公寓有關(guān)的工作一般要求公寓中心進行中轉(zhuǎn)，公寓中心成了“萬能鑰匙”，常不堪重負；公寓中心直接面向?qū)W生開展工作，缺少二級學(xué)院的支撐，學(xué)生對公寓中心缺乏了解與認同，影響工作成效；物業(yè)公司主要與公寓中心、學(xué)生聯(lián)系，雖然與學(xué)生生活聯(lián)系緊密，但只承擔(dān)物業(yè)服務(wù)功能，完全沒有教育管理功能；學(xué)生自管委主要與公寓中心、學(xué)生聯(lián)系，缺乏二級學(xué)院、團委的指導(dǎo)，工作局限性較強，容易成為校園里“孤獨”的學(xué)生組織；二級學(xué)院在公寓區(qū)域幾乎孤立地面對學(xué)生，難以調(diào)動物業(yè)、自管委等資源，關(guān)于公寓管理與服務(wù)方面的信息也很閉塞；學(xué)生被動地接受來自各方的教育、管理、服務(wù)，往往表現(xiàn)得茫然而不知所措，在出現(xiàn)問題需要相關(guān)部門解決時，部門之間又容易推諉扯皮。

針對上述矛盾，可以對傳統(tǒng)的公寓工作團隊進行優(yōu)化，形成創(chuàng)新的團隊。首先是盡量縮短工作路徑，要改革層級化管理，實現(xiàn)工作體系的扁平化，盡量使各個部門直接面向?qū)W生提供教育、管理、服務(wù)的職能；其次是增強部門之間的信息溝通，可建立信息庫機制，各相關(guān)部門、學(xué)生的相關(guān)信息均入庫交換，信息庫由公寓中心維護，在實際工作中體現(xiàn)為工作協(xié)調(diào)例會、QQ群、管理系統(tǒng)軟件等載體。創(chuàng)新的公寓工作團隊關(guān)系如圖2所示，其中虛線為信息流。

圖2 創(chuàng)新的公寓工作團隊關(guān)系

在圖2中，各個部門直接面向?qū)W生開展工作，工作績效高；公寓中心牽頭建立公共的信息庫，各節(jié)點的共享信息均主動入庫，各節(jié)點通過獲取庫中的共享數(shù)據(jù)使工作協(xié)調(diào)一致；公寓中心得到了解放，能更關(guān)注關(guān)鍵的公寓業(yè)務(wù)，例如：信息庫的維護，通過信息庫落實對自管委的指導(dǎo)、對物業(yè)公司的監(jiān)督，通過信息庫協(xié)調(diào)各個相關(guān)部門的工作；從學(xué)生角度來看，其教育、管理、服務(wù)的來源是直接的、明確的，學(xué)生也可以從信息庫獲得共享的信息，有助于學(xué)生理解與接受教育、管理與服務(wù)，當(dāng)學(xué)生有問題需要解決時也可以反饋給確定的對象得到響應(yīng)。

2.2 規(guī)范業(yè)務(wù)流程

公寓工作涉及的業(yè)務(wù)流程較多，例如：入住，退住，安全與秩序，衛(wèi)生，水電，公物與維修，文明建設(shè)等。如果不規(guī)范相關(guān)業(yè)務(wù)流程，責(zé)權(quán)利不清，工作容易陷入混亂無序?？梢允褂孟到y(tǒng)的觀點與方法來規(guī)范業(yè)務(wù)流程，即將業(yè)務(wù)流程的集合理解成公寓工作系統(tǒng)，對系統(tǒng)進行需求分析、系統(tǒng)設(shè)計，并在工作中實現(xiàn)。

需求分析就是弄清公寓工作系統(tǒng)要完成哪些功能。需求分析由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭，公寓中心會同相關(guān)部門共同開展，要從學(xué)生、學(xué)校等不同角度梳理公寓工作，劃分出多個獨立的功能，明確每個功能的責(zé)任部門、責(zé)任人、主要內(nèi)容，理清信息的流向。需求分析是對公寓工作體系的重新規(guī)劃，要自頂向下、逐步求精，對需求進行優(yōu)化、簡化、調(diào)整[3]。一個典型的分析結(jié)果是：將公寓工作系統(tǒng)劃分成信息、教育、管理與服務(wù)三大功能：信息功能實現(xiàn)信息的采集、存儲、使用、共享，如入住信息、門禁信息、視頻監(jiān)控信息、協(xié)同辦公信息等；教育功能針對學(xué)生發(fā)揮教育引導(dǎo)作用，包括公寓制度教育、安全常識教育、心理健康教育、創(chuàng)建文明寢室活動等；管理與服務(wù)功能規(guī)范相關(guān)部門的常規(guī)工作。

系統(tǒng)設(shè)計就是弄清公寓工作系統(tǒng)的功能如何實現(xiàn)。首先，要根據(jù)系統(tǒng)分析確定系統(tǒng)由哪些模塊組成，每個模塊完成相對獨立的功能，模塊的數(shù)量要精簡，一個典型的公寓工作系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖如圖3所示，其分成信息庫、學(xué)生教育、管理與服務(wù)三個主模塊，每個主模塊又劃分成若干子模塊。其次，要對每個模塊的內(nèi)部流程進行詳細設(shè)計，要注意提高工作效率、方便學(xué)生，還要強調(diào)對學(xué)生的教育作用，例如在公物維修模塊中，對學(xué)生的報修要及時響應(yīng)，同時對于涉嫌故意破壞公物的行為要嚴(yán)肅追查。系統(tǒng)設(shè)計的結(jié)果要以制度的方式固定下來，例如《學(xué)生公寓管理規(guī)定》等文件。

圖3 公寓工作系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)設(shè)計的結(jié)果要在公寓工作中實現(xiàn)。首先，實現(xiàn)的載體可以是人工系統(tǒng)或信息系統(tǒng)，或兩者結(jié)合的系統(tǒng)，例如：“自管委教育”模塊是人工系統(tǒng)，要由《自管委工作辦法》等制度來固定功能。其次，公寓工作系統(tǒng)在運行中要加以維護，例如：“班級教育”模塊中規(guī)定了輔導(dǎo)員巡查寢室的辦法，但經(jīng)過一段時間執(zhí)行后可以總結(jié)經(jīng)驗采用更好的辦法。

2.3 高度重視安全問題

重視安全問題，就是要從預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、處置等環(huán)節(jié)全面周密地考慮，采取行之有效的措施；要將安全問題落到實處，要特別強調(diào)在安全工作全環(huán)節(jié)中加強對學(xué)生的教育，有研究指出：針對安全問題既要確保學(xué)生安全，也要考慮多種尺度的有機統(tǒng)一，確保教育不被放逐，將實現(xiàn)安全、教育等多種效益的最大化作為追求的目標(biāo)[4]。

公寓安全問題可總結(jié)為人身安全、財產(chǎn)安全、群體事件、思政安全四類。表1列出了公寓安全問題分類及處理方法，可供借鑒。

表1 公寓安全問題分類及處理方法

2.4 搶占教育管理服務(wù)的陣地

公寓工作要深入學(xué)生一線，搶占教育、管理、服務(wù)的陣地，貼近學(xué)生的生活，傾聽他們的心聲，了解真實的需求，給予有效的幫助。

首先是輔導(dǎo)員進寢室。可在公寓樓內(nèi)設(shè)立輔導(dǎo)員工作室，安排二級學(xué)院輔導(dǎo)員、學(xué)生公寓工作人員駐點值守，指導(dǎo)文明寢室創(chuàng)建活動，協(xié)調(diào)公寓管理事項，處理突發(fā)事件，受理學(xué)生反映意見，指導(dǎo)黨建、團建進寢室；要安排與鼓勵各班級輔導(dǎo)員經(jīng)常走訪學(xué)生寢室，了解與指導(dǎo)學(xué)生的生活與學(xué)習(xí)。

其次是文化進寢室。要安排學(xué)生喜聞樂見、有益身心健康的的文化活動進寢室，例如：生活藝術(shù)展、辯論賽；要營造公寓內(nèi)深厚的文化氛圍，懸掛以社會主義核心價值觀為主題的宣傳畫，校園廣播要在學(xué)生公寓常態(tài)化播音并辦出水平；要充分利用微博、微信、QQ、論壇等平臺加強交流、引導(dǎo)輿論。

第三是創(chuàng)新性地發(fā)揮物業(yè)公司的輔助教育管理功能。物業(yè)公司要盡量提高員工的文化素質(zhì)，加強崗位培訓(xùn)，將輔助教育管理的職能融入到員工職責(zé)中。例如，保潔員遇到亂丟垃圾的學(xué)生要進行勸阻，物業(yè)管理員可以協(xié)助巡查寢室衛(wèi)生與安全狀況。

第四是強化學(xué)生公寓自管委的功能。自管委是公寓管理中心的得力助手，可以有效地分擔(dān)公寓工作，拉近管理部門和學(xué)生的距離。要理順自管委的地位，同時接受公寓中心、校團委的指導(dǎo)；要在二級學(xué)院也建立自管委，接受二級學(xué)院學(xué)管辦、團總支、學(xué)校自管委的指導(dǎo)；自管委干部主要由樓長、層長擔(dān)任，使公寓學(xué)生組織形成一盤棋；自管委要劃分部門，以鍛煉干部的工作能力、協(xié)助分擔(dān)公寓工作為目標(biāo)，在不影響正常學(xué)習(xí)的前提下盡可能多地介入公寓教育、管理、服務(wù)工作。

2.5 強化信息化的輔助作用

信息技術(shù)的發(fā)展有利于改善公寓工作，信息化可以大大提高工作效率、降低勞動強度。典型的應(yīng)用場景有：視頻監(jiān)控，電子門禁，消防報警處理，寢室分配系統(tǒng)，資產(chǎn)管理與報修處理，心理健康測試，即時通訊系統(tǒng)，上網(wǎng)行為管理，教育與交流論壇，人臉識別，大數(shù)據(jù)安全分析等[5]。例如，在學(xué)生公寓樓道內(nèi)安裝監(jiān)控攝像頭，將視頻信息存儲于后臺，輔導(dǎo)員及管理人員通過校園網(wǎng)進行調(diào)閱，這可以有效地防止內(nèi)盜、外盜，實現(xiàn)遠程掌握公寓樓實況，為管理提供輔助信息。

應(yīng)用信息化的過程也是克服阻力的過程，因為對信息化不了解、擔(dān)心影響原有的權(quán)利格局、認為可能會增加工作量等原因，許多同志在開始階段會對信息化懷著抗拒的心理，因此要注意應(yīng)用信息化的策略。首先，信息化應(yīng)用的關(guān)鍵在于提高用戶體驗。要使公寓相關(guān)部門認識到信息化將大大提高工作績效，可以從推廣那些迅速降低工作量的小功能入手，逐步增強他們的信心；要應(yīng)用信息技術(shù)為學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)提供便利，例如大力推廣網(wǎng)上報修、網(wǎng)上交流平臺，使學(xué)生樂于接受信息化。其次，要注重將信息系統(tǒng)與人工系統(tǒng)有機結(jié)合。要突出師生在公寓工作中的主體作用，避免過度依賴信息技術(shù)，例如在學(xué)生教育過程中不能籠絡(luò)地將教育內(nèi)容通過網(wǎng)絡(luò)傳送給學(xué)生，還要開展豐富多彩的教育活動，使之內(nèi)化于心、外化于形。第三，要將信息系統(tǒng)的應(yīng)用與運維納入常規(guī)工作。公寓工作人員要對信息化懷有熱情，善于學(xué)習(xí)、應(yīng)用信息技術(shù)；公寓中心要有專人負責(zé)信息化工作，能夠根據(jù)工作需要提出需求，并協(xié)助做好信息系統(tǒng)的一般性維護；還要充分發(fā)揮學(xué)校信息中心等外部的技術(shù)支撐作用。