試論檔案管理在發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用

閆令棋

摘要：近些年來，伴隨著電力工程建設(shè)的不斷增多，檔案管理顯得越來越重要，而加強(qiáng)檔案管理既可以對企業(yè)的工作效率進(jìn)行提高，也可以提高服務(wù)質(zhì)量，同時還可以起到節(jié)約能源、降低消耗、安全生產(chǎn)的作用。因此在發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，加強(qiáng)檔案管理是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：檔案管理、發(fā)電企業(yè)、生產(chǎn)經(jīng)營

一、前言

在新時期，我國社會經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，促使電力在人們生活和工作中占據(jù)著非常重要的地位，而檔案與電力行業(yè)有著密切關(guān)系，是電力企業(yè)能夠獲得競爭的主動性的重要因素。因此一定要重視檔案，抓住機(jī)會，不斷完善檔案管理建設(shè)體制，從而才能確保其與社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)，促使電力企業(yè)得到快速發(fā)展。

二、檔案管理在發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用

1、能夠保證發(fā)電企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)健發(fā)展

當(dāng)今社會，隨著電力市場的不斷發(fā)展，電力體制的不斷完善，發(fā)電企業(yè)呈現(xiàn)出了激烈的市場競爭，而發(fā)電企業(yè)檔案涉及范圍比較廣，門類比較多，記錄了企業(yè)在發(fā)展與改革過程中所有有價值的圖片、數(shù)據(jù)以及文字等材料，能夠客觀地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。所以一定要對檔案進(jìn)行有效管理，只有這樣才能夠?yàn)榘l(fā)電企業(yè)在發(fā)展和市場競爭中提供可靠的決策依據(jù)，促使發(fā)電企業(yè)能夠高效率的解決發(fā)展過程中存在的問題和挑戰(zhàn)。

2、能夠滿足企業(yè)管理體制改革的需要

對于發(fā)電企業(yè)而言，只有引進(jìn)競爭機(jī)制，對外部市場進(jìn)行不斷開拓，就可以在激烈的市場競爭中占據(jù)一席地位，保證發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中檔案管理的重要作用。同時在發(fā)電企業(yè)中檔案是非常重要的，通常記錄著企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)能力以及經(jīng)營狀況等，只有對發(fā)電企業(yè)檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)才可以為企業(yè)的安全生產(chǎn)和經(jīng)營奠定基礎(chǔ)。所以發(fā)電企業(yè)要對檔案管理引起高度重視，對先進(jìn)的檔案管理方式進(jìn)行不斷引進(jìn)，此外，要隨著體制的變化不斷轉(zhuǎn)變管理方式。

3、能夠?yàn)榘l(fā)電企業(yè)科學(xué)決策提供重要的依據(jù)

對于發(fā)電企業(yè)來說，檔案是對企業(yè)發(fā)展最真實(shí)的記錄，但是其信息具有復(fù)雜性的特征，所以在對發(fā)電企業(yè)做決策時，要充分發(fā)揮檔案管理的意義，這樣就能夠確保發(fā)電企業(yè)科學(xué)研究成果生產(chǎn)和科學(xué)的決策，對全面準(zhǔn)確的服務(wù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，促使發(fā)電企業(yè)得到快速發(fā)展。

三、發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中檔案管理存在問題

1、檔案管理難度大

隨著國有企業(yè)檔案管理工作的不斷向前推進(jìn)，檔案的利用率也在逐漸提高，無論是個人還是單位層面對檔案的使用需求都明顯增多。對于庫房設(shè)置分散，且距離較遠(yuǎn)的企業(yè)而言，會給實(shí)際調(diào)檔、借檔、查檔工作上帶來一定的困難。另外在進(jìn)行機(jī)組檢修、搶修和技術(shù)改造，并且項目實(shí)施的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)臨時借閱、突發(fā)借閱以及緊急調(diào)檔等，要想避免跟蹤不到位等問題，就大大增加了檔案管理的難度，促使檔案工作人員工作量和工作難度加大，進(jìn)而就大大阻礙了檔案管理工作的開展。

2、檔案管理意識還較為薄弱，重視不夠

一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對檔案工作所需的人、材、物和檔案整理歸檔時間給予充分保證。各業(yè)務(wù)部門管理人員存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識；二是重視不夠。歸檔文件資料的形成階段不重視，沒有從源頭抓起，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案資料積壓、收集不齊、流失等問題；

3、信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)競爭和社會發(fā)展的必然要求，然兒企業(yè)基層單位大多數(shù)沒有啟用檔案信息化管理系統(tǒng)，依然是依靠手工操作，效率低下，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。企業(yè)的檔案信息化工作大多數(shù)不具備相應(yīng)的硬件設(shè)施和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，人力、物力、財力投入不足，檔案信息化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)處于起步初期。

四、發(fā)電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中檔案管理的對策

1、夯實(shí)檔案規(guī)范化基礎(chǔ)管理

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時候，工作主要集中在收集、整理環(huán)節(jié)，就要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容和性質(zhì)采用不同方式進(jìn)行檔案收集，作為檔案管理人員要主動與項目參建單位、設(shè)備采購部門溝通，積極參加項目的竣工驗(yàn)收和設(shè)備驗(yàn)收，保證各種類型檔案材料齊全和完整。例如：采用某一技術(shù)進(jìn)行項目改造時，應(yīng)從立項開始，檔案工作人員要深入到施工現(xiàn)場，進(jìn)行及時跟蹤調(diào)查，嚴(yán)格按照設(shè)計、施工、設(shè)備采購、調(diào)試、驗(yàn)收等要求進(jìn)行全面收集，保證資料不丟失和不遺留。對于收集上來的檔案資料，要按照企業(yè)或者國家規(guī)定的分類方法和保管時間進(jìn)行及時整理、組卷以及歸檔，保證卷題名簡明扼要、分類清楚、裝訂結(jié)實(shí)以及整齊美觀。

2、增強(qiáng)檔案意識，強(qiáng)化責(zé)任感

要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，充分調(diào)動全員收集檔案、保護(hù)檔案的自覺性和積極性，增強(qiáng)檔案資料歸檔管理的意識和責(zé)任，逐步把企業(yè)檔案管理工作做好。

3、充分利用現(xiàn)代化管理手段

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)企業(yè)改革和發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。檔案管理也要與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，加大投入，加強(qiáng)新技術(shù)的運(yùn)用，使用檔案信息化管理軟件，對檔案實(shí)行動態(tài)化管理和維護(hù)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，從檔案的錄入、查詢、修改、刪除功能到立卷歸檔及檔案管理整個處理過程都應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)自動化。通過現(xiàn)代化手段建立信息數(shù)據(jù)庫，并依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，完善信息的收集、反饋和系統(tǒng)跟蹤。以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。檔案管理信息化建設(shè)意義重大、困難重重，企業(yè)基層檔案工作者要適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，切實(shí)做好檔案管理工作。

五、結(jié)束語

綜上所述，對于一個企業(yè)來說，檔案是重要的信息資料，要想對其進(jìn)行完整的開發(fā)和利用，就要對其進(jìn)行合理的管理，從收集歸檔、整理借閱等方面做到信息化、服務(wù)化、規(guī)范化，只有這樣才能促使企業(yè)檔案管理走向科學(xué)、有序的道路，對企業(yè)未來的發(fā)展提供有力支撐。

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