新鄉(xiāng)市檔案館2015—2017年利用情況調(diào)查報告

梁艷麗 張微 韓斐

摘 要：本文采用定量與定性分析的方法，對新鄉(xiāng)市檔案館2015-2017年接待利用情況進行統(tǒng)計分析，得出利用人次逐年增多且企業(yè)職工占比過半、利用者年齡偏高學歷偏低、利用者主要為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)、本人現(xiàn)場查閱占絕對優(yōu)勢、數(shù)據(jù)庫查閱數(shù)量逐年增高但仍以手工查閱為主、因私查閱遠高于因公查閱人次等結(jié)論。提出手工查閱可能帶來檔案實體、信息安全等問題，應加強學術研究查閱服務、建立科室協(xié)調(diào)機制等建議。

關鍵詞：新鄉(xiāng)市檔案館；2015-2017年；利用情況；調(diào)查

1 調(diào)查內(nèi)容及調(diào)查目的

以新鄉(xiāng)市檔案館2015-2017年檔案（資料）查閱登記本為統(tǒng)計對象，分利用者結(jié)構(gòu)、年齡、學歷、居住地、查閱目的、是否本人查閱、是否查到、查閱方式、查閱卷（件、冊）次、查閱檔案（資料）種類等12個大項50多個小項，對近三年的利用情況進行數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計、分析，以掌握查閱群體的基本特征，了解查閱工作趨勢，為做好接待利用工作提供數(shù)據(jù)支持。

2 需要說明的幾個問題

2.1 利用人次。檔案（資料）查閱登記本未登記電話咨詢?nèi)舜渭坝嘘P情況，僅登記來館、來函查閱情況；史志局、黨史研究室等編史修志人員根據(jù)工作情況有時長期在館查閱，沒有“簽到式”登記；部分查閱人員尤其是未查到人員信息登記極不完整……這些都給調(diào)查工作帶來了一定困難。調(diào)查報告中的數(shù)據(jù)以登記本上有效信息為基礎，與統(tǒng)計年報略有出入。

2.2 利用者年齡、學歷。2015年查閱者身份證號、學歷欄絕大部分空白，該年度利用者年齡、學歷無法統(tǒng)計，僅統(tǒng)計2016年、2017年利用者年齡、學歷情況。

2.3 利用者居住地。利用者居住地分兩種，新鄉(xiāng)和其他，新鄉(xiāng)所轄縣（市、區(qū)）人員計入新鄉(xiāng)。

2.4 利用卷（件、冊）次。近年來破產(chǎn)企業(yè)職工來館查閱人次較多。以保溫瓶廠為例，為確保檔案實體和信息安全，提供利用的是復制件，且長期放置在接待利用中心，該廠職工登記后可自助式查閱，查閱數(shù)量登記為該全宗的檔案數(shù)量?；诖?，不同類型、不同目的查閱者利用檔案（資料）數(shù)量占比難以統(tǒng)計。統(tǒng)計時查閱卷（件、冊）次分四個種類：0、1、2——10、10以上。

2.5 未查到問題。是否查到以復印情況為準，復印欄有數(shù)字，統(tǒng)計為查到，否則統(tǒng)計為未查到。未查到分三種情況：一是通過現(xiàn)場咨詢，館藏檔案沒有利用者所要查找的內(nèi)容，查閱卷（件、冊）次為0；二是通過數(shù)據(jù)庫或紙質(zhì)目錄查找，沒有查到，查閱卷（件、冊）次可能為0，也可能大于0；三是通過數(shù)據(jù)庫或者紙質(zhì)檔案查找，沒有查到，查閱卷（件、冊）次不小于1。因此，統(tǒng)計數(shù)據(jù)中未查到的人次大于查閱卷（件、冊）次為0的人次。

3 統(tǒng)計利用情況分析

3.1 利用人次逐年增多且企業(yè)職工占比接近70%（表一）。2015-2017年利用人次分別為2703、3093、3535，呈逐年增多趨勢，2016年、2017年較上年增加比例分別為14.43%，14.29%。企業(yè)職工近三年的占比分別為69.96%、70.77%、72.33%，為主流查閱者。

3.2 利用者年齡偏高學歷偏低。2016年、2017年利用者年齡50歲及以上的人次分別為1984、2336，占全部利用人次的64.14%、66.08%；近兩年學歷高中及以下的人次分別為2140、2540，占全部利用人次的69.19%、71.85%。

3.3 利用者主要為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)。近三年利用者為新鄉(xiāng)本地居民或居住地在新鄉(xiāng)的人次分別是2643、2994、3393，占全部利用人次的97.78%、96.80%、95.98%。這也印證了劉東斌先生的觀點：檔案的憑證價值有很強的區(qū)域性。[1]

3.4 本人現(xiàn)場查閱占絕對優(yōu)勢。查閱內(nèi)容與本人有關或者受單位委托雖與個人無關但需本人查閱的統(tǒng)計為本人查閱，受他人委托查閱他人檔案（資料）的為代理查閱。近三年本人查閱的人次分別是2657、2985、3406，占全部利用人次的98.30%、96.51%、96.35%；近三年利用者到檔案館現(xiàn)場查閱的人次分別是2701、3090、3534，占比均超過99.90%。值得深思的是，1990年至2002年統(tǒng)計的新鄉(xiāng)市檔案館（一庫）5106人次查詢，所有利用方式都是來人查詢，沒有一人來函、來電或者網(wǎng)上查詢。[2]十多年過去，服務方式單一的局面仍沒有改變。

3.5 查到率逐年增高。近三年利用者查到人次分別為1811、2279、2844，占全部利用人次的66.70%、73.68%、80.45%，查到率逐年增高。

3.6 數(shù)據(jù)庫查閱數(shù)量逐年增多但仍以手工查閱為主。近三年通過數(shù)據(jù)庫查閱檔案（資料）的人次分別為1092、1346、1600，但手工紙質(zhì)查閱占比依次為52.87%、55.12%、54.90%，手工查閱占比過半。

3.7 查閱卷（件、冊）次為1及以下的接近60%（表二）。近三年查閱卷（件、冊）次不超過1的人次分別為1665、1852、2003，占全部查閱數(shù)量的比例分別為61.60%、59.88%、56.66%。

3.8 會計檔案查閱人次居高不下（表三）。近三年分門類統(tǒng)計的檔案（資料）查閱表顯示，會計檔案查閱人次分別為696、785、957，連續(xù)三年位列第一。

3.9 招工、知青檔案查閱占比不容小覷（表三）。近三年招工、知青檔案查閱人次分別為1129、1391、1635，占不同查閱門類人次的比例分別為47.48%、45.19%、38.73%。

3.10 其他專門檔案查閱人次驟增（表三）。近三年其他專門檔案查閱人次分別為77、123、641，后兩年較上年增加比例分別為64.94%、421.14%。其他專門檔案查閱中主要是人事檔案。這部分查閱者主要是通過接班的方式參加工作的，沒有招工表，只能通過人事檔案中的接班表來確定參加工作時間。

說明：新鄉(xiāng)市檔案館館藏缺乏科技檔案（本館只有自己形成的科研檔案），聲像、照片檔案利用較少。

3.11 因私查閱遠遠高于因公查閱人次（表四）。查閱主體分因公查閱和因私查閱兩種：持單位介紹信、受單位委托查閱有關內(nèi)容的為因公查閱，持身份證等個人有效證件的為因私查閱。2015—2017年因私查閱人次分別為2381、2654、3078，占當年全部查閱人次的比例分別為88.09%、85.81%、87.07%，遠遠高于因公查閱人次及比例。這說明人民群眾利用檔案維護自身權(quán)益意識不斷增強。近年來，河南省內(nèi)周邊地市檔案館的利用情況也有這種趨勢：開封市檔案館2004年7月至2006年6月查詢利用情況統(tǒng)計分析結(jié)果表明，同群眾切身利益相關的工資退休（包括工資、退休、待遇、身份等相關內(nèi)容）、確權(quán)（包括土地、房產(chǎn)、企業(yè)合并、分家等相關內(nèi)容）兩項在數(shù)量上都處于高位[3]；漯河市檔案館2011年至2013年因解決個人問題查閱檔案的卷次分別為1612、1525、4617，占當年查閱卷次的比例分別為73.71%、67.59%、85.60%[4]。

4 原因分析

4.1 歷史原因?qū)е碌闹唷⒄泄げ檎覠帷?0世紀50年代到70年代上山下鄉(xiāng)的知青以及他們回城后參與招工形成知青、招工檔案。隨著退休年齡臨近，為了證明工齡、辦理退休，由此催生了知青、招工查找熱?？v向來看，1990年至2002年，新鄉(xiāng)市檔案館（一庫）檔案利用統(tǒng)計分析中利用頻率較高的全宗有160號（知青檔案）、30號（招工檔案）[5]，2015年至2017年利用頻率較高的全宗仍有這兩個。可以預見，這批人退休后，知青、招工查找的熱度將成為過去時。也就是劉東斌先生所提出的檔案利用時效性的問題：“檔案的憑證價值具有一定時限的特點，它們只在某一段時間內(nèi)起著憑證作用。而隨著時間的推移，這些檔案的作用則逐漸減少，以至消失。”[6]

知青、招工檔案是新鄉(xiāng)市檔案館較早進行數(shù)字化的專門檔案，查找便捷，輸入姓名等檢索項可以很快查到，如果查閱者的姓名、年齡等信息與數(shù)據(jù)庫中信息一致，2分鐘左右即可完成查找、打印、蓋章等工作。

4.2 破產(chǎn)企業(yè)檔案進館導致的會計檔案查找居高不下。近年來，新鄉(xiāng)市檔案館陸續(xù)接收了保溫瓶廠、紅旗棉織廠、鋼廠、中原紗廠、橡膠廠、水泵廠等多個破產(chǎn)企業(yè)檔案進館。為證明曾經(jīng)從事有害工種，辦理提前退休，企業(yè)職工前來查找工資表。這部分檔案原保管條件差，檢索精準程度低，辦理退休要求提供工資表數(shù)量多，查找速度慢，對利用者和接待人員都是不小的考驗。

4.3數(shù)字檔案館建設緩慢導致手工查閱、現(xiàn)場查閱為主。截至2017年底，新鄉(xiāng)市檔案館館藏檔案數(shù)字化率約為20%，受經(jīng)費等因素限制，數(shù)字檔案館建設較為緩慢。尤其是破產(chǎn)企業(yè)職工前來查找的工資表等檔案，完全是手工查找。

5 存在問題及對策

5.1 對現(xiàn)場查閱但未查到的人群要做好解釋及幫助工作。近三年未查到的人次分別為892、814、691，未查到比例依次為33%、26.32%、19.55%。出現(xiàn)這種情況的原因是多方面的。首先，《中華人民共和國檔案法實施辦法》（2017年修正本）第十三條第二款規(guī)定：“屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交?！毙锣l(xiāng)市檔案館接收進館的檔案是20年前形成的，當時各立檔單位收集得是否齊全不是檔案館所能左右的。其次，并非所有的立檔單位都屬于進館單位，尤其是數(shù)量龐大的二級機構(gòu)，很多都不在進館單位之列。再次，即便是進館單位，移交的檔案也不一定是該單位形成的所有門類、所有保管期限的檔案。最后，受行政區(qū)劃影響，不同歷史時期檔案館接收范圍不一樣。再加上接待者個人業(yè)務水平不同，查到率也不盡相同。因此，當查閱者因查不到檔案產(chǎn)生不解或者有其他情緒時，接待者要及時做好解釋工作，并根據(jù)工作經(jīng)驗提供其他查找線索、途徑，為利用者提供力所能及的幫助。

5.2 手工查找可能影響檔案實體、信息安全問題。2016年，新鄉(xiāng)市檔案局查處一起在檔案館利用檔案過程中發(fā)生的檔案涂改違法案件。無獨有偶，2017年1月12日，新鄉(xiāng)市社保局有關工作人員來館核對知青、招工檔案13份，發(fā)現(xiàn)其中1份存在復印件涂改現(xiàn)象。同年2月14日，市社保局來館復查職工提供的工資表等檔案，發(fā)現(xiàn)線材廠某職工檔案復印件造假。為維護檔案的實體、信息安全，新鄉(xiāng)市檔案館接待利用中心采取了多項措施：一是采取技防措施，安裝監(jiān)控，對利用者查閱行為進行實時監(jiān)控；二是采取人防措施，做好查閱案卷的核對工作；三是對查閱頻繁的保溫瓶廠工資表提供復印件查閱；四是加強教育，在醒目位置擺放檔案查閱須知提示牌。

對于具有憑證價值的檔案來說，一般情況下如果人們要利用它的憑證價值去解決問題，利用一次也就足夠了。[7]本文中檔案利用的一次性因利用者身份、目的不同出現(xiàn)了兩種情況：一種情況是與檔案內(nèi)容有關的查閱者本人，用以證明工種、工齡；一種情況是履行行政職能的市社保局工作人員，用以核對工種、工齡。對前者來說，能夠順利辦理退休就不用再次來館查閱；對后者來說，能夠確認工種、工齡就不用再次核對。筆者認為，面對檔案原件、復印件被涂改的風險，僅采取上述針對第一種利用者的措施是不夠的。在不能短時間將這部分檔案全部掃描的情況下，及時將已查閱工資表進行數(shù)字化、建立與社保部門工作人員的協(xié)調(diào)機制是必要的。對查閱者而言，檔案館將立此存照，確保其他利用者的權(quán)益不受損失；對社保局工作人員而言，檔案信息的安全性能得到保障，核對將更加高效。

5.3 教師、學生學術研究查閱服務亟待加強。普通公民大部分都是利用檔案的現(xiàn)實價值，普通公民利用檔案多是短暫的、偶然的。歷史研究人員利用更多的是檔案的長遠價值，歷史研究人員利用檔案則具有長遠性和持續(xù)性[8]。

近三年學生查檔人次高于教師，且學生查檔目的為學術研究的比例高于教師。來館查閱進行學術研究的師生來自清華大學、遼寧大學、中共中央黨校、中國社會科學院、華東師范大學、鄭州大學、河南科技學院、河南師范大學等不同院校，研究內(nèi)容多為建國至改革開放前檔案，距查閱者生活的年代時間較為久遠，查閱檔案的內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量對研究成果的影響較大。歷史學家戴逸先生就曾說過：“可以說，離開了檔案，就不可能進行嚴肅的、深入的歷史研究。”[9]建議指定對館藏熟悉的人員負責接待此類查檔人群。

5.4 查閱檔案時拍照、掃描可能產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)糾紛、檔案違法公布等問題。2017年，新鄉(xiāng)市史志局、黨史研究室查閱人次為250，調(diào)卷（件、冊）次為2325，掃描檔案（資料）28414頁；2016年，利用者拍照2749頁次。這部分掃描、拍照的檔案（資料）在利用過程中是否會產(chǎn)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛等問題尚不可知；利用者對檔案拍照后是否會擅自通過互聯(lián)網(wǎng)等媒介傳播不可控制，由此可能產(chǎn)生不符合檔案利用、公布等規(guī)定的違法行為。對此，市檔案館應加強內(nèi)、外管理，完善制度，強化監(jiān)督，堵塞漏洞，防患于未然。

5.5 查閱過程中發(fā)現(xiàn)掃描件清晰度不夠等問題應建立科室協(xié)調(diào)機制。2016年10月13日，新鄉(xiāng)市檔案館工作人員為利用者查找知青檔案時發(fā)現(xiàn)掃描件內(nèi)容不完整；同年10月26日，通過數(shù)據(jù)庫查找某職工招工表時發(fā)現(xiàn)掃描件清晰度不夠……這種情況盡管不常見，但在接待利用中發(fā)現(xiàn)的問題有些是信息科負責的、有些是庫房管理部門負責的、有些是征集接收科負責的，對此，檔案館應建立領導牽頭、科室協(xié)調(diào)工作機制，以問題為導向，舉一反三，及時查漏補缺。

本文為河南省檔案科研項目“新鄉(xiāng)市檔案館2007年—2017年利用情況調(diào)查成果的綜合運用研究”（項目編號：2018—R—05）階段性研究成果之一。

參考文獻：

[1][6][7]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理，2004（1）：8.

[2][5] 周應朝.新鄉(xiāng)市檔案館（一庫）檔案利用統(tǒng)計分析[J].檔案管理，2003（5）：23.

[3]吳雁平.開封市檔案館2004年7月至2006年6月查詢利用情況統(tǒng)計分析[J].檔案管理，2008（1）：67-68.

[4] 閆俊麗，何惠光.漯河市檔案館近10年檔案利用情況調(diào)查[J].檔案管理，2014（5）：54.

[8]任漢中.檔案學理論專題研究[M].武漢：長江出版社，2017：92.

[9]戴逸.加強聯(lián)系與合作，共同繁榮史學事業(yè)與檔案事業(yè)[A].第十三屆國際檔案大會文件報告集[C].北京：中國檔案出版社，1997：16.

（作者單位：梁艷麗、張微，河南省新鄉(xiāng)市檔案局；韓斐，河南省新鄉(xiāng)市牧野區(qū)疾病預防控制中心 來稿日期：2018-05-23）