檔案潛在用戶研究應(yīng)重視概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性

李鳳琴

摘 要：本文與《談?wù)剻n案潛在用戶》作者對使用概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性存在的不足進(jìn)行商榷。使用概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性在檔案學(xué)研究中具有一定的普遍性，應(yīng)當(dāng)引起檔案工作者，特別是檔案學(xué)研究者的重視。

關(guān)鍵詞：檔案潛在用戶；一致性；準(zhǔn)確性

2014年《檔案管理》雜志第1期刊發(fā)了鹽城師范學(xué)院社會(huì)學(xué)院楊靜《談?wù)剻n案潛在用戶》一文（以下簡稱“楊文”），作者對檔案潛在用戶的概念、檔案潛在用戶和檔案現(xiàn)實(shí)用戶之間的關(guān)系以及相互間的轉(zhuǎn)化進(jìn)行了闡述，并對檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶的障礙、措施進(jìn)行了分析。作為國內(nèi)目前檔案潛在用戶研究的唯一核心研究者，作者的研究填補(bǔ)了我國在檔案潛在用戶研究領(lǐng)域的空白，意義重大，其觀點(diǎn)影響深遠(yuǎn)。但文章在使用概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性上存在不足，值得商榷。

1 概念不一致

“概念是思維的起點(diǎn)，也是進(jìn)行判斷、推理的前提，要保證判斷恰當(dāng)、推理有效，使用的概念必須是清楚明確的，以保持概念內(nèi)涵、外延的始終一致?！盵1]這既是論文撰寫的基本常識(shí)，也是邏輯“同一律”的要求。就是說：“為了保證思維的確定性和首尾一貫性，同一概念的內(nèi)涵、外延在同一文獻(xiàn)中應(yīng)當(dāng)保持一致應(yīng)當(dāng)是‘邏輯一致性的起碼要求?！盵2]而楊文在概念的一致性上存在稱謂不同、外延不一的問題。

1.1 稱謂不同。楊文的題目是《談?wù)剻n案潛在用戶》，顯然，文章討論的主題是“檔案潛在用戶”，理應(yīng)圍繞“檔案潛在用戶”這一概念展開，而文章一開始就將“檔案潛在用戶”定義成了“檔案館潛在用戶”。文中是這樣定義“檔案潛在用戶”的：“檔案潛在用戶是指社會(huì)上的組織或個(gè)人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實(shí)上也沒有與檔案館建立聯(lián)系的這部分群體。”[3]從定義上看，其定義中的“檔案潛在用戶”實(shí)際上是指“檔案館潛在用戶”，或者說可以將“檔案潛在用戶”理解為“檔案館潛在用戶”。問題是，如果作者是這樣的意思，那為什么不直接用“檔案館潛在用戶”，而用“檔案潛在用戶”呢？如果作者不是這樣的意思，那為什么不將檔案潛在用戶定義為：“檔案潛在用戶是指社會(huì)上的組織或個(gè)人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案取得交流，事實(shí)上也沒有與檔案建立聯(lián)系的這部分群體?！睙o論怎么理解，僅從字面稱謂上，檔案與檔案館，檔案潛在用戶與檔案館潛在用戶就不是同一概念。此外，在整個(gè)文章中還使用了“檔案部門”和“檔案機(jī)構(gòu)”概念。其中使用“檔案潛在用戶”20次，使用“檔案館”62次，使用“檔案部門”21次，使用“檔案機(jī)構(gòu)”1次。文章中研究對象的稱謂不同十分明顯。

1.2 外延不一。楊文使用的概念，除稱謂不同外，還有外延不一問題。楊文使用過的直接與用戶相關(guān)和間接與用戶相關(guān)的概念有“檔案”“檔案館”“檔案部門”“檔案機(jī)構(gòu)”等四個(gè)。這四個(gè)概念的外延明顯不同?！皺n案”可指所有檔案，即保存在任何個(gè)人或社會(huì)組織中的檔案?！皺n案館”只指各級各類檔案館，包括綜合檔案館、專業(yè)檔案館、行業(yè)檔案館、企業(yè)檔案館、高校檔案館、村鎮(zhèn)檔案館、個(gè)人檔案館、私人檔案館等。“檔案部門”“檔案機(jī)構(gòu)”則包括：檔案館、檔案室、檔案局、檔案處、檔案企業(yè)、檔案中介機(jī)構(gòu)等。

如果將“檔案”“檔案館”“檔案部門”“檔案機(jī)構(gòu)”這四個(gè)概念與潛在用戶分別合并使用，就會(huì)發(fā)現(xiàn)“檔案潛在用戶”“檔案館潛在用戶”“檔案部門潛在用戶”“檔案機(jī)構(gòu)潛在用戶”的外延同樣存在著差異，完全不相同。“檔案潛在用戶”的外延最大，“檔案部門潛在用戶”“檔案機(jī)構(gòu)潛在用戶”次之，“檔案館潛在用戶”最小。但楊文在討論“檔案潛在用戶”時(shí)，作者不時(shí)地在檔案館、檔案機(jī)構(gòu)、檔案部門之間切換，完全沒有顧及四者之間在外延上的不同與差距。

2 舉例欠準(zhǔn)確

楊文中存在的另一個(gè)問題是舉例欠準(zhǔn)確。文章在對檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶的障礙、措施進(jìn)行分析時(shí)，使用了一些例子。這些例子或多或少存在欠準(zhǔn)確問題。有的不明就里，有的道聽途說，有的主觀臆造，有的張冠李戴，還有的是以偏概全。

2.1 不明就里。楊文在對檔案潛在用戶轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)用戶的障礙進(jìn)行分析時(shí)，批評“檔案利用手續(xù)繁瑣”。舉例道：“檔案館利用檔案有規(guī)定：學(xué)者的檔案利用請求需要經(jīng)過某一級部門的批準(zhǔn)，再轉(zhuǎn)報(bào)上級，經(jīng)上級同意后才能轉(zhuǎn)批檔案館辦理，也才能提供給學(xué)者使用。這樣的報(bào)批手續(xù)費(fèi)時(shí)耗神，學(xué)者往往需要等上好幾個(gè)月才能查到自己所需的檔案。”[4]這種表述是對檔案館查詢利用規(guī)則不清楚所致。事實(shí)是，檔案館對利用已經(jīng)開放檔案，本單位形成的檔案，與查檔者本人相關(guān)的檔案并沒有特別的限制。只是對利用沒開放的檔案，非本單位形成的檔案或與本人無直接關(guān)系的檔案時(shí)，才會(huì)依法依規(guī)向法定部門和領(lǐng)導(dǎo)請示，向檔案形成單位和單位涉及的他人征詢意見。提高效率是應(yīng)該的，照章辦事也是必須的。在法治國家和依法行政的語境中更應(yīng)該如此。

2.2 道聽途說。同是批評“檔案利用手續(xù)繁瑣”，作者再舉例：“大部分的檔案館都不提供檔案分類目錄，利用者需自己提供查檔的目錄，如果利用者提供的目錄不夠具體又常常會(huì)遭遇查檔不到的困境。”[5]這種表述是對檔案館館藏檔案體系、查檔流程、查詢工具、查詢方法不知情，僅憑個(gè)別查檔者的敘述，或者其他人的轉(zhuǎn)述導(dǎo)致的“道聽途說”。按照《檔案法》規(guī)定的開放時(shí)限，作者撰文時(shí)可以查詢的開放檔案是1984年前形成的檔案。1984年之前形成的檔案不是現(xiàn)在的按“件”保管的，而是按“卷”管理的，也沒有機(jī)讀目錄。檔案館能提供的都是進(jìn)館時(shí)形成的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。這些目錄屬手工檢索目錄，查詢時(shí)需檔案工作者對照利用者提供的查詢內(nèi)容信息，在目錄中一頁一頁，一行一行查找。這種情況下，如果查詢者提供的信息越多，與案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄的匹配度越高，查到與查準(zhǔn)的概率就越高，查找需要的時(shí)間就越短。這類似于現(xiàn)在機(jī)讀目錄查詢時(shí)，提供的檢索關(guān)鍵詞越多，查到所需檔案的范圍就越集中。反之范圍就越大。筆者判斷，作者是將查檔服務(wù)者要求查檔者提供盡可能多的與查找內(nèi)容相關(guān)的信息，錯(cuò)當(dāng)成了要求查檔者自己提供目錄。

2.3 主觀臆造。還是批評“檔案利用手續(xù)繁瑣”，作者認(rèn)為：“檔案館始終掌握著能否查檔的話語權(quán)，操縱著查檔結(jié)果?！盵6]這種表述是對檔案館工作規(guī)程和館藏范圍的有限性不了解的“主觀臆造”。俗話說，國有國法，家有家規(guī)。檔案館是否查檔，是由《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案館工作通則》等法律法規(guī)規(guī)定的，并不是哪一個(gè)人說了算的。更不可能操縱查檔結(jié)果。查到就是查到，查不到就是查不到。查到是啥就是啥?！安唤o查”大多是因?yàn)樗橹皺n”不在查檔者所去檔案館的館藏范圍。比如：到綜合檔案館查干部人事檔案或城建檔案就查不到。因?yàn)?，人事檔案并不歸入綜合檔案館，而城建檔案則歸入城建檔案館。還有，不同層級的檔案館有其相應(yīng)的接收范圍，當(dāng)遇到查詢超出本館館藏范圍的要求時(shí)，檔案館工作人員會(huì)如實(shí)告知查檔者沒有其要查的檔案，此時(shí)，查檔者會(huì)有“檔案館存檔案，我查的是檔案，檔案館就一定有我要查的檔案”的推論，得出“檔案館說沒有，就是不給我查”的結(jié)論。還有一種情況，有些利用者是要查到他所想要的結(jié)果。但是，由于館藏檔案的“區(qū)域性”[7]，檔案館所提供的查詢范圍和查到范圍只能以館藏檔案為限。當(dāng)檔案館查不到這種用戶所要的結(jié)果時(shí)，就會(huì)頂上“操縱查檔結(jié)果”的帽子。這兩種情況在全國各檔案館雖有一定的普遍性，但就每個(gè)檔案館接待的利用者總量而言，也只是個(gè)別。還有一種情況，就是用戶認(rèn)為該有的檔案，但是，就是查不到，其原因是原歸檔單位，當(dāng)時(shí)應(yīng)該歸檔的并沒有歸檔。檔案館自然也不會(huì)有。

2.4 張冠李戴。楊文在批評檔案部門服務(wù)收費(fèi)高時(shí)，引用述：“據(jù)《人民日報(bào)》2013年1月20日報(bào)道：某律師在江西省宜春市中級人民法院復(fù)印卷宗時(shí)，每頁被收費(fèi)3元。因?yàn)樾鑿?fù)印的卷宗數(shù)量較多，近萬頁卷宗需支付29000余元?！盵8]問題是按作者定義的潛在用戶（沒辦法與檔案館取得交流，事實(shí)上也沒有與檔案館建立聯(lián)系的這部分群體），法院檔案室并不在其中。使用這個(gè)例子有張冠李戴之嫌。

2.5 以偏概全。即便不考慮法院檔案室是否在楊文定義的潛在用戶范圍之內(nèi)，在不公開案由、案值的情況下，使用這種近乎極端的案例來證明檔案部門服務(wù)收費(fèi)高是一種以偏概全的做法。更何況“服務(wù)收費(fèi)”是一個(gè)籠統(tǒng)的概念，如果是查檔費(fèi)，不僅收費(fèi)高，而且有亂收費(fèi)之嫌；如果是復(fù)印費(fèi)，就應(yīng)該另當(dāng)別論。對于復(fù)印費(fèi)，一般情況下，不論國內(nèi)國外，大都是利用者來付。如果只復(fù)印一兩頁，也許存檔單位還可以負(fù)擔(dān)起，而近萬頁，其復(fù)印成本就需要數(shù)千元，對哪個(gè)存檔單位來說都是不小的開支。

3 結(jié)語

綜上，由于存在概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性兩個(gè)問題，使文章的可信度受到影響。這兩個(gè)問題與理論研究基本功和缺少必要的實(shí)際工作經(jīng)歷有關(guān)。這種情況，在檔案學(xué)研究中具有一定的普遍性，應(yīng)引起檔案學(xué)研究者及檔案工作者的重視。

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[7]劉東斌.檔案利用和檔案價(jià)值的反思[J].檔案管理，2004（01）：7-10.

（作者單位：周口市外商投訴受理中心 來稿日期：2018-06-12）