事業(yè)單位電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享建設(shè)的實(shí)現(xiàn)探討

盧凌云

摘要：實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔與數(shù)字檔案共建共享是提高數(shù)字檔案服務(wù)水平的根本途徑，需要根據(jù)相關(guān)法規(guī)政策，合理制定具體的實(shí)施辦法。本文將結(jié)合福建省關(guān)于數(shù)字檔案共享建設(shè)的政策指導(dǎo)意見，對(duì)福建省事業(yè)單位數(shù)字檔案共享建設(shè)進(jìn)行研究，探討電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑，重點(diǎn)解決數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案安全和保密、配套查詢機(jī)制構(gòu)建等問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子文件歸檔；數(shù)字檔案；共享建設(shè)

前言：

自2018年2月1日起實(shí)施的《福建省數(shù)字檔案共享管理辦法》（簡(jiǎn)稱“辦法”）對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字檔案共享、數(shù)字資源利用和檔案服務(wù)等方面的工作提出具體指導(dǎo)意見。并強(qiáng)調(diào)了數(shù)字檔案共享建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃以及檔案安全和保密工作的重要性。在此背景下，事業(yè)單位應(yīng)積極學(xué)習(xí)“辦法”中的指導(dǎo)精神，并嚴(yán)格按照相關(guān)政策法規(guī)開展數(shù)字檔案共享建設(shè)工作，加快其實(shí)現(xiàn)步伐。

一、福建省關(guān)于數(shù)字檔案共享建設(shè)的政策指導(dǎo)

事業(yè)單位是檔案形成單位之一，對(duì)電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享建設(shè)有重要影響，應(yīng)根據(jù)“辦法”等相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)籌數(shù)字檔案共享建設(shè)規(guī)劃，規(guī)范建設(shè)過程，致力于向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。針對(duì)目前福建省數(shù)字檔案共享建設(shè)的實(shí)際情況，“辦法”中明確了各級(jí)人民政府在轄區(qū)內(nèi)數(shù)字檔案共享建設(shè)中承擔(dān)的職責(zé)，并規(guī)定所有檔案形成單位都應(yīng)按照要求提交電子檔案和紙張檔案數(shù)字化范本，并鼓勵(lì)社會(huì)各界組織、個(gè)人參與到數(shù)字檔案共享建設(shè)工作中。在此基礎(chǔ)上，“辦法”對(duì)數(shù)字檔案共享體系的構(gòu)建也作出了具體指導(dǎo)，提出構(gòu)建數(shù)字檔案資源中心，并整合圖書館、紀(jì)念館、博物館等數(shù)字檔案收藏單位的數(shù)字檔案資源。由省人民政府的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)數(shù)字檔案管理軟件的開發(fā)與工作，無償提供給檔案形成單位使用。在此情況下，事業(yè)單位應(yīng)積極參與到數(shù)字檔案共享建設(shè)過程中，響應(yīng)政策號(hào)召，并把握好數(shù)字檔案建設(shè)與利用的發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)本單位數(shù)字檔案系統(tǒng)與數(shù)字檔案資源中心的互聯(lián)互通，提高數(shù)字檔案建設(shè)和管理水平[1]。

二、事業(yè)單位電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）數(shù)字檔案資源中心的構(gòu)建策略

福建省檔案局副局長(zhǎng)游富明提出：“我們準(zhǔn)備在省檔案館成立福建省數(shù)字檔案資源中心，讓數(shù)字檔案共享更好地服務(wù)公眾。”這一重大舉措將有力推進(jìn)全省范圍內(nèi)數(shù)字檔案共享建設(shè)的步伐，提高檔案部門公共服務(wù)水平。在數(shù)字檔案資源中心的構(gòu)建過程中，需要匯聚各檔案形成單位、收藏單位的數(shù)字檔案資源，統(tǒng)一保存在數(shù)字檔案中心，并按照相關(guān)法律法規(guī)，開展數(shù)字檔案的維護(hù)、管理和調(diào)用工作。事業(yè)單位作為重要的數(shù)字檔案形成單位，在積極配合數(shù)字檔案資源中心建設(shè)和數(shù)字檔案共享規(guī)劃布局的同時(shí)，應(yīng)承擔(dān)起本單位數(shù)字檔案資源的整合與傳輸工作。確保在數(shù)字檔案資源中心建設(shè)過程中，電子文件和數(shù)字檔案的安全能夠得到保障。同時(shí)讓海量數(shù)字檔案走出“庫(kù)房”，面向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。電子文件歸檔和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是構(gòu)建數(shù)字檔案資源中心的基礎(chǔ)工作，在完成事業(yè)單位內(nèi)部的資源整合工作后，應(yīng)通過安全和保密傳輸渠道，將其傳輸?shù)綌?shù)字檔案中心，使其成為數(shù)字檔案共享資源的一部分[2]。

（二）資源生產(chǎn)流程化構(gòu)建機(jī)制

以往數(shù)字檔案共享建設(shè)進(jìn)程緩慢主要是受技術(shù)條件的制約，隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等前沿信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前福建省已具備構(gòu)建數(shù)字檔案資源中心的技術(shù)條件，可以利用云端搭建數(shù)字檔案共享平臺(tái)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中化管理。在“工業(yè)4.0”時(shí)代下，電子文件歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化速度得到顯著提升，并呈現(xiàn)出跨越式發(fā)展趨勢(shì)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)解決數(shù)字檔案資源整合與統(tǒng)計(jì)的基本問題，可以確保其整合過程的順利進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)實(shí)現(xiàn)資源生產(chǎn)流程化，基于國(guó)家整體戰(zhàn)略和地方數(shù)字檔案資源中心的建設(shè)需求，通過明確各事業(yè)單位應(yīng)承擔(dān)的數(shù)字檔案資源生產(chǎn)責(zé)任和實(shí)施計(jì)劃，提高生產(chǎn)流程效率。從制度標(biāo)準(zhǔn)和政策要求出發(fā)，為確保數(shù)字檔案建設(shè)的長(zhǎng)效性和安全性，在流程設(shè)計(jì)中應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，以《檔案法》和“辦法”等政策法規(guī)為依據(jù)，針對(duì)數(shù)字檔案共享流程進(jìn)行規(guī)范性設(shè)計(jì)，強(qiáng)化統(tǒng)一管理原則，克服以往數(shù)字檔案建設(shè)采取的分散分段式管理弊端。

（三）解決數(shù)字檔案安全和保密問題

推進(jìn)數(shù)字檔案共享建設(shè)必須為數(shù)字檔案的安全性和保密性提供保障。最終建立的數(shù)字檔案資源中心是全開放、公開性的，社會(huì)公眾可以直接在中心平臺(tái)下載所需要的數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享的最終目的，提高檔案利用率。這也為數(shù)字檔案的安全和保密性帶來較高風(fēng)險(xiǎn)。必須采取配套的數(shù)字化管理手段，在共享平臺(tái)下載過程中，生成位唯一序號(hào)和電子標(biāo)識(shí)，并通過完善相關(guān)政策法規(guī)，使數(shù)字檔案具有與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同等的法律效率，從而保證數(shù)字檔案的使用安全。在事業(yè)單位與中心平臺(tái)的交互過程中，需要采取訪問控制、用戶身份審核、信息追蹤審計(jì)等新的安全保護(hù)技術(shù)，確保數(shù)字檔案在傳輸和利用過程中的安全性和保密性[3]。

（四）建立配套查詢機(jī)制提高檔案資源利用率

推進(jìn)數(shù)字檔案共享建設(shè)的最終目的是提高檔案服務(wù)水平和服務(wù)效率。應(yīng)建立配套的查詢機(jī)制，在保證數(shù)字檔案安全性的前提下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。在此方面，應(yīng)設(shè)置資源開放端口，加快云服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，利用服務(wù)媒介平臺(tái)，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合，并逐漸向虛擬化服務(wù)方向發(fā)展。利用云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建虛擬資源池，解決信息孤島問題，加強(qiáng)不同檔案形成和收藏單位的相互溝通，共同構(gòu)建云端數(shù)字檔案資源信息庫(kù)。通過創(chuàng)建虛擬機(jī)鏡像，將需要使用的數(shù)字檔案資源幅值到鏡像內(nèi)，最大化的保障其數(shù)據(jù)安全性，同時(shí)提高數(shù)字檔案資源的利用效率。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，數(shù)字檔案共享建設(shè)需要社會(huì)各界的全員參與，通過采取主動(dòng)的工作態(tài)度，積極響應(yīng)數(shù)字檔案共享建設(shè)的政策號(hào)召，按照規(guī)范化的流程進(jìn)行數(shù)字檔案共享建設(shè)，可以顯著加快數(shù)字檔案共享建設(shè)進(jìn)程。在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮新進(jìn)技術(shù)的作用，構(gòu)建安全保障機(jī)制和檔案資源調(diào)用機(jī)制，可以有效提升事業(yè)單位數(shù)字檔案利用率。

參考文獻(xiàn)：

[1]葉建強(qiáng).福建省政府發(fā)布《數(shù)字檔案共享管理辦法》[N].中國(guó)檔案報(bào)，2018-02-08（001）.

[2]梁景芝.云技術(shù)下數(shù)字檔案信息資源共享體系的架構(gòu)設(shè)計(jì)[J].檔案管理，2015（05）：82-83.