基于特殊載體企業(yè)檔案管理的思考

孫巧玲

中圖分類號(hào)：D641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-226-02

摘要 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是隨著企業(yè)自身科技發(fā)展逐步實(shí)現(xiàn)的，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)信息化工作的推進(jìn)，給傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)又提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。本文深討了基于特殊載體，使得企業(yè)檔案管理適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞 特殊載體 企業(yè) 檔案管理

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展。特殊載體檔案已經(jīng)在企業(yè)信息資源中占有舉足輕重的地位，在企業(yè)發(fā)展中越發(fā)顯現(xiàn)出直觀、形象、迅速，易于檢索、拷貝等優(yōu)勢(shì)。成為檔案資源管理創(chuàng)新和優(yōu)化館藏的重要內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)檔案信息管理與服務(wù)拓寬了新領(lǐng)域，提出了新課題。

一、特殊載體檔案管理現(xiàn)狀

（一）特殊載體文件管理分散

特殊載體檔案分散管理大致可歸納為三種模式，一是由專業(yè)技術(shù)部門集中管理。其理由是技術(shù)部門設(shè)備齊全，硬件更新周期短，資金落實(shí)到位，并且控制著大量數(shù)據(jù)運(yùn)行，有利于保護(hù)檔案資源和解決復(fù)雜的技術(shù)性問(wèn)題。二是由各部門分頭管。理由是控制的一體化辦公產(chǎn)生的文檔資源專業(yè)性強(qiáng)，調(diào)用文件方便，因此，主張自我管理，不愿撒手。三是由檔案部門管。集中統(tǒng)一管理檔案是檔案工作的基本原則。實(shí)行檔案部門的集中統(tǒng)一管理，有利于從檔案專業(yè)的視角出發(fā)，并納入規(guī)范化管理軌道，有利于檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用。

（二）特殊載體檔案缺乏統(tǒng)一分類

在特殊載體文件（檔案）管理中，缺乏統(tǒng)分類，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不利于特殊載體檔案管理的連續(xù)性、規(guī)范性和科學(xué)性。缺乏獨(dú)立的分類體系和管理方法。

（三）缺乏特殊載體檔案統(tǒng)一的管理制度

不少單位對(duì)新型載體檔案的歸檔沒(méi)有形成意識(shí)，沒(méi)有完整的、科學(xué)的管理體系和機(jī)制，沒(méi)有制度約束，沒(méi)有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)和辦法。有些檔案人員對(duì)這一新的領(lǐng)域涉足不深，對(duì)于光盤等特殊載體檔案存在不同程度‘不愿管”、“不能管”、“不敢管”、“不會(huì)管”的疑慮，造成許多電子文件、歸檔光盤等自生自滅和管理失控。沒(méi)有可操作性的檔案管理規(guī)范，難以規(guī)范人們辦事程序和行為方式。因此，特殊載體檔案管理制度的建設(shè)，就顯得十分必要和迫切。

二、關(guān)于對(duì)檔案工作現(xiàn)代化的理解

在對(duì)檔案工作現(xiàn)代化的理解問(wèn)題上，非常認(rèn)同將檔案工作現(xiàn)代化分兩個(gè)階段進(jìn)行劃分的觀點(diǎn)；第一價(jià)段，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段；第二階段，電子檔案工程階段。這種階段劃分，客現(xiàn)地將檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)展?fàn)顩r和走向按任務(wù)的目的、方法、手段、特點(diǎn)以及理論不同加以區(qū)別，有利于規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理現(xiàn)代化工作。

在計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段，對(duì)已歸檔的傳統(tǒng)檔案采用計(jì)算機(jī)模仿傳統(tǒng)手工工作方式，建立“計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)”，目的是仟發(fā)檔案信息資源，保護(hù)檔案原件。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)，將紙制檔案模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子化，因此也把檔案工作現(xiàn)代化的這一階段稱為傳統(tǒng)檔案的電子化工作階段，為建立檔案學(xué)新學(xué)利提供了新的思路。

在電子檔案工程階段，電子文件的誕生和企業(yè)信息化技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了電子文件的歸檔和電子檔案的管理，基于電子文件與紙質(zhì)文件產(chǎn)生的機(jī)理不同，形成了電子文件特有的概念、定義和特征，改變了以傳觀念對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)和理解。電子文件的歸檔和電子檔案管理是在新的工作程序和工作方法指導(dǎo)下完成的。構(gòu)成了新的管理模式。

三、制約企業(yè)檔案現(xiàn)代化的主要因素

（一）企業(yè)主業(yè)務(wù)信息化進(jìn)程緩慢制約了檔案管理現(xiàn)代化

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理必須和企業(yè)的主業(yè)務(wù)信息化進(jìn)程協(xié)調(diào)一致才能得到發(fā)展，否則檔案部門配備再先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，而主業(yè)務(wù)部門不用計(jì)算機(jī)生成文件，也不能實(shí)現(xiàn)電子檔案工程階段，只能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔管理階段。

（二）企業(yè)信息化所需的硬件投入不平衡制約了檔案管理現(xiàn)代化

很多企業(yè)對(duì)文件形成部門和檔案管理部門不統(tǒng)一規(guī)劃，不同步解決文件生成和文件歸檔的設(shè)備條件。造成用計(jì)算機(jī)生成的文件無(wú)法用電子版本形式歸檔，仍采用紙質(zhì)文件形式歸檔，其結(jié)果是：已形成電子文件不及時(shí)歸檔，既造成浪費(fèi)又不安全，相當(dāng)于把傳統(tǒng)的資料室擺到了科技人員的桌面上。

（三）企業(yè)檔案人員素質(zhì)偏低制約了檔案管理現(xiàn)代化

在很多企業(yè)中，真正有檔案專業(yè)管理特長(zhǎng)又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合人才非常匱乏，近幾年分到企業(yè)中的檔案專業(yè)大學(xué)生雖然具備檔案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用基本素質(zhì)，介是因?qū)κ杖牒凸ぷ鳁l件不滿意，紛紛跳糟，致使檔案人員從年齡上煌檔，從技術(shù)上缺少新矢幣只，影響了檔案管理現(xiàn)代化。

四、特殊載體檔案的利用

由于特殊載體檔案的自身特點(diǎn)，為了能夠安全有效的保護(hù)和利用特殊載體檔案，應(yīng)專門建立科學(xué)合理的借閱利用制度和審批手續(xù)。磁勝載體檔案應(yīng)一式兩份歸檔，一份作為到存保管，不得外借；一份作為日常利用，對(duì)利用率高的檔案還應(yīng)另外制作復(fù)制件，以延長(zhǎng)原件的使用壽命。

檔案部門應(yīng)編制特殊載體檔案總目錄及分類目錄等必要的檢索工具，積極為利用者提供服務(wù)，建立健全利用效果登記制度，以掌握利用者的利用和信息反饋情況，及時(shí)調(diào)整和不斷改進(jìn)特殊載體檔案提供利用工作。

五、推進(jìn)企業(yè)電子檔案的思考

（一）與時(shí)俱進(jìn)，用企業(yè)信息化帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化

企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的需要，與時(shí)俱進(jìn)，不可過(guò)于超前，也不可過(guò)于滯后。因?yàn)闄n案管理過(guò)于超前會(huì)使投資短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮不了作用，過(guò)于滯后會(huì)限制企業(yè)主業(yè)務(wù)的信息進(jìn)展，隨著企業(yè)信息化工程的進(jìn)展，同步帶動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的最佳切入點(diǎn)。

（二）因地制宜，開(kāi)展電子檔案管理

由于不同的企業(yè)在信息化改造方面有一定的差異，因此檔案部門就要按本企業(yè)和本部門的資源狀況，因地制宜開(kāi)展電子檔案管理，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡。對(duì)于企業(yè)信息化進(jìn)展較快，檔案部門計(jì)算機(jī)軟硬件配備較強(qiáng)的部門，責(zé)無(wú)旁貸地承擔(dān)了檔案管理方式改革的排頭，他們正在探索和研究著檔案管理新模式、新方法，并適時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。為整個(gè)企業(yè)制定通用的電）二檔案管理制度和程序奠定基礎(chǔ)。

（三）關(guān)于推進(jìn)企業(yè)電子檔案管理的切入點(diǎn)

根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品的特點(diǎn)和性質(zhì)，推進(jìn)企業(yè)電子檔案的切入點(diǎn)應(yīng)是科技檔案。

因?yàn)樵谧儔浩髦圃熘?，主業(yè)務(wù)是變壓器產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、材料采購(gòu)、制造過(guò)程。應(yīng)以變壓器設(shè)計(jì)中的CAD開(kāi)始，逐步完成變壓器生產(chǎn)各階段的科技檔案的錄入。隨著辦公自動(dòng)化和財(cái)務(wù)電算化等業(yè)務(wù)的逐步開(kāi)展，也相應(yīng)開(kāi)展文檔、財(cái)務(wù)檔案的電子檔案管理。

（四）抓緊組織制定電子檔案管理法規(guī)和制度

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，由于產(chǎn)生方式不同，載體不同，要推行電子檔案就必須配以新的管理制度，例如文件分類、歸檔、組卷、保存、借閱等具體規(guī)定。新的電子檔案管理制度盡決出臺(tái)將推進(jìn)加快電子檔案的速度。

（五）加強(qiáng)企業(yè)間的檔案管理技術(shù)交流，推動(dòng)電子檔案工作

檔案管理現(xiàn)代化是新世紀(jì)技術(shù)進(jìn)步的新生事物，具體實(shí)施和進(jìn)展中有各種各樣的問(wèn)題和攔路虎，為集思廣益，建議組織各企業(yè)間檔案管理者之間的技術(shù)交流與學(xué)習(xí)，推動(dòng)和促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。累計(jì)糾正3件史實(shí)經(jīng)歷，為史志、年鑒等其他工作提供照片、影像資料等累計(jì)千余卷。

（六）不斷完善特殊載體檔案規(guī)范化管理機(jī)制

隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的不斷深入，現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展迅速、新型載體更新決，必項(xiàng)從檔案管理規(guī)范化入手，以現(xiàn)代化為目標(biāo)，建立特殊載體檔案管理規(guī)范化新機(jī)制。在特殊載體檔案的形成、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)施全過(guò)程管理的理念，使之制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一是建立特殊載體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制。特殊載體檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案有很大的區(qū)別，它需要技術(shù)部門、管理部門等多單位的密切合作，才能做好這一工作。二是建立特殊載體檔案規(guī)范化管理機(jī)制。由于特殊載體檔案的形成和紙質(zhì)檔案的形成一樣與有關(guān)部門有著密切的聯(lián)系，因此，特殊載體檔案的歸檔也要形成制度化和程序化。