試論如何提高辦公室工作效能

刁潔

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）8-223-02

摘要 綜合辦公室是單位管理系統(tǒng)中的一個(gè)綜合職能管理部門(mén)，在單位管理中占據(jù)核心樞紐地位。進(jìn)入新時(shí)期后，單位在管理實(shí)踐中，管理職能在擴(kuò)大，管理內(nèi)容在增多，從而給綜合辦公室的工作效卒提出了更高要求。本文從綜合辦公室工作效卒提高的重要性出發(fā)，探究綜合辦公室改進(jìn)工作效率的途徑方法。

關(guān)鍵詞 綜合辦公室 工作效率 途徑

綜合辦公室在單位管理中起到了承上啟下，連接內(nèi)外的窗口作用，在單位管理中的重要性日益凸顯。綜合辦公室管理質(zhì)量水平直接影響到單位日常運(yùn)營(yíng)，隨著各單位深化改革，綜合辦公室的工作效率成為了衡量單位整體管理水平高低的重要指標(biāo)。因此，探究綜合辦公室工作效率提升的途徑方法就成為單位管理人員致力研究的重要課題。

一、提高綜合辦公室工作效率的重要性分析

（一）綜合辦公室管理模式深化發(fā)展的必然要求

進(jìn)入新時(shí)期后，單位發(fā)展持續(xù)推進(jìn)，與此同時(shí)，綜合辦公室在管理內(nèi)容上逐步增多，管理刊象更加廣泛，由此也對(duì)綜合辦公室管理工作提出更高要求。在此背景下，綜合辦公室管理模式得以深化發(fā)展，客觀上要求綜合辦人員要秉持創(chuàng)新及發(fā)展觀念，不斷提升工作效率，改善服務(wù)質(zhì)量，以應(yīng)對(duì)單位面臨的新形勢(shì)，促進(jìn)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（二）綜合辦公室持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求

綜合辦公室作為單位管理的樞紐，上連黨政，下接群眾，是內(nèi)外溝通的橋梁和窗口，具有信自參謀、協(xié)調(diào)組織、公文處理、督查管理、信息溝通、服務(wù)接待等職能?；诰C合辦公室的特殊性，要有效促進(jìn)綜合辦工作的穩(wěn)步開(kāi)展，需要綜合辦公室著力提高其日常工作效率，實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

二、綜合辦公室工作效率提升途徑探究

（一）完善管理制度建設(shè)

綜合辦公室各項(xiàng)職能的開(kāi)展離不開(kāi)管理制度的有效保障，制度作為一種管理依據(jù)和準(zhǔn)則，是綜合辦公室工作效率得以提高的基礎(chǔ)和前提。從綜合辦公室的工作內(nèi)容可以看出，紛繁復(fù)雜的工作如脫離了制度約束，會(huì)使其呈現(xiàn)出雜亂無(wú)章的管理亂象。因此，完善管理制度，對(duì)綜合力、工作方法和步驟加以規(guī)范，才能切實(shí)保障綜合辦公室充分發(fā)揮其職能，有條不紊地開(kāi)展各項(xiàng)工作。

在管理制度的建設(shè)上，一方面要結(jié)合單位新時(shí)期改革發(fā)展形勢(shì)及工作任務(wù)，因地制宜地制定相關(guān)管理?xiàng)l例，促進(jìn)綜合辦工作的規(guī)范化、制度化；另.方面又要借鑒吸收優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)建設(shè)，在不斷完善中增強(qiáng)管理制度與綜合辦工作內(nèi)容的匹配性和適用性。

（二）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量

首先，強(qiáng)化綜合辦人員的責(zé)任意識(shí)。責(zé)任意識(shí)作為個(gè)體來(lái)說(shuō)，是其工作生活中的一種必備素質(zhì)，作為綜合辦工作人員來(lái)講，責(zé)任意識(shí)更顯重要。綜合辦公室的工作內(nèi)容較為繁雜，一方面要對(duì)上級(jí)進(jìn)行工作匯報(bào)，另一方面又要對(duì)下級(jí)傳達(dá)相關(guān)政策決定，同時(shí)，又要肩負(fù)信息傳遞及反饋的任務(wù)，每一方面都需要仔細(xì)認(rèn)真落實(shí)。在這種工作環(huán)境中，如果缺乏責(zé)任意識(shí)，各項(xiàng)工作必然無(wú)法正常推進(jìn)，反之，只有具備強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，順利完成各項(xiàng)工作內(nèi)容。

其次，要提高綜合辦公室的服務(wù)質(zhì)量。綜合辦公室自身具有服務(wù)職能，因此，綜合辦工作人員在開(kāi)展工作過(guò)程中應(yīng)貫徹以人為本思想，提高服務(wù)的主動(dòng)性和自覺(jué)性，真誠(chéng)、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈龊酶黝惙?wù)工作。在內(nèi)部工作中，對(duì)待同事及公務(wù)要做到公正、公正、透明，在有條不紊地開(kāi)展工作過(guò)程中，提高工作效率。

最后，辦公室人員的辦事效率在很大程度上取決于工作計(jì)劃的制定。所謂計(jì)劃，也就是要對(duì)自己接下來(lái)進(jìn)行的工作做到心中有數(shù)，了解在什么時(shí)間具體做什么事情，防止臨時(shí)抱佛腳現(xiàn)象的發(fā)生。工作計(jì)劃既有文字性的，也有銘記于心的。具體工作內(nèi)容可能發(fā)生諸多變化，只有提前做好預(yù)測(cè)，才能應(yīng)對(duì)一些臨時(shí)發(fā)生的、極為被動(dòng)的情況，收到意想不到的效果。從表面上看，計(jì)劃不可能盡善盡美，但是一個(gè)工作概要就可以使后續(xù)工作變得得心應(yīng)手。在現(xiàn)代的管理制度和模式中，計(jì)劃顯得極為重要，占據(jù)重要的地位。在不同的時(shí)間段制定不同的工作計(jì)劃，如日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃等。除了一個(gè)較為系統(tǒng)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃外，還要近期的工作計(jì)劃及安排。計(jì)劃要按照事情的輕重緩急進(jìn)行安排，將最重要的事情安置在最為關(guān)鍵的位置，將所有精力都分配到這項(xiàng)工作中，并從各方面去支持和協(xié)助。

（三）注重綜合辦公室人員綜合素質(zhì)的提高

綜合辦公室工作效率的提高離不開(kāi)工作的“人”這一根本要素，因此，要保障綜合辦公室工作效率，需要著力提高工作人員的素質(zhì)能力。

第一，強(qiáng)化政治理論學(xué)習(xí)，在政治覺(jué)悟、政策分析、政治鑒別等能力上加以提高，從而使自己能夠明確社會(huì)發(fā)展方向，以點(diǎn)帶面，提綱契領(lǐng)，促進(jìn)其個(gè)人素質(zhì)的全面提升。

第二，以業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)為重點(diǎn)，通過(guò)提升業(yè)務(wù)水平，提高其處理事務(wù)的效率，進(jìn)而促進(jìn)綜合辦工作效率的提升。要有效提高綜合辦工作人員的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)注重對(duì)其開(kāi)展定期培訓(xùn)工作，豐富創(chuàng)新其工作思路、方法，提高欺戮胡關(guān)系實(shí)際的能力。

從點(diǎn)滴做起，做到一絲不茍。辦公室的工作紛繁復(fù)雜，既有決策性的大事，也有細(xì)微的小事，都要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，否則會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率。由于工作范疇廣，事情涉及方方面面尸攀蠔腦子是記不住的。這時(shí)最原始的辦法就是用筆記錄。記錄的主要內(nèi)容包括：日常活動(dòng)、單位重大事件、領(lǐng)導(dǎo)安排的事情、自己認(rèn)為即將發(fā)生的事情。將近期的事清記錄下來(lái)以后，要定時(shí)翻看。先辦最急的事情，而后按照計(jì)劃逐一完成。對(duì)于上級(jí)交代的事情要標(biāo)注清楚，及時(shí)匯報(bào)完成。詳細(xì)記載事情發(fā)生的幾要素，辦完一件消除一件，爭(zhēng)取做到不掉事。為了防止忘記某些事情，要注意幾點(diǎn)：想起一件，立即執(zhí)行；能在短時(shí)間完成的事情要即時(shí)就辦，防止被其他事情干擾而忘記；當(dāng)日的事情盡量做到當(dāng)日畢，防止第二天忘記。

第四，綜合辦公室工作人員要強(qiáng)化個(gè)人素養(yǎng)，一方面形成善交流、懂禮貌的個(gè)人魅力，另一方面樹(shù)立自身正派、樂(lè)觀、積極的工作面貌。

（四）加強(qiáng)綜合辦與其池部門(mén)間的溝通

首先，綜合辦要做好對(duì)外工作。綜合辦的對(duì)外工作一方面是做好與上級(jí)管理部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通，即做好縱向協(xié)調(diào)；另一方面又要強(qiáng)化與同級(jí)單位之間的交流溝通，即做好橫向協(xié)調(diào)。通過(guò)兩方面的協(xié)調(diào)工作，獲取各方對(duì)其工作的理解和扶持。

其次，綜合辦要注重增強(qiáng)內(nèi)部間的溝通協(xié)調(diào)。綜合辦內(nèi)部各個(gè)崗位承擔(dān)著自身的工作內(nèi)容和職能，但隨著綜合辦管理及工作模式的轉(zhuǎn)變，在開(kāi)展工作中通常需要各個(gè)部門(mén)及崗位協(xié)調(diào)配合，才能有效完成工作任務(wù)。在此背景下，綜合辦要著力探索并建立內(nèi)部交流溝通體系，調(diào)動(dòng)起各個(gè)崗位的工作自主性，在交流、協(xié)調(diào)、配合中高效地完成工作任務(wù)，達(dá)到提高綜合辦公室工作效率的目的。

（五）與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新發(fā)展

綜合辦公室重要的工作內(nèi)容之一是進(jìn)行公文處理，以往在公文處理及傳遞上通常采用紙質(zhì)形式，一方面存在傳遞不到位，文件遺失的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面不符合當(dāng)代提倡建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的要求。因此，適當(dāng)使用諸如網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，可以保障公文傳遞及處理方便快捷，便于對(duì)其進(jìn)行同步，跟蹤，確保文件的安全性。此外，采用現(xiàn)代化的通信工具，如單位內(nèi)部局域網(wǎng)及QQ群，可以節(jié)約通知時(shí)間，實(shí)現(xiàn)綜合辦公室工作形式的創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

在進(jìn)入社會(huì)發(fā)展新時(shí)期后，綜合辦公室的工作效率就成為了綜合辦公室管理水平的重要參考指標(biāo)。要提高綜合辦工作效率，需要從制度建設(shè)、人員建設(shè)、部門(mén)協(xié)調(diào)推進(jìn)、工作形式的創(chuàng)新等方面加以強(qiáng)化，促進(jìn)綜合辦工作效率和管理水平的不斷提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]史俊.提高辦公室檔案管理工作效率實(shí)踐探索[J].人力資源管理，2018（3）：183-184.

[2]季宏.淺談新時(shí)期機(jī)關(guān)辦公室工作能力提升[J].甘肅科技，2018（1）：66-67.

[3]韓飛，李振振.淺談國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（5）：161-161.