全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢下的電力工程檔案收集工作

倪向萍 唐寧 劉搏晗

[摘 要] 全球能源互聯(lián)網(wǎng)實質(zhì)就是“特高壓電網(wǎng)+智能電網(wǎng)+清潔能源”。在電網(wǎng)工程項目建設(shè)的過程中產(chǎn)生大量的各種形式和載體的文件材料，引領(lǐng)檔案工作走向國際化，為檔案和檔案管理提供了新的研究領(lǐng)域和發(fā)展契機(jī)，而如何做好文件材料的收集歸檔是檔案工作的重中之重，是建設(shè)檔案國際化管理體系的基礎(chǔ)。本文闡述了全球能源互聯(lián)網(wǎng)背景下關(guān)注電力工程檔案收集工作的必要性，并有針對性地提出了電力工程檔案收集工作的幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞] 全球能源互聯(lián)網(wǎng)；電力工程檔案；檔案收集

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 074

[中圖分類號] F426.61；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）13- 0165- 02

0 引 言

全球能源互聯(lián)網(wǎng)是以特高壓電網(wǎng)為骨干網(wǎng)架（通道），以輸送清潔能源為主導(dǎo)，全球互聯(lián)的堅強(qiáng)智能電網(wǎng)。在構(gòu)建全球能源互聯(lián)網(wǎng)過程中形成的各種形式和載體的文件材料是寶貴的、真實的原始記錄，具有重要的憑證價值和情報價值。檔案是否收集齊全、內(nèi)容是否準(zhǔn)確會給工程質(zhì)量、工程竣工后的運(yùn)行以及設(shè)備的管理帶來影響，關(guān)系到全球能源互聯(lián)網(wǎng)的順利搭建及后期運(yùn)營，因此，電力工程檔案的收集工作極其重要。

1 全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢下重視電力工程檔案收集的必要性

1.1 全球能源互聯(lián)網(wǎng)加快電力工程檔案管理國際化進(jìn)程

檔案管理國際化理論研究已經(jīng)很多年了，我國檔案管理國際化進(jìn)程在緩慢進(jìn)行之中，如今，全球能源互聯(lián)網(wǎng)的提出使我國檔案管理的國際化進(jìn)程向前邁了一大步。首先，新形勢下的國外電力工程建設(shè)日益增加，電力工程所擔(dān)負(fù)的供電任務(wù)越來越艱巨，相應(yīng)地，電力工程檔案的種類、數(shù)量日益繁多。其次，考慮到國內(nèi)與國際的接軌，且信息化技術(shù)給檔案管理帶來的真實性挑戰(zhàn)和全程管理的全球化對策需求，對境外檔案加強(qiáng)管理迫在眉睫。最后，全球能源互聯(lián)網(wǎng)要求電力工程檔案實現(xiàn)國內(nèi)外一體化管理。

1.2 各國檔案收集范圍不同

國外電力工程項目在建設(shè)過程中的機(jī)構(gòu)設(shè)置、過程控制、工作方式及關(guān)注重點(diǎn)等方面與國內(nèi)存在差異，導(dǎo)致電力工程檔案內(nèi)容不同。在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，國內(nèi)有監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對工程建設(shè)進(jìn)行第三方監(jiān)理，其在工作過程中形成的規(guī)劃、實施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題的報告及會議紀(jì)要、各類處理意見、通知等均應(yīng)作為檔案妥善保管。而國外沒有監(jiān)理單位，與國內(nèi)相比，監(jiān)理資料這部分是空白的。在圖紙設(shè)計方面，國內(nèi)有專門的圖紙設(shè)計部門，負(fù)責(zé)本單位圖紙設(shè)計工作，圖紙完成后由設(shè)計部門歸檔到本單位檔案部門。國外則聘請專業(yè)的咨詢公司，由建設(shè)單位提出需求，咨詢公司負(fù)責(zé)設(shè)計出圖，圖紙打印多套，由各相關(guān)單位保管。在過程控制方面，國外所有工序都沒有轉(zhuǎn)序環(huán)節(jié)，如澆筑時業(yè)主單位會在現(xiàn)場看著操作，因此，在管理過程中形成不同的文件材料。

1.3 跨國收集難度性加大

根據(jù)以往檔案管理工作的經(jīng)驗，收集工作在檔案管理各環(huán)節(jié)中的可操控性相對最差，完成率也相對較低，而跨國檔案管理的特殊性則加大了收集的難度，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：跨國電力工程檔案種類繁多，有些情況下，一份檔案材料的形成既涉及國內(nèi)，也涉及國外，需要一手抓國內(nèi)的收集，一手抓國外的收集，二者兼?zhèn)洳拍鼙ＷC項目檔案材料的齊全、完整和有機(jī)聯(lián)系；駐外機(jī)構(gòu)類型多樣，在人員規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、投資形式等方面存在很大的差別，在制定文件材料歸檔制度時需要考慮多樣性，根據(jù)需求制定多個不同版本，避免一刀切；電力工程項目駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置相對簡單，工作人員往往身兼數(shù)職，大多不可能設(shè)置專職檔案員；駐外機(jī)構(gòu)人員流動性相對較大，崗位調(diào)整勤，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失；由于各國信息化水平不同導(dǎo)致的檔案載體形式的多樣化，也應(yīng)在收集歸檔工作中考慮到；此外語言文字的多樣性也客觀地增加了檔案收集的難度。

2 全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢下電力工程檔案收集的幾點(diǎn)建議

鑒于上述電力工程檔案的特點(diǎn)，電力工程檔案的收集工作應(yīng)從以下幾方面入手：

2.1 樹立和培養(yǎng)檔案國際化收集觀念

隨著全球能源互聯(lián)工作的推進(jìn)，檔案主管部門應(yīng)加大宣傳力度，使電力工程檔案工作者的國際化檔案意識進(jìn)一步提高，正視國內(nèi)外檔案內(nèi)容的差異和收集工作的難點(diǎn)。在收集范圍上，不管從理論還是從實際工作中，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣國內(nèi)檔案收集范圍，而各國電力工程項目檔案內(nèi)容卻不盡相同，有些國家檔案的收集范圍小于國內(nèi)，這樣理解和操作起來相對容易；有些國家檔案的收集范圍大于國內(nèi)，需要檔案工作者學(xué)習(xí)和了解該國的工程管理知識，從業(yè)務(wù)中尋找突破口，從而歸納總結(jié)檔案收集范圍，并隨著業(yè)務(wù)的變化及時做出調(diào)整，這種情況對檔案工作者的知識和能力要求較高。在質(zhì)量要求上，國內(nèi)電力行業(yè)已形成適應(yīng)我國國情的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和操作準(zhǔn)則，如在工程籌備初期便提出歸檔文件材料的用紙標(biāo)準(zhǔn)、行文格式以及編號、編目、裝訂的形式等，這一做法也會得到相關(guān)單位的支持和配合；而國外電力工程建設(shè)過程中形成的各種形式各種載體的原始記錄是在各國國情條件下形成的，其記錄形式和載體質(zhì)量也會千差萬別，要求檔案工作者具備去粗取精和去偽存真的態(tài)度和能力。在歸檔時間上，應(yīng)充分考慮國外電力工程受政策、氣候等條件的影響定期或者不定期收集歸檔文件。因此，作為檔案工作者應(yīng)端正態(tài)度，正視差別，尋找收集工作中的不同點(diǎn)，制定適合各國國情的、多元化的電力工程檔案收集策略，確保檔案收集的齊全、完整和準(zhǔn)確。

2.2 明確管理職責(zé)，強(qiáng)化監(jiān)督管理

貫徹執(zhí)行檔案工作“三納入”“四參加”制度。將國外電力工程文件材料的形成、積累、歸檔工作納入電力工程項目建設(shè)計劃和內(nèi)控管理制度，納入項目領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入駐外項目部的職責(zé)范圍和工作人員的崗位責(zé)任制。有條件的單位設(shè)置檔案部門，沒有條件的單位應(yīng)至少設(shè)置專門的檔案管理崗，檔案工作人員需參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、設(shè)備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等。檔案和工程主管單位強(qiáng)化全過程管控的框架設(shè)計，抓住重大節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檢查人員親臨工程現(xiàn)場，監(jiān)督各參建單位完成項目文件材料的歸檔工作，并督促各參建單位開展自查自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。此外，應(yīng)將國外電力工程檔案工作情況作為電力工程項目部負(fù)責(zé)人離任審計和項目結(jié)束審計內(nèi)容之一；將檔案資料交接作為國外項目工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工（特別是外籍員工）上崗前必須與建設(shè)單位簽訂保密協(xié)議。

2.3 建立健全文件材料收集規(guī)范

電力工程檔案收集規(guī)范包括工程施工現(xiàn)場資料管理規(guī)范、電力工程檔案收集歸檔規(guī)范。施工現(xiàn)場資料管理規(guī)范用于現(xiàn)場施工階段指導(dǎo)和約束參建單位如何收集、積累項目文件材料，規(guī)范中應(yīng)明確對各參建單位業(yè)務(wù)人員和檔案工作人員的日常工作要求；現(xiàn)場資料收集范圍應(yīng)包括但不限于檔案收集歸檔范圍，如往來函件、工作聯(lián)系單、專題會議紀(jì)要等過程性文件；文件屬性包括不限于原始記錄，即凡是工程建設(shè)階段有查考利用價值的掃描件、復(fù)印件等均需妥善保管；工程資料收集工作應(yīng)與工程施工進(jìn)度保持一致；規(guī)定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案資料檢查工作，如收集是否及時，文件材料完整程度，文件材料內(nèi)容是否符合工程建設(shè)要求，簽字等手續(xù)是否齊全等，可參考工程資料檢查辦法。電力工程檔案收集規(guī)范是文件材料收集積累的依據(jù)性文件，主要內(nèi)容包括歸檔文件材料的管理職責(zé)、質(zhì)量要求、收集范圍、方式等。在全球一體化背景下，應(yīng)全面考慮傳統(tǒng)電力工程文件材料收集積累與跨國收集工作的區(qū)別，深入研究各國差異性，采用符合當(dāng)?shù)匦枨蟮墓芾泶胧?，做到差異?xì)節(jié)化，提高規(guī)范實操性。針對境外人員流動性大的特點(diǎn)，可以采取隨時收集、跟蹤收集、定期收集、重點(diǎn)收集多管齊下的方式，確保歸檔文件材料的齊全完整。此外，跨國收集的特點(diǎn)是在規(guī)范中側(cè)重于對檔案工作人員的要求。

2.4 利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行半自動化收集

國內(nèi)電力工程檔案收集工作已相對成熟，尤其是檔案信息化的發(fā)展，為電力工程檔案管理工作提供了便利。國外電力工程檔案收集工作可以借鑒國內(nèi)已有的歸檔模板，即檔案工作人員通過調(diào)研制定出文件材料收集范圍，將收集范圍嵌入檔案管理系統(tǒng)，符合收集范圍的電子文件流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)前端，系統(tǒng)自動判斷是否符合收集范圍，符合的電子文件自動收集歸檔；檔案工作人員將紙質(zhì)文件題名、關(guān)鍵詞、責(zé)任者等內(nèi)容輸入歸檔模板檢索界面，檢索出結(jié)果的符合收集范圍，無結(jié)果的不屬于收集范圍。利用歸檔模板既能做到符合收集范圍的電子文件及時收集歸檔，又能做到指導(dǎo)檔案工作人員收集紙質(zhì)文件材料。

從全球能源互聯(lián)建設(shè)的實際出發(fā)，電力工程檔案利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行半自動化收集，一方面需要檔案工作人員深入調(diào)研，制定出一套國際通用的電力工程文件材料收集模板和具有各國特色的多套電力工程文件材料收集模板，可采用0+n的模式，即電力工程檔案收集范圍等于通用模板+專屬模板；另一方面需要檔案工作人員提高個人知識水平、電力工程管理業(yè)務(wù)能力和檔案信息化能力，從而準(zhǔn)確判斷并及時收集各類文件材料。

在全球能源互聯(lián)網(wǎng)趨勢下電力工程文件材料更加分散化和多樣化，要從各個方面加強(qiáng)電力工程文件材料的收集工作，使其逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化和國際化，為電力工程檔案其他管理工作打下基礎(chǔ)，從而更好地為電力建設(shè)服務(wù)，為國家和社會服務(wù)。

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