大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用探究

李嫦青

[摘 要] 隨著社會的不斷進步，科學技術(shù)的飛速發(fā)展，社會越來越信息化，改革和市場經(jīng)濟體制的大數(shù)據(jù)時代的到來，現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題也逐漸顯露出來，對于我國人事檔案管理工作會有許多不利的影響。當今，高校已成為科技發(fā)展的主要代表，人才信息的主要來源，應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代科學辦公工具，如計算機管理人事檔案信息。人事檔案的使用是高校人事檔案的重要組成部分。由于高校的科目非常豐富，需要輸入的人事檔案非常龐大，包含各種形式，人事檔案管理部門必須掌握大數(shù)據(jù)。在這個概念下，我們應(yīng)該樹立“大檔案”的思想，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使之在高校教師人才評估培養(yǎng)和科研隊伍建設(shè)等方面發(fā)揮作用，發(fā)揮人才信息資源的使用價值。本文從大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校人事檔案管理的意義、不足，以及如何提高檔案管理的效率改進策略來分析研究。

[關(guān)鍵詞] 信息化；人事檔案管理；大數(shù)據(jù)；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 073

[中圖分類號] G647.23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）13- 0163- 02

0 引 言

目前，我國正處于信息時代，信息化技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，隨著建設(shè)步伐的加快，高等院校同樣也在迅速發(fā)展，對于人才的需求和使用日益擴大，而其中人事檔案利用服務(wù)在其中占據(jù)著非常重要的地位。隨著人員的流動不斷增加，各式各樣的檔案材料以及種類也逐步增多， 信息環(huán)境下高校人事檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇。目前，國內(nèi)各大高校采用的人事檔案管理模式基本上都是收集、組織、保存起來的，但這些方式并沒有真正地做到大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)的要求——“讓數(shù)據(jù)發(fā)聲”。 高校人事信息的重要組成部分是高校人事檔案，高校人事檔案集中了高校人才的重要信息，因此，必須加強信息管理，提高信息技術(shù)的引進，有效地將信息技術(shù)和人事檔案管理完美地結(jié)合，使人事檔案更好地為高校服務(wù)，這已成為高校人事檔案管理的大勢所趨和一條主要途徑。

1 大數(shù)據(jù)下，高校人事檔案管理與利用的意義

1.1 大大提升信息檢索的效率及信息準確性

如今，在高端科技支撐下，大數(shù)據(jù)的概念被用于提高人事檔案管理水平，創(chuàng)建實用高效的人事檔案管理模式，這也給高校檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。高校人事制度的改革一直以來是一個非常巨大的工程，其中人員信息的需求量有多么龐大不得而知，人事檔案是人才信息最基本、最主要的來源，對于個人來說，無論是學習、畢業(yè)后的就業(yè)，或者選擇外出深造還是晉升，以及各種社會保險、離休退休手續(xù)辦理，以及各種證明材料的出具等，檔案資料都是必須存在的，且作為重要依據(jù)。但是，如果只依賴人工檢查紙質(zhì)文件，則會消耗大量的人力和工作量，而且效率不高。不能適應(yīng)人事信息改革的需要，在大數(shù)據(jù)時代下，科學迅速發(fā)展，人事檔案管理信息化，如今可以直接從計算機提取完整的人員信息，使用科學適用的人事檔案信息管理系統(tǒng)對人員檔案進行管理，能夠全面準確地了解一個人的基本情況，包括工作和能力，所以將人員檔案信息從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體模式轉(zhuǎn)變?yōu)榕c電子檔案同時管理的模式共存，大大提高了工作效率，將檔案管理人員從重復(fù)、煩瑣的手工操作中解脫出來，人事檔案信息可以得以及時更新，檔案信息更加完整、準確、省時，而且檔案信息資源實現(xiàn)了共享，為有效利用人事檔案信息創(chuàng)造了非常有利的前提條件。

1.2 有助于高校為社會輸送人才提供參考服務(wù)

高校人事改革的目的就是要建立一個合理機制，在人才上做到最大限度的挖掘，對人才的使用更加合理，提高高校人才的信息化水平，以及高校人事檔案管理人員能力。高校在人事檔案管理中，人事檔案管理信息系統(tǒng)作為人事檔案信息管理的最具代表性的工具，它收集、整理、處理和存儲人事檔案信息，并通過一定的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)手段實現(xiàn)人事檔案信息的自動化管理，為社會選人用人提供參考以及服務(wù)。在高校內(nèi)部人事檔案中共享信息資源，使各部門能夠快速訪問人事檔案信息，人事檔案管理人員也可以將這些信息編印成冊，提供給領(lǐng)導(dǎo)和決策機關(guān)，并可以為決策機構(gòu)掌握各種信息而增強決策判斷的能力，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，從而擴大人們對檔案信息資源的享有和開發(fā)利用領(lǐng)域，充分發(fā)揮人事檔案作用。

2 高校人事檔案管理利用的不足之處

2.1 檔案管理人員的認知不夠以及不重視

在大數(shù)據(jù)時代，人們只將人事檔案看作是記錄員工個人事件、個人表現(xiàn)、績效和誠信等的載體，并且只能由內(nèi)部員工組織、收集、保存并提供給高校上層，使用來源單一，內(nèi)容比較簡單，使用也非常有限，一些領(lǐng)導(dǎo)對具體文件管理不了解，或者不重視文件信息管理平臺的建設(shè)，導(dǎo)致管理不善，人事檔案和人事檔案管理人員的行為不符合法律規(guī)定，內(nèi)部人事檔案可以自由存放，甚至長時間無人值守，造成檔案丟失、遺失或亂序等問題。人事檔案是反映檔案所有人成長歷程和德能勤績等各方面信息的重要資料，如果他們不是專業(yè)人員或負責人事管理的人員，他們往往不知道人事檔案的重要性。人事檔案工作意識有待加強，我們必須拒絕“說得很重要，忙起來就不要”的思想，不管是對單位領(lǐng)導(dǎo)還是人事檔案工作者。

2.2 檔案管理的基礎(chǔ)硬件設(shè)施落后

當今在應(yīng)用管理手段時，大部分管理人員都在進行傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理，重點確保機密性，輕服務(wù)利用率，落后的人事檔案管理硬件，缺乏定期培訓，計算機管理應(yīng)用水平較差，即使應(yīng)用計算機對文件進行記錄和分類，但其管理水平仍與發(fā)達國家的管理水平大不相同。主要體現(xiàn)在基礎(chǔ)配置差，管理形式單一，軟件配置低，特別是部分單位的人事檔案管理和管理設(shè)施的老化，長期都得不到升級，資金投入不足，信息電子化進程緩慢，計算機使用容易出現(xiàn)各種故障，如存儲限制、系統(tǒng)崩潰等。維護部門人員少，工作量大，維護難度大，還有一些文件管理人員學習知識的能力差，很難快速適應(yīng)和應(yīng)用新的升級軟件，但紙張管理工作量大，執(zhí)行的管理水平也差。另外，防火墻等軟件安裝的安全性較弱，易受病毒侵襲感染和黑客攻擊，文件安全性受到非常嚴重的威脅，文件完整性，準確性，安全性，機密性難以得到保證。

2.3 高校檔案管理人員管理效率不高

高校人事檔案管理之所以效率低下，還有一個主要的制約因素就是管理效率低下，人事檔案信息管理水平不高，服務(wù)模式被動，人事檔案的可用性窄。在實際管理工作中，由于管理人員計算機操作能力水平不高，專業(yè)水平差，工作量大，管理隊伍整體能力有待提高，由于相關(guān)人員都不太懂先進的管理制度，給人事檔案管理工作項目的順利開展造成了一定的障礙，未能充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段充分發(fā)揮計算機的功能。目前仍有不少用人單位還在開展人事檔案管理工作，大大增加了工作量，一些單位的管理制度因系統(tǒng)本身的原因，只記錄員工的個人基本信息，無法體現(xiàn)電子化信息管理系統(tǒng)的實用性和快速性，導(dǎo)致整體工作積極性下降和工作效率下降。

3 提高高校檔案管理效率的要點

3.1 提高相關(guān)人員對檔案管理的重要性認識

對人事檔案管理的重要性的認識必須在相關(guān)人員中全面落實，必須加強人事檔案的管理。首先，要改變服務(wù)理念，做好工作，一件事情沒有正確的指導(dǎo)思想，就很難做得更好。我們需要認識到文件管理的重要性，提高認識意識、責任意識和管理意識，樹立主動服務(wù)意識，主動聯(lián)系教職工和有關(guān)部門，了解他們對人事檔案的需求，放棄“只重視管理”的策略。在高校發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)層次的人員對人事檔案管理工作的關(guān)注和支持需要得到加強，有必要知道高校人事檔案的價值在于使用，是為學校服務(wù)的中心，為領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)于大學的師生。在一所大學里，人事檔案工作的永恒主題和根本目的是在收集資料的基礎(chǔ)上建立學校人事檔案信息系統(tǒng)。尤其要建立反映教職員工工作績效和工作能力的檔案信息表，并制定科學的制度，保障和促進高校人事信息管理信息化建設(shè)，員工還應(yīng)該更新服務(wù)理念，明確工作的意義和目的，樹立新的服務(wù)理念，更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

3.2 構(gòu)件完善的管理體系系統(tǒng)，保障人事檔案的安全性以及準確性

在高校人事檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)成為時代的必然發(fā)展方向，高校的辦公系統(tǒng)同時也適合在大數(shù)據(jù)時代下進行，在這個大數(shù)據(jù)背景下，實時性和時效性的要求是必然的，同時，一年一次更新人事檔案的方法顯而易見已經(jīng)不合時宜，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理可實現(xiàn)檔案信息資源的共享，有利于人事檔案的開發(fā)與利用和共享，人事檔案和數(shù)據(jù)安全的有效保證，可提高人事檔案信息的完整性和可靠性。檔案信息資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)建立在所有方面，包括參考字段名稱，必須規(guī)范，如果文件可以提供的內(nèi)容貧乏，必然給利用文件部門留下沒什么重要性的印象。同時還要注重人事檔案信息系統(tǒng)軟件升級，如果兼容性差，它會導(dǎo)致信息的識別差別大。重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對管理人員的行為進行監(jiān)督、獎勵，提高員工的工作積極性，使員工能將自己的教學和研究、創(chuàng)作、社會服務(wù)和其他工作結(jié)果快速、及時、準確地輸入到人事檔案數(shù)據(jù)庫中。

總而言之，在大數(shù)據(jù)的時代，應(yīng)該加強人事檔案管理人員的培訓，采用不同的訓練方法，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，以及相應(yīng)的管理水平的提高，充分意識到對人事檔案管理的重要性，才能做好人事檔案管理工作。

主要參考文獻

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