人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的探討

馮萍

摘 要：現(xiàn)如今，我國的國民經(jīng)濟在快速的發(fā)展，社會在不斷的進步，越來越多的行業(yè)已經(jīng)開始將本行業(yè)與信息技術(shù)融合到一起，提高工作效率。人事檔案管理的數(shù)字化對人事檔案管理效率有著重要影響。文章先對人事檔案管理現(xiàn)狀進行分析，然后提出人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的建議，旨在對人事檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；數(shù)字化管理；建設(shè)

引言

網(wǎng)絡(luò)的普及為人類的生活帶來了巨大的便捷，在檔案管理工作從，依靠傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代組織的人事工作的需求，因此數(shù)字化的檔案管理也越來越受到人們的重視。數(shù)字化檔案管理不僅僅相比于傳統(tǒng)的管理方式更加的快捷、方便和準確，也能夠極大的節(jié)省人力、物力進行管理。在國際上，早在20世紀就已經(jīng)開始實行數(shù)字化檔案管理，在我國，數(shù)字化檔案管理的提出也在上個世紀九十年代提出來了，但是由于各種因素和條件的影響，數(shù)字化檔案管理的發(fā)展一直存在著較大的阻礙。數(shù)字化檔案管理失職將人事檔案進行信息加工，使其能夠存儲在移動存儲器或者磁盤上，并且能夠被電腦進行識別，是一種區(qū)別于現(xiàn)代紙質(zhì)檔案的管理方式。數(shù)字化檔案管理存在著很多優(yōu)勢，比如資源共享，占用的空間少，查詢快捷，減少紙張浪費，極大的提升檔案管理的工作效率等，面臨著越來越高的人事工作的相關(guān)需求，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)是檔案管理發(fā)展所必須的方向。

1人事檔案管理簡述

作為用人單位選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個用人單位的運行當中，不僅對于職工過去的技術(shù)與能力，人品與性格進行詳細記錄，而且對現(xiàn)實中職工的當前表現(xiàn)進行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質(zhì)的載體進行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整體，容易出現(xiàn)管理不及時以及延后的問題，導(dǎo)致許多環(huán)節(jié)無法達到預(yù)期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術(shù)的發(fā)展，對人事檔案的工作全過程進程動態(tài)化的監(jiān)控，并及時記錄與控制，真正實現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng)，這是人事檔案管理的創(chuàng)新，人事管理數(shù)字化的提出簡化了對于檔案收集整理、統(tǒng)計傳遞以及保存共享等工作內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷性，告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱的復(fù)雜工作，對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國范圍內(nèi)推廣的，目的在于整治不正之風，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理過程中的不足之處。

2人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

2.1人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，電子化硬件設(shè)備得不到保障

有的單位沒有獨立的檔案室，檔案設(shè)備簡陋，沒有煙感器、電子攝像頭，沒有防光效能高的窗簾，沒有仿真掃描儀，計算機硬件和檔案存儲設(shè)備落后，不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的信息體系。

2.2單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備充足的檔案員

傳統(tǒng)的檔案管理需要耗費大量的人力，一旦人員不夠，就會使得材料歸檔不及時、歸檔材料不齊全，不利于檔案的完整與保管，也影響了工作效率。

2.3缺乏專業(yè)的檔案管理人員

大部分沒有專業(yè)性強的檔案員，人事檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，對計算機使用、數(shù)字化管理和信息化軟件使用不熟練，甚至一竅不通。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在不斷改進，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化、數(shù)字化檔案管理需求，對檔案管理人員專業(yè)化水平的要求也越來越高。

3人事檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的策略

3.1建立完善的數(shù)據(jù)庫

為了促進人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)，需要有完善的數(shù)據(jù)庫來“承載”和存儲人事檔案數(shù)據(jù)，一方面能夠為信息數(shù)據(jù)的錄入和儲存提供良好的硬件配置，另一方面也能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象和情況發(fā)生。在實際情況中，單位可以通過以下方式來建立完善的數(shù)據(jù)庫：第一，不同單位的人事檔案建立需要根據(jù)單位的整體規(guī)模來制定，在計算機技術(shù)的支持下，將人事檔案及時錄入到系統(tǒng)中，并完善各個模塊的功能，如：存儲功能、查找功能、同步功能、備份功能等。第二，逐步實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，單位人事檔案管理部門應(yīng)當要派遣專員嚴格審核紙質(zhì)版檔案數(shù)據(jù)，并對其進行綜合編輯，將其以更加簡潔的形式錄入到數(shù)據(jù)庫中。在此過程中，需要有專門的人員對紙質(zhì)版材料和電子版材料進行對比，避免相關(guān)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤、遺漏等現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)的準確性。第三，數(shù)據(jù)庫的建立可以分為兩方面，一方面是前臺操作系統(tǒng)，另一方面是后臺操作系統(tǒng)。前臺操作系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)崟r對計算機內(nèi)的人事檔案資料進行檢索、整理、查詢等，以簡單、快速為主要特點，提高人事檔案數(shù)字化管理的效率。后臺操作系統(tǒng)的主要功能是能夠方便專門的管理人員對人事檔案進行修改和完善的，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)和完整。

3.2加強信息安全管理

為了提高人事檔案數(shù)字化管理的效率，需要通過適當?shù)姆绞絹砑訌娦畔踩芾?，保證數(shù)據(jù)信息的安全。第一，人事檔案管理部門應(yīng)當要高度重視數(shù)字化管理與建設(shè)，將人事檔案管理逐漸向著多元化、服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變。第二，加強管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全管理。雖然病毒會入侵電腦，但是只要管理人員不隨意下載無關(guān)軟件、不隨意打開陌生網(wǎng)頁、注重日常的殺毒和管理，那么就可以在最大程度上避免病毒的侵入，保證人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全。條件允許的情況下，可以加強局域網(wǎng)的安全管理，降低黑客入侵的概率。第三，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。單位內(nèi)部人事檔案信息是不對外開放的，因此，在用人單位內(nèi)部，人事檔案信息數(shù)據(jù)可以與相關(guān)部門共享，一方面能夠加大信息管理的效率，另一方面也能夠加強部門之間的交流，促進單位信息的全面管理。

3.3領(lǐng)導(dǎo)重視檔案數(shù)字化，加大投入完善建設(shè)

可以說，在進行檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動檔案數(shù)字化管理的主要推動力之一，就目前而言，我國檔案管理工作在各個部門依舊處于邊緣化的趨勢，因此想要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，就應(yīng)該從上至下的進行積極的改變。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，才能夠?qū)⑾鄳?yīng)的檔案信息逐漸的轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進行儲存，但是由于我國檔案工作量比較大，這種信息轉(zhuǎn)化很顯然不是一次工作就能進行的，因此在數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該加大投入力度，將精力放在軟件開發(fā)、檔案管理平臺搭建等方面進行。這些都是需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行重視并且推動的。將檔案管理工作有計劃、有重點的進行逐步實施，就能夠逐漸實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化和信息化，讓整個檔案管理信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享化，極大的提升檔案管理工作的效率。

3.4系統(tǒng)的設(shè)定和維護

第一，選取合適的操作系統(tǒng)和軟件，將人事檔案的信息數(shù)據(jù)錄入到其中，避免不合適的系統(tǒng)和軟件影響管理效果。第二，單位人事檔案相關(guān)管理部門應(yīng)當要派遣專員對計算機系統(tǒng)、相關(guān)管理軟件以及計算機硬件進行全面檢查，包括環(huán)境方面、軟硬件的質(zhì)量方面、計算機運行情況等，一方面避免外界環(huán)境對計算機的使用產(chǎn)生影響.

結(jié)語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)中的滲透，人事檔案管理也應(yīng)當要適當做出改革，拋棄舊有的管理觀念和模式，借助計算機技術(shù)，對檔案資料進行全面的管理和利用，提高人事檔案的管理效率和使用價值，在保證檔案資料安全完整的同時，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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[2]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考[J].科技與創(chuàng)新，2017（3）：76-77.

（作者單位：博興縣博昌街道辦事處）