新時(shí)代檔案管理工作淺談

涂桂莉

摘要：近年，我國經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)展迅速，進(jìn)入了信息化的新時(shí)代，同時(shí)人們生活的方方面面都發(fā)生了翻天覆地的變化。因此，新時(shí)代檔案管理工作要不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，需要有新方法和新思路的指導(dǎo)。目前，我國在智能化檔案管理上取得了較大進(jìn)步，但在國際上還是處于相對落后的狀態(tài)。本文首先介紹了新時(shí)代檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化改革方式，提出當(dāng)前檔案管理工作存在的一些問題，給出合理的解決措施，同時(shí)也詳細(xì)闡述了今后檔案管理工作智能化的途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化 信息化 方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018） 10-0116-02

我國正處在一個(gè)不斷進(jìn)步、信息技術(shù)成為各行各業(yè)改革重點(diǎn)的新時(shí)代，檔案管理工作也顯現(xiàn)出許多問題和困難。由于檔案管理工作涉及的范圍非常廣泛，存在工作效率低、紙質(zhì)文件大量使用等問題，給網(wǎng)絡(luò)化管理造成不利影響。檔案是單位、部門、高校等對歷史信息的記載，具有真實(shí)性和權(quán)威性。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的智能化將成為今后的趨勢，建立一個(gè)信息儲(chǔ)存—系統(tǒng)信息管理—信息資源利用管理的智能化系統(tǒng)，能很好地解決當(dāng)前存在的各種問題。

一、新時(shí)代檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要做好以下四點(diǎn)工作：首先，要有一套科學(xué)、嚴(yán)密的管理機(jī)制，確保全體人員共同參與，系統(tǒng)良好運(yùn)行，做好控制工作，并且不斷進(jìn)行管理體系的改進(jìn)和優(yōu)化。消除管理工作中的基礎(chǔ)管理匱乏、內(nèi)部協(xié)調(diào)工作效果差等問題，明確每個(gè)人的職責(zé)內(nèi)容，工作流程規(guī)范化，不斷優(yōu)化各項(xiàng)管理活動(dòng)和職責(zé)，確保合理的內(nèi)部關(guān)系，使得各項(xiàng)工作能夠相互促進(jìn)、協(xié)調(diào)完成，符合規(guī)范性、科學(xué)性的要求。其次，形成一套“職責(zé)明確”“過程控制”“持續(xù)改進(jìn)”的檔案管理模式。分析與檔案管理工作相關(guān)的程序、過程和資源等因素，按照檔案管理的控制工作要求，有效預(yù)防和解決管理工作中的各項(xiàng)不合理問題，減少檔案管理工作的隨意性。再次，堅(jiān)持“以檔案資源使用者為重點(diǎn)關(guān)注對象”的原則，使得檔案信息服務(wù)工作更加完善，樹立良好的檔案管理機(jī)關(guān)形象。最后，要對監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，充分落實(shí)各項(xiàng)制度。頻繁進(jìn)行內(nèi)部檢查工作，嚴(yán)格處理那些不符合規(guī)定的行為，并跟進(jìn)后期的監(jiān)督檢查工作。

二、新時(shí)代檔案管理工作中存在的問題及產(chǎn)生原因

1.對檔案管理工作缺乏重視，檔案檢索效率低

很多單位和部門沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，實(shí)際工作中自然也不能充分落實(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對國家的重要性，檔案管理工作不能充分發(fā)揮其自身作用，檔案管理工作氛圍散漫。當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅速，檔案的檢索效率一定程度取決于硬件設(shè)施。計(jì)算機(jī)的檢索效率非常高，而人工檢索速度慢、效率低，但是很多單位仍然使用人工檢索工具進(jìn)行檢索工作。今后要盡可能減少人工檢索工具的數(shù)量和種類，以增加計(jì)算機(jī)檢索的使用頻率。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案利用率低

很多單位對檔案管理人員的選用非常隨意，缺乏專業(yè)人員且流動(dòng)性很大，即使經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)，但由于流動(dòng)性大的問題，檔案管理人員素質(zhì)水平?jīng)]有明顯的提高。古代有以史為鑒的說法，檔案能夠協(xié)助我們回顧過去的工作，為今后工作的開展起到良好的借鑒作用，如果只顧眼前利益、無視檔案的存在，會(huì)使得檔案失去價(jià)值，也會(huì)造成潛在的經(jīng)濟(jì)效益損失。

3.檔案管理制度不健全

當(dāng)前的檔案管理制度非常不完善，存在很多問題，大量案卷沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的保護(hù)和借閱沒有詳細(xì)的規(guī)定，造成很多檔案的流失、破損，很大程度上減少了檔案的實(shí)際價(jià)值。

三、提高檔案管理效率的方法和途徑

1.完善檔案的相關(guān)管理制度，提高管理人員的責(zé)任感和使命感

制度的完善對實(shí)際工作有重要作用，能夠確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，要不斷提高管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任和使命，使得檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，相關(guān)人員能夠正確使用檔案，管理人員能夠根據(jù)制度有效管理檔案。檔案管理人員在充分認(rèn)識(shí)到自身的責(zé)任和使命后，就會(huì)以一個(gè)正確的態(tài)度對待自身工作，嚴(yán)格遵守制度。因此要提高管理人員素質(zhì)，形成正確的管理態(tài)度。

2.加大經(jīng)費(fèi)投入，建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

管理人員在加強(qiáng)對檔案管理工作的重視的同時(shí)，還要加大經(jīng)費(fèi)投入，用于改善當(dāng)前出現(xiàn)的各種不良現(xiàn)象。一些單位沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，所以在經(jīng)費(fèi)投入、資源開放上有很大欠缺。

在信息爆炸的互聯(lián)網(wǎng)新時(shí)代，計(jì)算機(jī)具有非常重要的地位，很多行業(yè)引入信息技術(shù)后，在工作效率上都有了很大提高，信息技術(shù)今后將會(huì)應(yīng)用到生活、工作的很多方面。檔案管理工作不再需要大量的人員，數(shù)字化管理是必然趨勢，要認(rèn)真學(xué)習(xí)國內(nèi)外各種有效的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，加以總結(jié)運(yùn)用到實(shí)際工作中，使其能夠在檔案管理中發(fā)揮自身作用和價(jià)值。對于當(dāng)前遺留時(shí)間很長、紙張泛黃的檔案，要安排專門人員進(jìn)行數(shù)字化管理，刻畫光盤或建立信息庫等，便于今后的使用。

3.建立檔案保存網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，培養(yǎng)專業(yè)帶頭人，不斷創(chuàng)新

系統(tǒng)完善的網(wǎng)絡(luò)管理能夠大大減少工作壓力，也能夠及時(shí)找到相關(guān)資源，提高辦事效率，使得檔案能夠充分發(fā)揮自身價(jià)值。原始的規(guī)則使得人員流動(dòng)非常頻繁，人均工作經(jīng)驗(yàn)不足，整體素質(zhì)相對較低。在檔案管理工作中存在的各種問題，都會(huì)使工作人員的工作受到嚴(yán)重阻礙。我國的檔案管理工作還有很多不足之處，為了能夠很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案管理部門要培養(yǎng)一些優(yōu)秀知識(shí)分子作為帶頭人，通過不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，掌握多種知識(shí)，改進(jìn)當(dāng)前各種問題，創(chuàng)新檔案管理方法。

四、新時(shí)代高效信息化建設(shè)的工作流程

建立高效、智能的檔案管理體系具有重大意義，能夠充分體現(xiàn)出單位的信息化技術(shù)設(shè)備情況，利用信息技術(shù)形成完善的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)時(shí)，要堅(jiān)持為科研、教學(xué)、管理服務(wù)的理念，不斷進(jìn)行檔案信息的有效管理和深入挖掘，發(fā)揮其信息傳播、學(xué)術(shù)交流等作用。

1.檔案系統(tǒng)智能管理業(yè)務(wù)流程體系

檔案系統(tǒng)智能管理的主要內(nèi)容是檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字資源，實(shí)行一體化的管理方式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，利用在線服務(wù)和到館服務(wù)系統(tǒng)提供最新的信息，其中的流程為：接受—鑒定—存儲(chǔ)—管理—安全維護(hù)—檢索分類—檔案編研。第一步“接受”是檔案館接受數(shù)字檔案；第二步“鑒定”是對前期接收到的相關(guān)檔案信息進(jìn)行分類和鑒定；第三步“儲(chǔ)存”是檔案館將那些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存；第四步“管理”就是對各種檔案進(jìn)行分類和分權(quán)限；第五步“安全維護(hù)”是進(jìn)行檔案的智能安全管理工作；第六步“檢索分類”是對當(dāng)前的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行分類檢索；最后是“檔案編研”，就是進(jìn)行存儲(chǔ)、創(chuàng)新、共享和組織檔案信息，形成檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)。

2.建立檔案綜合管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)要根據(jù)不同單位和部門的檔案需求情況，有效地進(jìn)行信息化建設(shè)工作，要以開發(fā)、利用、管理、采集檔案信息為重點(diǎn)，發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的管理和應(yīng)用作用，不斷提高當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理工作質(zhì)量。

3.檔案資源數(shù)字化和信息資源的集成

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必須有檔案資源數(shù)字化來支撐，實(shí)現(xiàn)檔案全文和目錄的全部數(shù)字化。要重點(diǎn)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，其中包括電子文件歸檔和管理。嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定和要求，加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使得今后檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加以利用、管理等，同時(shí)要確保檔案信息的真實(shí)性、有效性和完整性，不斷豐富當(dāng)前的檔案資源內(nèi)容。

4.數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

形成檔案數(shù)字管理系統(tǒng)需要數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施的支持，像計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器等基礎(chǔ)設(shè)備都是必需的。在大量的基礎(chǔ)設(shè)施中，硬件設(shè)備滿足檔案系統(tǒng)智能化管理的各項(xiàng)需求，軟件設(shè)施實(shí)現(xiàn)單位中檔案系統(tǒng)智能化管理和在線服務(wù)。

5.建立檔案信息的安全保障系統(tǒng)

在各項(xiàng)檔案信息的收集、管理、開放等環(huán)節(jié)中，檔案系統(tǒng)智能化管理的安全保障工作是非常重要的內(nèi)容。對于檔案系統(tǒng)安全保障工作而言，其中包括了檔案信息的利用安全保障和檔案信息存儲(chǔ)安全保障兩方面安全工作。形成檔案系統(tǒng)智能安全保障體系，對單位檔案安全工作有重要作用。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全要確保每個(gè)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等的安全。

6.檔案系統(tǒng)智能管理的效果

檔案系統(tǒng)智能管理對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了徹底改進(jìn)，充分利用信息技術(shù)形成檔案管理模式，產(chǎn)生良好的檔案智能管理效果，同時(shí)很大程度上簡化了不必要的流程，提高了檔案管理效率。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)信息化程度的不斷提高，新時(shí)代建立檔案數(shù)字化是必然發(fā)展趨勢，應(yīng)該引起相關(guān)人員的密切關(guān)注，使其能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和人民。因此新時(shí)代檔案管理要不斷地規(guī)范化、科學(xué)化，充分結(jié)合傳統(tǒng)和現(xiàn)代的管理理念，最大限度進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ)。信息時(shí)代要不斷進(jìn)行檔案管理新思路的探索，正確看待其中存在的不足，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作，迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新挑戰(zhàn)。不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立正確的檔案管理意識(shí)，學(xué)習(xí)國外先進(jìn)有效的檔案管理方法，促進(jìn)我國檔案管理工作走向現(xiàn)代化。因此，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)智能化管理工作是今后的工作重點(diǎn)。

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責(zé)任編輯：孫瑤