高?；n案信息化建設(shè)的總體架構(gòu)與策略的研究

摘 要 本文利用文獻(xiàn)研究的方法，分析了當(dāng)前高?；n案信息化建設(shè)的研究現(xiàn)狀與趨勢。設(shè)計了高校基建檔案信息化建設(shè)的總體架構(gòu)，分析了其系統(tǒng)構(gòu)成、形態(tài)特征與建設(shè)目標(biāo)，并提出與分析了開放與共享、融合與服務(wù)的建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞 高?；n案 檔案管理 信息化 建設(shè)策略 總體架構(gòu)

中圖分類號：G635.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著新時期我國高?；ǖ目焖侔l(fā)展，給高校基建檔案管理帶來了諸如移動化、數(shù)據(jù)化、智能化、便捷性、開放性、協(xié)同機(jī)制等方面的新挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，推進(jìn)高?；n案信息化發(fā)展，發(fā)揮高?；n案應(yīng)有的作用，是當(dāng)前高校檔案管理工作者面臨的重要問題，但目前這些問題的理論研究與實踐創(chuàng)新的成果不多。

由于高?；n案信息化涉及信息技術(shù)、檔案管理、體制機(jī)制等復(fù)雜因素，因此研究必然涉及到這些因素有機(jī)融合與路徑及其策略的選擇問題，本文以下對總體架構(gòu)與建設(shè)策略進(jìn)行分析討論。

1發(fā)展現(xiàn)狀分析

1.1研究現(xiàn)狀分析

以《中國學(xué)術(shù)期刊（網(wǎng)絡(luò)版）》（CNKI）為檢索數(shù)據(jù)庫，以主題詞=“高校基建檔案信息化”為條件檢索，檢索日期為2018年3月25日，共得到16篇文獻(xiàn)。

在這些文獻(xiàn)中，來源于核心期刊的文獻(xiàn)有3篇，其合計被引次數(shù)為30，占總被引次數(shù)的55.56%。在這三篇文獻(xiàn)中，韋贏提出了總體規(guī)劃、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔自動化、館藏數(shù)字化、隊伍建設(shè)、人員培訓(xùn)、信息共享與輔助決策系統(tǒng)建設(shè)的思路；李瓊嚴(yán)提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下設(shè)計檔案無紙化、及時采集工程材料、建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺等措施；許德斌提出了辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接的對策。

在其它文獻(xiàn)中，陳淑香提出了提高思想認(rèn)識、建立管理制度與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的措施。薛愛榮提出了基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、管理應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍、安全保障體系共六個方面的建設(shè)內(nèi)容。

此外，牛小娜認(rèn)為我國高?；n案信息化管理與建設(shè)落后，體現(xiàn)在竣工材料未實現(xiàn)信息化、信息化管理系統(tǒng)未實現(xiàn)信息化、管理人員思想跟不上信息化等方面，因此信息化建設(shè)步伐需要加快。陳婧曙的文獻(xiàn)研究表明，高?；n案信息化管理盡管取得了一定成績，但是還缺乏更深層次的研究成果。

1.2發(fā)展趨勢分析——基于檔案管理信息化的視角分析

當(dāng)前檔案管理信息化的一個重要發(fā)展趨勢是融合與創(chuàng)新，從以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系，進(jìn)入到了一個以“融合、共享、服務(wù)、創(chuàng)新”為特征的深化轉(zhuǎn)型階段，具有系統(tǒng)性、統(tǒng)籌性與差異性的建設(shè)特點。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，轉(zhuǎn)型階段應(yīng)具有四重境界：檔案資源的數(shù)據(jù)化與充分檢索；智能化檢索與個性化服務(wù)；授權(quán)下的遠(yuǎn)程利用；信息系統(tǒng)之間充分的信息交互。

在劉永的智慧城市檔案管理云平臺建設(shè)的案例中，跨界融合創(chuàng)新成為新的建設(shè)模式，平臺呈現(xiàn)出中心性、嵌入性、體系化、融合性、共享性與協(xié)同性等特征。

1.3發(fā)展環(huán)境分析

當(dāng)前在移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的支持下，高校檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)條件正得到不斷優(yōu)化，高校智慧校園建設(shè)成果顯著，大數(shù)據(jù)成為智慧校園的核心大腦，教育云的發(fā)展會朝著校園內(nèi)外云融合的方向發(fā)展，出現(xiàn)了協(xié)同創(chuàng)新的組織形態(tài)。

此外，體系還體現(xiàn)出了以“數(shù)據(jù)技術(shù)”為核心的新數(shù)據(jù)形態(tài)，以“云網(wǎng)端”為核心的新技術(shù)形態(tài)，以“實時協(xié)同分工網(wǎng)絡(luò)”為核心的新組織形態(tài)，高校“開放化”的新關(guān)系形態(tài)。

1.4關(guān)于目前理論研究與實踐現(xiàn)狀的基本判斷

基于以上的綜合分析得出，目前高?；n案信息化建設(shè)的研究成果還不多，多數(shù)還停留在概念層的內(nèi)容分析、提出工作思路與對策措施的階段，缺乏信息技術(shù)與檔案管理融合的多形態(tài)特征展示與分析，缺乏創(chuàng)新性的成果。

2總體架構(gòu)設(shè)計

高?；n案信息化作為高校智慧檔案館的一個重要子系統(tǒng)，是高校智慧校園建設(shè)的重要組成部分。目前一些工作只是分析了智慧檔案館體系架構(gòu)建設(shè)問題。我們在這里從全局與戰(zhàn)略的視角出發(fā)，運用系統(tǒng)集成的方法來進(jìn)行總體的架構(gòu)設(shè)計。

2.1系統(tǒng)組成

系統(tǒng)組成由業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、組織、關(guān)系、技術(shù)等因素組成，并構(gòu)成了基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、技術(shù)系統(tǒng)、管理應(yīng)用系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍、安全保障、管理制度、數(shù)據(jù)管理、組織建設(shè)、體制機(jī)制、內(nèi)外關(guān)系構(gòu)建、文化建設(shè)等共14個系統(tǒng)。后五個系統(tǒng)體現(xiàn)了轉(zhuǎn)型階段的發(fā)展要求。

數(shù)據(jù)管理是大數(shù)據(jù)背景下的建設(shè)內(nèi)容，包括資源的數(shù)據(jù)化，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理，大數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)，大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用支持服務(wù)，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)等。

組織建設(shè)是把利益相關(guān)者組織起來，形成一個知識型組織。傳統(tǒng)的人才隊伍建設(shè)模式，無法解決建設(shè)過程中的跨機(jī)構(gòu)人員管理與知識共享的問題。

體制機(jī)制的構(gòu)建給高校基建檔案信息建設(shè)提供體制與機(jī)制方面的保障，體制機(jī)制的改革與創(chuàng)新以有利用建設(shè)、管理、服務(wù)與創(chuàng)新作為導(dǎo)向，進(jìn)一步構(gòu)建良好的軟環(huán)境。

關(guān)系構(gòu)建是重視大學(xué)與外部單位，內(nèi)部部門之間，建設(shè)體系與發(fā)展環(huán)境之間的關(guān)系建設(shè)，使系統(tǒng)與環(huán)境之間形成一個良好的生態(tài)圈。

2.2建設(shè)目標(biāo)

高?；n案信息化的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)為建立一個開放、共享、融合、服務(wù)與創(chuàng)新的體系，具有數(shù)據(jù)、技術(shù)、組織、關(guān)系等多種形態(tài)特征，并能夠與發(fā)展環(huán)境形成良好的互動關(guān)系，能夠為高校發(fā)展戰(zhàn)略提供強有力的支撐，形成與高校新時期發(fā)展相適應(yīng)的能力，體現(xiàn)出高校檔案的文化價值。

2.3形態(tài)特征

體系應(yīng)該具有開放、共享、融合、服務(wù)、創(chuàng)新的發(fā)展特征。技術(shù)特征體現(xiàn)在智能化、泛在化、移動化、云端化、平臺化、安全可靠等方面，這些特征反映了新技術(shù)融合應(yīng)用所帶來的變化。數(shù)據(jù)形態(tài)特征表現(xiàn)為數(shù)字檔案信息資源、管理與服務(wù)的數(shù)據(jù)化，平臺可實施數(shù)據(jù)化管理。

服務(wù)內(nèi)容與形式具有知識化、規(guī)?；?、個性化、智能化、自助化、精細(xì)化的特征。組織形態(tài)具有開放性、共享性、網(wǎng)絡(luò)化與知識化的特征，并在大學(xué)與其它機(jī)構(gòu)之間形成一個開放與協(xié)同創(chuàng)新的組織形態(tài)。

體系具有平臺性、中心性、嵌入性、體系化、融合性、共享性、交互性、關(guān)聯(lián)性、標(biāo)準(zhǔn)化等特征?？缃缛诤?、統(tǒng)籌發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展成為了建設(shè)方式的特征。

2.4總體架構(gòu)分析

總體架構(gòu)的組成因素是系統(tǒng)，而系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合形成了體系。由基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊伍、安全保障組成了體系的基礎(chǔ)層，信息資源、管理應(yīng)用系統(tǒng)、管理制度、數(shù)據(jù)管理、組織建設(shè)、體制機(jī)制、內(nèi)外關(guān)系構(gòu)建組成了支撐層，而應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)與檔案文化建設(shè)則是體系的核心層。體系具有相應(yīng)的形態(tài)特征與發(fā)展特征，從而形成了一個面向服務(wù)的總體架構(gòu)。

3核心建設(shè)策略

3.1開放與共享策略

開放與共享相互促進(jìn)，開放是共享的前提，共享促進(jìn)開放，兩者不僅體現(xiàn)在體系的各個層面，而且在體系系統(tǒng)與外部環(huán)境的關(guān)系中也有所體現(xiàn)。借助大學(xué)與外部機(jī)構(gòu)組成的開放協(xié)同創(chuàng)新聯(lián)盟的關(guān)系，把組織系統(tǒng)建設(shè)成為一個開放的知識網(wǎng)絡(luò)，所有參與者都成為其中的一個知識開放與共享的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點，共建共享。

在體系與環(huán)境之間和體系內(nèi)部子系統(tǒng)之間的技術(shù)平臺、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、管理業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)流程等方面相互開放，在統(tǒng)一的建設(shè)原則下，基礎(chǔ)層、支撐層、核心層的建設(shè)均以開放與共享為基本約束條件。

3.2融合與服務(wù)策略

推進(jìn)在技術(shù)、系統(tǒng)、平臺、管理、服務(wù)、數(shù)據(jù)、流程與發(fā)展環(huán)境之間的多重融合。技術(shù)需要融合混合云、社交工具、APP、HTML5、微服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，應(yīng)用系統(tǒng)需要往學(xué)校混合云與移動應(yīng)用平臺上遷移，與校園信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用支撐平臺、應(yīng)用服務(wù)平臺融合在一起。引入目前軟件開發(fā)的DevOps模式，建立由技術(shù)人員、業(yè)務(wù)管理人員與服務(wù)人員組成的一個開放的協(xié)同建設(shè)組織，堅持以用戶為中心的理念，把業(yè)務(wù)需求、流程優(yōu)化、系統(tǒng)功能、管理業(yè)務(wù)、用戶服務(wù)、應(yīng)用數(shù)據(jù)融合在一起。

檔案服務(wù)需要嵌入到智慧校園的服務(wù)架構(gòu)中，成為一站式服務(wù)中的一個應(yīng)用，一些諸如在線收費、統(tǒng)一通信、網(wǎng)上預(yù)約等非檔案核心業(yè)務(wù)，通過公共平臺的服務(wù)來提供。服務(wù)的融合體現(xiàn)在管理流程的優(yōu)化與技術(shù)應(yīng)用方面，能夠通過技術(shù)應(yīng)用來及時響應(yīng)用戶需求，不斷拓展服務(wù)內(nèi)容與形式，能夠為用戶提供全過程的支持服務(wù)，體系化的融合使服務(wù)能夠表現(xiàn)出個性化、多樣化、平臺化、移動化、數(shù)據(jù)化、便捷、快速等技術(shù)與服務(wù)特征。

4總結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的背景下，探討高?；n案信息化建設(shè)的總體架構(gòu)與建設(shè)策略，可以幫助我們更好地理解其體系建設(shè)所應(yīng)包含的開放、共享、融合、服務(wù)、創(chuàng)新的內(nèi)容與特征，以及選擇良好的建設(shè)途徑。

作者簡介：馬宏正，女，（1971-3），山東青州人，檔案學(xué)館員。研究方向：檔案管理。

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