信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

姚艷琴

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案信息化已成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。本文針對(duì)目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，闡釋信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的定義及主要內(nèi)容，提出信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，分析信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略，通過在工作實(shí)踐中企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行了理論分析，力求為今后檔案信息化建設(shè)提供有效途徑。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；企業(yè)檔案信息化；資源

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然趨勢(shì)，因此對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。企業(yè)必須打破原有的檔案管理模式，實(shí)行信息化管理，積極推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，開創(chuàng)安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、資源共享利用高、信息服務(wù)質(zhì)量高的應(yīng)用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)批量信息的集中處理，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

一、信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化的定義和主要內(nèi)容

信息時(shí)代的企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代科技，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、數(shù)字化管理和利用，把各類分散的信息資源分類后有效存儲(chǔ)，用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的方法進(jìn)行管理，并且以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接，使用戶利用網(wǎng)絡(luò)就可以方便快捷地獲取檔案信息，從而提高檔案資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行資源化和數(shù)字化管理

企業(yè)檔案管理部門將過去紙質(zhì)的文件，包括文字、圖紙、圖表等原始檔案通過掃描、微縮等現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫中的電子資源，建立檔案信息資源庫，通過建立索引快速查詢所需檔案信息，提高工作效率，而且改變紙質(zhì)檔案雜亂、分散的狀況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的優(yōu)化整合。

（二）改善企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化和管理利用一體化

企業(yè)檔案信息的管理工作必須納入到企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中來，改變檔案信息服務(wù)模式，由面對(duì)面服務(wù)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，減少對(duì)人、財(cái)、物、時(shí)間等資源的占用，實(shí)現(xiàn)檔案資源科學(xué)管理。

由此可見，企業(yè)檔案信息化建設(shè)并不是一個(gè)單純的技術(shù)問題，而是一個(gè)實(shí)際業(yè)務(wù)與技術(shù)層面相互融合的過程，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

二、信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展的必然選擇

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)面臨著知識(shí)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力與企業(yè)信息化程度密不可分。企業(yè)檔案部門作為企業(yè)信息資源的集中地，肩負(fù)著為企業(yè)決策層提供有效信息的重任。傳統(tǒng)的檔案管理工作是將文件進(jìn)行收集、分類、整理、組卷、保管、查閱，檔案資料的整理要靠手工完成，檔案保管在庫房里，檔案管理的目的是為了查閱，而未上升到檔案信息的資源共享和開發(fā)利用的高度，這些與迅猛發(fā)展的科技時(shí)代、與企業(yè)對(duì)信息的需求都不符合。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備廠房的迭代更新改造、管理的不斷創(chuàng)新改進(jìn)，迫切需要企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（二）科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

在當(dāng)前信息時(shí)代，電子化的文件，文件的存儲(chǔ)和傳遞均是數(shù)字化，電子文件進(jìn)行集中收集、歸檔、統(tǒng)一管理，大大增加了信息的存儲(chǔ)量。系統(tǒng)論的應(yīng)用為檔案信息化管理提供了完整的思路，檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢、組合查詢、模糊查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的信息。企業(yè)檔案信息化不僅擴(kuò)大了檔案的資源來源，而且還擴(kuò)大了檔案服務(wù)范疇，提升了企業(yè)管理水平。

（三）專業(yè)的企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才

人才的培養(yǎng)對(duì)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，企業(yè)的檔案人員必須具備專業(yè)的信息化管理知識(shí)，不僅要熟練的操作計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，還要熟練的運(yùn)用多媒體、信息加工處理等技術(shù)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠

沒有充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化的重要意義和作用，企業(yè)檔案信息化的理念還沒有轉(zhuǎn)變過來，導(dǎo)致了經(jīng)費(fèi)不予支持、疏于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)等問題，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)速度緩慢。

（二）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理未實(shí)現(xiàn)有效銜接

由于企業(yè)檔案系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)機(jī)制上的障礙，檔案工作未能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與辦公自動(dòng)化管理的有效鏈接，未能實(shí)行文檔一體化管理。

（三）企業(yè)檔案人員無法勝任檔案信息化建設(shè)工作

隨著大量辦公自動(dòng)化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，以新形態(tài)方式出現(xiàn)的公文大幅增加，知識(shí)型、微縮型、視聽型等檔案資源大量涌現(xiàn)。這些變化對(duì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)技能、個(gè)人能力等都提出了很高的要求。企業(yè)檔案信息化人員既要有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，還要具備檔案管理能力和信息處理應(yīng)變能力。

（四）企業(yè)檔案信息化缺乏統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和有效的安全保密保障

沒有規(guī)范統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中就無法形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)，沒有規(guī)范的數(shù)據(jù)，企業(yè)的檔案信息就沒有任何的利用價(jià)值，因此，制定規(guī)范化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要條件。

企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的見證，其中包含了大量的信息和企業(yè)保密級(jí)文件，具有秘密性和使用限制性，對(duì)這些重要信息的安全保存和防止破壞、丟失、盜取等帶來了極大威脅。所以，采取保密措施顯得尤為重要。但是，我國一些檔案管理部門對(duì)電子檔案的安全性保護(hù)力度還不夠，主要表現(xiàn)在缺乏完善的電子檔案安全管理機(jī)制，及對(duì)檔案人員安全意識(shí)的教育。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息傳播速度迅速，各種網(wǎng)絡(luò)媒體可以隨時(shí)隨地將企業(yè)保密信息發(fā)布到世界的各個(gè)角落，短時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)造成打擊。

四、信息時(shí)代企業(yè)檔案信息化的應(yīng)對(duì)策略

（一）提高檔案信息化管理意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，通過各種方式，加大對(duì)檔案法律、法規(guī)的宣傳力度，使企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化建設(shè)工作，樹立全新的檔案信息化管理理念，真正把企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)公共財(cái)富加以開發(fā)利用，加大經(jīng)費(fèi)投入，大力推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。對(duì)企業(yè)檔案部門來說，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)全新工作，充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

（二）規(guī)范化的企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要正確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制度。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定和完善企業(yè)內(nèi)部的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。采用與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的檔案系統(tǒng)管理檔案，并延伸至企業(yè)所屬各單位，實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)下規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，實(shí)行電子文件全程管理，文檔一體化。

（三）完善硬件、軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)主要是指檔案數(shù)字化設(shè)備建（即硬件）和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)（即軟件）。主要是企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及到檔案信息的收集、整理、歸檔、保存、利用等方面工作，需要相匹配的硬件、軟件技術(shù)支撐。在硬件建設(shè)方面，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息處理設(shè)備。在軟件建設(shè)方面，建立企業(yè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，落實(shí)企業(yè)檔案網(wǎng)站查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。

企業(yè)檔案網(wǎng)站是企業(yè)檔案部門在辦公自動(dòng)化上的站點(diǎn)，是面向用戶的窗口。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，在企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)設(shè)置檔案工作信息（包括國內(nèi)外檔案工作的動(dòng)態(tài)信息、檔案計(jì)劃、企業(yè)動(dòng)態(tài)、檔案法規(guī)、大事記、檔案利用、機(jī)構(gòu)沿革、館藏介紹等）、檔案資源信息（包括開放檔案目錄、專題檔案目錄及其他開放檔案全文信息等）、檔案信息查詢以及檔案開發(fā)與服務(wù)信息等內(nèi)容。檔案網(wǎng)站以網(wǎng)頁形式面向用戶。

（四）建立健全企業(yè)檔案信息的安全管理

企業(yè)檔案包括企業(yè)的全部信息，是企業(yè)的重要資源。檔案信息化建設(shè)的首要的前提條件是企業(yè)檔案信息的安全，它涉及三個(gè)方面的內(nèi)容：①存儲(chǔ)安全。數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)應(yīng)該使用帶自動(dòng)備份功能的專用服務(wù)器，設(shè)置工作站與辦公網(wǎng)絡(luò)相連接、同時(shí)使用光盤庫定期刻錄備份，最好有第二個(gè)異地保管的備份；②利用安全。數(shù)字化必須采用設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和物理隔斷等措施；③身份安全。通過登陸身份安全認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令等方式，加強(qiáng)檔案利用的保密工作和檔案信息的安全。

（五）培養(yǎng)專業(yè)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍

企業(yè)檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵，不僅需要檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化、檔案管理信息系統(tǒng)和各種管理軟件，有較強(qiáng)利用現(xiàn)代科技處理檔案信息的能力，建議如下：①從各大高校吸納具有計(jì)算機(jī)操作能力、管理能力的人才、能勝任企業(yè)檔案信息化管理工作的人才。②定期培訓(xùn)提升員工水平。定期有計(jì)劃、有針對(duì)性對(duì)企業(yè)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們不斷學(xué)習(xí)最新的檔案信息化管理技術(shù)，能夠更好地進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)。

五、結(jié)語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是對(duì)企業(yè)信息資源的深度開發(fā)和利用。做好檔案信息化建設(shè)既要注重硬件建設(shè)，更要注重軟件建設(shè)，建立檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，改變落后的檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式方法，提供工作效率，為企業(yè)決策提供支撐依據(jù)，有效推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)健康快速發(fā)展。

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