檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用與分析

李莎

摘 要：檔案管理原理是現(xiàn)代化管理對(duì)于檔案管理工作規(guī)律的總結(jié)，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化有著極為關(guān)鍵的指導(dǎo)性作用。本文對(duì)檔案管理原理以及現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化所面臨的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用提出了一些針對(duì)性的從策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；系統(tǒng)原理；反饋原理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性變得越來(lái)越高，檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然趨勢(shì)，而檔案管理原理作為檔案管理工作指導(dǎo)理念，其在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用則體現(xiàn)出了極為重要的意義。

一、檔案管理原理概述

檔案管理主要是指對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的綜合性業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，從具體上來(lái)看，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項(xiàng)工作。檔案管理工作專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件，這些文件既不由檔案管理人員產(chǎn)生，同時(shí)也不由檔案管理人員使用，因此其在本質(zhì)上可以看做是一項(xiàng)管理性工作，但由于檔案管理工作同時(shí)也能夠提供檔案信息，適應(yīng)并滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息的利用需求，同時(shí)為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、文化、政治工作而服務(wù)，因此檔案管理工作也具有著明顯的政治性與服務(wù)性[1]。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理作為管理性工作，其工作原理與現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)理論是十分契合的，因此，檔案管理的原理可被歸納為系統(tǒng)管理、反饋原理、動(dòng)力原理、整合分原理、內(nèi)外向作用原理等幾部分，這些原理是現(xiàn)代化管理理論基礎(chǔ)對(duì)檔案管理工作規(guī)律的總結(jié)，同時(shí)也是對(duì)現(xiàn)代社會(huì)檔案信息需求的適應(yīng)，因此能夠?qū)ΜF(xiàn)代檔案管理工作起到非常重要的指導(dǎo)作用。

二、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題

（一）對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足

自上世紀(jì)五六十年代一來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)雖然已經(jīng)經(jīng)歷了較長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)間，檔案管理的現(xiàn)代化也逐漸深入，但對(duì)于檔案管理的宣傳工作仍是比較薄弱的，無(wú)論是各崗位的工作人員還是，檔案管理部門的相關(guān)管理人員，對(duì)于檔案管理工作及其重要性都缺乏正確的認(rèn)識(shí)，僅僅將檔案管理看做是單純的信息記錄，而檔案管理工作的開(kāi)展也只是遵照上級(jí)規(guī)定或是約定俗稱的習(xí)慣[2]。在這樣的情況下，無(wú)論新技術(shù)的引進(jìn)與創(chuàng)新還是資金投入，都很難得到管理人員的支持，檔案管理人員自身的積極性也比較差，這對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的影響是比較大的。

（二）工作效率相對(duì)較低

檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)都提出了新的要求，而目前我國(guó)檔案管理事業(yè)也普遍這兩方面做出了一定的調(diào)整，但仍然會(huì)在一定程度上受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響。檔案管理工作可具體劃分為多個(gè)工作環(huán)節(jié)與工作內(nèi)容，如檔案整理、檔案保管等，這些工作雖然會(huì)由不同部門負(fù)責(zé)，但也存在著密切的聯(lián)系，然而當(dāng)前檔案管理工作中各部門卻往往存在著各自為政的現(xiàn)象，不僅缺乏有效的信息溝通，在工作協(xié)同性上也比較差，檔案管理的現(xiàn)代化也會(huì)因此而受到影響。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)比較混亂

檔案管理作為管理性工作，其對(duì)于工作制度、管理標(biāo)準(zhǔn)具有著非常高的依賴性，只有具備了明確的制度標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員才的工作行為才能夠有跡可循，而檔案管理工作也可以在此基礎(chǔ)上順利展開(kāi)。然而由于當(dāng)前的檔案管理工作的工作制度與管理標(biāo)準(zhǔn)尚未得到全面完善，因此，檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職能與責(zé)任劃分不清、管理目標(biāo)不明確乃至制度標(biāo)準(zhǔn)存在差異等問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作的順利有序進(jìn)行造成了很大的影響。

（四）管理模式缺乏規(guī)范

由于當(dāng)前我國(guó)檔案管理的制度標(biāo)準(zhǔn)并未得到統(tǒng)一，因而各地區(qū)的檔案管理都在檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成了不同的管理模式，而這也就造成了檔案管理工作在管理結(jié)構(gòu)、工作方式、查詢模式、記錄模式等多方面的差異。在這些差異的影響下，各地區(qū)的檔案管理工作很難聯(lián)系起來(lái)，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，檔案信息缺失、重復(fù)等問(wèn)題自然也就更加難以解決。

（五）現(xiàn)代化程度不高

檔案管理現(xiàn)代化不僅意為著理論、模式、方法上的現(xiàn)代化，同時(shí)也代表著對(duì)于各種現(xiàn)代化設(shè)備、先進(jìn)技術(shù)的充分應(yīng)用。然而從目前我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，信息化的檔案管理系統(tǒng)尚未得到全面推廣，通信技術(shù)、傳感器技術(shù)、控制技術(shù)等先進(jìn)科技的應(yīng)用仍處于初級(jí)階段，而硬件設(shè)施的引進(jìn)也由于資金因素而受到了限制，再加上檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，因此對(duì)于新設(shè)備、新技術(shù)以及檔案管理信息系統(tǒng)的適應(yīng)程度比較低，而這些也都對(duì)檔案管理現(xiàn)代化造成了不小的阻礙。

（六）檔案信息利用程度較低

檔案管理雖然是一項(xiàng)管理性工作，但卻擁有著明確的管理目標(biāo)，其作用與價(jià)值也是不可忽視的，而檔案提供利用則正是體現(xiàn)其作用、價(jià)值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而由于現(xiàn)代社會(huì)人們對(duì)于檔案管理大多不夠了解，因此很少會(huì)通過(guò)對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)查取來(lái)獲得檔案信息，對(duì)于檔案信息的利用意識(shí)十分薄弱，在運(yùn)用方法上也比較欠缺，這使得檔案信息根本無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義也難以真正體現(xiàn)出來(lái)，這一問(wèn)題對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的限制是比較大的。

三、 檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用策略

（一）反饋原理的運(yùn)用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡(jiǎn)單理解為檔案信息得到利用后的認(rèn)識(shí)與創(chuàng)新。檔案信息的價(jià)值取決于其在社會(huì)中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當(dāng)前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價(jià)值卻并不會(huì)因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎(chǔ)，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來(lái)，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價(jià)值，并實(shí)現(xiàn)對(duì)其社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的全面反饋。這樣一來(lái)，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來(lái)，而人們也能夠正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)而對(duì)檔案管理進(jìn)行更多的了解，并提供更多的支持，這對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化來(lái)說(shuō)是非常關(guān)鍵的[3]。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時(shí)體現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息的問(wèn)題以及其在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎(chǔ)上對(duì)當(dāng)前檔案管理的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、模式等多方面展開(kāi)針對(duì)性的創(chuàng)新、改進(jìn)、拓展，從而更好的滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）系統(tǒng)管理原理的運(yùn)用

系統(tǒng)管理通常是指相對(duì)于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構(gòu)建一個(gè)相對(duì)龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實(shí)際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對(duì)于解決當(dāng)前檔案管理工作中各部門各自為政的問(wèn)題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對(duì)系統(tǒng)管理的重要性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作看做是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，明確自身在這一系統(tǒng)中的責(zé)任與作用。而管理人員則需要堅(jiān)持系統(tǒng)管理的思想展開(kāi)管理工作，加強(qiáng)各部門的工作信息溝通，注意對(duì)各部門工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，從而改變各部門的工作狀態(tài)，加深各部門間的工作聯(lián)系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

（三）整分合原理的運(yùn)用

整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過(guò)程，總結(jié)發(fā)展規(guī)律，同時(shí)將整體分解為不同功能的部分，之后在通過(guò)合理的組織使各個(gè)部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開(kāi)對(duì)管理目標(biāo)的制定，對(duì)檔案管理工作的當(dāng)前實(shí)際情況以及具體流程進(jìn)行了解，確立科學(xué)合理的整體目標(biāo)，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個(gè)環(huán)節(jié)將整體目標(biāo)細(xì)化為各部門的具體工作目標(biāo)，同時(shí)對(duì)工作責(zé)任、職能范圍進(jìn)行明確。而在實(shí)際工作中，則需要通過(guò)針對(duì)性的組織管理來(lái)將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容綜合聯(lián)系起來(lái)，這樣一來(lái)，檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好的發(fā)揮，而檔案管理的工作效率也會(huì)隨之提升。

（四）動(dòng)力原理的運(yùn)用

從檔案管理工作的角度來(lái)看，我們可以將動(dòng)力原理簡(jiǎn)單理解為對(duì)科學(xué)技術(shù)、硬件設(shè)施等因素的充分利用，而在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理工作則需要將技術(shù)創(chuàng)新、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才培養(yǎng)等工作重視起來(lái)，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行最大化的合理利用，從而將科學(xué)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備、信息系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)與動(dòng)力。

（五）內(nèi)外向作用原理的運(yùn)用

內(nèi)向作用與外向作用實(shí)際上是對(duì)檔案管理工作價(jià)值功能的一種區(qū)分，其中內(nèi)向作用可以理解為其對(duì)于企業(yè)、單位或是部門內(nèi)部所能夠發(fā)揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會(huì)價(jià)值。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，必須要對(duì)檔案管理的內(nèi)向作用與外向作用進(jìn)行明確的認(rèn)識(shí)與區(qū)分，同時(shí)重視檔案管理工作外向作用的發(fā)揮，使其政治性與服務(wù)性特征能夠充分凸顯出來(lái)，并通過(guò)外向作用的來(lái)推動(dòng)內(nèi)向作用的發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理現(xiàn)代化在當(dāng)前正面臨著很多問(wèn)題，而檔案管理原理則能夠?yàn)檫@些問(wèn)題的解決提供極大的幫助，因此，當(dāng)前檔案管理工作需要將對(duì)檔案管理原理的了解與研究重視起來(lái)，并在實(shí)際工作中進(jìn)行充分的運(yùn)用，從而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]田衛(wèi)慶.檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應(yīng)用實(shí)踐微探[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，34（01）：58-59.

[2]劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015，12（13）：206+208.

[3]許惠瑋.基于檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2014（04）：149.