項目管理模式下的高校圖書館實踐應(yīng)用探索

徐釗

摘 要 項目管理模式對于圖書館資源的整合配置以及效率提升有積極的作用，本文分析了項目管理應(yīng)用于高校圖書館的可行性，運用項目管理的相關(guān)理論和工具，對高校圖書館項目管理模式進(jìn)行構(gòu)建和實施，并探索項目管理模式在高校圖書館中的實踐應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 項目管理 高校圖書館 圖書館管理模式 實踐應(yīng)用

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.06.015

Practice and Application of University Library in

Project Management Mode

XU Zhao

（Library of Zhengzhou Chenggong University of Finance and Economics， Zhengzhou， Henan 451200）

Abstract The project management mode has a positive effect on the integration and efficiency of library resources， this paper analyzes the feasibility of applying project management to the university library， and the construction and implementation of project management mode in university library is carried out， according to use the related theories and tools of the project management， explore the practice and application of project management mode in university library.

Keywords project management； university library； library management mode； practical application

高校圖書館作為學(xué)校的文獻(xiàn)信息服務(wù)中心以及教學(xué)科研的服務(wù)基地，其核心價值在于通過對各種文獻(xiàn)資源的利用達(dá)到傳播文化、交流知識的目的。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，需要建立具有不斷適應(yīng)環(huán)境和自我調(diào)整能力的組織來實施任務(wù)，圖書館管理也從傳統(tǒng)管理模式過渡到更為科學(xué)、規(guī)范的項目化管理模式。

早在1983年，學(xué)者懷特將圖書館以小組形式開展的工作視為項目并進(jìn)行管理，[2]美國圖書館界知名學(xué)者H 弗蘭克 塞文也提倡圖書館采用項目管理。[3]項目管理是將各種系統(tǒng)、方法和人員結(jié)合在一起，在限定的時間和有限的資源條件下，運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，實現(xiàn)特定目標(biāo)的過程。[4]項目管理模式源于實際，有較強的實踐性和科學(xué)性，在高校圖書館應(yīng)用廣泛，它能確保圖書館在有限的時間、技術(shù)、經(jīng)費和人員等條件下，盡可能高效率地完成預(yù)定目標(biāo)，從而實現(xiàn)高校圖書館動態(tài)管理。

1 高校圖書館項目管理模式可行性分析

1.1 圖書館的實踐工作符合項目特點

一般情況下，項目管理中有具體的任務(wù)，明確的分工。每一個項目都具有獨立性，具體到圖書館的讀書報告會、講座等，都屬于項目活動的范疇。高校圖書館的工作包括普及圖書館使用常識、文獻(xiàn)信息檢索服務(wù)、圖書館專題講座、圖書館資源信息等，每項工作都有具體的任務(wù)，需要館員專門負(fù)責(zé)。

1.2 圖書館的管理特點契合項目管理

新時期的高校圖書館管理特點體現(xiàn)在：第一，從讀者需求出發(fā)，提升服務(wù)質(zhì)量和工作方法；第二，圖書館的管理工作并非獨立開展，需要與各院系各部門加強交流，站在全局角度，協(xié)調(diào)各項管理工作；第三，為提升圖書館工作效率，加強管理隊伍建設(shè)，使圖書館中的各要素能實現(xiàn)最優(yōu)組合。

2 高校圖書館項目管理模式的構(gòu)建與實施

2.1 構(gòu)建高校圖書館項目管理組織機構(gòu)

由于傳統(tǒng)圖書館管理模式是一種縱向組織結(jié)構(gòu)，權(quán)利集中于最高層，各職能部門之間橫向聯(lián)系較弱。探索高校圖書館項目管理模式，將全館內(nèi)部資源協(xié)調(diào)起來，將各部門、各館員都納入到統(tǒng)一的項目管理體系中，打破了傳統(tǒng)的圖書館部門限制，通過跨部門組建項目團隊，形成扁平化組織模式，如圖1。該模式既能保證原有各職能部門穩(wěn)定的明確分工，又能發(fā)揮項目小組的靈活性和創(chuàng)新性。在成功學(xué)院的圖書館項目管理組織結(jié)構(gòu)中，項目管理辦公室承擔(dān)著項目立項、實施、監(jiān)管、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)的職責(zé)。[5]

2.2 高校圖書館項目管理的實施

美國項目管理協(xié)會（PMI）指出，項目必須在規(guī)定的時間、環(huán)境及資源有限的前提下，最終達(dá)到特定目標(biāo)的一次性任務(wù)和工作。盡管項目是一次性完成的，但每一個項目都有啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束的階段。為了保證每個項目都能有效進(jìn)行：

第一，建立項目管理制度。項目管理制度是為了達(dá)到項目目標(biāo)，結(jié)合項目特點建立的需要項目成員遵循的程序或規(guī)程。[6]高校圖書館在推行項目管理之后，要制定宏觀的指導(dǎo)性實施文件，比如高校圖書館項目申報辦法、項目管理標(biāo)準(zhǔn)、項目實施步驟等?？筛鶕?jù)不同的項目類型如讀書活動項目、學(xué)術(shù)活動項目等，制定不同的等級，且每一個等級都有可量化的指標(biāo)，通過橫向分類、縱向分級的標(biāo)準(zhǔn)，在項目立項和結(jié)項時都能提供一個操作性強且相對公平的平臺。

第二，高校圖書館全面立項。成功學(xué)院的項目小組主要由采編科、流通科、信息科三個部門22個項目成員組成。由于高校圖書館項目管理工作的內(nèi)容含義廣泛，可將其分為工作項目、研究項目和科研項目。每一個項目都由負(fù)責(zé)人按照圖書館項目管理的程序和文件要求，制定項目目標(biāo)、人員分工、預(yù)算等項目計劃，并對項目進(jìn)行管理。自成功學(xué)院圖書館于2008年將項目管理理念引入圖書館工作，先后成立了讀者活動小組、借閱分析小組、閱讀推廣小組等，如表1。

第三，高校圖書館項目實施。主要包括項目申請、審批、實施管理、項目總結(jié)與評價等幾個階段。圖書館可根據(jù)有關(guān)文件申報參加學(xué)校圖書館項目活動，審查通過后可以開展項目工作，在具體的項目展開中，鼓勵每位館員參與其中，并熟悉和理解項目管理，進(jìn)一步認(rèn)可項目管理模式。

3 項目管理模式在高校圖書館中的實踐應(yīng)用

3.1 讀者培訓(xùn)項目

目前，成功學(xué)院圖書館開展的讀者培訓(xùn)項目有不同的形式，如新生入館教育、文獻(xiàn)檢索課、不定期的數(shù)據(jù)庫檢索講座等。首先，在培訓(xùn)項目開展前，通過培訓(xùn)需求來選擇培訓(xùn)內(nèi)容，對于新生來講，主要側(cè)重于介紹圖書館布局及館藏資源分布、圖書館服務(wù)流程、規(guī)章制度等；對于高年級學(xué)生來講，更側(cè)重于專業(yè)文獻(xiàn)的查找、數(shù)據(jù)庫的使用方法等；對于專職教師來講，重點在于項目申報信息的檢索、學(xué)科專題參考咨詢等。其次，讀者培訓(xùn)項目的開展需要廣泛而有效的宣傳，如將培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)內(nèi)容和時間安排通過圖書館門口海報、宣傳展板。培訓(xùn)的方式可以是講座、教學(xué)、參觀，也可以是微信推送、遠(yuǎn)程教學(xué)等方式。最后，通過不同的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)對培訓(xùn)的效能進(jìn)行評估，比如讀者是否有所收獲，是否能夠?qū)W以致用等。通過讀者培訓(xùn)項目的明確分工，使不同的讀者群體都能獲得針對性和個性化的服務(wù)，實現(xiàn)讀者培訓(xùn)項目的目標(biāo)。

3.2 借閱分析項目

為了更好地了解讀者對不同分類圖書的閱讀偏好，有效為讀者提供針對性和創(chuàng)新性的服務(wù)，成功學(xué)院圖書館在每學(xué)期或?qū)W年進(jìn)行借閱分析，由流通科和采編科工作人員成立分析小組，由流通科提供數(shù)據(jù)，對不同年級、不同專業(yè)的學(xué)生和教師借閱圖書的數(shù)量、種類和時間進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，有助于了解圖書館資源的利用情況，并從分析讀者閱讀興趣和資源獲取規(guī)律，并能發(fā)現(xiàn)和預(yù)測一些問題。采編科工作人員在了解讀者閱讀傾向的基礎(chǔ)上，一方面，及時采購需求量較大的圖書，豐富館藏資源；一方面，推薦相應(yīng)的圖書資料，實現(xiàn)資源的最優(yōu)化利用。

3.3 閱讀推廣項目

閱讀推廣項目是高校圖書館的一項重要內(nèi)容，在項目設(shè)計階段，項目小組必須熟悉不同閱讀推廣對象的需求和特點，可通過開展讀者問卷調(diào)查，確保項目的目標(biāo)和實施路徑能滿足服務(wù)對象的需求，并制定詳細(xì)的計劃方案，請示主管部門；在項目實施階段，策劃實施形式多樣的活動，充分調(diào)動和吸引讀者參與到活動當(dāng)中。在成功學(xué)院的閱讀推廣項目中，以每年的“大學(xué)生讀書節(jié)”項目為例，有明確詳細(xì)的行動指南，比如活動時間表、指導(dǎo)讀者如何參加活動等。有專門的部門和人員負(fù)責(zé)推廣活動，大部分活動是由圖書館主辦，各系部、教務(wù)處、學(xué)務(wù)處、總務(wù)處等相關(guān)部門協(xié)辦，有些以學(xué)生社團等組織協(xié)辦。閱讀推廣活動內(nèi)容豐富，如閱讀主題講座、讀書節(jié)征文比賽、讀書達(dá)人評選、讀書節(jié)攝影大賽等，通過多種途徑與讀者互動，調(diào)動讀者熱情參與。

3.4 團隊科研項目

高校圖書館要想充分發(fā)揮服務(wù)職能，不斷提升競爭力，必須開展科學(xué)研究，逐步提高科研水平。以承擔(dān)各級科研項目或任務(wù)為突破，根據(jù)研究方向，由館內(nèi)不同背景的工作人員，聯(lián)合學(xué)院部分教授與教師，組成科研團隊。項目的開展要保證所有工作任務(wù)都能落實到具體的科研人員身上，保證整個團隊成員信息資源共享，知識與技能能夠互補，完成既定各項任務(wù)。高校圖書館的科研項目管理分為四個階段，第一個階段包括前期資料搜集、整理，項目的申請、評審和立項；第二個階段包括項目的開展，實地調(diào)查、數(shù)據(jù)處理、專題研究；第三個階段包括科研項目的成果鑒定、結(jié)題、論文發(fā)表和專著出版以及對引用情況的統(tǒng)計分析等。第四階段對具體工作進(jìn)行考評，要將科研項目的工作進(jìn)行量化，保證團隊科研項目真正的將各成員的知識、技能、經(jīng)驗和創(chuàng)新思想融合在一起，形成完善的研究成果。

4 結(jié)語

在高校圖書館建設(shè)中，項目管理的靈活性和科學(xué)性更能提高工作效率，營造學(xué)習(xí)、科研等氛圍，充分調(diào)動圖書館人員的積極性，推動圖書館各項工作提升。無論是從制度層面的引導(dǎo)完善，還是對項目規(guī)模和進(jìn)度的科學(xué)統(tǒng)籌，都有利于對資源優(yōu)化整合，激發(fā)讀者積極參與圖書館活動的熱情，增強對圖書館的認(rèn)同感，實現(xiàn)圖書館與讀者良性互動。

參考文獻(xiàn)

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