知識管理在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

顧辛

摘 要 本文探討了知識管理在我國企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用策略和途徑，主要分為隱性知識轉(zhuǎn)化為檔案、業(yè)務(wù)流程知識的檔案化以及檔案服務(wù)中的知識服務(wù)這三大方面。

關(guān)鍵詞 知識管理 檔案管理 系統(tǒng)建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在面向知識管理的檔案系統(tǒng)中，檔案的收集保管基本上是對知識中的顯性知識進行了很好的積累，這類顯性知識（檔案）是按照傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)則進行編碼分類保管的。另外我們還知道知識其中有一部分是隱性知識，這部分在知識體系中是最有價值的知識。目前，我國企業(yè)要建立面向知識管理的檔案管理系統(tǒng)，需要解決的問題有如下三個：一是隱性知識如何轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案；二是企業(yè)信息數(shù)據(jù)流如何轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案；三是帶知識性的檔案如何進行分類保管。

1隱性知識轉(zhuǎn)化為檔案

檔案體現(xiàn)價值，價值在哪體現(xiàn)，筆者認為就是檔案轉(zhuǎn)化為知識，知識能夠創(chuàng)造更多的財富，這樣就能體現(xiàn)檔案的價值。目前，企業(yè)可以利用檔案系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，開放系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，以武漢地鐵為例，可以把檔案數(shù)據(jù)發(fā)布到企業(yè)信息門戶網(wǎng)站、武漢地鐵GIS系統(tǒng)以及武漢市軌道交通線網(wǎng)查詢系統(tǒng)當(dāng)中。利用這些系統(tǒng)直觀化的展現(xiàn)工具，很好的展現(xiàn)了檔案知識，體現(xiàn)到檔案知識的價值。

在系統(tǒng)實施中我們設(shè)計了網(wǎng)上檔案文件評注子系統(tǒng)，該系統(tǒng)綜合運用了檔案管理利用模塊功能、企業(yè)門戶網(wǎng)站技術(shù)和BBS技術(shù)來構(gòu)建，在這個流程實現(xiàn)過程當(dāng)中，關(guān)鍵在于系統(tǒng)中讓檔案借閱人在借閱檔案完成工作需要之后，由系統(tǒng)自動生成檔案評價的界面，借閱人必須填寫了利用效果及檔案利用過程中的知識發(fā)現(xiàn)才完成整個借閱檔案流程。這樣可以通過系統(tǒng)把隱性的知識進行挖掘，從行政手段上規(guī)范了檔案利用的手段，體現(xiàn)知識型檔案的重要性。

另外，現(xiàn)代企業(yè)對所保管的檔案按照密級進行分類，對于一些密級程度不高的檔案可以面對總公司所有員工開放查看的權(quán)限，這部分是利用BBS和企業(yè)門戶網(wǎng)站的技術(shù)與檔案系統(tǒng)進行接口開發(fā)，提供檔案共享的大環(huán)境。檔案管理員定期對有用的評注進行歸檔，完善企業(yè)的知識檔案庫。作為檔案管理范疇的擴大，強調(diào)隱性知識在系統(tǒng)應(yīng)用后起到的作用，企業(yè)可以針對掌握關(guān)鍵技術(shù)專家的專家設(shè)立專區(qū)，讓他們具備在檔案系統(tǒng)查看技術(shù)檔案的更高權(quán)限，同時也要求對關(guān)鍵技術(shù)資料進行評價以及檔案利用后的改進方法進行收集歸檔。

2企業(yè)業(yè)務(wù)流程知識的檔案化

面向知識管理的檔案系統(tǒng)不是一個孤立的信息系統(tǒng)，而是一個所有數(shù)據(jù)匯總的核心數(shù)據(jù)庫?；谶@一建設(shè)原則，通過系統(tǒng)在數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘，進行知識創(chuàng)新，完善企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)整個企業(yè)的核心知識檔案庫的架構(gòu)。在這個架構(gòu)里，在整個系統(tǒng)生命周期里都存在的是信息數(shù)據(jù)流，知識的積累如果不依賴源頭的支持是不會實現(xiàn)知識的可持續(xù)利用?，F(xiàn)代企業(yè)面向知識管理的檔案系統(tǒng)中尤其重視解決數(shù)據(jù)源方面的問題。

以武漢地鐵為例，他們?yōu)檫M行檔案系統(tǒng)的項目進行了大量的數(shù)據(jù)調(diào)查，針對地鐵應(yīng)用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)多的情況，逐一進行調(diào)研，并對每個數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)流向進行了詳細的分析，編制了流程圖，對地鐵工程設(shè)計變更檔案歸檔流程做了詳細的說明，摸清了企業(yè)數(shù)據(jù)流的走向，是企業(yè)檔案部門深入業(yè)務(wù)部門，鉆研檔案新業(yè)務(wù)的體現(xiàn)。

通過對企業(yè)所有系統(tǒng)的調(diào)研，項目組通過方案比選和廠家的方案建議，著重解決PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、立項管理系統(tǒng)的接口問題，實現(xiàn)這幾個檔案應(yīng)用比較多的系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動歸檔，以此作為參照模板再繼續(xù)解決其余系統(tǒng)的接口問題。通過以上應(yīng)用面向知識管理的檔案系統(tǒng)來輔助企業(yè)完成知識管理類檔案的原始積累，不但解決了目前困擾檔案管理部門多時的企業(yè)內(nèi)部檔案難收的問題，同時為系統(tǒng)的服務(wù)功能和檔案共享理念打下堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3檔案服務(wù)中的知識服務(wù)

按照現(xiàn)代企業(yè)的架構(gòu)，可以在每個總部級設(shè)立檔案管理系統(tǒng)終端，通過行政手段賦予總部級檔案管理員管理本單位員工的檔案系統(tǒng)權(quán)限，并負責(zé)對本部門負責(zé)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)后進行審核，保證數(shù)據(jù)來源正確無誤。隨著檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)的實施以及應(yīng)用，檔案的管理模式發(fā)生了很大的變化，以前重整理保管的理念已經(jīng)被重檔案利用和知識創(chuàng)造效益而代替。

首先是檔案的現(xiàn)場服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)檫h程服務(wù)。綜合利用了信息系統(tǒng)的先進性，檔案系統(tǒng)是采用B/S和C/S結(jié)構(gòu)相混合的系統(tǒng)，在總公司的內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，任何一臺通過認證的用戶登錄后均可以對檔案知識數(shù)據(jù)庫進行瀏覽，對所需要借閱使用的檔案，只要不是非要原件不可的情況下，都可以通過自己的工作電腦去看電子檔案。

還有就是檔案提供利用服務(wù)的理念向知識創(chuàng)造效益轉(zhuǎn)變。隨著系統(tǒng)的不斷增多，如何及時的將數(shù)據(jù)提供展現(xiàn)對信息系統(tǒng)的管理部門帶來很多挑戰(zhàn)。為此檔案管理系統(tǒng)具備這樣的決策支持功能，將各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集然后產(chǎn)生報表，這種方式極大的方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)運行狀況的實時了解，可以只需要登錄一次企業(yè)的檔案信息管理中心一次就可以自定義查看各類企業(yè)運行數(shù)據(jù)，同時可以查看各個部門在檔案信息中心中發(fā)表的各類企業(yè)技術(shù)、管理類的評論和建議，使領(lǐng)導(dǎo)把握時間的先機，以利于做出企業(yè)的決策，引領(lǐng)企業(yè)走向更加科學(xué)發(fā)展的道路。

參考文獻

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