淺談辦公室文檔一體化管理

崔理華

摘 要：在檔案信息化進程中，文檔一體化是必然趨勢和發(fā)展方向，它打破了原有文件與檔案分治的狀態(tài)，有利于提高文檔管理的整體績效。本文基于傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，對文檔一體化進程中產生的理論基礎進行了闡述，對文檔管理的現(xiàn)狀進行了必要的分析，發(fā)現(xiàn)了文檔一體化進程中存在的問題，最后對如何落實“文檔一體化管理”提出了相關建議。

關鍵詞：文檔一體化；檔案管理；現(xiàn)狀；建議

文檔一體化理念是在檔案管理的過程中逐步摸索出來的，不僅僅適用于傳統(tǒng)的紙質環(huán)境下的檔案管理工作，在電子文檔管理中也得以延續(xù)。文件和檔案的一體化管理，不是指把文件和檔案簡單地二者合一，而是要求把相互聯(lián)系的文件處理工作與檔案工作作為一個整體加以綜合管理，從而實現(xiàn)便于社會各方面的利用。

一、文檔一體化管理理論基礎及其案例分析

（一）文檔一體化管理的理論基礎

文檔一體化管理在不同的發(fā)展階段，其依托的理論基礎也不同，本文將對文件生命周期理論、電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論進行介紹。

首先，“文件生命周期理論”基于美國檔案學者謝倫伯格的價值論將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件與非現(xiàn)行文件，它表明，文件的前端控制以及文檔的統(tǒng)一管理，必須要在統(tǒng)一的管理制度下才能確保檔案工作的順利

進行。

到了20世紀90年代中后期，隨著計算機與網絡技術的應用，出現(xiàn)了電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論。馮惠玲教授認為，在電子文件生命周期理論中，電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中。

而文件連續(xù)體理論通過描述文件保存軸上4個坐標的變化引發(fā)身份軸、事務處理軸和憑證軸上特定坐標的相應變化，揭示出文件的整個運動過程。對比以上的三個理論，可以發(fā)現(xiàn)文件連續(xù)體理論打破了文件保管的階段區(qū)分，構建了一個多維坐標體系來描述文件的運動過程。

（二）案例分析

以吉林省和長春市檔案局開創(chuàng)的“吉林模式”為例，可以發(fā)現(xiàn)它本身就是文檔一體化理論的實體應用，從文件的行程到歸檔，都是根據(jù)預先設定的模式自動實現(xiàn)在線歸檔，流程統(tǒng)一。在這個過程中主要是應用信息技術把各項標準規(guī)則寫入文件的存儲、整理、歸檔系統(tǒng)，然后在文件形成之后，電腦自動判斷結果，進行哪一部分。在這個過程中尤其要指出的是文件的價值鑒定，以前都是通過人工鑒定方式來判定文件是否能成為檔案，現(xiàn)今通過計算機，為了防止出錯，“吉林模式”中啟動了二次鑒定程序，把每一份文件都按照標準進行嚴格比對，由此完成文件到檔案的轉換。現(xiàn)今，此模式也被稱為“三位一體法”模式，因為它將文件的登記、立卷、著錄同時進行，這也是它的獨特之處。

二、文檔一體化管理過程中存在的問題

（一）辦公室人員信息化管理能力有待加強

文檔一體化流程的實現(xiàn)離不開技術的支持，并且隨著信息技術的發(fā)展，人們的信息素養(yǎng)水平也在進步，但仍然存在很多辦公室業(yè)務人員沒能跟上時代的步伐，總是一種得過且過的心態(tài)。在此，具體的表現(xiàn)是信息化能力的缺失和信息管理技術的缺失，缺乏信息意識，對文檔一體化管理流程還不熟悉，這對檔案的數(shù)字化來說同樣也是一大難題。

（二）辦公室文件管理人員前端控制意識欠缺

在電子環(huán)境中，文件的存儲還存在著一定的缺陷，不僅僅指技術環(huán)境下的兼容問題，同樣也指辦公室人員對文件管理的不到位。由于管理人員對管理流程還不熟悉，對文檔的側重點仍是后端，重利用輕前端的保存流程，如何才能確保文件完整、安全的保存下來，也是文檔管理的重中之重。由此造成了文件在產生后或許還沒來得及歸檔就已經丟失，是檔案信息的一大損失，對檔案后期的利用影響更是無法挽回的損失。

（三）檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)處于離散狀態(tài)

隨著文檔管理系統(tǒng)的出現(xiàn)與逐步成熟，各種企事業(yè)單位都開始應用文檔管理系統(tǒng)，由于種種原因，很多部門還沒能很好地應用檔案管理系統(tǒng)，以OA系統(tǒng)為例，它的管理層次仍是檔案管理為一個單獨的系統(tǒng)，業(yè)務處理系統(tǒng)又是額外單獨的系統(tǒng)，兩者沒有實現(xiàn)巧妙地配合。業(yè)務管理過程中產生的數(shù)據(jù)仍然在業(yè)務系統(tǒng)進行處理，實現(xiàn)文件的鑒定，最終歸檔，僅僅是把業(yè)務人員認為重要的文件實行了存儲歸檔操作，并沒有整合檔案人員的意見，這種處理方式造成了很多元數(shù)據(jù)的大量流失，很多文件無效歸檔問題層出不窮。

三、實施文檔一體化管理的建議

（一）文檔一體化管理理念及技術的培養(yǎng)

由于檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)仍然處于離散狀態(tài)，這時就要從文件的前端對工作人員的檔案理念進行培養(yǎng)，保證文件元數(shù)據(jù)是文檔管理工作的前提所在。在此，需要文件管理人員積極學習檔案文化，熟悉文檔管理的流程，確保文件在形成、流通、管理過程中最終能夠完整保存，防止文件流失。此外，檔案人員也要學習文件管理工作，對文檔一體化系統(tǒng)的技術不僅要做到“知”技術層面，還要做到“懂”技術的層面，這樣才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時候不至于一無所知，對系統(tǒng)能夠更好地維護。

（二）文檔管理系統(tǒng)的融合

現(xiàn)在，文件的保存環(huán)境還不是很穩(wěn)定，存在兼容問題，所以在進行文檔管理系統(tǒng)設計時要避免這一問題的產生，需要技術人員的努力，把文檔管理系統(tǒng)涉及到的方方面面盡可能地做到完美，使各個子系統(tǒng)之間能夠相互兼容，確保文檔的長期保存與利用。因此，建立整體運作體系刻不容緩。我國企事業(yè)單位在設計文檔管理系統(tǒng)時可以參照數(shù)字檔案室的建設，它在完成本系統(tǒng)的檔案數(shù)字化基礎外，還實現(xiàn)了業(yè)務管理系統(tǒng)和其他檔案管理子系統(tǒng)的融合。

（三）工作流程的標準化

工作流程的標準化需要依靠檔案和文件管理標準的統(tǒng)一化，需要統(tǒng)一的著錄方式和統(tǒng)一的行業(yè)標準，在此，需要檔案管理部門同文件管理部門共同協(xié)商，制定統(tǒng)一的標準。之前檔案部門出臺了很多行業(yè)標準，但那僅僅是適用于檔案行業(yè)，標準要隨著環(huán)境的改變而發(fā)生變化，要想在今后的業(yè)務系統(tǒng)中實現(xiàn)統(tǒng)一，還是需要通入文件的元素在內，重新制定標準。否則，文檔一體化工作永遠只能是空談，在今后技術環(huán)境改變后，仍會面臨很多問題。辦公室要使文件工作與檔案工作標準一致化，只能是以源頭為開端，對整個文件生命流程進行標準化管理。

四、結語

辦公室文檔一體化管理目標是實行文件、檔案一體化管理所要達到的管理效果，是依據(jù)現(xiàn)實需求改善管理手段的指向。本文在已有研究基礎和管理現(xiàn)狀上加以總結，嘗試更加系統(tǒng)化地歸納了文檔一體化的內涵，旨在為未來的文檔一體化管理提供一定參考。在現(xiàn)今的數(shù)字化環(huán)境下，不論是辦公室人員的檔案意識，還是業(yè)務環(huán)境同檔案管理的整合速度都需要加快，打破常規(guī)，現(xiàn)階段的兩者統(tǒng)一迫在眉睫。通過制定切實有效的管理制度，實現(xiàn)對元數(shù)據(jù)的集成，才能更深層次挖掘檔案的價值，同時也是文檔一體化工作的最終目標。

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