淺談特大型國企檔案的規(guī)范化管理

秦振萍

摘 要：國企國內(nèi)外合作與交流越來越多，當(dāng)今信息化、數(shù)字化、多媒體等新技術(shù)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理需要跟上時(shí)代的變革而發(fā)展。國企檔案不僅要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，更要發(fā)揮好檔案的服務(wù)職能，為企業(yè)發(fā)展提供幫助和支持。分析檔案管理存在的問題，提出改進(jìn)措施，創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)變革需要，做好新時(shí)代國企檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于國企的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；措施；規(guī)范

隨著大型國企尤其是特大型國企的不斷發(fā)展壯大，國內(nèi)外合作交流越來越多，國企的管理模式正在向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變；同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和生活中無處不在的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化、數(shù)字化、大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨。這些都給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。國企檔案管理工作者需要不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)發(fā)展的變化要求，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化有效管理。

一、當(dāng)前檔案管理面臨的問題

（一）紙質(zhì)文件不適應(yīng)數(shù)字化信息化帶來的變革

隨著大型國企管理水平的不斷提高，一體化、國際化、集約化程度越來越高，ERP、OA等大型管理軟件都有了大規(guī)模的應(yīng)用，已經(jīng)普及到日常工作的每個(gè)環(huán)節(jié)。紙質(zhì)的文件管理模式顯然不適應(yīng)數(shù)字化信息化帶來的變革；檔案管理從以紙質(zhì)文件為主的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)闉榧堎|(zhì)、電子文檔等多種載體共存的方式。但是，目前檔案管理的信息化水平仍然很低，檔案的檢索依然主要依靠手工，影響了檔案查找利用的效率，一定程度上降低了檔案利用價(jià)值。

（二）檔案編研工作力度不夠

檔案的編研是檔案管理工作的重要組成部分，但是目前檔案編研工作非常分散，通常是“誰的業(yè)務(wù)誰負(fù)責(zé)、誰的資料誰歸檔”，造成該歸檔的沒有完全歸檔，歸檔的內(nèi)容尚不完善等等問題的出現(xiàn)。加之，各部門重視程度和責(zé)任不明確，造成檔案管理內(nèi)容不全、不規(guī)范。

（三）檔案信息利用率低

一方面檔案編研、收集的不完整，會(huì)導(dǎo)致檔案缺乏完整的記錄，降低了其利用價(jià)值；另一方面，檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，都會(huì)導(dǎo)致檔案信息利用率低，不能發(fā)揮其服務(wù)功能。

二、國企檔案規(guī)范化有效管理的措施

領(lǐng)導(dǎo)重視和主抓主管，是做好檔案管理的關(guān)鍵，實(shí)現(xiàn)國企檔案的有效管理首先要做好頂層設(shè)計(jì)，落實(shí)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任分工、提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度，為管理制度的實(shí)施做好保障。要對(duì)標(biāo)國企檔案管理先進(jìn)公司先進(jìn)管理模式，遵循企業(yè)發(fā)展規(guī)律，立足企業(yè)實(shí)際，做好管理的頂層設(shè)計(jì)和整體謀劃，完善配套措施，增強(qiáng)管理的系統(tǒng)性、整體性、協(xié)調(diào)性和可操作性。

（一）健全管理機(jī)構(gòu)

健全的檔案管理機(jī)構(gòu)是管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。特大型國企管理層級(jí)多，檔案繁雜。要做好檔案管理，首先要成立以國企主要領(lǐng)導(dǎo)任負(fù)責(zé)人、下級(jí)單位負(fù)責(zé)人和專業(yè)的檔案管理人員組成的強(qiáng)有力的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負(fù)責(zé)企業(yè)和所屬企業(yè)的檔案一體化管理。以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案規(guī)范化管理水平，強(qiáng)化檔案整體建設(shè)，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成各級(jí)負(fù)責(zé)、齊抓共管的管理體制。

（二）制定完善的管理制度并加以實(shí)施

完善的檔案管理制度是做好檔案管理的可靠保障。要制定企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理辦法、檔案分類規(guī)則、檔案評(píng)價(jià)規(guī)定、歸檔文件整理規(guī)范等一系列、涵蓋檔案管理全流程的檔案管理制度，使得每一個(gè)涉及檔案收集、編制、歸檔、管理等相關(guān)的人員都有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來參照?qǐng)?zhí)行，使得檔案管理的全過程有章可循、有據(jù)可依，為規(guī)范化管理做好制度保證，使得檔案管理工作更具標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）建立檔案管理納入績(jī)效考核

制定適應(yīng)企業(yè)特色的檔案檢查考核辦法，制定統(tǒng)一的檢查方法和考核標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)檔案管理采取績(jī)效考核管理，可以推動(dòng)檔案工作的落實(shí)力度。從管理上，通過明確檔案工作的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，可以起到溝通、學(xué)習(xí)、改進(jìn)等作用；從激勵(lì)上，通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，可以調(diào)動(dòng)和促進(jìn)檔案管理人員的積極性，促使他們更加積極、主動(dòng)、規(guī)范地去完成檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱及利用工作；從導(dǎo)向上，以檔案工作規(guī)范化為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，以考核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作行為，確立檔案工作方向；從監(jiān)控上，通過績(jī)效考核，對(duì)檔案工作過程、環(huán)節(jié)、質(zhì)量及效率等方面進(jìn)行監(jiān)督、規(guī)定及考評(píng)，獲得反饋信息，可有效促進(jìn)調(diào)整和改進(jìn)檔案工作；從約束上，將檔案工作納入績(jī)效考核，與獎(jiǎng)罰掛鉤，可以對(duì)檔案管理部門和人員起到較好的約束作用。通過績(jī)效考核，查找并改進(jìn)、完善檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，最終提高檔案管理整體工作水平。

（四）創(chuàng)新管理模式

1.建設(shè)并應(yīng)用信息化的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和良好的辦公資源，開發(fā)適應(yīng)性強(qiáng)的企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。檔案管理系統(tǒng)既可以自成體系，提供完整的用戶檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，也可以與企業(yè)自身的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的信息管理網(wǎng)絡(luò)，高效、完整地實(shí)現(xiàn)人們對(duì)各種類型的檔案資料進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并對(duì)其流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化和數(shù)字化水平，以提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體水平和查詢服務(wù)效率，提高企業(yè)檔案管理的工作效率、自主性和靈活性。

2.實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理

融合國企的文秘制度和企業(yè)的檔案管理工作，設(shè)置文書兼檔案管理員崗位，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)文檔源頭的管理控制，保證企業(yè)檔案管理工作流程的科學(xué)化和合理化。從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，從文書到檔案的數(shù)據(jù)暢通、完整性。檔案管理的文檔一體化，需要文書具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，在文件流轉(zhuǎn)的過程中及時(shí)的做好不同文本的保存和上繳工作；同時(shí)，對(duì)歸檔范圍有明確的了解，保證文檔歸檔的系統(tǒng)性和完整性。充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、流轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)，檔案部門可以擺脫繁瑣立卷的工作。

3.提高檔案的利用價(jià)值

規(guī)范檔案管理、發(fā)揮其應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，也是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。豐富、齊全、完整的原始資料是形成高質(zhì)量的檔案的前提條件。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專業(yè)檔案。創(chuàng)新企業(yè)檔案的管理模式，轉(zhuǎn)變單一的管理模式為信息集中的企業(yè)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案中的信息資源整合，形成資源共享，提高企業(yè)檔案管理的開發(fā)利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的最大效益。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施和對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已成為社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，其重要性不言而喻。

4.加強(qiáng)檔案管理的培訓(xùn)與交流

定期不定期集中所屬單位檔案管理人員，進(jìn)行檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、新媒體應(yīng)用等新知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；同時(shí)，采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的方式，一方面請(qǐng)檔案管理方面的專家上門指導(dǎo)；另一方面，組織檔案管理人員到一些模范企業(yè)學(xué)習(xí)檔先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)流程。加強(qiáng)檔案管理的交流、檢查督促和獎(jiǎng)懲，提高從業(yè)人員的積極性、激發(fā)他們的工作熱情，推動(dòng)檔案管理工作水平不斷提升。

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的直接見證，是企業(yè)的一項(xiàng)無形的寶貴財(cái)富，也是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。檔案管理是企業(yè)尤其是特大型國企管理工作重要的組成部分，是提高工作效率、創(chuàng)造效益的重要條件，對(duì)于企業(yè)提高決策能力、科學(xué)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)檔案管理工作者要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，適應(yīng)快速變革的發(fā)展需要，緊跟信息時(shí)代步伐，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷利用新技術(shù)新方法進(jìn)行檔案管理的探索和實(shí)踐，從而實(shí)現(xiàn)國企檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，為國企可持續(xù)發(fā)展提供支持和幫助。

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