通過(guò)創(chuàng)新知識(shí)管理助力組織持續(xù)發(fā)展

/北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所

現(xiàn)代管理理論認(rèn)為,知識(shí)是組織無(wú)形資產(chǎn)的總和,是組織保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和可持續(xù)發(fā)展的核心資源。借助知識(shí)管理提升企業(yè)的管理、研發(fā)、制造、服務(wù)等組織核心能力早已成為學(xué)術(shù)界和企業(yè)界的共識(shí)。航天事業(yè)60多年的發(fā)展歷程中蘊(yùn)藏了非常豐富的工作經(jīng)驗(yàn),但就目前來(lái)看,航天企業(yè)內(nèi)部機(jī)關(guān)職能部門還未能充分地將工作經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化成為知識(shí),機(jī)關(guān)知識(shí)管理工作沒(méi)有得到真正有效的開展,所以實(shí)施機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)管理是一項(xiàng)勢(shì)在必行的工作。

作為我國(guó)再入飛行器總體研制單位,北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所從成立之初,就是從事航天飛行器總體設(shè)計(jì)研制、空間探測(cè)器總體研究開發(fā)等多專業(yè)、多學(xué)科的軍工研究所。經(jīng)過(guò)40余載的發(fā)展,研究所積累了大量豐富寶貴的航天研制技術(shù)與工程實(shí)踐知識(shí),形成了海量知識(shí)成果。然而,隨著人員流動(dòng)、崗位交流等原因,出現(xiàn)了如原有的知識(shí)積累丟失、新上崗人員沒(méi)有相關(guān)參考資料等情況。同時(shí),在一些管理工作結(jié)束后,未能及時(shí)進(jìn)行總結(jié)、部分工作流程因人而異等問(wèn)題日益凸顯,進(jìn)而造成管理工作的效率低、人力資源成本上升、科研工作得不到有效保障等問(wèn)題日趨嚴(yán)重。因此,機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)管理工作迫在眉睫,急需尋找出適合研究所機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)固化、傳承的途徑和方法。

圍繞確保型號(hào)研制成功,助力研究所持續(xù)發(fā)展,研究所在“十二五”期間開始開展知識(shí)管理探索工作,并啟動(dòng)了機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作。通過(guò)分析研究所機(jī)關(guān)知識(shí)管理面臨的內(nèi)外部環(huán)境,運(yùn)用管理學(xué)的SWOT分析法對(duì)機(jī)關(guān)知識(shí)管理面臨的內(nèi)部?jī)?yōu)劣勢(shì)、外部機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)進(jìn)行總結(jié)提煉,為實(shí)施機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。

一、工作與實(shí)踐

1.建立知識(shí)管理組織體系

組織體系是知識(shí)管理有效實(shí)施的基礎(chǔ),通過(guò)明確知識(shí)管理的組織、人員,明晰組織及人員的職責(zé)、接口關(guān)系,最終落實(shí)到各個(gè)崗位和負(fù)責(zé)人,確保知識(shí)資源梳理的產(chǎn)生和維護(hù)落到實(shí)處。

為加強(qiáng)機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作,研究所設(shè)立了由所領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作組、知識(shí)管理業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和各機(jī)關(guān)部門負(fù)責(zé)人構(gòu)成的機(jī)關(guān)知識(shí)管理委員會(huì)(見(jiàn)圖1),為機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作提供組織保障。同時(shí)在所內(nèi)建設(shè)了機(jī)關(guān)知識(shí)管理聯(lián)絡(luò)人員網(wǎng),明確機(jī)關(guān)各部門知識(shí)管理工作主管領(lǐng)導(dǎo)和知識(shí)管理聯(lián)絡(luò)員,負(fù)責(zé)本部門知識(shí)資源采集和知識(shí)管理的日常工作,以確保知識(shí)管理工作在各部門有序開展。

2.探索機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集模式

知識(shí)資源采集需要頂層全面、系統(tǒng)的策劃,以確保知識(shí)的價(jià)值,所以知識(shí)資源采集的脈絡(luò)、提綱尤為重要。研究所針對(duì)機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)管理開展了專項(xiàng)研究,經(jīng)過(guò)所內(nèi)外調(diào)研確定了所機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集工作核心是編制“機(jī)關(guān)工作業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)”,使機(jī)關(guān)部門業(yè)務(wù)工作更加規(guī)范、流程更加清晰,工作效率顯著提高,各業(yè)務(wù)知識(shí)更具有傳承性。因此,手冊(cè)的模板框架是十分重要的,既要將業(yè)務(wù)知識(shí)全面梳理出來(lái),又要很清晰地將知識(shí)完整呈現(xiàn),特別是要將工作經(jīng)驗(yàn)及技巧總結(jié)出來(lái)。

圖1 研究所機(jī)關(guān)知識(shí)管理委員會(huì)

為此,研究所組織經(jīng)驗(yàn)豐富的管理類人員,結(jié)合所機(jī)關(guān)知識(shí)資源現(xiàn)狀,經(jīng)過(guò)不斷提煉、總結(jié),將手冊(cè)模板設(shè)定為業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、業(yè)務(wù)活動(dòng)依據(jù)、相關(guān)術(shù)語(yǔ)、業(yè)務(wù)活動(dòng)流程、業(yè)務(wù)活動(dòng)模版、業(yè)務(wù)活動(dòng)使用工具、業(yè)務(wù)活動(dòng)提醒及背景、業(yè)務(wù)活動(dòng)常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法、支撐資源9個(gè)部分,每個(gè)部分明確編寫內(nèi)容及注意事項(xiàng),并附加示例、說(shuō)明,通過(guò)固定機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)模板,確保編寫者準(zhǔn)確理解,不產(chǎn)生歧異。

3.建立知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、共享、應(yīng)用的良性循環(huán)

對(duì)于組織而言,知識(shí)生命周期可以被理解為知識(shí)從被組織模糊了解,到其被組織明確掌握并在組織內(nèi)部傳播,直到知識(shí)被用于工作中為組織創(chuàng)造價(jià)值,然后隨著其創(chuàng)造價(jià)值能力的逐漸降低而最終被組織遺忘的整個(gè)過(guò)程。圍繞知識(shí)生命周期,具有價(jià)值的知識(shí)活動(dòng)主要包括知識(shí)獲取、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)共享、知識(shí)應(yīng)用。研究所機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作主要圍繞知識(shí)獲取→知識(shí)存儲(chǔ)→知識(shí)共享→知識(shí)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)知識(shí)的良性循環(huán),提升創(chuàng)新能力、提高工作效率,進(jìn)而支撐研究所轉(zhuǎn)型發(fā)展的順利實(shí)現(xiàn)。

為實(shí)現(xiàn)知識(shí)良性循環(huán),研究所基于業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)信息系統(tǒng),將業(yè)務(wù)流程管理與機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)與組織知識(shí)、隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的相互轉(zhuǎn)化,達(dá)到以知識(shí)管理引領(lǐng)創(chuàng)新、提升效益、驅(qū)動(dòng)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

一是梳理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)模塊。研究所機(jī)關(guān)職能部門中崗位有交叉、工作有重疊,需要投入時(shí)間、精力和經(jīng)驗(yàn)去梳理業(yè)務(wù)模塊。因此,研究所經(jīng)過(guò)縝密的頂層策劃,由機(jī)關(guān)各部門率先梳理部門全部業(yè)務(wù)工作,再以首先梳理近期可能發(fā)生崗位變動(dòng)以及在研究所、部門范圍內(nèi)較為重要的業(yè)務(wù)為原則,將業(yè)務(wù)模塊梳理出來(lái)。經(jīng)過(guò)部門梳理、機(jī)關(guān)知識(shí)管理工作組審查、返回部門修改等一系列工作過(guò)程,最終形成機(jī)關(guān)各部門需要編寫業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)的業(yè)務(wù)模塊,并將其作為頂層輸入,為后面手冊(cè)編寫有條不紊地開展提供基礎(chǔ)。

二是編寫機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)。經(jīng)過(guò)在研究所范圍內(nèi)對(duì)機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作的宣貫、培訓(xùn)等,在已有的業(yè)務(wù)模塊梳理和手冊(cè)模板框架基礎(chǔ)上,研究所選取了日常工作開展頻繁、涉及部門較多的會(huì)議管理和近期業(yè)務(wù)量較集中的因公出國(guó)2項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行試點(diǎn),并應(yīng)用手冊(cè)模板進(jìn)行知識(shí)資源采集。編制的手冊(cè)在所內(nèi)審查通過(guò)后,經(jīng)所內(nèi)相關(guān)人員查閱、使用,取得了良好反響,效果明顯。按照手冊(cè)內(nèi)容指引,新上崗人員基本可以獨(dú)立開展工作,進(jìn)而驗(yàn)證了手冊(cè)的有效性。

在會(huì)議管理和因公出國(guó)2項(xiàng)業(yè)務(wù)手冊(cè)編寫試點(diǎn)實(shí)踐成功后,研究所將手冊(cè)編寫工作全面展開,各機(jī)關(guān)職能部門制定了詳細(xì)的編寫計(jì)劃,并進(jìn)行編制工作。

三是發(fā)布知識(shí)手冊(cè)。經(jīng)審查確認(rèn)的手冊(cè)上傳至知識(shí)管理平臺(tái),最終實(shí)現(xiàn)了知識(shí)共享和傳承。通過(guò)手冊(cè)的共享,為員工提供了具有操作性的規(guī)范性指引和有效的工作歷史信息,也為管理者提供了決策支撐。

四是應(yīng)用知識(shí)手冊(cè)。已發(fā)布的知識(shí)手冊(cè)成為研究所新入職和崗位交流人員的培訓(xùn)材料,可快速便捷地指導(dǎo)員工開展具體工作。后續(xù),研究所將以發(fā)布的知識(shí)手冊(cè)為基礎(chǔ),重點(diǎn)在知識(shí)推送方面開展研究,力爭(zhēng)將編寫的知識(shí)手冊(cè)更進(jìn)一步用到實(shí)處,真正搭建出支撐“企業(yè)常青”和“人才成長(zhǎng)”的知識(shí)管理平臺(tái),以有效提升工作效率。

五是修改知識(shí)手冊(cè)。發(fā)布的知識(shí)手冊(cè)將隨著上級(jí)規(guī)章制度或所級(jí)相關(guān)要求的變動(dòng)而不斷修訂,以確保知識(shí)手冊(cè)的有效性,使知識(shí)手冊(cè)始終是正確的參考材料。

4.確保機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作有效推進(jìn)

知識(shí)資源是唯一一種在使用過(guò)程中能夠不斷增值的資源,組織都重視知識(shí)資源在組織內(nèi)部的積累和流通,促使知識(shí)資源通過(guò)應(yīng)用創(chuàng)造價(jià)值。將知識(shí)管理工作納入組織戰(zhàn)略績(jī)效考核,并輔以一定的物質(zhì)激勵(lì),能夠激發(fā)員工投身知識(shí)管理的主動(dòng)性。因此,對(duì)知識(shí)管理工作進(jìn)行有效的獎(jiǎng)懲,是對(duì)知識(shí)管理工作有效推進(jìn)的良好潤(rùn)滑劑。

研究所從開展知識(shí)管理工作之初就認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理激勵(lì)、考核機(jī)制的重要作用,開展了激勵(lì)、考核機(jī)制的研究和制定工作,每年投入一定額度經(jīng)費(fèi)支撐知識(shí)管理工作的開展。機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作是研究所首次系統(tǒng)性地對(duì)各機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)資源進(jìn)行采集的一項(xiàng)針對(duì)性較強(qiáng)的工作,手冊(cè)以規(guī)范清晰的脈絡(luò)將崗位業(yè)務(wù)的全管理周期逐一梳理出來(lái),并在工作常見(jiàn)問(wèn)題及解決措施等環(huán)節(jié)融入編寫者的管理經(jīng)驗(yàn)或解決問(wèn)題的關(guān)鍵。

為完善知識(shí)共享考評(píng)要求,健全知識(shí)管理激勵(lì)機(jī)制,針對(duì)知識(shí)手冊(cè)專項(xiàng)編寫工作提出了具體的獎(jiǎng)勵(lì)方案。實(shí)施機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作以來(lái),共獎(jiǎng)勵(lì)人員135人次。除獎(jiǎng)勵(lì)外,研究所還將機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作納入研究所年度戰(zhàn)略績(jī)效考核,通過(guò)制定詳細(xì)、可操作的考核指標(biāo),引導(dǎo)員工及部門高度重視知識(shí)管理工作,為機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作有效推進(jìn)提供保障。

二、實(shí)踐效果

1.探索出航天企業(yè)機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集模式

作為中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司內(nèi)首家真正系統(tǒng)開展機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集工作的軍品研究所,在歷經(jīng)3年時(shí)間后探索出了一套適合航天企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展的機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集模式。

研究所機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集是在縝密分析宏觀環(huán)境、客觀形勢(shì)、自身問(wèn)題的基礎(chǔ)上,以最終促進(jìn)研究所持續(xù)發(fā)展為目標(biāo),以深化體制機(jī)制改革、積極推進(jìn)市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型、型號(hào)研制取得突破、核心能力不斷提升、新技術(shù)不斷孵化、新領(lǐng)域拓展成果顯著等一系列工作為要點(diǎn)的管理模式下實(shí)施的。面對(duì)即將真正走向競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)的重要?dú)v史時(shí)期,研究所以經(jīng)營(yíng)模式轉(zhuǎn)型為目標(biāo)的機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集工作探索出了一套清晰、合理、可行的工作模式,為航天軍工企業(yè)甚至其他行業(yè)的軍工企業(yè)機(jī)關(guān)知識(shí)資源采集工作起到了積極的示范、輻射、帶動(dòng)作用。

2.提高機(jī)關(guān)職能部門工作效能

作為航天系統(tǒng)內(nèi)的典型單位,領(lǐng)先的專業(yè)能力是研究所完成任務(wù)和持續(xù)發(fā)展的根本。然而,確保型號(hào)任務(wù)成功、組織成功也離不開管理業(yè)務(wù)的支撐。管理工作的有效性是組織發(fā)展的重要環(huán)節(jié),規(guī)范高效的管理對(duì)組織發(fā)展起著重要作用。

經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作的穩(wěn)步推進(jìn),研究所已完成包括科研生產(chǎn)管理、人力資源管理、創(chuàng)新管理等在內(nèi)的125份機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè)的編寫,手冊(cè)均詳盡地描述了業(yè)務(wù)崗位的工作依據(jù)、工作流程、關(guān)鍵提醒、工作模版、常見(jiàn)問(wèn)題、解決措施等內(nèi)容,新上崗人員通過(guò)對(duì)手冊(cè)的學(xué)習(xí),85%以上的工作都可以自行規(guī)范完成,改變了以往老帶新、打電話溝通或是口口相傳的傳統(tǒng)管理模式,提高了管理工作效能。

3.有效釋放人力資源，助推科研任務(wù)完成

機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)管理工作減少了管理工作中的不規(guī)范環(huán)節(jié),避免了一些工作的無(wú)效重復(fù),使管理工作具有條理性和統(tǒng)籌性,不僅很大程度上釋放了機(jī)關(guān)職能部門的人力資源,也避免了基層設(shè)計(jì)部門因機(jī)關(guān)職能部門人員工作不到位、不規(guī)范而造成的人力資源浪費(fèi)。例如,新上崗員工在接手型號(hào)調(diào)度管理工作時(shí),可以不用與主管領(lǐng)導(dǎo)或其他同事進(jìn)行一對(duì)一的培訓(xùn),只需要學(xué)習(xí)型號(hào)調(diào)度管理業(yè)務(wù)知識(shí)手冊(cè),就能清楚地了解和掌握型號(hào)調(diào)度的主管職責(zé),型號(hào)調(diào)度業(yè)務(wù)工作依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章、作業(yè)文件和重要資料,型號(hào)調(diào)度工作中使用的軟件,型號(hào)調(diào)度的工作流程、工作中的關(guān)鍵點(diǎn)及特別需要注意的問(wèn)題,以及型號(hào)調(diào)度使用的表格模版、填寫要求及使用要求等,同時(shí)也明白了型號(hào)調(diào)度中每一項(xiàng)工作開展的時(shí)間及其工作背景,型號(hào)調(diào)度工作中常見(jiàn)問(wèn)題、解決措施以及型號(hào)調(diào)度工作的其他支撐知識(shí)。

可以說(shuō),機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)管理工作在一定程度上解決了人力資源緊張問(wèn)題,有效釋放人力資源,從而助推科研任務(wù)完成。

4.為研究所機(jī)關(guān)知識(shí)資源傳承保駕護(hù)航

機(jī)關(guān)職能部門知識(shí)資源是研究所知識(shí)總量的重要組成部分,同時(shí)也是研究所管理層面核心的、有價(jià)值的知識(shí)。

對(duì)于機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作的實(shí)施,研究所不僅梳理了業(yè)務(wù)工作開展的依據(jù)和用到的工具,還總結(jié)了業(yè)務(wù)工作開展的具體流程及過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn),同時(shí)挖掘了業(yè)務(wù)工作開展過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn),并將業(yè)務(wù)工作中零散的、隱性的知識(shí)整合固化為可控的、顯性知識(shí)資源,使組織知識(shí)資源得以有效傳承。

5.實(shí)現(xiàn)研究所與員工的共識(shí)共贏

機(jī)關(guān)知識(shí)管理工作通過(guò)員工不斷挖掘可用知識(shí)以及自身可分享的知識(shí),實(shí)現(xiàn)了員工的自我總結(jié)、自我提高,提升了員工的自我價(jià)值。研究所以有效激勵(lì)為手段,促使員工對(duì)知識(shí)和組織事業(yè)、組織發(fā)展前景有著更高更遠(yuǎn)的持續(xù)性追求,同時(shí)對(duì)自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)也有著新的更高的愿望和實(shí)現(xiàn)需求。因此,機(jī)關(guān)知識(shí)管理工作實(shí)現(xiàn)了研究所與員工的共識(shí)共贏。

目前,正值航天事業(yè)飛速發(fā)展的階段,是貫徹“十九大”精神、落實(shí)“十三五”規(guī)劃的重要時(shí)期,不管是應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)常態(tài)化的要求,還是直面轉(zhuǎn)型深化改革實(shí)行突破的壓力,抑或是按時(shí)保質(zhì)完成高強(qiáng)密度科研生產(chǎn)任務(wù)的需求,機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作的重要性和緊要性愈加凸顯。

機(jī)關(guān)知識(shí)管理專項(xiàng)工作作為一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的系統(tǒng)工程,經(jīng)過(guò)多年的具體實(shí)踐孵化出一項(xiàng)院級(jí)課題、一項(xiàng)院級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、一項(xiàng)合理化建議獎(jiǎng),并將在全院范圍內(nèi)推廣實(shí)施。后續(xù),研究所將繼續(xù)加強(qiáng)機(jī)關(guān)知識(shí)管理建設(shè),以“邊實(shí)施、邊改善、邊推廣”的工作思路,不斷加快實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)知識(shí)管理對(duì)研究所持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略支撐。