馬曉琴
[提要] 在打造氣象現(xiàn)代化進(jìn)程中,各項(xiàng)事業(yè)逐步進(jìn)入現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)體系中,但內(nèi)控管理方面還存在許多薄弱環(huán)節(jié),也出現(xiàn)一些領(lǐng)導(dǎo)干部瀆職、腐敗、違法犯罪等問(wèn)題。本文通過(guò)論述內(nèi)控管理理論實(shí)踐的由來(lái),指出內(nèi)控管理現(xiàn)狀及問(wèn)題,提出加強(qiáng)氣象部門(mén)內(nèi)控管理的必要措施。
關(guān)鍵詞:海東;氣象部門(mén);內(nèi)控管理;對(duì)策
基金項(xiàng)目:海東市氣象局項(xiàng)目:“氣象部門(mén)基層財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的必要性與對(duì)策”
中圖分類(lèi)號(hào):F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
收錄日期:2018年7月9日
什么是內(nèi)部控制??jī)?nèi)部控制是一套流程,受組織的董事會(huì)、管理層和其他員工的影響,被涉及并用來(lái)為實(shí)現(xiàn)組織的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)、報(bào)告目標(biāo)、遵循目標(biāo)提供合理保證。
1992年美國(guó)COSO委員會(huì)的報(bào)告中首次提出內(nèi)控五要素,即控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息交流和監(jiān)督檢查,構(gòu)成內(nèi)部控制體系框架。正是這個(gè)框架構(gòu)成了現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)開(kāi)展內(nèi)控活動(dòng)的基礎(chǔ)。為深化經(jīng)濟(jì)體制改革,適應(yīng)中國(guó)國(guó)情,2008年我國(guó)發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,2010年發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》,并指出企業(yè)實(shí)施內(nèi)控管理的目標(biāo),是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整,提高經(jīng)營(yíng)效益和效果,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
為相應(yīng)深化行政體制改革的迫切需要,積極推動(dòng)和建設(shè)職能科學(xué)、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、廉潔高效、人民滿(mǎn)意的服務(wù)型政府。為此,財(cái)政部2012年11月出臺(tái)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》(試行),自2014年1月1日起開(kāi)始實(shí)施,其頒布與實(shí)施標(biāo)志著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善。
(一)控制環(huán)境。海東市氣象部門(mén)所轄六縣區(qū)局及直屬單位,各單位負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)控管理的意識(shí)淡薄,普遍存在重業(yè)務(wù)輕財(cái)務(wù)的現(xiàn)象,缺乏基本的內(nèi)控要求和措施。縣區(qū)局領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”審批情況時(shí)常出現(xiàn),重大事項(xiàng)沒(méi)有形成集體決策機(jī)制。基層臺(tái)站財(cái)務(wù)人員全部為業(yè)務(wù)人員兼職,且變動(dòng)頻繁,造成財(cái)務(wù)管理的賬務(wù)處理混亂。個(gè)別單位會(huì)計(jì)人員兼任出納崗位,部門(mén)內(nèi)審人員為財(cái)務(wù)兼職,不具備獨(dú)立性,欠缺專(zhuān)業(yè)勝任能力。
(二)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。部門(mén)單位只重視單位職能規(guī)模的擴(kuò)大,業(yè)務(wù)范圍、種類(lèi)的擴(kuò)展,科研經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入,對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不充分,對(duì)部門(mén)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)沒(méi)有建立定期評(píng)估機(jī)制。在各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)中,未建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)三個(gè)步驟。在單位層面的內(nèi)控管理的組織、機(jī)制的建設(shè)、制度的完善、關(guān)鍵崗位人員的管理以及財(cái)務(wù)信息的編報(bào)等情況的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估關(guān)注度不高。在業(yè)務(wù)層面未制定足夠清晰的目標(biāo),未識(shí)別和評(píng)估有關(guān)目標(biāo)所涉及的風(fēng)險(xiǎn)。
(三)控制活動(dòng)。一是缺乏不相容職務(wù)分離控制。在基層單位具體操作中,由于人員設(shè)置不合理,分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)兼任會(huì)計(jì)崗位,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)決策人員和經(jīng)辦人員沒(méi)有很好地分離制約,容易出現(xiàn)相關(guān)人員舞弊的可能。會(huì)計(jì)人員分工中的“內(nèi)控制衡性”原則等得不到真正的落實(shí),存在一人同時(shí)兼任會(huì)計(jì)出納崗位,采購(gòu)兼保管等現(xiàn)象,形成管理漏洞;二是授權(quán)審批控制不完善。個(gè)別單位存在紀(jì)檢兼職人員審批經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的支出,沒(méi)有形成相互制約和相互監(jiān)督的流程體系?!叭匾淮蟆笔马?xiàng)未實(shí)行集體決策審批或者聯(lián)簽制度,存在領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”現(xiàn)象;三是會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不完善,各縣區(qū)局未設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),會(huì)計(jì)人員均為業(yè)務(wù)人員兼職,缺乏會(huì)計(jì)基礎(chǔ),且人員不穩(wěn)定。市局財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人不具備會(huì)計(jì)師以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)資格,且財(cái)經(jīng)類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員較少;四是財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制不完善。資產(chǎn)登記不實(shí),資產(chǎn)管理混亂,普遍存在“重資金輕資產(chǎn),重購(gòu)買(mǎi)輕管理”的現(xiàn)象,資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作沒(méi)有定期按規(guī)定進(jìn)行,經(jīng)常出現(xiàn)有賬無(wú)物,有物無(wú)賬的混亂情況。建設(shè)周期較長(zhǎng),項(xiàng)目未進(jìn)行暫估入賬,固定資產(chǎn)管理薄弱;五是合同及相關(guān)資料的登記、流轉(zhuǎn)和保管不善,導(dǎo)致合同及相關(guān)資料丟失,影響到合同的正常履行和糾紛的有效處理;六是預(yù)算控制相對(duì)弱化。預(yù)算編制比較粗糙,沒(méi)有細(xì)化到具體項(xiàng)目,預(yù)算支出達(dá)不到逐筆核定的要求。預(yù)算剛性不夠,預(yù)算的計(jì)劃性、科學(xué)性不強(qiáng),資金使用缺乏預(yù)見(jiàn)性,削弱了預(yù)算的約束控制力。
(四)信息與溝通。一是海東氣象部門(mén)建立的縱向信息與溝通的制度不完善,缺乏內(nèi)部控制相關(guān)信息的收集、處理和傳遞程序。自上而下的信息按既定的流程傳達(dá)基層單位,但基層信息的自下而上的傳遞不完整,存在“報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)”的現(xiàn)象,埋下了一些突發(fā)事件的禍根;二是在橫向信息溝通中財(cái)務(wù)部門(mén)工作與業(yè)務(wù)控制脫節(jié),在預(yù)算編制過(guò)程中單位內(nèi)部各部門(mén)間溝通協(xié)調(diào)不充分,預(yù)算編制與具體工作不相對(duì)應(yīng)。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中突顯支出問(wèn)題;三是缺乏與社會(huì)中介機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)往來(lái)單位、市場(chǎng)調(diào)查以及監(jiān)管部門(mén)等渠道獲取的外部信息,使部門(mén)單位處于信息孤島。
(五)監(jiān)控。一是日常監(jiān)督流于形式,基層單位會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)支出缺乏獨(dú)立性,受制于領(lǐng)導(dǎo)的需求,兼職紀(jì)檢員主要完成上級(jí)主管部門(mén)的交辦工作,對(duì)執(zhí)行的氣象業(yè)務(wù)日常開(kāi)支業(yè)務(wù)礙于情面難于監(jiān)督;二是專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督跟進(jìn)不力,部門(mén)單位雖然對(duì)重大專(zhuān)項(xiàng)資金的開(kāi)支交由第三方中介機(jī)構(gòu)審計(jì),但在資金的開(kāi)支中部分資金按照招標(biāo)合同由上級(jí)主管部門(mén)統(tǒng)一安排,加之項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢,部分基層單位出現(xiàn)先開(kāi)支資金后進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)展,使得資金的開(kāi)支監(jiān)督變得被動(dòng);三是未建立財(cái)務(wù)稽核制度,未建立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)及專(zhuān)職的內(nèi)審人員,未起到獨(dú)立、專(zhuān)業(yè)的有效監(jiān)控作用。
(一)增強(qiáng)單位人員對(duì)內(nèi)控管理重要性的認(rèn)識(shí),建立健全內(nèi)控管理組織架構(gòu)。一是通過(guò)培訓(xùn)、專(zhuān)題講座等形式加大對(duì)《會(huì)計(jì)法》、《預(yù)算法》和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》等法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí),增強(qiáng)依法依規(guī)辦事的意識(shí),切實(shí)樹(shù)立單位內(nèi)部控制理念,貫穿于實(shí)際工作全過(guò)程;二是著重做好各基層、直屬單位管理層的思想建設(shè),明確負(fù)責(zé)人對(duì)本機(jī)構(gòu)內(nèi)控制度的建立健全和有效實(shí)施的責(zé)任;三是單位要設(shè)置內(nèi)控管理職能部門(mén)或者確定內(nèi)部控制牽頭部門(mén),遵循內(nèi)部控制全面性、重要性、制衡性和適應(yīng)性原則,積極發(fā)揮經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)部門(mén)或崗位的職能作用;財(cái)會(huì)、內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、資產(chǎn)管理等部門(mén)或崗位職責(zé)分工清晰、業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)等方面相互制約和相互監(jiān)督,特別是充分發(fā)揮單位內(nèi)部審計(jì),紀(jì)檢監(jiān)察的監(jiān)督職能作用,實(shí)施審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理,使內(nèi)控管理組織體系得以完善。
(二)建立健全定期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,完善風(fēng)險(xiǎn)防范內(nèi)控制度。一是單位每年至少一次,全面持續(xù)地收集相關(guān)信息,結(jié)合實(shí)際情況對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)和客觀地評(píng)估。對(duì)外部環(huán)境、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、管理要求等發(fā)生重大變化的,應(yīng)及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)重估;二是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作完成后,應(yīng)當(dāng)做好匯總、整理和分析工作,形成書(shū)面報(bào)告,作為完善內(nèi)部控制流程和環(huán)節(jié)等方面的依據(jù);三是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別基礎(chǔ)上,運(yùn)用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)一步分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和對(duì)單位目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的影響程度,確定關(guān)注重點(diǎn)和優(yōu)先控制的風(fēng)險(xiǎn),以便為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、選擇應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù);四是部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)合理分析、準(zhǔn)確掌握直屬單位管理人員及基層領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)鍵崗位員工的風(fēng)險(xiǎn)偏好,采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?,避免因個(gè)人風(fēng)險(xiǎn)偏好給單位帶來(lái)重大損失;五是建立健全單位層面的風(fēng)險(xiǎn)防控制度,與管理人員層層簽訂《廉政風(fēng)險(xiǎn)防控手冊(cè)》,進(jìn)一步完善重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)管理層集體決策制度;完善單位各職能科室的溝通協(xié)調(diào)和聯(lián)防聯(lián)動(dòng)機(jī)制;建立健全內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制和定期輪崗制度或采取專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等控制措施;加強(qiáng)內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,不斷提升其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。
(三)建立健全業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制制度
1、預(yù)算業(yè)務(wù)控制。一是加強(qiáng)預(yù)算編制,提高預(yù)算編制質(zhì)量。首先,根據(jù)各類(lèi)業(yè)務(wù)實(shí)施情況,綜合考慮實(shí)際支出、地域等情況,分類(lèi)、分項(xiàng)、分區(qū)域制定經(jīng)常性專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)費(fèi)綜合支出定額,同時(shí)加強(qiáng)資產(chǎn)配置與定額支出相結(jié)合;其次,對(duì)以前年度單位預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析,結(jié)合單位下一年的工作計(jì)劃和氣象業(yè)務(wù)發(fā)展需要,對(duì)人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理的測(cè)算;最后,結(jié)合近幾年實(shí)際收入情況并綜合考慮影響收入增減變動(dòng)因素進(jìn)行合理預(yù)測(cè),統(tǒng)籌考慮各項(xiàng)收入來(lái)源,按照突出重點(diǎn)、兼顧一般的原則進(jìn)行合理分配。二是強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行,提高預(yù)算執(zhí)行效率。在預(yù)算資金使用過(guò)程中,基層氣象部門(mén)不但要提高預(yù)算執(zhí)行的效率,還要注重預(yù)算資金使用的規(guī)范、安全。首先要制定相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制,在資金使用監(jiān)管過(guò)程中,讓單位紀(jì)檢、審計(jì)、業(yè)務(wù)主管部門(mén)參與到資金使用監(jiān)督中來(lái),利用不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制等風(fēng)險(xiǎn)控制方法對(duì)資金使用全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制,確保資金安全、有效、合理使用。三是加強(qiáng)預(yù)算績(jī)效,健全績(jī)效評(píng)價(jià)體系。推進(jìn)預(yù)算績(jī)效管理,促使基層氣象部門(mén)關(guān)注資金的使用效益,優(yōu)化支出結(jié)構(gòu)、提高資金支出的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在績(jī)效管理過(guò)程中,應(yīng)明確績(jī)效目標(biāo),按照重要性、相關(guān)性原則,結(jié)合基層氣象部門(mén)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立和完善與之相適應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系,對(duì)預(yù)算資金的使用效益進(jìn)行科學(xué)、有效的分析和評(píng)價(jià)。
2、資產(chǎn)管理控制。一是建立健全資產(chǎn)管理制度。各基層單位按照規(guī)范的要求,對(duì)資產(chǎn)實(shí)施分類(lèi)管理,包括對(duì)貨幣資金、銀行賬戶(hù)、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、存貨、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等資產(chǎn)進(jìn)行建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度;二是合理設(shè)置崗位,明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限,切實(shí)做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。如貨幣資金支付的審批和執(zhí)行,實(shí)物資產(chǎn)的保管和盤(pán)點(diǎn),無(wú)形資產(chǎn)的研發(fā)和管理等崗位應(yīng)當(dāng)相互分離;三是每年至少一次全面清查盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)。如貨幣資金要組織相關(guān)人員不定期開(kāi)展抽查工作,重點(diǎn)抽查庫(kù)存現(xiàn)金,核對(duì)銀行存款余額,關(guān)注長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng);銀行賬戶(hù)定期開(kāi)展備案和年檢手續(xù),對(duì)長(zhǎng)期未用的銀行賬戶(hù)進(jìn)行注銷(xiāo);應(yīng)收預(yù)付款項(xiàng)應(yīng)分單位建立輔助核算項(xiàng),每年年底對(duì)單位債權(quán)進(jìn)行分析,對(duì)賬齡3年以上的債權(quán)要建臺(tái)賬,及時(shí)確認(rèn)、處置呆賬壞賬,對(duì)已核銷(xiāo)的壞賬設(shè)置備查賬;存貨要建立健全出庫(kù)領(lǐng)用及交回制度,定期檢查制度落實(shí)情況,填寫(xiě)出庫(kù)單,明確領(lǐng)用部門(mén)和領(lǐng)用人,落實(shí)責(zé)任;固定資產(chǎn)保管員每年至少全面盤(pán)點(diǎn)一次,并與固定資產(chǎn)的記錄員核對(duì)數(shù)量及價(jià)值;無(wú)形資產(chǎn)每年評(píng)估其價(jià)值及產(chǎn)生的效益。
3、財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)管理。一是事業(yè)單位除財(cái)政補(bǔ)助收入外的其他收入業(yè)務(wù),應(yīng)依據(jù)合同等收款事項(xiàng)核對(duì)及確認(rèn)收入款項(xiàng),依據(jù)項(xiàng)目合同、協(xié)議金額開(kāi)具發(fā)票,對(duì)未到賬的應(yīng)收款項(xiàng)及時(shí)交由收款單位催收;二是對(duì)支出業(yè)務(wù)依次要進(jìn)行提出支出申請(qǐng),審批支出申請(qǐng)、財(cái)務(wù)審核、付款管理、會(huì)計(jì)處理等程序。對(duì)于屬于“三重一大”標(biāo)準(zhǔn)的,單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體審核決定,付款事項(xiàng)列入本單位局務(wù)公開(kāi)。財(cái)務(wù)人員對(duì)付款原始憑證的真實(shí)性、付款手續(xù)的完整性等進(jìn)行審核,對(duì)填寫(xiě)不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證,予以退回,要求更正、補(bǔ)充。并對(duì)支出業(yè)務(wù)核對(duì)預(yù)算,對(duì)超預(yù)算或不符合預(yù)算要求的不予通過(guò)審核;三是出納根據(jù)業(yè)務(wù)通知單支付,并與會(huì)計(jì)以相互制約的方式使用銀行支票、匯票或網(wǎng)銀支付。
4、合同管理。一是根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,建立合同管理制度。明確合同擬定、審核、履行等環(huán)節(jié)的程序和要求。明確合同業(yè)務(wù)的授權(quán)審批、簽署權(quán)限和責(zé)任劃分。對(duì)外正式訂立的合同應(yīng)當(dāng)由單位法定代表人或其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章;簽署授權(quán)合同的,應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。二是合理設(shè)置崗位,明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限,妥善保管和使用合同專(zhuān)用章,確定不相容崗位相分離。在合同訂立、履行過(guò)程中,相關(guān)部門(mén)應(yīng)參與審查,業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審查合同內(nèi)容是否真實(shí),是否符合氣象業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)指標(biāo)或辦公環(huán)境需要;財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審查資金是否符合預(yù)算要求、合同執(zhí)行中的各種票據(jù)是否符合相關(guān)規(guī)定;政策法規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)審查合同內(nèi)容合法性及自身權(quán)利義務(wù)保護(hù)等條款,有條件的單位還可聘請(qǐng)法律顧問(wèn)進(jìn)行法律咨詢(xún);紀(jì)檢部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。三是實(shí)施合同業(yè)務(wù)歸口管理,由指定部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)合同訂立、履行、歸檔等過(guò)程的程序性管理工作,避免因合同分散管理導(dǎo)致訂立過(guò)程隨意、履約效率不高、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題。
行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范下發(fā)后,如何更好地落實(shí)和執(zhí)行是關(guān)鍵。在開(kāi)展調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,積極擬定有效適合本部門(mén)情況的《單位內(nèi)部控制規(guī)范手冊(cè)》,通過(guò)進(jìn)一步深入分析單位內(nèi)控流程的重點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié),補(bǔ)足短板,制定針對(duì)性的防控措施,強(qiáng)化內(nèi)部控制和約束。
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