軌道交通建設(shè)項(xiàng)目開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)實(shí)踐

席克平

摘要：加強(qiáng)對(duì)參建單位檔案管理的過程控制，定期檢查其檔案管理情況，是保證施工文件材料準(zhǔn)確、完整的必要手段。通過對(duì)合肥軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作實(shí)踐的總結(jié)，側(cè)重從監(jiān)督指導(dǎo)的方式方法、過程管控、保證條件三個(gè)方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡迷，提出了項(xiàng)目檔案管理達(dá)標(biāo)考核的工作程序及要求，對(duì)加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理，有較好的借鑒和指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：軌道交通；建設(shè)工程檔案；檔案管理；監(jiān)督檢查

近年來，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，軌道交通建設(shè)也步入了快速發(fā)展的階段，截至2017年12月31日，中國(guó)內(nèi)地累計(jì)有34個(gè)城市建成投運(yùn)城市軌道線路5021.7公里，當(dāng)前合肥地鐵運(yùn)營(yíng)線路2條，在建線路6條，近期規(guī)劃巧條。軌道交通項(xiàng)目涉及面廣、投資巨大、專業(yè)復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，檔案人員流動(dòng)性大，如何確保項(xiàng)目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規(guī)范要求，做好軌道交通項(xiàng)目檔案過程監(jiān)督指導(dǎo)尤顯重要。

一、總體要求

以目標(biāo)管理為導(dǎo)向，各參建單位務(wù)必高度重視項(xiàng)目檔案整理工作，把檔案管理工作提升到與工程建設(shè)同等高度、同樣重視，同步推進(jìn)，同步實(shí)施。在分部驗(yàn)收、（子）單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收前，完成相應(yīng)的檔案預(yù)整理工作，竣工驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)完成組卷工作并移交給軌道公司檔案部門。

二、具體要求

各參建單位應(yīng)進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的積極作用和重要意義，把建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作擺上重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，針對(duì)本單位實(shí)際情況，制定完善的制度和相關(guān)管控措施，抽調(diào)精干人員組織實(shí)施，確保檔案工作落到實(shí)處。

（一）建立各參建單位檔案負(fù)責(zé)人與檔案聯(lián)絡(luò)員制度

各參建單位進(jìn)場(chǎng)后15日內(nèi)把主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案整理工作的聯(lián)絡(luò)員名單報(bào)送至軌道公司檔案部門備案，要求檔案聯(lián)絡(luò)人熱愛檔案工作，具有資料員或檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書，并保持穩(wěn)定。檔案負(fù)責(zé)人與聯(lián)絡(luò)員如有工作變動(dòng)，所在單位應(yīng)在一周內(nèi)重新填報(bào)《參建單位檔案負(fù)責(zé)人、檔案聯(lián)絡(luò)員信息登記表》，做好工作交接，交接不到位，不得變動(dòng)，嚴(yán)防檔案資料丟失。

（二）制定項(xiàng)目檔案管理的文件控制制度

各參建單位根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定文件形成、積累、收集、整理、歸檔進(jìn)度計(jì)劃等文件控制制度，報(bào)監(jiān)理公司審批并于進(jìn)場(chǎng)巧日內(nèi)報(bào)軌道公司檔案部門。要求制度具有針對(duì)性和可操作性，要把試驗(yàn)、監(jiān)測(cè)、測(cè)量、施工等專業(yè)人員納入到管理體系中去，納入到各自崗位職責(zé)范圍進(jìn)行考核，并有效執(zhí)行。

（三）實(shí)行“預(yù)立卷”并定期上報(bào)制度

建立項(xiàng)目檔案“預(yù)立卷”制度，依據(jù)軌道公司項(xiàng)目檔案分類方案、移交實(shí)施細(xì)則等要求，按照單位工程從管理性文件、原材料、試驗(yàn)、施工記錄、隱蔽、檢驗(yàn)批、竣工驗(yàn)收記錄等分類別進(jìn)行預(yù)整理，將項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件及時(shí)歸入相應(yīng)門類卷盒的工作。實(shí)行“預(yù)立卷”制度，一是可以預(yù)見性地做好平時(shí)文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，二是極大地減輕項(xiàng)目后期文件整理組卷和歸檔工作量。要求每個(gè)月底把項(xiàng)目實(shí)時(shí)整理情況上報(bào)到軌道公司檔案部門。

（四）推行項(xiàng)目檔案“首卷制“

項(xiàng)目檔案“首卷制”是指通過對(duì)各類別首卷案卷完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的確認(rèn)，發(fā)揮首卷案卷的示范作用，帶動(dòng)、推進(jìn)和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首卷案卷標(biāo)準(zhǔn)。各參建單位通過執(zhí)行“預(yù)立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首卷案卷并完成自檢后，報(bào)監(jiān)理和軌道公司檔案部門審核、審定。如不符合要求，則提出整改意見并給予指導(dǎo)，項(xiàng)目部完成整改后，再報(bào)監(jiān)理和檔案管理部門審核、審定。確認(rèn)后的首卷案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

三、管控措施

（一）實(shí)行項(xiàng)目檔案業(yè)代制度

根據(jù)軌道公司檔案部門業(yè)務(wù)分工，明確各參建單位檔案工作指導(dǎo)和審核人員。

具體職責(zé)：

1）參與中標(biāo)人約談，并進(jìn)行檔案工作交底；

2）參加第一次工地例會(huì)；

3）對(duì)項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔情況開展常態(tài)化監(jiān)督指導(dǎo)并對(duì)滯后單位進(jìn)行重點(diǎn)督辦；

4）參加項(xiàng)目分部驗(yàn)收、（子）單位工程預(yù)驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。

（二）開展定期督查與常態(tài)檢查

結(jié)合公司參建單位考評(píng)工作，每季度或每半年開展一次督查活動(dòng)。內(nèi)容包括聽取項(xiàng)目檔案管理工作匯報(bào)，查看項(xiàng)目檔案有關(guān)資料，督查項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案工作完成情況，進(jìn)行綜合考評(píng)，形成項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)記錄表，被檢單位形成回復(fù)意見并報(bào)給對(duì)應(yīng)的檔案業(yè)代。

常態(tài)檢查由各參建單位檔案業(yè)主代表將檔案工作納入各自工作計(jì)劃，建立檔案工作抽查清單，根據(jù)項(xiàng)目檔案整理情況、時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排有針對(duì)性的開展檢查，原則上每個(gè)月對(duì)所管標(biāo)段進(jìn)行一次督促檢查及指導(dǎo)，督促整改檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，并形成相應(yīng)書面檢查意見和回復(fù)意見。

（三）會(huì)議調(diào)度與通報(bào)制度

根據(jù)各參建單位項(xiàng)目建設(shè)檔案工作完成情況，會(huì)同建設(shè)分公司適時(shí)召集檔案工作整理進(jìn)度滯后，檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，且整改不及時(shí)、不到位的項(xiàng)目部和責(zé)任人召開檔案工作調(diào)度會(huì)，聽取相關(guān)單位檔案工作情況匯報(bào)，分析項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中存在的問題，安排部署下一階段檔案督查工作。相關(guān)單位要根據(jù)職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，并將落實(shí)情況及時(shí)反饋給建設(shè)分公司和軌道公司檔案部門。軌道公司檔案部門將對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督查，對(duì)不履行調(diào)度會(huì)議決議的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并按規(guī)定給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于特別嚴(yán)重的，將不予進(jìn)行竣工結(jié)算。

（四）強(qiáng)化監(jiān)理單位、建設(shè)分公司過程檢查和竣工文件的分級(jí)審查制度

監(jiān)理單位、建設(shè)分公司應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)過程管控，把施工文件的形成、積累、收集是否完整、準(zhǔn)確，整理是否及時(shí)、規(guī)范納入到日常檢查監(jiān)督范圍，檢查發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下達(dá)整改通知書，并對(duì)后續(xù)問題整改落實(shí)情況等進(jìn)行督查。

對(duì)竣工文件審查實(shí)行分級(jí)審查制，監(jiān)理單位、建設(shè)分公司對(duì)施工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，查漏補(bǔ)缺，及時(shí)整改，并形成記錄；檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)歸檔項(xiàng)目文件整理的規(guī)范性進(jìn)行審查，并簽章確認(rèn)，確?？⒐の募暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，質(zhì)量符合歸檔要求。

（五）資金控制制度

檔案部門對(duì)項(xiàng)目過程及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（分部、子單位等）整理進(jìn)度進(jìn)行考核，進(jìn)度完成小于80%等或者管理不善造成進(jìn)度失控等由檔案部門通報(bào)財(cái)務(wù)部門，在當(dāng)前資金支付管控中予以考慮暫緩或者扣除部分工程款，加強(qiáng)對(duì)參建單位制約。

公司將項(xiàng)目文件歸檔工作納入項(xiàng)目支付及結(jié)算管理。軌道公司檔案部門參與項(xiàng)目竣工結(jié)算簽字。工程支付及結(jié)算時(shí)，如歸檔資料不符合要求或者竣工檔案未完全移交或存在遺留問題未徹底整改，檔案部門不予簽認(rèn)，不得進(jìn)行竣工結(jié)算。確保參建單位重視項(xiàng)目檔案管理工作，保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目工程建設(shè)同步，及時(shí)規(guī)范做好檔案過程收集整理。

（六）納入信用評(píng)價(jià)考核與招標(biāo)掛鉤制度

將項(xiàng)目檔案管理作為六大檢查模塊之一，納入到合肥市軌道交通項(xiàng)目季度考核與“兩場(chǎng)聯(lián)動(dòng)”信用評(píng)價(jià)考核體系進(jìn)行考核評(píng)比，并將考核結(jié)果與季度獎(jiǎng)罰和后續(xù)招標(biāo)工作掛鉤，考核結(jié)果不理想將影響后續(xù)參與其他合肥軌道建設(shè)項(xiàng)目投標(biāo)工作。

四、保障體系

（一）完善檔案制度，規(guī)范整理

根據(jù)1、2號(hào)線建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔實(shí)踐情況，結(jié)合《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》，對(duì)《合肥市軌道交通項(xiàng)目工程竣工檔案編制及驗(yàn)收移交實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行修訂，進(jìn)一步明確歸檔范圍和整理要求。適時(shí)編制《合肥軌道交通項(xiàng)目檔案編制指南》，細(xì)化整理標(biāo)準(zhǔn)及流程。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，提升業(yè)務(wù)技能

每年組織開展1-2次集中培訓(xùn)活動(dòng)，各參建單位檔案負(fù)責(zé)人和檔案聯(lián)絡(luò)員必須參加。邀請(qǐng)省、市檔案局、城建檔案館檔案管理專家傳授知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行互動(dòng)交流。培訓(xùn)內(nèi)容包括省、市檔案主管部門有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法律法規(guī)和軌道公司檔案部門頒布的各項(xiàng)制度，明確竣工文件分類標(biāo)準(zhǔn)、編制要求、編目與裝訂、歸檔移交程序等。

各參建單位在項(xiàng)目檔案收集、整理等工作實(shí)施過程中遇到問題和難題時(shí)，及時(shí)與軌道公司檔案部門聯(lián)系，檔案部門將及時(shí)給予指導(dǎo)。同時(shí)也鼓勵(lì)參建單位將其他地鐵城市一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法推薦給檔案管理部門，以便進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理整體水平。檔案管理部門也會(huì)增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入項(xiàng)目部進(jìn)行調(diào)研，組織交流活動(dòng)，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗(yàn)、好做法。

（三）樣板指路，以點(diǎn)帶面

以打造檔案樣板站為抓手，以點(diǎn)帶面地去推動(dòng)整個(gè)線路的檔案管理工作。針對(duì)軌道交通項(xiàng)目專業(yè)多、系統(tǒng)復(fù)雜的實(shí)際情況，從每條線土建、機(jī)電、系統(tǒng)設(shè)備等相關(guān)專業(yè)挑選1-2站進(jìn)行竣工項(xiàng)目檔案樣板站編制，開展項(xiàng)目竣工檔案預(yù)歸檔試點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)站組卷工作，組織全線進(jìn)行觀摩、交流、學(xué)習(xí)，為全線檔案整理規(guī)范、科學(xué)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

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