現(xiàn)代秘書的公文處理工作探析

李鵬

摘要：在現(xiàn)如今的企事業(yè)單位中，現(xiàn)代秘書崗位屬于綜合性較強(qiáng)的崗位，因此對于秘書人員的素質(zhì)要求也逐漸提高，不僅要求其具備良好的文字功底、政治頭腦以及過硬的交際能力、協(xié)調(diào)能力，還需能夠做好公文處理工作，確保企業(yè)各項(xiàng)工作開展得以正常推進(jìn)?；诖?，文章將針對現(xiàn)代秘書在公文處理工作方面存在的不足及具體完善對策展開探析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代秘書；公文處理；工作對策

秘書作為一份社會職業(yè)，主要扮演的是助手、參謀的角色。而在現(xiàn)代社會中，企業(yè)單位對于秘書的綜合素養(yǎng)要求不斷提高，其中公文處理能力便成為了秘書工作能力的關(guān)鍵性指標(biāo)。所謂公文便是企業(yè)單位處理各項(xiàng)事務(wù)的文本資料，具備重要的法律效力，許多機(jī)密與戰(zhàn)略計(jì)劃都會以公文形成下發(fā)[1]。可見，作為一名合格的現(xiàn)代秘書，做好公文處理工作是其需要肩負(fù)的重要職責(zé)，唯有如此才能保證企業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)，助推企業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展。

一、現(xiàn)代秘書在公文處理工作中存在的不足

隨著改革腳步的深化，各企業(yè)單位在制度建設(shè)與信息化建設(shè)方面不斷提速，公文收發(fā)數(shù)量也逐漸呈現(xiàn)增多趨勢，加之工作標(biāo)準(zhǔn)的提高，對秘書的公文處理工作質(zhì)量與效率提出了更高要求，其中也暴露處理諸多不足。

（一）存在漏傳、橫傳情況

部分關(guān)鍵公文或是需要審閱、執(zhí)行的公文，不僅需要向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)呈閱，還需報(bào)送相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審查，但許多公文事務(wù)的處理有時(shí)間限制，因此在處理中極易出現(xiàn)漏傳或是橫傳的情況，最終造成公文遺失或是辦理不及時(shí)，這種低效率的公文處理工作給企業(yè)發(fā)展帶來一定的負(fù)面影響。

（二）公文動(dòng)態(tài)追蹤制度缺失

由于企業(yè)缺少公文的動(dòng)態(tài)追蹤制度，所以在傳閱中會因?yàn)椴煌?jīng)手領(lǐng)導(dǎo)的傳閱數(shù)量、時(shí)間及對象等信息的不足，而導(dǎo)致需要尋找公文時(shí)不知從何著手，久而久之則容易導(dǎo)致公文丟失。

（三）未及時(shí)催還公文

在公文流轉(zhuǎn)傳閱的過程中，還存在某個(gè)部門或領(lǐng)導(dǎo)歸還不及時(shí)或是多次催交才予以歸還的情況，這一情況嚴(yán)重影響了公文的高效流轉(zhuǎn)。出現(xiàn)這一情況的原因可能在于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙而無暇顧及公文的審閱，或是某個(gè)部門未辦理完畢則暫時(shí)不能歸還，還有可能是因?yàn)榇哌€對象為領(lǐng)導(dǎo)而不便開口，種種因素最終造成公文傳閱時(shí)效不保，許多規(guī)定難以在時(shí)限內(nèi)執(zhí)行到位。

（四）督辦機(jī)制缺失

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在公文中簽批了具體意見，承辦部門領(lǐng)導(dǎo)閱知簽批公文后，該公文便可歸入檔案，文件傳閱便可告一段落。然而，由于公文督辦機(jī)制的缺失，加之部分秘書工作繁忙，對于簽批具體意見的是否落實(shí)執(zhí)行、辦理進(jìn)度進(jìn)展如何等情況無人跟蹤，從而導(dǎo)致公文處理與具體辦事存在脫節(jié)[2]。

二、現(xiàn)代秘書做好公文處理工作的相關(guān)對策

針對上述公文處理工作中存在問題，筆者認(rèn)為需要把握科學(xué)手段，以創(chuàng)新服務(wù)手法和足夠的責(zé)任意識去提高公文處理工作效率，從而助力企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的有序推進(jìn)。

（一）強(qiáng)化秘書的責(zé)任意識

現(xiàn)代秘書人員要提高對公文處理工作的重視程度，認(rèn)識到該項(xiàng)工作并非簡單的文件收發(fā)，而是各項(xiàng)工作銜接的關(guān)鍵性依據(jù)平整，所以要做好政令傳遞、信息交流等工作內(nèi)容。所以，秘書不僅要具備足夠的業(yè)務(wù)知識與過硬的業(yè)務(wù)能力，還需具備良好的工作責(zé)任心以及默默奉獻(xiàn)的良好品德。

（二）以完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)去提升秘書人員綜合素質(zhì)

首先，要提高秘書人員準(zhǔn)入門檻，優(yōu)選工作責(zé)任心強(qiáng)且耐心、細(xì)致的人員；其次，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期不定期地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)交流工作，從而提升公文制發(fā)水準(zhǔn)，確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率得以提升；再次，秘書人員變動(dòng)與上崗之前都應(yīng)當(dāng)做好系統(tǒng)化的培訓(xùn)，保證人員綜合素養(yǎng)符合秘書職位需求；最后，還應(yīng)為秘書人員提供不同類型的公文模板，保證其公文制發(fā)水準(zhǔn)與工作效率得以提高。

（三）構(gòu)建公文處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

運(yùn)用信息數(shù)據(jù)庫去做好來文登記工作，將所有公文信息予以錄入，完善公文處理工作的基礎(chǔ)。通過公文處理系統(tǒng)對公文數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，比如不同的公文來源渠道（會議、郵寄等）、實(shí)踐（錄入、收到等）、編號、密級、發(fā)文單位、保管期限、緊急程度等信息，都需要完整錄入系統(tǒng)當(dāng)中131待所有的公文信息全盤錄入之后，后續(xù)公文處理工作中秘書人員的工作量便會大大減輕，同時(shí)公文檢索與統(tǒng)計(jì)的效率也會大幅提升，助力公文一體化處理得以落實(shí)

（四）完善公文傳閱登記制度

構(gòu)建完善的公文傳閱登記制度，確保公文去向得到有效建立。其中，應(yīng)當(dāng)對公文主辦與協(xié)辦主體及其閱知范圍予以明確，并且將具體的傳閱對象、數(shù)量及時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)記錄，從而掌握公文的實(shí)時(shí)狀態(tài)，確保去向清晰、有檔可查，不必因?yàn)楣奈吹绞侄⒄`工作去追尋，大大提升了秘書公文處理工作效率，也為公文的督辦與催還打下了良好基礎(chǔ)。

（五）完善催還制度以及催還技巧

為保證公文的流轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)行政工作效率，應(yīng)當(dāng)完善公文的歸還與催辦制度，樹立高效的工作作風(fēng)。秘書人員要對公文歸還期限有所把握，針對特急公文要當(dāng)即督辦，保證在當(dāng)天完成；普通公文或是涉及到多部門的公文要保證在三天內(nèi)完成。在公文催辦制度的約束之下，能夠提高企業(yè)公文辦理效率，同樣能夠提升管理工作水平。為了確保公文處理的時(shí)效，避免因?yàn)楣奶幚頃r(shí)間延誤太久而導(dǎo)致相關(guān)政策難以落實(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合公文處理的緊急程度向相關(guān)部門報(bào)備，催促部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)盡快按時(shí)完成交辦任務(wù)，在制度保障下保證上級文件精神與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見得到落實(shí)。當(dāng)然，秘書在催辦公文時(shí)需要注意方式方法，倘若領(lǐng)導(dǎo)出差或是來不及查閱公文，秘書人員應(yīng)當(dāng)做好預(yù)案，比如非密級公文則可進(jìn)行復(fù)議后發(fā)給相關(guān)部門，便于部門辦理；或是電話請示、慣例處理，保證公文處理的時(shí)效性。

三、結(jié)束語

綜上所述，不管在多大規(guī)模的企業(yè)與單位中，都需要工作能力突出的秘書協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)公文，進(jìn)而提升企業(yè)的管理工作效率。當(dāng)然，由于個(gè)體差異的存在，不同秘書綜合素養(yǎng)與工作能力也有所不同，在公文處理工作中也會暴露出不足，因此我們需要針對現(xiàn)代秘書在公文處理工作中的常見問題進(jìn)行分析，找出針對性的完善技巧與方法，并且要求現(xiàn)代秘書不斷提升自身業(yè)務(wù)能力及責(zé)任意識。唯有如此，才能夠更好處理公文，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)單位的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李展.現(xiàn)代企業(yè)秘書類崗位比較與解析[J].秘書，2016（4）：30-32.