數(shù)字檔案管理中存在的問題與對(duì)策分析

孫鐵峰

摘要：數(shù)宇檔案管理，是為了適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需求，在檔案管理的過程中充分運(yùn)用信息技術(shù)，為利用和管理檔案資源提供高效便利的服務(wù)的一種檔案管理模式。但是，人們?cè)谙硎軘?shù)宇檔案為我們帶來的便利的同時(shí)，卻也被數(shù)字檔案管理中存在的諸多問題所困擾。如何保障數(shù)字檔案管理的高效和質(zhì)量，是當(dāng)下我們需要努力的方向。本研究著眼于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理效率最大化，深入分析了數(shù)字檔案管理人員在工作中可能遇到的問題，并對(duì)其提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化

信息化時(shí)代給數(shù)字化在各行業(yè)的滲透提供了契機(jī)，而檔案作為知識(shí)、文化、信息流動(dòng)的中樞，在向數(shù)字化方向發(fā)展的過程中，卻被數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、運(yùn)用、安全等問題阻礙了其質(zhì)量與效率的提高。這需要相關(guān)人員在順應(yīng)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)的同時(shí)，解決數(shù)字檔案管理存在的問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案效益的最大化。

一、數(shù)字檔案管理的重要意義

信息技術(shù)的出現(xiàn)不僅創(chuàng)新了我們的思維方式，而且被運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)之中，極大地提高了我們的工作效率。目前，信息化帶來的數(shù)字化在各行各業(yè)不斷普及與滲透，數(shù)字檔案成為檔案自身發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息爆炸帶來的信息資源的劇增、提高信息時(shí)效性的要求、資源共享的需求等一系列的新要求，無不需要突破傳統(tǒng)檔案管理的資源管理模式，拓展檔案管理的應(yīng)用環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。在此過程中，如何正確管理數(shù)字檔案，對(duì)于提高檔案存儲(chǔ)、使用以及資源共享的速度，保障檔案管理質(zhì)量和效率有著重大意義。

二、數(shù)字檔案管理中存在的問題

（一）數(shù)字檔案管理制度不完善

檔案管理在數(shù)字化的過程中，難免會(huì)存在因管理人員的不適應(yīng)而產(chǎn)生短期困擾的情況。例如，在存儲(chǔ)數(shù)字檔案時(shí)，如果管理人員不及時(shí)更新儲(chǔ)存格式，就會(huì)造成一部分檔案因存儲(chǔ)格式無法轉(zhuǎn)換而丟失。此外，檔案管理人員態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，人員調(diào)動(dòng)與交接手續(xù)不完善，責(zé)任人不明確等現(xiàn)象也是檔案管理工作中存在的普遍問題。究其根源，則是由檔案管理制度不完善造成的。為了避免給檔案管理工作帶來損失，檔案管理需要一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，及時(shí)組織檔案格式的更新。但是，檔案管理意識(shí)的淡薄，檔案管理時(shí)效性的缺乏等，都直接導(dǎo)致了檔案管理制度的不完善。盡管目前許多領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)人員都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性，也建立起了相應(yīng)的數(shù)字檔案管理制度。然而，這些制度在真正實(shí)施的過程中，卻不可避免地淪為應(yīng)付檢查的工具。管理制度無法從根本上得到規(guī)范和完善，這也就在一定程度上導(dǎo)致了檔案管理工作開展的無力口

（二）數(shù)字檔案管理的缺乏創(chuàng)新意識(shí)

傳統(tǒng)的檔案管理思維仍然根植于許多管理人員的思想之中，他們對(duì)檔案管理數(shù)字化的必要性和重要意義認(rèn)識(shí)不夠，管理上缺乏獨(dú)立創(chuàng)新的意識(shí)，導(dǎo)致了許多單位就算配備了較為先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，也無法得到有效地進(jìn)行利用，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，許多檔案管理工作仍處于數(shù)字化的起步階段，創(chuàng)新意識(shí)的缺乏會(huì)導(dǎo)致檔案管理的發(fā)展止步不前，使得管理工作僅僅停滯在最基本的歸檔和存儲(chǔ)的階段，無法積極應(yīng)對(duì)檔案在信息化時(shí)代下資源共享和保密傳輸?shù)男乱蟆?/p>

（三）數(shù)字檔案管理存在安全問題

一方面，數(shù)字檔案管理人員缺乏安全意識(shí)，無法認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案資源在存儲(chǔ)和傳輸過程中存在的安全漏洞，沒有將相關(guān)的理論知識(shí)及時(shí)有效地應(yīng)用到管理工作的實(shí)踐中去，缺乏行之有效的安全保障體系；另一方面，隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展，黑客攻擊和病毒入侵等問題已成為當(dāng)下許多數(shù)字化資源安全保障的重大威脅。在層出不窮的信息泄露與竊取事件下，數(shù)字化檔案管理的安全問題值得我們?nèi)リP(guān)注和重視。

三、應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案管理過程中存在的問題的相關(guān)措施

（一）完善數(shù)字檔案管理的相關(guān)制度

在數(shù)字檔案信息的錄入、歸檔、查詢、共享等環(huán)節(jié)中，無不需要一套完備的管理體系進(jìn)行規(guī)范。此外，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、在線電子檔案服務(wù)等工作，也都對(duì)檔案管理體系的完善提出一定的要求。想要建立完善的數(shù)字檔案管理體系，不僅需要實(shí)行多樣化的檔案管理方法，針對(duì)數(shù)字檔案管理自身的特點(diǎn)，實(shí)施相應(yīng)的管理措施，在原有的檔案管理制度上有所創(chuàng)新和突破，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的現(xiàn)代化。此外，在制定數(shù)字檔案管理制度的過程中，各個(gè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)協(xié)同合作，充分考慮到各方面的因素，使制定出來的管理制度形成一個(gè)有機(jī)的整體，符合各部門實(shí)際，避免分散管理導(dǎo)致管理制度的無力。

（二）強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)

數(shù)字檔案管理人創(chuàng)新意識(shí)的缺乏和兩方面的因素有關(guān)：一方面，大多數(shù)檔案管理人員并非由管理專業(yè)的人員擔(dān)任，人員素質(zhì)和設(shè)備不能得到有效的對(duì)接，檔案管理工作缺乏活力和創(chuàng)新。針對(duì)這一點(diǎn)，相關(guān)領(lǐng)域負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)支持檔案管理人員的自我素質(zhì)的提升，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)掌握的考核。引導(dǎo)管理人員跟上現(xiàn)代信息技術(shù)更新?lián)Q代的步伐，促進(jìn)相關(guān)人員進(jìn)行團(tuán)隊(duì)交流與合作，共同樹立創(chuàng)新意識(shí)。另一方面，單位的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人員沒有給予數(shù)字檔案管理應(yīng)有的重視，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理的設(shè)備相對(duì)落后，檔案管理人員懈怠隨意，無法將精力集中在檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展上來。對(duì)此，檔案管理的負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的投入，為管理人員打造現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。

（三）強(qiáng)化檔案管理的安全保障工作

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，因接入互聯(lián)網(wǎng)所遭到的非法訪問層出不窮，就算安裝了防火墻，也防不住多種多樣的病毒和高手如云的黑客。在這種情況下，提高數(shù)字檔案管理人員的安全意識(shí)成為迫切的要求。相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理人員的安全意識(shí)和相關(guān)技能的培訓(xùn)，組織從業(yè)人員了解時(shí)下最新的檔案管理技術(shù)和管理軟件的運(yùn)用。為了防止數(shù)字檔案的缺失，相關(guān)的工作人員需要定期備份并組織檢查需要長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案；運(yùn)用相關(guān)的管理軟件檢測(cè)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，設(shè)置相應(yīng)的管理措施；嚴(yán)格控制溫度，避開磁場(chǎng)，對(duì)損毀的數(shù)據(jù)要及時(shí)修復(fù)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。為了保證數(shù)字檔案的信息安全，管理人員需要設(shè)計(jì)并運(yùn)用認(rèn)證程序，通過設(shè)密碼和驗(yàn)證碼來控制預(yù)覽，并需要設(shè)計(jì)防火墻來加強(qiáng)保護(hù)。當(dāng)檔案安全的管理技術(shù)無法滿足保障檔案安全的需求時(shí)，就會(huì)面臨數(shù)據(jù)損壞甚至丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

盡管數(shù)字檔案管理工作在不斷的向前發(fā)展，但是，數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀。例如：數(shù)字檔案管理制度不完善、數(shù)字檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)、數(shù)字檔案管理過程中存在安全問題等，都需要相關(guān)工作人員給予足夠的重視，建立完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，更新檔案管理技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理的安全保障工作，以不斷提高數(shù)字檔案管理的效率與質(zhì)量。

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