大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理研究

俞菡

摘要：檔案管理是企業(yè)的一項基礎性工作，對于企業(yè)未來發(fā)展具有十分重要的影響，在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)應該不斷提升檔案管理質量和信息化建設水平，實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化升級，只有這樣才能更好地適應企業(yè)未來發(fā)展的實際需求。本文在深入分析企業(yè)檔案管理特征的基礎上，較為詳細地闡述了基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理建設對策，希望能為提升企業(yè)檔案管理水平起到一定的積極作用。

關鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；大數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)時代的今天，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)成為一項尤為關鍵的生產因素。在企業(yè)現(xiàn)代化和科技化的發(fā)展下，怎樣才能對檔案的大數(shù)據(jù)有效整合，確保大數(shù)據(jù)更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)基石作用，已經(jīng)成為社會各界廣泛關注的話題。隨著大數(shù)據(jù)研究逐漸深入，企業(yè)創(chuàng)新決策越來越依賴于數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析，而企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源為企業(yè)這一決策提供了數(shù)據(jù)基礎。因此，在此背景下企業(yè)檔案管理中運用大數(shù)據(jù)分析方法便具有十分重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理特征分析

（一）企業(yè)檔案類型多樣化

大數(shù)據(jù)時代背景下的企業(yè)檔案信息資源不僅包羅萬象，覆蓋地域范圍廣，而且包含語種豐富；形式上表現(xiàn)為文本、圖像、音頻、視頻等，還包括軟件程序、數(shù)據(jù)庫文件、元數(shù)據(jù)信息等，是多媒體、多語種、多類型信息的混合體檔案信息資源，主要歸類為科技檔案、文書檔案、經(jīng)營檔案、財務檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等等。

（二）企業(yè)檔案價值密度低

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的質量非常重要。數(shù)據(jù)價值密度的高低與數(shù)據(jù)總量的大小不成正比。數(shù)據(jù)質量最難控制，檔案數(shù)據(jù)是需要經(jīng)過反復分析萃取、創(chuàng)新的信息，檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲、傳遞等所有環(huán)節(jié)都會影響到數(shù)據(jù)的質量，高質量企業(yè)檔案數(shù)據(jù)是管理創(chuàng)新的源泉，如果決策系統(tǒng)輸入了錯誤數(shù)據(jù)，無論分析技術和方法如何先進，獲得的分析結果對企業(yè)決策都是無效的。

（三）企業(yè)檔案時效度高

隨著技術進步，企業(yè)業(yè)務信息的采集、處理使用電子手段代替人工，處理數(shù)據(jù)的效率高、速度快。傳統(tǒng)的檔案接收、人工處理己不能滿足大數(shù)據(jù)時代檔案工作的要求，檔案處理必須依靠檔案管理系統(tǒng)自動捕獲業(yè)務流程數(shù)據(jù)，并快速進行數(shù)據(jù)篩選、整合、挖掘，以備決策咨詢和查詢利用。

二、企業(yè)檔案管理信息化過程中存在的主要問題

（一）收集方面

目前企業(yè)檔案的收集是對相對固定的幾個類別的文件進行整理，使之具有保存價值，交由檔案部門進行存檔，沒有檔案部門的企業(yè)就交由每個部門的負責檔案保管的人員進行簡單管理，這些文件大部分是結構性數(shù)據(jù)，且收集過程不具有及時性。而大數(shù)據(jù)是非常注重數(shù)據(jù)的完整性以及及時性的，任何數(shù)據(jù)沒有及時性便不可能具有高效率。因此，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的收集難點在于及時性。

（二）管理方面

從最初的手動整理，再到如今的一切由計算機等設備來整理，企業(yè)檔案的管理實際上從設備的角度來說已經(jīng)具備了大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)資源管理要求，缺乏的是推動這場變革的人才。現(xiàn)代企業(yè)在自己的尖端領域所需求的往往都是復合型人才，同樣的，在檔案管理領域，復合型人才即同時具備計算機與檔案學相關專業(yè)學位的人才，需求量在未來也必定增加，而具備這兩種專業(yè)能力的人員在我國還相對較少，因此人才的匱乏也是企業(yè)檔案管理的難點之一

（三）利用方面

傳統(tǒng)信息化檔案管理中，檔案信息的存儲與服務功能的提供是相對被動的，因此檔案價值的利用具有較大的局限性，從沒有需求就沒有利用的被動檔案服務理念，向價值推動需求的主動服務理念轉變，是企業(yè)進行檔案利用的一大難點。而這一難點的解決方向便是利用大數(shù)據(jù)技術充分挖掘檔案的價值與功能，才能促成價值推動需求這一理念的達成。

三、基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）存量信息資源整合

為了建立完善的企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)存儲與數(shù)據(jù)挖掘結構，需要對存量的檔案信息資源進行有效的整合。而存量信息資源的整合，需要構建一套標準的整合體系，才能使得整合有據(jù)可依。這套標準的整合體系需要兼具適用性與可行性。同時，開展整合工作時，應該嚴格遵守國家標準和行業(yè)標準。目前，我國越來越重視檔案相關標準的制定，包括國家標準、行業(yè)標準以及地方標等。檔案館在構建“云平臺”的過程中，也要基于云計算技術的“整合協(xié)議標準”進行。這項標準不僅囊括了軟硬件基礎設施的建設標準和利用模式標準，而且還涵蓋了網(wǎng)絡以及軟件服務的協(xié)議標準。如“所涉及到的與之相關的網(wǎng)絡通信協(xié)議和大量的數(shù)據(jù)交互組織方式的整合以及云計算運行過程中相關的業(yè)務系統(tǒng)中的協(xié)議標準和數(shù)據(jù)規(guī)范等?！边@樣才能最大程度地確保企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的上云之路得到足夠的固定理論標準協(xié)議的支撐。通過以上技術標準體系的建立，檔案信息資源的整合才能打下一個好的基礎，有利于更好地構建標準化的整合。

（二）與企業(yè)其他業(yè)務資源對接

由于檔案工作的管理覆蓋企業(yè)的各個部門和分公司，所以在進行企業(yè)檔案信息資源整合時要與其他部門做好對接，確保企業(yè)的其他業(yè)務資源檔案能順利進行整合。在對接準備階段，需要由檔案部門人員對其他部門相應業(yè)務檔案管理人員進行指導，聯(lián)合信息技術部門提供技術上的支持，原則上按照構建的管理標準體系與技術體系進行操作。在完成好準備階段的工作以后，開始著手建立對接。各部門按照制定的技術標準完成好各自業(yè)務檔案的整理以后對接進入檔案部門進行統(tǒng)一部署。同時完成檔案系統(tǒng)對于其他業(yè)務應用系統(tǒng)的對接，利用檔案信息系統(tǒng)提供統(tǒng)一的接口使得其他業(yè)務系統(tǒng)需要歸檔信息和資料直接進入檔案管理系統(tǒng)中進行歸檔。

（三）增強檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

建立便于檔案管理相關工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手：其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡平臺；其二，需將大數(shù)據(jù)這個平臺的優(yōu)勢進行最大化發(fā)揮，整合其相關業(yè)務，改進其工作流程；其三，基于大數(shù)據(jù)社會環(huán)境，嚴格把控檔案管理相關部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

四、結語

總之，在檔案管理工作實踐中，企業(yè)應該充分意識到大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，并且將其應用到檔案管理信息化建設的過程中，不斷創(chuàng)新和改進信息化建設方式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，從而為提升企業(yè)檔案管理信息化建設水平創(chuàng)造良好的前提條件。

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