事業(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施

姜居材

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位改革在不斷深化，檔案管理工作也將面臨更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。但是目前事業(yè)單位檔案管理還是面臨著眾多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，對(duì)此我們需要抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)會(huì)，進(jìn)行改革創(chuàng)新，采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化，使傳統(tǒng)檔案管理模式走向現(xiàn)代化管理，從而切實(shí)提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量?；诖吮疚姆治隽耸聵I(yè)單位檔案管理存在的問題和應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；應(yīng)對(duì)措施

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作缺乏科學(xué)化與信息化

當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)己經(jīng)應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，但是部分先進(jìn)技術(shù)手段并未充分挖掘，也并未在人事檔案管理工作中有效運(yùn)用，部分事業(yè)單位仍然將個(gè)人信息與檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)中，采用手工操作資料檢索與查閱檔案等方式，卻并未實(shí)施，無紙化閱檔也限制了現(xiàn)代化檔案管理工作的有效開展，降低了工作效率，不利于檔案的保管與存儲(chǔ)。

（二）缺乏專職管理人員，且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

一是在大多數(shù)事業(yè)單位中，并未配備專職檔案管理員，檔案管理工作大部分處于分散管理的狀態(tài)，部分工作人員兼職管理檔案工作，往往沒有經(jīng)過培訓(xùn)，不熟悉檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)甚至不能分辨什么是檔案、什么是資料，為了應(yīng)付工作往往把覺得是檔案的放進(jìn)盒子保管起來。二是配備有專人管理檔案的單位，大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)水平和管理素養(yǎng)水平不高，缺乏基礎(chǔ)理論和專業(yè)意識(shí)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂等工作程序缺乏工作規(guī)范，容易導(dǎo)致工作中產(chǎn)生各種疏漏，形成不規(guī)范的檔案，不利于檔案規(guī)范保管和有效利用。

（三）制度不夠完善

在事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀中，相應(yīng)的管理制度不夠完善，事業(yè)單位對(duì)其工作難以提高重視程度，無法正確認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。即使在一些事業(yè)單位中將檔案管理工作的管理制度進(jìn)行了確立，但是在具體的執(zhí)行過程中，還存在著很多問題，實(shí)施的力度不夠，監(jiān)管部門的執(zhí)行責(zé)任不能全面履行，將管理制度變成了一種無作用效果的形式。而且針對(duì)檔案管理的工作本身而言，它過于枯燥乏味，沒有展現(xiàn)相應(yīng)的政績(jī)，就導(dǎo)致單位和工作人員對(duì)這項(xiàng)工作難以提高重視程度，也無法提高工作積極性。

二、事業(yè)單位檔案管理應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化與信息化建設(shè)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)手段的應(yīng)用，通過進(jìn)行現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)入事檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展相結(jié)合。這就需要人事檔案管理工作，能夠滿足社會(huì)的多元化發(fā)展需求，結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際情況，切實(shí)改善工作中存在的漏洞與不足之處，提高工作效率的同時(shí)，準(zhǔn)確及時(shí)的傳達(dá)人事信息，保障人事信息管理的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，要切實(shí)提高工作質(zhì)量。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作的有效整合，例如將文字，圖片與聲像等各項(xiàng)資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料，能夠做到檔案管理，紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式共存，根據(jù)不同的查找需求，能夠在網(wǎng)絡(luò)上查閱相關(guān)內(nèi)容。并充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理內(nèi)容，對(duì)于一些可以實(shí)行卻不屬于保密范圍的檔案，能夠做到共享，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的人才，促進(jìn)入事檔案信息資源的使用。

（二）配足人員，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理人員不僅具有工作能力和文化水平，還應(yīng)掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)、行政事務(wù)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等。在日常的工作中，應(yīng)增加檔案管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提升專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。因此，一方面可以通過招聘優(yōu)秀的檔案管理人員來負(fù)責(zé)單位的檔案工作，盡量做到專崗專人專職；另一方面要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人員的素質(zhì)教育，提高事業(yè)單位工作者對(duì)檔案的重視，強(qiáng)化檔案管理人員的質(zhì)量意識(shí)、保密意識(shí)和安全意識(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的道德素質(zhì)。

（三）完善管理制度

要想促進(jìn)事業(yè)單位中檔案管理工作的信息化科學(xué)化發(fā)展，首先應(yīng)該加強(qiáng)單位的重視程度，對(duì)他們進(jìn)行檔案工作的宣傳，講解相應(yīng)的知識(shí)，讓他們了解檔案管理工作的意義和它對(duì)單位乃至國(guó)家發(fā)展的影響，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，并宣傳相應(yīng)的法律法規(guī)，將其進(jìn)行具體的講解，促進(jìn)工作人員的工作意識(shí)，激發(fā)他們的工作積極性，明確工作的重要性，并能根據(jù)工作內(nèi)容和工作目標(biāo)嚴(yán)格地要求自己，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。與此同時(shí)，單位的相關(guān)管理人員，還要根據(jù)單位的具體發(fā)展和社會(huì)現(xiàn)狀，建立一定的檔案工作管理制度，對(duì)工作人員加強(qiáng)管理控制的同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的行為也進(jìn)行一定的管理，并將管理責(zé)任劃分給個(gè)人，制定相應(yīng)的考核制度，對(duì)檔案管理的知識(shí)進(jìn)行定期檢測(cè)，設(shè)立減獎(jiǎng)罰制度，對(duì)員工平時(shí)的工作內(nèi)容和考核成績(jī)進(jìn)行綜合，定期進(jìn)行評(píng)選，給予資金的鼓勵(lì)，對(duì)成績(jī)落后的工作人員，也要給予一定的處罰，以促進(jìn)工作的積極性，保證檔案管理工作被高效高質(zhì)地完成，促進(jìn)單位的發(fā)展。

（四）對(duì)檔案管理方式的優(yōu)化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和先進(jìn)檔案管理理念的引入，在事業(yè)單位組織開展檔案管理工作的過程中，管理方式和管理流程的優(yōu)化受到廣泛關(guān)注，成為檔案管理優(yōu)化的重要方向。檔案管理人員在實(shí)際對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新的過程中可以加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，將信息技術(shù)融入檔案收集、整理、保管和借閱等多個(gè)方面，保證借助信息技術(shù)的支持可以增強(qiáng)檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性，為事業(yè)單位和社會(huì)大眾提供更加便捷的檔案服務(wù)，推動(dòng)檔案管理作用的進(jìn)一步發(fā)展。在全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，不僅檔案管理的方式會(huì)發(fā)生變化，并且檔案管理的效率也會(huì)明顯提高，對(duì)事業(yè)單位更好地利用檔案資源起到一定的支持作用。

總之，目前，事業(yè)單位正處在不斷的改革的過程中，在檔案管理中出現(xiàn)了大量的問題，為了保障事業(yè)單位健康有效可持續(xù)的發(fā)展，需要采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化，從而提高管理水平。

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