淺議基層單位實體檔案安全管理問題

李通

摘要：檔案安全主要包含了實體檔案安全和檔案信息安全。實體檔案安全指檔案的保管利用安全，是保證檔案完整的最基本條件，亦是維護(hù)檔案保密性的最基本保障?；诖?，本文闡述了實體檔案安全管理的必要性，對基層單位實體檔案安全管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：實體檔案；安全管理；必要性；基層單位；問題；措施

檔案安全管理是利用現(xiàn)有的條件，確保檔案的完整和保密，不會讓檔案被泄露和破壞，但是隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，在先進(jìn)技術(shù)得到應(yīng)用的同時也發(fā)生了很多的問題，有很多人會通過科技手段來獲取國家機(jī)密或者是一些信息，因此為了保障實體檔案安全，以下就基層單位實體檔案安全管理問題進(jìn)行了探討分析。

一、實體檔案安全管理的必要性

實體檔案安全是檔案利用服務(wù)的前提，基層單位要逐步構(gòu)建“目標(biāo)明確、技術(shù)措施有效、組織管理有力”的檔案安全保障體系和長效機(jī)制，在基礎(chǔ)、制度、監(jiān)督上為實體檔案安全提供有利保障，從而發(fā)揮實體檔案的作用。實體檔案安全管理主要就是對其進(jìn)行日常維護(hù)和管理，讓實體檔案不會出現(xiàn)任何的損壞，因為實體檔案主要是紙質(zhì)檔案，對檔案保管就有著嚴(yán)格的要求，檔案不能夠放在潮濕的地方，如果放在了潮濕的地方就會對檔案造成損壞，一定要注意檔案的保管工作，在進(jìn)行檔案保管的過程中，除了需要對檔案自身進(jìn)行關(guān)注外，還要對管理檔案的人員及時的培訓(xùn)，增加檔案管理人員的安全意識，提高檔案工作人員的責(zé)任意識，檔案管理人員是直接接觸檔案的人員，只有將檔案工作人員的安全意識得到提高，檔案的保管工作才能夠順利進(jìn)行。實體檔案安全管理還需要加強(qiáng)以下幾方面的管理：第一、加強(qiáng)檔案庫房安全管理。檔案庫房是保管檔案的地方，如果存放檔案的庫房出現(xiàn)了問題，就會影響檔案的安全，因此檔案庫房應(yīng)該保持整潔和衛(wèi)生，檔案庫房也不能夠出現(xiàn)在潮濕的地方，如果出現(xiàn)在潮濕的地方就會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮，極容易發(fā)生損壞的現(xiàn)象。第二、加強(qiáng)檔案裝具安全管理。檔案裝具也會影響著檔案的安全，如果檔案裝具出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致檔案的壽命縮短，因此存放檔案的裝具一定要滿足經(jīng)濟(jì)、耐用、美觀和方便，檔案裝具使用還要提高檔案的庫容量，檔案裝具是保護(hù)檔案的主要工具，也是檔案館中的主要設(shè)備，一定要注意裝具的存放。

二、基層單位實體檔案安全管理存在的主要問題分析

基層單位實體檔案安全管理存在的問題主要有：（1）管理問題。管理問題包括檔案保管的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度和工作人員的素質(zhì)、心理、責(zé)任心等問題。如果沒有建立健全的規(guī)章制度，如庫房管理制度、應(yīng)急救援預(yù)案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責(zé)等，將會給檔案安全帶來一定的損壞。（2）人為損毀問題。主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成。（3）實體檔案的本身問題。實體檔案制成材料與字跡材料質(zhì)量對檔案壽命有直接影響。影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張造紙纖維的主要化學(xué)成分一纖維素、半纖維素和木質(zhì)素的含量，纖維的形態(tài)，紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等，這些都是容易使紙張發(fā)黃變脆，損壞檔案材料的本質(zhì)因素。f4）自然環(huán)境問題。第一、自然問題。檔案存在和運(yùn)用于自然界之中，自然界中的水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時常發(fā)生，直接危害著檔案的安全。第二、環(huán)境問題。環(huán)境條件不符合檔案保管的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)會對檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水防有害氣體污染、防盜、防光等設(shè)施和措施，都會給檔案帶來不利的影響。

三、加強(qiáng)基層單位實體檔案安全管理的措施

（一）建立健全實體檔案安全管理制度

基層單位要建立檔案安全風(fēng)險評估機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理、崗位責(zé)任制、禁止吸煙、庫房衛(wèi)生等制度，把制度建設(shè)貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個安全環(huán)節(jié)，營造科學(xué)發(fā)展的檔案安全保護(hù)環(huán)境并保證各項制度落到實處；特別是要結(jié)合國家檔案局《檔案行政處罰暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本單位檔案損壞、丟失等處罰細(xì)則，完善檔案安全責(zé)任追究制。

（二）加強(qiáng)實體檔案安全管理的基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案安全管理工作的基礎(chǔ)，是保障檔案安全的基礎(chǔ)條件。基層單位要加大檔案硬件設(shè)施的投入、支持保障力度，建立“物防”這第一道安全屏障，特別是做好閉路監(jiān)控、自動報警、自動滅火、自動溫控系統(tǒng)的建設(shè)工作，配齊配全密碼鎖、除濕機(jī)、溫濕度計等一系列硬件設(shè)施，進(jìn)一步提高檔案庫房的安全及防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，改善實體檔案保管條件，增強(qiáng)自然災(zāi)害抵抗力，保障實體在絕對安全的環(huán)境下保存。

（三）強(qiáng)化實體檔案安全的監(jiān)督檢查

基層單位要按照“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的原則，制定檔案安全檢查方案，對重點部位和可能存在的隱患開展安全檢查，重點檢查汛期、高溫等特殊時期檔案室的溫濕度、消防設(shè)施、監(jiān)控、門窗、電力線路等，要把隱患消滅在萌芽中，及時堵塞危及實體檔案的安全漏洞，防止檔案安全事故的發(fā)生，使檔案安全工作不留死角，確保檔案庫房、設(shè)備、實體檔案的安全。

（四）加強(qiáng)實體檔案安全管理的宣傳教育

實體檔案安全離不開檔案從業(yè)人員的風(fēng)險意識和危機(jī)意識，各單位要結(jié)合國際檔案宣傳日以及每年的“安全月”活動，切實加強(qiáng)檔案安全的宣傳教育，深化教育內(nèi)容，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，提升檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作能力，特別是提高單位內(nèi)部人員的檔案保護(hù)意識；定期開展檔案安全應(yīng)急演練，提升從業(yè)人員應(yīng)急處置及反應(yīng)水平，同時要嚴(yán)格落實安全責(zé)任制。

此外，異質(zhì)、異地備份、檔案數(shù)字化也是保護(hù)實體檔案安全的有效輔助和補(bǔ)充，基層單位要完善檔案的數(shù)字化建設(shè)，使電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)異地備份。

四、結(jié)束語

綜上所述，基層單位實體檔案的安全管理不僅影響著檔案事業(yè)發(fā)展，還對國家發(fā)展與建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。基層單位在開展實體檔案安全管理工作過程中，相關(guān)工作人員不僅要根據(jù)各地區(qū)實際發(fā)展的情況制定妥善的管理方案，還要在原有管理體系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案實體安全預(yù)防工作。

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