分析當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

杜娟

摘要：經(jīng)過(guò)自身的多年實(shí)踐和工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)可以看出，檔案管理工作本身具有其特殊的發(fā)展規(guī)律。檔案工作的重要內(nèi)容就是展現(xiàn)檔案工作的進(jìn)度以及檔案發(fā)展的現(xiàn)狀和規(guī)律。一名檔案從業(yè)員如果要將檔案管理工作徹底做好，必須按照檔案管理工作的自身的發(fā)展規(guī)律和特點(diǎn)，檔案中記錄的歷史內(nèi)容都是客觀存在的，具有真實(shí)性特點(diǎn)。那么這一特殊性質(zhì)就決定了檔案具有不可替代的重要價(jià)值。因此，將檔案統(tǒng)計(jì)制度引入到檔案管理工作中十分有必要。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；作用

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的，是按照一定的來(lái)源有規(guī)律地形成的、保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄，它是現(xiàn)代社會(huì)的核心信息資源的重要門類，它是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開檔案所發(fā)揮的作用，做好檔案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤為重要。檔案的統(tǒng)計(jì)工作也是不可忽略的一個(gè)環(huán)節(jié)，要有足夠的耐心、細(xì)心，將每個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，使其邏輯關(guān)系清楚。

一、檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)實(shí)狀況

（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作意識(shí)不強(qiáng)

目前，少數(shù)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案統(tǒng)計(jì)人員，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案統(tǒng)計(jì)工作意識(shí)不強(qiáng)、觀念淡薄。在檔案統(tǒng)計(jì)工作中缺乏嚴(yán)密性，有的為了某種利益不能如實(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而在數(shù)字上作文章，或采取無(wú)所謂的態(tài)度，隨意測(cè)算，統(tǒng)計(jì)加估計(jì)，大大影響了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)檔案或?qū)n案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不進(jìn)行研究和科學(xué)分析，使檔案統(tǒng)計(jì)工作不能很好地發(fā)揮其對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的應(yīng)有作用，也影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)人員綜合素質(zhì)普遍不高

據(jù)筆者調(diào)查，目前大多數(shù)檔案部門的檔案統(tǒng)計(jì)人員兼職的較多，由于人員調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁，一些檔案部門年年搞統(tǒng)計(jì)，年年換新人，專門從事檔案統(tǒng)計(jì)工作的人員寥寥無(wú)幾。長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案統(tǒng)計(jì)人員兼職較多，這些人員沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)理論知識(shí)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，不能很好地掌握檔案統(tǒng)計(jì)的基本理論知識(shí)。且缺乏一定的統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，致使檔案統(tǒng)計(jì)人員綜合素質(zhì)普遍偏低，檔案統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)常出現(xiàn)不按指標(biāo)要求收集數(shù)據(jù)的情況。

二、檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)用的措施和現(xiàn)實(shí)意義

（一）提高檔案統(tǒng)計(jì)工作認(rèn)識(shí)

一是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，高度重視檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它是了解和掌握檔案的形成、管理、開發(fā)利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。長(zhǎng)期系統(tǒng)地積累檔案統(tǒng)計(jì)資料，開展管理研究和科學(xué)綜合分析，可以進(jìn)一步認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的基本規(guī)律，為促進(jìn)和提高檔案的科學(xué)管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是充分認(rèn)識(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作與檔案的收集、整理、鑒定、登記、保管和提供利用互為一體。要從領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)，選配具有工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的同志從事此項(xiàng)工作。經(jīng)常與檔案統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行工作交流，定期分析研究檔案統(tǒng)計(jì)工作，幫助解決統(tǒng)計(jì)工作中遇到的疑難問題，為檔案統(tǒng)計(jì)工作的順利開展創(chuàng)造條件，使檔案統(tǒng)計(jì)方式方法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)工作有利于提升工作效率

將檔案統(tǒng)計(jì)制度應(yīng)用與檔案管理工作中，有利于大幅度提高檔案管理工作的工作效率，進(jìn)一步加快檔案整理工作的進(jìn)度、簡(jiǎn)化檔案的編排和檔案數(shù)據(jù)分析的步驟。檔案管理的工作看似操作簡(jiǎn)單，其實(shí)需要許多設(shè)計(jì)的工作作為鋪墊，如果要充分開發(fā)單位的檔案資源，并加以運(yùn)用，就要在檔案收集和管理這兩個(gè)層面上做工作，檔案的保存與管理的目的就是要讓檔案在必要時(shí)全面發(fā)揮其作用和價(jià)值，所以檔案工作進(jìn)行的好與壞，最重要的就是看檔案信息資源是否被有效利用?？傊瑱n案統(tǒng)計(jì)制度的應(yīng)用有利于提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率，縮小檔案管理中的差錯(cuò)率，使檔案更具真實(shí)性，統(tǒng)計(jì)結(jié)果的可信程度也越來(lái)越高。

（三）加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)干部隊(duì)伍建設(shè)，提高綜合素質(zhì)

加強(qiáng)高素質(zhì)檔案統(tǒng)計(jì)干部隊(duì)伍建設(shè)，是做好新形勢(shì)下檔案綜合管理工作的基本要求，也是檔案事業(yè)穩(wěn)定快速發(fā)展的需要。一是檔案部門要主動(dòng)適應(yīng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的需要，舉辦各種形式的長(zhǎng)期或短期培訓(xùn)班，或以會(huì)代訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員法律法規(guī)、統(tǒng)計(jì)專業(yè)理論知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)干部的法制觀念和綜合素質(zhì)。二是檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，把熱愛檔案統(tǒng)計(jì)工作，有過(guò)硬的政治思想素質(zhì)，高度的責(zé)任心，勇于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)?shù)娜藛T充實(shí)進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)干部隊(duì)伍中來(lái)，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平。

（四）重視檔案保管和調(diào)閱的重要價(jià)值

思想決定行動(dòng)，所以，將統(tǒng)計(jì)檔案的管理工作執(zhí)行到位的前提就是必須讓管理人員認(rèn)識(shí)到統(tǒng)計(jì)檔案工作的重要價(jià)值。想要提升管理工作人員的認(rèn)識(shí)就要將檔案管理工作放在適當(dāng)?shù)母叨炔⒓右灾匾?。我?guó)關(guān)于檔案的法律已經(jīng)明確規(guī)定，檔案留下了文字、圖形等重要的歷史印記，對(duì)于國(guó)家與社會(huì)來(lái)說(shuō)具有重要的價(jià)值。由此發(fā)現(xiàn)，必須在認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性之后才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用，一旦檔案失去了自身的歷史保存價(jià)值，同時(shí)也就失去了對(duì)其進(jìn)行保管的現(xiàn)實(shí)意義。因此，如果要全面發(fā)揮出檔案管理工作的作用，首先要清楚地認(rèn)識(shí)到檔案保管的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。傳統(tǒng)檔案保存大都在一個(gè)相對(duì)封閉的大環(huán)境中，大多數(shù)人們沒有意識(shí)到檔案所具有的重要社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，只是簡(jiǎn)單地將其認(rèn)定為歷史記錄，這種傳統(tǒng)理念是錯(cuò)誤的，檔案的價(jià)值不管大小，一旦利用都會(huì)具有社會(huì)效益。值得注意是，單位的管理層更應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，重視檔案管理部門的工作狀況和發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，長(zhǎng)期以來(lái)的檔案管理工作都存在一定的失范現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在檔案立卷、鑒定、利用等諸多環(huán)節(jié)之中，其使得檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果存在一定的缺失。而檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果在服務(wù)中，這部分缺失，將會(huì)導(dǎo)致其服務(wù)效果受限，甚至無(wú)效。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理失范現(xiàn)象的控制，以達(dá)到統(tǒng)計(jì)結(jié)果的科學(xué)性與準(zhǔn)確性，為檔案利用提供一定的保障。

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