基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理探討

馮勝虹

摘 要：信息技術(shù)的高速發(fā)展使得大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨成為了現(xiàn)實(shí)，給檔案管理工作注入了新的生機(jī)，鑒于電子檔案具有著傳統(tǒng)管理模式所無法比擬的巨大優(yōu)勢(shì)，因此加強(qiáng)對(duì)電子檔案的研究尤為必要，這將直接關(guān)系到檔案管理的實(shí)際效果。本文將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的有效對(duì)策加以探討和分析，以期全面提高電子檔案管理水平，從而促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；管理對(duì)策

近年來，電子檔案已經(jīng)逐步取代紙質(zhì)檔案，成為了檔案管理的新模式，其具有操作簡(jiǎn)單、功能多樣、便于共享等多重優(yōu)勢(shì)，深受檔案管理人員的青睞，具有著無限廣闊的發(fā)展前景。大數(shù)據(jù)時(shí)代更是為電子檔案的推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)，通過對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，深入挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，使之成為人們決策的有力依據(jù)，從而達(dá)到節(jié)約成本，提高效益的目的，在此情況下檔案管理也能夠真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1 電子檔案概述

雖然電子檔案的應(yīng)用時(shí)間較短，但是自其誕生以來就向人們展現(xiàn)了無與倫比的價(jià)值。所謂電子檔案的管理就是以計(jì)算機(jī)及相關(guān)載體為依托，對(duì)電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)、閱讀、分析和處理的一種先進(jìn)管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體的分離，可操作性較強(qiáng)，而且所占空間非常小，信息的傳遞速率也比較快，這些就是傳統(tǒng)檔案管理方式所不具備的，因此電子檔案的發(fā)展前景一片光明，探討電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的管理方法也就變得非常必要了。

2 基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理策略

2.1 樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，實(shí)行風(fēng)險(xiǎn)管理策略

一般來說，從電子檔案的生成、存儲(chǔ)，到使用、共享，這一系列的流程中存在著較高的風(fēng)險(xiǎn)，如不能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的識(shí)別和分析，采取的應(yīng)對(duì)措施必然會(huì)存在缺陷，那么發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率將會(huì)大幅度上升，電子檔案的安全無法得到保障，此時(shí)產(chǎn)生的損失也將不可估量。這就要求檔案管理人員必須樹立高度的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)于電子檔案管理工作中的常見風(fēng)險(xiǎn)做到心中有數(shù)，能夠時(shí)刻保持警惕心理，遇事沉著冷靜不慌亂，致力于將電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)隱患扼殺在萌芽之中，確保電子檔案的完整性，資料信息真實(shí)、準(zhǔn)確，在實(shí)際應(yīng)用中能夠有效的發(fā)揮作用。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，應(yīng)立即著手建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，主要包括兩個(gè)部分，即風(fēng)險(xiǎn)前體系和風(fēng)險(xiǎn)后體系。

首先，風(fēng)險(xiǎn)前體系的功能在于規(guī)避電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)，涉及到風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防范三個(gè)環(huán)節(jié)，這幾個(gè)環(huán)節(jié)是相輔相成，缺一不可的。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別指的是對(duì)電子檔案管理整個(gè)流程的常見風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并將風(fēng)險(xiǎn)按照特定的分類標(biāo)準(zhǔn)予以劃分；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是緊跟在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別后的一項(xiàng)工作，是對(duì)各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率加以計(jì)算，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)來臨時(shí)可能釀成的損失；風(fēng)險(xiǎn)防范是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的基礎(chǔ)上制定的預(yù)防措施，以便于最大程度的降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率，保證電子檔案的安全。

其次，風(fēng)險(xiǎn)后體系往往是在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生以后運(yùn)用的補(bǔ)救措施，期望能夠盡可能的減少損失，促使電子檔案迅速恢復(fù)到正常狀態(tài)。該體系涵蓋了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和管理效果評(píng)估兩個(gè)層面，前者是指諸如風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)緩解等方法，能夠起到削弱風(fēng)險(xiǎn)損失的作用；后者是將電子檔案管理分成了多個(gè)階段，通過對(duì)每個(gè)階段管理效果的評(píng)估來發(fā)掘檔案管理的潛在問題，致力于將電子檔案管理予以不斷的優(yōu)化，使其始終保持先進(jìn)性和科學(xué)性，確保電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代下更好的為人們提供服務(wù)。

2.2 完善電子文件管理流程

電子檔案的管理理應(yīng)具備完善的流程，這是保證管理效果的必要前提，需要注重流程的擬定和落實(shí)，唯有如此電子檔案管理的效率和質(zhì)量才能得到進(jìn)一步的提高。傳統(tǒng)的檔案管理工作過于強(qiáng)調(diào)分工合作，雖然檔案部門的工作量有所減輕，但是檔案管理的連續(xù)性遭到了極大的破壞，在大數(shù)據(jù)時(shí)代這種落后的管理模式亟待得到更新。應(yīng)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范電子檔案的管理流程，給檔案管理工作提供參考和指導(dǎo)，防止檔案管理人員因隨意操作而產(chǎn)生資源的損失和浪費(fèi)。電子檔案的管理要充分考慮到電子文件的特性、功能以及不同階段的管理需求，檔案管理人員應(yīng)加大資源整合力度，積極參與到整個(gè)管理過程中，以便實(shí)時(shí)調(diào)整管理方案，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)保管和充分利用。

2.3 完善合作共建機(jī)制

合作共建機(jī)制在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中比較欠缺，使得相關(guān)部門之間的交流與合作受到阻礙，資源整合力度不夠，電子檔案的管理工作效果因而不是十分理想。電子檔案管理涉及到的部門有檔案部門、信息技術(shù)部門、電子文件生成部門、績(jī)效管理部門，每個(gè)部門都有其專屬職責(zé)，在電子檔案管理中應(yīng)摒棄私心，通力合作，這樣電子檔案管理才會(huì)彰顯出最大化的價(jià)值。首先，檔案部門要介入指導(dǎo)和監(jiān)督檢查生成部門形成、歸檔電子文件的工作，同時(shí)要做好本部門電子文件的接受、使用和保管工作，還要協(xié)助績(jī)效管理部門，助其制定修改相關(guān)方面的考核工作。其次，信息技術(shù)部門要按照檔案部門的工作標(biāo)準(zhǔn)和需求，為檔案部門和文件生成部門提供技術(shù)支持。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給電子檔案管理帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，需要檔案管理人員能夠積極抓住機(jī)遇，勇于迎接挑戰(zhàn)，明確自身職責(zé)，完善合作共建機(jī)制，規(guī)范管理流程，并針對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作易于出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)隱患制定相應(yīng)的防范對(duì)策，從而促進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使管理效果邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

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